Контрол на достъпа на събитие: как да организирате входа

В десет часа вратите на партито се отварят, а в десет и петнадесет опашката стига до паркинга. Не защото билетите не са наред, а защото на входа има само един телефон, някой не може да намери имейла си, а единственият доброволец, който може да търси поръчки, стои зад бара. Добрият контрол на достъпа на Вашето събитие е наполовина техника и наполовина организация. Тази статия е за втората половина: колко входа Ви трябват, кой къде стои и как по време на събитието и след него виждате какво се е случило на входа.

Колко входа Ви трябват?

Не смятайте според броя на билетите, а според най-натоварения час. Пример: младежката организация продава четиристотин билета за своето парти. От опит три четвърти от хората влизат между десет и единадесет часа. Това са триста души за един час, или петима на минута.

Приложението за сканиране отговаря за по-малко от секунда, но посетителят трябва и да извади телефона си, да отвори билета и да увеличи яркостта на екрана. Смятайте около десет секунди на човек, тоест шестима на минута на опашка. На хартия една опашка тогава едва стига; в действителност хората идват на вълни, по петима наведнъж от една и съща кола. Затова направете две опашки, всяка със собствено устройство, и дръжте трето устройство готово за пика или за изтощена батерия.

Благотворителна вечеря с две смени или куиз със записване по отбори е по-спокойно: там хората пристигат постепенно и едно устройство на входа обикновено е достатъчно.

Кой къде стои: три задачи на входа

Скенерите. По един на опашка. В Passavo те получават ролята Скенер: да сканират билети и да виждат колко души се очакват днес, нищо повече. Без цени, без оборот, без поръчки. Поканете всеки доброволец поотделно в Настройки → Служители, със собствен имейл адрес. Така после виждате кой какво е сканирал и можете да отнемете достъпа на един човек, без да изключвате останалите.

Човекът, който решава проблемите. Някой на няколко метра встрани от опашката, с достъп до административния панел — ролята Гише е достатъчна. Той търси поръчката на онзи, който е изгубил билета си, изпраща отново имейла с потвърждението или отчита посетител по име. Така опашката продължава да върви, докато се изяснява един случай.

Касата на входа, ако продавате и на място. Същото приложение става за онези с ролята Гише и каса на гише на таблет. Как предварителната продажба и продажбата на входа вървят от общ брой места, ще прочетете в билети за парти.

Дайте на всяко устройство и име, което отговаря на мястото: „Опашка вляво“, „Опашка вдясно“, „Страничен вход“. Това става в Каса → Устройства. Ако нещо се обърка, веднага знаете кое устройство е било.

Какво казвате при червен екран

Най-трудната минута на входа няма нищо общо с техниката. Приложението показва Валиден, Внимание (този билет вече е сканиран, с часа до него) или Невалиден. Договорете се предварително със скенерите какво правят при последните два резултата:

1. Не спорят на опашката.
2. Учтиво молят човека да се отмести встрани: „Може ли да Ви изпратя при моя колега? Така опашката ще продължи.“
3. Човекът, който решава проблемите, търси поръчката и решава.

Който наистина не може да намери билета си, не трябва да остава отвън: в приложението го търсите по име в раздела Днес и докосвате Отчети. Това се брои като обикновено сканиране. Как работи приложението за сканиране, също и без мрежа в палатка или мазе, ще прочетете в сканиране на билети без мрежа.

По време на събитието: колко души вече са влезли?

На таблото в административния панел има поле Днес на входа с три числа: Очаквано (всички билети, валидни днес), Вече влезли (колко от тях са сканирани, с процента) и Все още очаквани. Скенерът също вижда това поле. Ако работите с часови интервали, за всеки интервал е показано колко места са продадени и колко са сканирани.

Така отговаряте на въпросите, които се връщат цяла вечер. Може ли вторият скенер да отиде на бара? Погледнете Все още очаквани. Трябва ли кухнята да изчака за втората смяна? Вижте колко души от тази смяна вече са влезли.

След събитието: учете се от собствените си числа

На таблото графиката Посетители на час показва в кой час са били сканирани билетите. Ако работите с часови интервали, до нея има втора линия: какво е било планирано. Ако двете се разминават с един час, всички идват системно по-късно, отколкото сте мислили, и догодина правите първия си интервал по-широк.

И без часови интервали линията на сканиранията е безценна: тя показва истинския Ви пиков час. Догодина смятате опашките си според нея, а не по усещане. Какво означава всяко поле, ще прочетете в как да четете таблото си.

Контролен списък преди отварянето на вратите

• Всяко устройство е заредено, вписано и има ясно име.
• Манифестът е обновен на всяко устройство малко преди отварянето.
• Всеки скенер има собствен акаунт и знае какво да каже при „Невалиден“.
• Човекът, който решава проблемите, стои до опашката и може да отвори административния панел.
• На десет метра пред вратата има табела „Пригответе билета си“.
• Има готово резервно устройство.

Всички стъпки за подготовка на устройство и покана на скенери са в ръководството, в Приложение за сканиране и персонал.

Колко струва

Приложението за сканиране и таблото са включени във всеки план, също и в безплатния, без сума на сканиране. Колко устройства свързвате едновременно, зависи от плана Ви. Как работи контролът на достъпа на Passavo, ще видите на продуктовата страница; плановете са на страницата с цените.