Contrôle des entrées : organiser l'accès à votre événement

Les portes de la soirée ouvrent à dix heures, et à dix heures et quart la file s'étire jusqu'au parking. Pas parce que les billets posent problème, mais parce qu'il n'y a qu'un seul téléphone à l'entrée, que quelqu'un ne retrouve pas son e-mail et que le seul bénévole capable de rechercher les commandes se trouve derrière le bar. Un bon contrôle des entrées pour votre événement, c'est pour moitié de la technique et pour moitié de l'organisation. Cet article traite de cette seconde moitié : combien d'entrées il vous faut, qui se place où, et comment voir pendant et après l'événement ce qui s'est passé à l'entrée.

De combien d'entrées avez-vous besoin ?

Ne calculez pas à partir du nombre de billets, mais à partir de l'heure la plus chargée. Un exemple : le mouvement de jeunesse vend quatre cents billets pour sa soirée. L'expérience montre que les trois quarts des gens arrivent entre dix et onze heures. Cela fait trois cents personnes en une heure, soit cinq par minute.

L'application de scan répond en moins d'une seconde, mais un visiteur doit aussi sortir son téléphone, ouvrir son billet et augmenter la luminosité de son écran. Comptez une dizaine de secondes par personne, donc six par minute et par file. Sur le papier, une seule file suffit tout juste ; en réalité, les gens arrivent par vagues, à cinq en même temps sortis de la même voiture. Prévoyez donc deux files, chacune avec son propre appareil, et gardez un troisième appareil prêt pour le pic ou pour une batterie à plat.

Un repas associatif en deux services ou un quiz avec inscription par équipe est plus calme : les gens arrivent de façon étalée, et un seul appareil à l'entrée suffit généralement.

Qui se place où : trois tâches à l'entrée

Les scanneurs. Un par file. Dans Passavo, ils reçoivent le rôle Scanner : scanner les billets et voir combien de personnes sont attendues aujourd'hui, rien de plus. Pas de prix, pas de chiffre d'affaires, pas de commandes. Invitez chaque bénévole séparément sous Paramètres → Collaborateurs, avec sa propre adresse e-mail. Vous voyez ensuite qui a scanné quoi, et vous retirez l'accès à une personne sans exclure les autres.

La personne qui règle les problèmes. Quelqu'un à quelques mètres de la file, avec accès au back-office — le rôle Guichet suffit. Elle recherche la commande de celui qui a perdu son billet, renvoie l'e-mail de confirmation ou enregistre un visiteur à son nom. La file continue ainsi d'avancer pendant qu'un cas est examiné.

La caisse à l'entrée, si vous vendez aussi sur place. Pour qui a le rôle Guichet, la même application devient aussi une caisse de guichet sur une tablette. Comment faire tourner la prévente et la vente à l'entrée sur un seul stock de places, vous le lirez dans billetterie pour votre soirée.

Donnez aussi à chaque appareil un nom qui correspond à son emplacement : « File gauche », « File droite », « Entrée latérale ». Cela se fait sous Caisse → Appareils. En cas de problème, vous savez tout de suite de quel appareil il s'agit.

Que dire face à un écran rouge

La minute la plus difficile à l'entrée n'a rien à voir avec la technique. L'application affiche Valide, Attention (ce billet a déjà été scanné, avec l'heure) ou Non valide. Convenez à l'avance avec vos scanneurs de ce qu'ils font dans ces deux derniers cas :

1. Ne pas discuter dans la file.
2. Inviter aimablement la personne à se mettre sur le côté : « Puis-je vous envoyer vers mon collègue ? La file pourra ainsi avancer. »
3. La personne qui règle les problèmes recherche la commande et tranche.

Celui qui ne retrouve vraiment pas son billet ne doit pas rester dehors : dans l'application, vous le recherchez par son nom dans l'onglet Aujourd'hui et vous appuyez sur Enregistrer. Cela compte comme un scan normal. Comment fonctionne l'application de scan, même sans réseau sous une tente ou dans une cave, c'est expliqué dans scanner les billets sans réseau.

Pendant l'événement : combien de personnes sont déjà entrées ?

Sur le tableau de bord du back-office figure la case À l'entrée aujourd'hui, avec trois chiffres : Attendu (tous les billets valides aujourd'hui), Déjà entrés (combien d'entre eux ont été scannés, avec le pourcentage) et Encore attendus. Un scanneur voit lui aussi cette case. Si vous travaillez avec des créneaux, vous voyez par créneau combien de places ont été vendues et combien ont été scannées.

Vous répondez ainsi aux questions qui reviennent toute la soirée. Le deuxième scanneur peut-il aller au bar ? Regardez Encore attendus. La cuisine doit-elle encore attendre pour le deuxième service ? Regardez combien de personnes de ce service sont déjà entrées.

Après l'événement : apprenez de vos propres chiffres

Sur le tableau de bord, le graphique Visiteurs par heure montre à quelle heure les billets ont été scannés. Si vous travaillez avec des créneaux, une deuxième ligne s'y ajoute : ce qui était prévu. Si les deux lignes sont décalées d'une heure, tout le monde arrive systématiquement plus tard que vous ne le pensiez, et vous élargissez votre premier créneau l'année suivante.

Sans créneaux, la ligne des scans reste très précieuse : elle montre votre véritable heure de pointe. L'année suivante, vous calculez vos files sur cette base plutôt qu'au feeling. Ce que signifie chaque case, vous le lirez dans lire votre tableau de bord.

Check-list avant l'ouverture des portes

• Chaque appareil est chargé, connecté et porte un nom clair.
• Le manifeste a été actualisé sur chaque appareil peu avant l'ouverture.
• Chaque scanneur a son propre compte et sait quoi dire en cas de « Non valide ».
• La personne qui règle les problèmes se tient à côté de la file et peut ouvrir le back-office.
• Dix mètres avant la porte, un panneau « Billet en main » est accroché.
• Un appareil de réserve est prêt.

Toutes les étapes pour préparer un appareil et inviter des scanneurs se trouvent dans le manuel, à la page Application de scan et personnel de scan.

Ce que cela coûte

L'application de scan et le tableau de bord sont inclus dans toutes les formules, y compris la gratuite, sans montant par scan. Le nombre d'appareils que vous connectez en même temps dépend de votre formule. Comment fonctionne le contrôle d'accès de Passavo, vous le voyez sur la page produit ; les formules se trouvent sur la page des tarifs.