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Abonnements de saison pour les supporters d'un club sportif
Gérer les abonnements de saison de votre club sportif : vente en ligne et à la buvette, carte nominative dans le wallet, scan et compteur de visites par match.
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Chaque été, le secrétaire imprime des centaines de cartes d'abonnement, et à l'entrée un bénévole coche sur une liste ceux qui ont payé. En octobre, la moitié des cartes a disparu, un enfant se présente au portail avec la carte de son père, et personne ne sait combien de supporters viennent réellement. Voici comment gérer les abonnements de saison de votre club sportif sans papier : vendus en ligne, nominatifs, dans le téléphone et scannés à l'entrée.
En quoi un abonnement de saison diffère d'un billet
Un billet vaut pour un match et s'épuise après un scan. Un abonnement de saison fonctionne à chaque match à domicile. Dans Passavo, vous créez pour cela un produit du type Abonnement annuel. Ce nom n'est que le type technique ; pour vos supporters, le produit s'appelle Abonnement de saison. Plus de détails sur la notion d'abonnement de saison.
Trois choses sont prévues d'office :
- Chaque carte est nominative. Une carte pour une famille de quatre ne devient pas quatre cartes.
- La carte va dans le wallet. Après le paiement, le supporter reçoit un code QR et un bouton pour Apple Wallet ou Google Wallet. Le pass reste en tête toute la saison.
- Un compteur de visites tourne en parallèle. Chaque scan réussi compte comme une visite, avec la date et l'heure.
Un exemple : le club de football amateur et ses quinze matchs à domicile
Prenons un club de football amateur avec quinze matchs à domicile entre fin août et mai. Un billet à l'unité coûte 7 euros. Le club veut un abonnement adulte à 75 euros et un abonnement jeune pour les moins de seize ans, à 25 euros.
- Allez dans Produits et cliquez sur Nouveau produit.
- Sous Type, choisissez Abonnement annuel et nommez-le Abonnement de saison adulte. Fixez le prix à 75 euros.
- Complétez Valable en mois. La durée court à partir du jour de la vente. Avec une vente ouverte à la mi-août, dix mois couvrent le championnat.
- Laissez Visites par jour vide. Vide signifie une visite par jour : celui qui est entré ne peut pas passer sa carte à un ami par-dessus la clôture.
- Activez Nom sur le billet, afin qu'un parent qui achète trois cartes indique trois noms.
- Créez un deuxième produit Abonnement de saison jeune à 25 euros, avec les mêmes réglages.
Les cartes apparaissent aussitôt dans votre billetterie, à côté des matchs à l'unité, que vous créez sous Événements.
Et pour ceux qui arrivent en janvier ?
Une carte de dix mois achetée en janvier déborde sur la saison suivante. Deux solutions :
- Créez pendant la trêve hivernale un produit à part, Abonnement phase retour, valable cinq mois et à un prix plus bas.
- Ou émettez la carte à la main via Abonnements annuels → Émettre un abonnement annuel, en choisissant vous-même Valable à partir du et Valable jusqu'au (inclus). C'est aussi la voie pour un membre d'honneur ou un sponsor.
Vendre en ligne et à la buvette
En ligne, le supporter achète sa carte comme n'importe quel billet et indique pour chaque carte le nom du titulaire. À la buvette, vous encodez le produit sur la caisse d'accueil : la caisse demande d'abord le nom, puis encaisse.
Au portail : scanner plutôt que cocher
Les bénévoles utilisent la même application de scan que pour les billets. Pour un abonnement de saison, elle affiche l'un de ces messages :
| Message | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Accès | La carte est valable et la visite est comptée |
| Déjà scanné | Cette carte est déjà entrée aujourd'hui |
| Mauvais jour | Une vraie carte, mais hors de sa période : expirée ou pas commencée |
| Annulé | La carte a été résiliée, par exemple après une perte |
Si le réseau tombe au portail, lisez comment scanner même sans réseau.
Ce que vous apprend le compteur de visites
Sous Abonnements annuels, chaque carte montre à combien de matchs le titulaire a assisté. Si vous vendez 220 cartes et comptez en moyenne 140 scans par match à domicile, vous savez combien de sandwiches préparer à la buvette, et si le prix de l'abonnement peut augmenter l'an prochain.
Un match déplacé ? Un seul message à tous les titulaires
Si le match du samedi passe au dimanche, envoyez via Messages aux visiteurs un court message au public Tous les détenteurs d'une carte annuelle. Ceux qui ont la carte dans leur wallet reçoivent une notification ; les autres, un e-mail, sauf désinscription. Une carte résiliée ou expirée est exclue d'office. Les règles figurent sous Messages aux visiteurs.
La saison suivante : prolonger ou racheter
Dans l'aperçu Abonnements annuels, un filtre montre les cartes qui expirent dans les trente jours : c'est votre liste pour relancer les supporters. La plupart rachètent leur carte en ligne. Pour celui qui paie à la buvette, vous utilisez le bouton Prolonger : une nouvelle carte est créée, qui prend la suite de l'ancienne, avec un nouveau code. Ainsi, une carte perdue l'an dernier ne se remet pas à fonctionner.
Un nom mal orthographié se corrige avec Modifier le nom ; le code QR reste le même. Une carte volée, vous la résiliez et vous la remplacez par une nouvelle.
Ce que cela coûte
Les abonnements de saison font partie de la formule Croissance, à 29,00 € par mois, sans frais par carte vendue. Les étapes dans l'écran de gestion sont détaillées dans le guide sur les Abonnements annuels, et le contenu de chaque formule figure sur la page des tarifs. Pour en savoir plus sur Passavo pour les clubs et les compétitions, voyez la page clubs sportifs.
