Seizoenskaarten voor de supporters van je sportclub

Elke zomer hetzelfde ritueel: de secretaris drukt honderden seizoenskaarten af, iemand plastificeert ze in de kantine, en aan de ingang staat een vrijwilliger met een lijst om af te vinken wie al betaald heeft. In oktober is de helft van de kaarten kwijt, staat er een kind met de kaart van zijn vader aan het hek, en weet niemand hoeveel supporters er eigenlijk komen. Dit artikel legt uit hoe je seizoenskaarten voor je sportclub beheert zonder papier: online verkocht, op naam, in de telefoon van de supporter en met een scan aan de ingang.

Wat een seizoenskaart anders maakt dan een ticket

Een ticket is goed voor één wedstrijd en gaat op na één scan. Een seizoenskaart moet het hele seizoen meegaan en bij elke thuiswedstrijd opnieuw werken. In Passavo maak je daarvoor een product van het soort Jaarkaart. Die naam is alleen het type in het beheerscherm; naar je supporters toe noem je het product gewoon Seizoenskaart of Abonnement. Meer over het begrip staat bij seizoenskaart.

Drie dingen zitten er standaard in:

• Elke kaart staat op naam. Aan de ingang kan je de naam naast de supporter leggen. Eén kaart voor een gezin van vier wordt zo geen vier kaarten.
• De kaart zit in de wallet. Na de betaling krijgt de supporter een QR-code en een knop voor Apple Wallet of Google Wallet. Het is een algemene pas en geen evenementkaart: hij blijft het hele seizoen vooraan staan.
• Er loopt een bezoekteller mee. Elke geslaagde scan telt als een bezoek, met datum en uur.

Een voorbeeld: de voetbalclub met vijftien thuiswedstrijden

Neem een voetbalclub met vijftien thuiswedstrijden tussen eind augustus en mei. Een los ticket kost 7 euro. De club wil een seizoenskaart voor volwassenen van 75 euro en een jeugdkaart voor wie jonger is dan zestien, aan 25 euro. Vorig jaar gingen er 220 papieren kaarten de deur uit.

1. Ga naar Producten en klik op Nieuw product.
2. Kies bij Soort het type Jaarkaart en noem het Seizoenskaart volwassene. Zet de prijs op 75 euro.
3. Vul Geldig in maanden in. De looptijd telt vanaf de dag van de verkoop. Start je de verkoop half augustus, dan dekt tien maanden de hele competitie.
4. Laat Bezoeken per dag leeg. Leeg betekent één bezoek per dag, en dat is precies wat je wil bij een wedstrijd: wie al binnen is, kan zijn kaart niet over het hek aan een vriend doorgeven.
5. Zet Naam op het ticket aan, zodat een ouder die drie kaarten koopt drie namen invult.
6. Maak een tweede product Seizoenskaart jeugd aan 25 euro, met dezelfde instellingen. Elk tarief is een apart product, met een eigen naam op de kaart.

De kaarten staan meteen in je ticketshop, tussen de tickets voor de losse wedstrijden. Hoe je die wedstrijden zelf aanmaakt, staat bij Events.

En wie in januari pas instapt?

Omdat de looptijd vanaf de verkoop telt, loopt een kaart van tien maanden die in januari gekocht wordt tot in het volgende seizoen. Twee manieren om dat op te vangen:

• Maak in de winterstop een apart product Seizoenskaart terugronde met vijf maanden geldigheid en een lagere prijs.
• Of geef de kaart met de hand uit via Jaarkaarten → Jaarkaart uitgeven, en kies zelf Geldig vanaf en Geldig tot en met. Dat is ook de weg voor een erelid, een sponsor of de kaart die je weggeeft op de tombola.

Verkopen online en in de kantine

Online koopt de supporter zijn kaart zoals elk ander ticket, en vult hij per kaart de naam van de houder in. In de kantine sla je het product aan op de balie-kassa: de kassa vraagt eerst de naam en rekent daarna af. Beide verkopen komen in hetzelfde overzicht terecht.

Aan het hek: scannen in plaats van afvinken

De vrijwilligers aan de ingang gebruiken dezelfde scan-app als voor de losse tickets. Bij een seizoenskaart toont de app een van deze meldingen:

Ligt het netwerk aan het hek plat, lees dan hoe je ook zonder netwerk scant.

Wat de bezoekteller je vertelt

Open een kaart onder Jaarkaarten en je ziet hoeveel wedstrijden de houder bijwoonde, met elk bezoek op een eigen regel. Over het hele seizoen levert dat een eerlijk cijfer op. Verkoop je 220 kaarten en tel je gemiddeld 140 scans per thuiswedstrijd, dan weet je hoeveel frieten je moet bakken, en of de prijs van de kaart volgend jaar omhoog mag.

Een wedstrijd verplaatst? Eén bericht naar alle houders

Wordt de match van zaterdag naar zondag verschoven, stuur dan via Berichten aan bezoekers één kort bericht naar de doelgroep Alle jaarkaarthouders. Wie de kaart in Apple Wallet of Google Wallet heeft, krijgt het als melding op zijn telefoon; wie geen wallet-pas heeft, krijgt een mail, tenzij hij zich afmeldde. Een opgezegde of verlopen kaart valt er vanzelf buiten. Hoe dat werkt en welke regels er gelden, lees je bij Berichten aan bezoekers.

Volgend seizoen: verlengen of opnieuw kopen

Het filter Verloopt binnenkort in het overzicht Jaarkaarten toont de kaarten die binnen dertig dagen aflopen: dat is je lijst om supporters aan te spreken. De meesten kopen de nieuwe kaart gewoon opnieuw in de ticketshop. Wie in de kantine betaalt, verleng je met de knop Verlengen: er komt een nieuwe kaart die aansluit op de oude, met een nieuwe code. Zo telt de teller van vorig seizoen niet mee, en werkt een kaart die vorig jaar verloren raakte niet plots weer.

Een verkeerd gespelde naam los je op met Naam wijzigen; de QR-code blijft dan dezelfde. Een gestolen kaart zeg je op en vervang je door een nieuwe.

Wat het kost

Seizoenskaarten zitten in de formule Groei, aan € 29,00 per maand, zonder kost per verkochte kaart. Die formule bevat ook cadeaubonnen en een eigen domein voor je ticketshop. De stappen in het beheerscherm staan uitgebreid in de handleiding bij Jaarkaarten, en wat er in elke formule zit, lees je op de pagina prijzen. Meer over Passavo voor clubs en competities staat bij sportclubs.