De balie-kassa

De kassa is bedoeld voor de verkoop ter plaatse: aan de ingang, aan de inkomtafel van het eetfestijn, aan de steiger. Ze draait in een browser op een tablet of een laptop. Dit artikel gaat over wat je fysiek nodig hebt, hoe een dag aan de balie verloopt van openen tot afsluiten, en waarom je nooit iets uit het kassajournaal kan wissen.

Verkoop je naast tickets ook drank en eten, lees dan Verkopen aan de toog: pinten, frieten en statiegeld gaan over dezelfde kassa, maar leveren geen ticket op.

Wat is een kassasessie?

Een sessie is één dienst aan één kassa. Je opent ze wanneer je begint en je sluit ze af wanneer je stopt. Alles wat er tussenin gebeurt — verkopen, geld dat in of uit de lade gaat, correcties — hangt aan die sessie.

Dat is precies wat je nodig hebt wanneer de kas aan het eind van de avond niet klopt. Met drie mensen aan twee kassa's en één sessie weet je alleen dàt er veertig euro ontbreekt. Met een eigen sessie per kassa weet je wáár.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een medewerker met de rol balie of hoger. Een scanner kan de kassa niet openen; dat toestel ligt bij de ingang.
• Een tablet of laptop met een browser en internet. Een goedkope Android-tablet volstaat, net als een iPad of een oude laptop.
• Producten met een balieprijs. De kassa gebruikt de prijs van het kanaal balie, niet je onlineprijs. Zie Producten en prijzen.
• Een geldlade of kassabakje en wisselgeld.
• Optioneel: een bonnenprinter en een betaalterminal.

---

Wat je fysiek op de tafel zet

Een tablet of laptop met internet

De kassa is een webpagina. Je opent ze in de browser die al op het toestel staat en logt in met je gewone gegevens. Er is niets te installeren.

Dat betekent ook dat je internet nodig hebt terwijl je verkoopt. Anders dan de scan-app aan de ingang werkt de kassa niet offline: er moet een ticket aangemaakt worden, en dat gebeurt op de server.

Let op: dit is het eerlijke stukje. Valt het netwerk weg, dan kan je op dat moment niet verkopen. Bereid je daarop voor in plaats van te hopen:

• Zet een telefoon met mobiele hotspot klaar als tweede verbinding. Op een weide of in een parochiezaal is 4G vaak betrouwbaarder dan de wifi ter plaatse.
• Test de verbinding op de plek waar de tafel écht komt te staan.
• Valt alles weg, verkoop dan even op papier — een lijstje met streepjes — en sla die verkopen daarna alsnog aan.

Een geldlade of een kassabakje

Een lade die met een sleutel dichtgaat is prettig, maar een plastic muntenbakje uit de winkel doet het werk ook. Wat telt: het geld ligt op één plek, en er komt niets uit zonder dat het geboekt is.

Wisselgeld, en hoeveel

Het geld dat je bij het begin in de lade legt, heet de startkas of beginsaldo. Je typt dat bedrag in bij het openen van de sessie; zonder dat getal zegt het verschil aan het eind van de avond niets.

Een voorbeeld voor een eetfestijn met kaarten van 5, 12 en 25 euro, met een startkas van 200 euro:

Coupure	Aantal	Samen
Briefje van 10	6	60,00
Briefje van 5	10	50,00
Munt van 1	50	50,00
Munt van 0,50	40	20,00
Munt van 0,20	50	10,00
Munt van 0,10	100	10,00
Totaal		200,00

De regel achter die verdeling: je hebt meer kleine coupures nodig dan je denkt, en biljetten van 50 zijn geen wisselgeld maar een risico. Reken op ongeveer één euro startkas per verwachte bezoeker wanneer je vooral contant verkoopt, en haal onderweg gerust grote biljetten uit de lade — dat boek je dan als uit de lade.

Een bonnenprinter

Niet verplicht, wel handig wanneer mensen een bewijsje willen. De kassa drukt af op 58 mm bonnenpapier, het smalle rolletje dat je ook in een broodjeszaak ziet. Praktisch werkt dat zo: je klikt op Bon afdrukken, er opent een printpagina in een nieuw venster, en de browser van je tablet stuurt die naar de printer.

Op de bon staat een btw-uitsplitsing per tarief, zodat je boekhouder er iets aan heeft. Geen printer? Dan mail je de tickets naar het adres dat je bij de verkoop invulde, of je laat de bezoeker de QR-codes op het scherm fotograferen.

---

De kassa op een iPad of tablet met de app

De kassa hoeft niet in een browser te staan. Dezelfde app waarmee je scanners aan de ingang werken, draait ook op een iPad of een Android-tablet, en de kassa zit daar gewoon in. Je opent ze met één tik, zonder een tweede keer een wachtwoord te typen.

Aan een balie scheelt dat meer dan het lijkt: geen webadres overtypen op een tablettoetsenbord, geen browservenster dat iemand per ongeluk wegveegt, en het scherm blijft aan zolang je verkoopt.

Wat je daarvoor nodig hebt

• Een iPad of Android-tablet. Op een telefoon werkt het ook, maar de productknoppen worden klein; aan een balie wil je een tablet.
• Wifi of mobiel internet. De kassa werkt alleen met verbinding.
• De rol balie, beheerder of eigenaar. Wie alleen de rol scanner heeft, krijgt de kassa niet te zien.
• Wil je kaarten aannemen: een betaalterminal die aan dit kassatoestel gekoppeld is — zie hieronder.
• Een geldlade en wisselgeld, voor wie contant betaalt.

Stap 1 — de app installeren en aanmelden

De app staat in de App Store; voor een Android-toestel sturen wij je de link. Hoe je installeert, staat in Scan-app en scanpersoneel.

Aanmelden gaat met dezelfde drie velden als bij een scanner: organisatiecode, e-mailadres en wachtwoord. Er is geen apart kassa-account en geen tweede wachtwoord.

Stap 2 — kiezen: scannen of kassa

Meld je je aan met de rol balie, beheerder of eigenaar, dan opent de app op een startscherm met twee grote tegels:

Tegel	Wat je krijgt
Scannen	Het scanscherm aan de ingang: camera aan, QR-codes lezen. Werkt ook zonder internet.
Kassa	De volledige balie-kassa in de app zelf: productknoppen, mandje, betaalwijzen, dagafsluiting.

Heb je alleen de rol scanner, dan zie je dat startscherm niet. De app gaat dan meteen naar het scanscherm, zoals altijd. Voor je scanpersoneel verandert er dus niets.

Stap 3 — de kassa openen

Tik op Kassa. Er gebeuren dan drie dingen achter elkaar, zonder dat jij iets moet doen:

1. De app meldt je aan in de kassa met het account waarmee je al in de app zit. Je typt je wachtwoord geen tweede keer.
2. De tablet wordt meteen aan het kassatoestel gekoppeld. Een koppelcode overtypen hoeft niet; dat doet de app zelf.
3. De kassa opent in dezelfde taal als de app.

In de backoffice verschijnt de tablet daarna onder Kassa → Toestellen twee keer: één keer als Scanner en één keer als Balie. Dat is geen fout. De kassalade, de betaalterminal en het Z-rapport hangen aan het balietoestel; een terminal koppel je dus aan dat toestel.

Daarna verkoop je precies zoals hieronder beschreven staat: de sessie openen met een beginkas, producten aanslaan, een betaalwijze kiezen, en aan het eind van de dag het Z-rapport.

Het scherm van de tablet blijft aan zolang je in de kassa zit. Je hoeft dus niet bij elke bezoeker te ontgrendelen.

Terug naar de app

Bovenaan de kassa staat Terug naar app. Eén tik en je bent terug bij de twee tegels; vandaar ga je naar het scanscherm.

Op een Android-tablet vraagt de terugknop van het toestel eerst om bevestiging. Dat is met opzet: zo sluit je de kassa niet per ongeluk terwijl er iemand voor je staat met een half aangeslagen mandje.

Internet: het verschil tussen de twee tegels

• Scannen werkt zonder internet. De app heeft haar manifest en scant door.
• De kassa werkt niet zonder internet. Er moet een ticket aangemaakt worden, en dat gebeurt op de server.

Valt de verbinding weg terwijl je in de kassa zit, dan zegt de app dat met zoveel woorden en kan je terug naar het scanscherm. Zet, net als bij een kassa in de browser, een telefoon met mobiele hotspot klaar als tweede verbinding.

Wat als de kassa zegt dat de sessie verlopen is?

Dan hoef je niets te doen. De app vraagt zelf een nieuwe aanmelding aan en je gaat verder waar je was. De link die ze daarvoor gebruikt, is eenmalig en zestig seconden geldig — met opzet, want een link die blijft werken is een sleutel die rondslingert.

Gebeurt er toch niets, ga dan terug naar het startscherm en tik opnieuw op Kassa. Elke keer dat de app zo de kassa opent, komt dat in het activiteitenlog van je organisatie te staan, met het toestel en het tijdstip erbij.

---

Kaartbetaling aan de balie

Een betaalterminal is het apparaatje waar je bezoeker zijn bankkaart tegen houdt. De kassa kent twee manieren om een kaart- of app-betaling te ontvangen.

Manier	Wat je nodig hebt	Wat de bezoeker doet
Betaalterminal	Een actieve Mollie-koppeling en een terminal die je in je Mollie-account geregistreerd hebt	Zijn kaart tegen de terminal houden
Bancontact Pay	Een actieve Bancontact Pro-koppeling	Met zijn bank-app de QR scannen die op het kassascherm verschijnt

Bancontact Pay vraagt verder geen apparatuur: de QR verschijnt op het scherm dat je al hebt. Dat is de goedkoopste weg naar kaartloos betalen aan een tafel waar je maar één avond staat.

Let op: de kassa stuurt het bedrag alleen automatisch naar een terminal die via je Mollie-koppeling aan dat kassatoestel hangt. Heb je een terminal van je bank of van een andere provider, dan werkt die op zichzelf: je typt het bedrag daar met de hand over, en de kassa weet er niets van. Vraag ons hoe je die betalingen het best verwerkt voor je een terminal koopt die je nergens kan koppelen.

Een terminal bestellen bij je betaalprovider

Een terminal koop of huur je niet bij ons — je bestelt hem bij de partij die je betalingen verwerkt. In grote lijnen loopt dat altijd hetzelfde:

1. Je logt in op het dashboard van je betaalprovider (je Mollie-account, je Stripe-account) of je belt je bank.
2. Je bestelt daar een terminal. Je kiest tussen een vast toestel voor op de toonbank en een mobiel toestel dat je meeneemt.
3. Het apparaat wordt naar je opgestuurd.
4. Je koppelt het aan je account door de stappen te volgen die de provider meestuurt. Bij Mollie is het toestel doorgaans al voorgeconfigureerd: je hangt het aan je draadloos netwerk of laat het op 4G werken.
5. Bij Mollie verschijnt de terminal daarna in onze lijst bij Kassa → Toestellen → Terminal koppelen.

Wat we konden nagaan op hun eigen sites in september 2026 — indicatief, controleer het op hun site:

• Mollie verkoopt eigen terminals, in een vaste en een mobiele uitvoering, en je bestelt ze in je Mollie Dashboard. Ze vermelden beschikbaarheid voor België, Nederland en Duitsland.
• Stripe verkoopt verschillende lezers, te bestellen via het Stripe Dashboard of via hun verkoopdienst. Welke modellen je kan bestellen hangt af van je land; niet elk model is overal te krijgen. Let op: de kassa kan vandaag alleen een Mollie-terminal aansturen. Een Stripe-lezer werkt op zichzelf, net als een terminal van je bank.
• Prijzen en levertijden staan niet op hun publieke productpagina's. Je ziet ze pas in je eigen dashboard bij het bestellen, en ze verschillen per land. Ga er dus niet van uit dat een bedrag dat je ergens leest voor jou geldt, en reken bij een evenement volgende week niet op een terminal die nog verstuurd moet worden.

Meer over providers en kosten staat in Wat is een betaalprovider en Uitbetaling en kosten.

---

Eén keer: de tablet koppelen

Werk je in een gewone browser, dan koppel je de tablet één keer aan een kassatoestel. Dat doet een eigenaar of beheerder:

1. Ga naar Kassa → Toestellen en klik op Nieuw toestel. Geef het een Naam ("Balie links"), kies bij Soort Balie en kies de Locatie. Klik op Aanmaken.
2. Klik bij het toestel op Koppelcode maken. Er verschijnt een code van zes tekens die een kwartier geldig is.
3. Open op de tablet Kassa in het menu, typ de code bij Koppelcode en klik op Koppelen.

De tablet onthoudt daarna zelf bij welk toestel ze hoort. Wil je zonder toestel verkopen, klik dan op Verder zonder toestel: alles werkt, behalve de betaalterminal.

Stap 1 — de kassa openen

1. Open Kassa in de browser van je tablet.
2. Kies je locatie als je er meer dan één hebt. Die bepaalt welke producten en tijdsloten je te zien krijgt.
3. Vul de beginkas in: het bedrag dat je net in de lade gelegd hebt.
4. Klik op Kassa openen.

Werk je met twee kassa's naast elkaar, dan opent elk zijn eigen sessie met zijn eigen beginkas.

---

Stap 2 — verkopen

• Tik op een productknop om er één aan te slaan. Nog eens tikken maakt er twee van.
• Bij producten met een tijdslot kies je onder de knop het uur. De kassa toont het lopende slot en wat daarna komt, met het aantal vrije plaatsen erbij. Volzette slots staan er niet tussen.
• Met − en + pas je het aantal aan; met Leegmaken begin je opnieuw.
• Kortingscode vult een korting in die evenredig over de regels verdeeld wordt.
• Naam en e-mail zijn optioneel. Vul je een e-mailadres in, dan kan je de tickets na het afrekenen mailen.

De kassa rekent zelf de btw en de korting uit. Prijzen aan de balie mogen afwijken van je onlineprijzen; dat regel je met het kanaal Balie bij de prijs.

---

Stap 3 — de betaalwijze kiezen

Knop	Wat er gebeurt
Contant	Vul in wat je kreeg, of tik op een snelbedrag of op Gepast. Laat je het veld leeg, dan rekent de kassa gepast. Het wisselgeld staat groot op het scherm.
Kaart	Het bedrag verschijnt op de betaalterminal naast de kassa. De kassa wacht tot de terminal "betaald" meldt.
Bancontact Pay	Er verschijnt een QR op het kassascherm. De bezoeker scant met zijn bank-app.
Cadeaubon	Typ de code in en klik op Inwisselen. Het saldo van de bon gaat op.
Gratis	Alleen zichtbaar wanneer het totaal nul is: genodigden, volledige korting.

Bij een kaart- of QR-betaling kan je altijd op Betaling afbreken klikken. Het mandje blijft dan staan; er is niets verkocht en er staat niets in het journaal.

Tickets bestaan pas als er betaald is. Dat is met opzet: voor geld dat misschien nooit komt hoort er geen geldige QR in de wereld te staan.

Een kaart- of QR-betaling die blijft hangen, geeft de kassa na een paar minuten vanzelf op. Je bezoeker kan dan opnieuw proberen of contant betalen.

Na het afrekenen

Je krijgt de QR-codes meteen op het scherm. Daarnaast:

• Bon afdrukken opent de kassabon in een nieuw venster.
• Mailen naar … stuurt de tickets met QR naar het ingevulde adres.
• Volgende bezoeker maakt het scherm leeg.

Let op: de scan-app aan de ingang kent een ticket pas nadat ze haar manifest ververst heeft. Wie net aan de balie kocht en meteen naar de ingang loopt, krijgt anders ONGELDIG. Ververs het manifest op het scantoestel na zo'n verkoop; zie Scan-app en scanpersoneel.

---

Stap 4 — geld in en uit de lade

Onderaan het scherm, bij Lade, boek je wat er buiten de verkoop om gebeurt: wisselgeld bijleggen, grote biljetten afromen, een uitgave betalen. Vul het bedrag en een reden in en klik op Erin of Eruit.

Doe dat ook echt. Een tientje dat zonder boeking uit de lade gaat, wordt aan het eind van de avond een kasverschil dat niemand meer kan verklaren.

---

Stap 5 — de dagafsluiting

Dit is de vijf minuten die je nooit mag overslaan.

1. Tellen

Haal de lade leeg en tel het geld. Tel het twee keer, en laat het liefst iemand anders de tweede telling doen. Trek je startkas er nog niet af: de kassa doet dat zelf.

2. Vergelijken

Onderaan het scherm, bij Lade, staat Verwacht in de lade: wat er volgens de kassa in moet zitten. Leg je telling ernaast. Het verschil is je kasverschil.

Probeer het te verklaren voor je afsluit. De vier oorzaken die je het vaakst tegenkomt:

• wisselgeld verkeerd teruggegeven;
• geld uit de lade gehaald zonder het te boeken;
• een verkoop die contant binnenkwam maar als kaart aangeslagen werd;
• een verkoop die helemaal niet aangeslagen is — dat geeft een overschot.

Vind je het niet meteen, laat het dan staan. Een kasverschil wordt bewaard, niet weggewerkt. Een tekort van twee euro is informatie: je ziet het pas als het meerdere dagen dezelfde kant op gaat.

3. Invullen en afsluiten

Typ bij Geteld in de lade wat je geteld hebt. Weet je waar een verschil vandaan komt, zet dat dan bij Opmerking bij het afsluiten. Klik op Kassa afsluiten (Z-rapport) en bevestig.

Het Z-rapport dat nu vastligt bevat de omzet per btw-tarief, de omzet per betaalwijze en het kasverschil. Het krijgt een nummer (Z-1, Z-2, …) en kan daarna niet meer veranderd worden. De kassa toont meteen het nummer en het kasverschil.

Een eigenaar of beheerder vindt onder Kassa → Kassasessies elke dienst met haar begin- en eindsaldo. Het kasverschil staat daar in het rood bij een tekort en in het oranje bij een overschot:

---

Een correctie

Verkoop je iets verkeerd, dan verwijder je niets uit het kassajournaal.

• Nog niet afgerekend? Haal de regel weg met − of begin opnieuw met Leegmaken. Er staat dan nog niets in het journaal.
• Een consumptie al afgerekend? Sla ze terug met Teruggeven; zie Verkopen aan de toog.
• Een ticket al afgerekend? Een baliemedewerker kan dat niet ongedaan maken; een eigenaar of beheerder wel. Die opent de verkoop onder Bestellingen en klikt bij het ticket op Ticket annuleren. Het ticket wordt dan aan de ingang geweigerd, ook als de QR al afgedrukt is. Een contante balieverkoop heeft geen knop Terugbetalen: het geld geef je apart terug, contant uit de lade, en dat boek je met Lade → Eruit, met het nummer van de bestelling als reden.

Zo blijft de kassa kloppen, en weet je achteraf waarom er geld uit de lade ging.

---

Waarom het kassajournaal niet te wijzigen is

Elke beweging — een verkoop, een correctie, het openen en sluiten van de sessie, geld in en uit de lade — komt in het kassajournaal. Dat journaal groeit alleen aan: regels worden nooit gewijzigd of verwijderd.

Elke regel draagt een volgnummer dat per organisatie strikt oploopt, en een verwijzing naar de vorige regel. Wie achteraf één regel zou veranderen, breekt die ketting en dat is zichtbaar.

Waarom dat zo streng is: een kassa waaruit dingen kunnen verdwijnen, bewijst niets. De dagomzet van zo'n kassa is een bewering en geen gegeven — voor je boekhouder, voor je bestuur, en bij een controle.

Je kan het journaal wel uitdraaien: een eigenaar of beheerder klikt onder Kassa → Kassasessies op Journaal exporteren, kiest een dag en het formaat CSV (voor de boekhouder). De CSV opent in Excel. Het bestand draagt de hashketting mee, zodat wie het krijgt zelf kan nagaan dat er niets tussenuit gehaald is.

---

Duitse klanten: KassenSichV

Wie in Duitsland verkoopt, valt onder de Kassensicherungsverordnung. Die vraagt precies wat hierboven staat: onveranderbaar, op volgorde, en ondertekend door een TSE. Je koppelt die onder Instellingen → Kassa-compliance (DE); zie Kassa-compliance in Duitsland (TSE). Voor Belgische en Nederlandse klanten verandert er niets.

---

Veelgemaakte fouten

• De beginkas op nul laten staan. Dan is elk kasverschil aan het eind van de avond onzin. Tel je wisselgeld en typ het in.
• Vergeten af te sluiten. De sessie blijft openstaan tot iemand hem afsluit, desnoods twee dagen. Sluit elke dag af: dan is een verschil nog te plaatsen.
• Met één sessie voor drie kassa's werken. Je weet dan wel dat er iets ontbreekt, maar niet waar.
• Geld uit de lade halen zonder het te boeken. Gebruik Lade → Eruit, ook voor die vijftig euro die je "straks terugleg".
• Rekenen op een terminal die pas besteld is. Levertijden verschillen per land en per provider. Bestel weken op voorhand.

---

Wat als …

Wat als het netwerk wegvalt tijdens de verkoop?

Dan kan je op dat moment niet aanslaan. Schakel over op je mobiele hotspot. Lukt dat ook niet, noteer de verkopen dan op papier en sla ze aan zodra je weer online bent. De scan-app aan de ingang werkt intussen gewoon door op haar manifest.

Wat als de terminal niets doet?

Controleer twee dingen: hangt er bij dit kassatoestel een terminal gekoppeld (Kassa → Toestellen), en staat de Mollie-koppeling bij Betalingen actief. Werk je "zonder toestel", dan is er geen terminal — die hangt nu eenmaal aan een bepaalde kassa.

Wat als mijn tablet de koppeling kwijt is?

Maak in het beheer een nieuwe koppelcode aan en typ hem over op de tablet. De oude koppeling vervalt zodra de nieuwe gebruikt wordt. Een koppelcode is zes tekens lang en een kwartier geldig; hij werkt één keer.

Wat als ik vergat af te sluiten?

Sluit alsnog af. Het Z-rapport rekent met alles wat erin zit, ook als dat twee dagen is. Het verschil is dan moeilijker te verklaren, maar het staat er wel.

---

Veelgestelde vragen

Kan ik de kassa gebruiken zonder toestel aan te maken? Ja. Kies Verder zonder toestel voor een extra kassa op een drukke dag. Alles werkt, behalve de betaalterminal — die hoort bij een bepaald toestel.

Kan er op twee kassa's tegelijk verkocht worden? Ja. Elke kassa heeft haar eigen lade en haar eigen Z-rapport. Plaatsen in een tijdslot worden per verkoop vastgezet, dus twee kassa's kunnen nooit allebei de laatste plaats verkopen.

Moet ik een bonnenprinter hebben? Nee. Je kan de tickets mailen of de QR-codes op het scherm laten fotograferen. Een printer is prettig wanneer bezoekers een papieren bewijs verwachten.

Kan ik een bon opnieuw afdrukken? Zolang het scherm na de verkoop nog open staat, klik je gewoon nog eens op Bon afdrukken. Heb je al op Volgende bezoeker geklikt, dan kan dat niet meer: in de backoffice staat geen knop om de bon opnieuw te openen.

Krijg ik het geld van een kaartbetaling meteen? Nee, dat loopt via je betaalprovider en staat een paar werkdagen later op je rekening. Zie Uitbetaling en kosten.

Kan ik met dezelfde tablet scannen én verkopen? Ja. Daar dienen de twee tegels voor. Met Terug naar app bovenaan de kassa ga je naar het startscherm en vandaar naar het scanscherm; terug gaat even snel. Staat er een rij aan de deur, zet dan liever een tweede toestel op scannen — wisselen kost telkens een paar tellen.

Moet ik in de app nog een koppelcode intypen? Nee. De app koppelt de tablet zelf aan het kassatoestel zodra je op Kassa tikt. Een koppelcode heb je alleen nog nodig wanneer je de kassa in een gewone browser opent.