Je dashboard lezen

Je dashboard is het eerste scherm dat je ziet wanneer je inlogt. Het is geen boekhouding en geen rapport: het is een blik op hoe het gaat. Dit artikel loopt elk vakje af en zegt telkens wat er precies geteld wordt, en — even belangrijk — wat er níét bij zit.

Kom je een vakwoord tegen dat je niet kent, kijk dan in de woordenlijst.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een account met de rol eigenaar of beheerder. Alleen die twee zien de cijfers. Wat een baliemedewerker en een scanner wél zien, staat onderaan.
• Minstens één verkoop. Een leeg dashboard zegt netjes dat er nog niets is; er is niets kapot.
• Tien minuten.

Eerst: de periode bovenaan

Bovenaan staat één uitklapmenu: Periode. Wat je daar kiest, geldt voor bijna het hele scherm tegelijk. Standaard staat hij op Deze maand. Je hebt vijf keuzes:

Keuze	Wat dat is
Vandaag	Van middernacht tot middernacht.
Deze week	Van maandag tot en met zondag.
Deze maand	De hele kalendermaand, ook de dagen die nog moeten komen.
Dit jaar	Van 1 januari tot en met 31 december.
Aangepast	Je kiest zelf een van-datum en een tot-datum.

Kies je Aangepast, dan verschijnen er twee datumvelden: Van en Tot en met. De tot-datum telt volledig mee: kies je 5 maart tot en met 5 maart, dan zie je die ene dag van middernacht tot middernacht. Een datum in de toekomst kan je hier niet kiezen.

Middernacht is van jóu. De dag begint en eindigt in de tijdzone van je organisatie, niet in die van onze servers. Werk je in Sofia of in Auckland, dan sluit je dag af op jouw middernacht. Je tijdzone stel je in bij Instellingen → Organisatie.

Drie vakjes luisteren bewust niet naar de periode: Vandaag aan de deur, Omzet vandaag en De komende dagen. Die gaan over nu en over morgen. Wie in januari zijn cijfers van vorig jaar zit na te kijken, wil ondertussen nog steeds zien dat zaterdag bijna vol zit.

Twee blokken die alleen verschijnen als er iets te doen is

• Aan de slag — de checklist voor een nieuwe organisatie. Zie Aan de slag. Ze verdwijnt zodra alle stappen af zijn.
• Een tegel over je formule — bijvoorbeeld wanneer je proefperiode bijna afloopt of er een factuur openstaat. De knop erop brengt je naar de pagina Abonnement.

De kerncijfers

Bovenaan staan acht getallen, onder de titel Kerncijfers met de gekozen periode erachter. Onder de eerste vijf — Omzet, Bestellingen, Verkochte tickets, Gemiddelde bestelling en Terugbetaald — staat hoe het zich verhoudt tot dezelfde periode ervoor: bij "deze maand" is dat de hele vorige maand, bij "deze week" vorige week, bij "vandaag" gisteren. Kies je een eigen van-tot, dan is het een even lang blok dat er meteen vóór ligt.

Een getal zonder vergelijking zegt niets. 4 200 euro is een goede maand of een ramp, en dat hangt af van wat vorige maand deed.

Omzet

Alles wat er in de periode betaald is, samengeteld. Inclusief btw, en inclusief wat er aan de balie over de toonbank ging.

Een bestelling telt mee op de dag waarop ze betaald is, niet op de dag waarop de bezoeker komt. Koopt iemand vandaag een ticket voor volgende maand, dan staat het geld vandaag in je omzet.

Wat telt mee:

• betaalde bestellingen, online zowel als aan de balie;
• bestellingen die gedeeltelijk terugbetaald zijn, voor hun volledige bedrag — er is wel degelijk verkocht, en wat eraf ging staat apart bij Terugbetaald;
• verkoop via een reseller en verkoop die je zelf vanuit de backoffice aanmaakte.

Wat telt niet mee:

• bestellingen die begonnen maar nooit betaald zijn (die staan bij Openstaande bestellingen);
• volledig terugbetaalde bestellingen — daar is niets van overgebleven. Zo'n bestelling verdwijnt ook achteraf uit de omzet van de periode waarin ze betaald was;
• geannuleerde en verlopen bestellingen.

Trek Terugbetaald niet zomaar van Omzet af. Een gedeeltelijke terugbetaling blijft in je omzet staan en telt apart bij Terugbetaald. Een volledig terugbetaalde bestelling is al uit je omzet verdwenen, en telt óók bij Terugbetaald. Wie het ene van het andere aftrekt, trekt een volledige terugbetaling dus twee keer af.

Bestellingen

Hoeveel betaalde bestellingen er in de periode zijn. Eén bestelling met vier tickets erin is één bestelling.

Verkochte tickets

Het aantal plaatsen dat verkocht is, niet het aantal bestelregels. Een groepsticket voor tien personen is tien plaatsen.

Cadeaubonnen en jaarkaarten tellen hier niet mee: die leveren geen ticket op dat aan je deur gescand wordt. Hun omzet staat er wel bij, want er is geld binnengekomen.

Gemiddelde bestelling

Omzet gedeeld door Bestellingen, afgerond op hele centen. Zijn er geen bestellingen, dan staat er nul — er wordt nooit door nul gedeeld.

Dit cijfer zegt iets over je prijzen en over je combinaties. Stijgt het zonder dat je iets aan je prijzen veranderde, dan kopen mensen meer tickets per keer.

Terugbetaald

Alles wat je in de periode hebt uitbetaald, volledige terugbetalingen zowel als gedeeltelijke.

Een terugbetaling telt op de dag waarop ze uitgevoerd is, niet op de dag van de verkoop. Verkocht in februari, terugbetaald in maart: dan staat de omzet in februari en de terugbetaling in maart. Terugbetalingen die nog onderweg zijn tellen nog niet mee; die zie je pas wanneer ze rond zijn.

Gescande tickets

Van alle tickets die in deze periode geldig zijn: hoeveel er al aan je deur gescand zijn, en welk aandeel dat is.

Let op het verschil met Verkochte tickets:

• Verkochte tickets kijkt naar wanneer er betaald is;
• Gescande tickets kijkt naar de dag waarop het ticket geldig is.

Een ticket dat je in februari verkocht voor een bezoek in maart, staat in februari bij verkocht en in maart bij verwacht. Tickets zonder datum (bijvoorbeeld een open ticket) tellen hier niet mee: er is geen dag waarop iemand verwacht wordt. Geannuleerde en terugbetaalde tickets evenmin — daar komt niemand meer voor.

No-show

Het percentage bezoekers dat een ticket kocht en niet is komen opdagen.

De rekensom: van alle tickets die geldig waren op een dag die al voorbij is, hoeveel zijn er nooit gescand.

Twee dingen die hier vaak misgelezen worden:

• Vandaag telt niet mee. Wie vanmiddag nog binnen kan, is geen no-show. Het cijfer kijkt alleen naar dagen die helemaal voorbij zijn.
• Staat er een streepje? Dan zijn er in deze periode nog geen voorbije dagen met tickets. Dat is iets anders dan nul procent: nul procent betekent "iedereen kwam opdagen", een streepje betekent "er valt nog niets te meten".

Een no-show van tien à twintig procent is voor een gratis of goedkoop evenement heel gewoon. Loopt het richting de helft, dan is er meestal iets mis met de herinneringsmail of met het uur van je tijdsloten.

Openstaande bestellingen

Bestellingen die in de periode begonnen zijn maar nooit betaald. Meestal iemand die van gedacht veranderde of wiens betaling mislukte.

Staat dit getal structureel hoog, kijk dan bij Betalingen: een betaalmethode die het niet doet, ziet er precies zo uit.

De grafieken

Omzet per dag

Eén balk per dag, in drie kleuren: online, balie en andere. Dat laatste is verkoop via een reseller of verkoop die je zelf aanmaakte.

De drie kleuren samen zijn exact het omzetcijfer bovenaan. Daarom bestaat "andere": een grafiek die niet optelt tot de kop erboven, klopt niet.

Kies je een periode van een kwartaal of langer (93 dagen of meer), dan wordt er per maand gegroepeerd. Een jaar in 365 balkjes is geen grafiek meer maar een streep.

Tickets per product

Je tien best verkopende producten, in plaatsen, van groot naar klein. Cadeaubonnen en jaarkaarten staan er niet bij.

Bezoekers per uur

Twee lijnen over de uren van de dag:

• Gepland — de plaatsen die verkocht zijn in tijdsloten die in deze periode starten, op het uur waarop dat slot begint.
• Gescand — de tickets die in deze periode aan je deur zijn opgegaan, op het uur van de scan.

Lopen die twee lijnen een uur uit elkaar, dan komt iedereen structureel te laat. Dat is meestal een reden om je eerste tijdslot ruimer te zetten of om het uur duidelijker op het ticket te vermelden.

Werk je niet met tijdsloten, dan blijft de geplande lijn leeg.

Betaalwijzen

Een taart met de bedragen per betaalwijze: Bancontact, kaart, Bancontact Pay, contant, cadeaubon, gratis, reseller en andere.

Dit komt uit de betalingen en niet uit de bestellingen. Rekent iemand half met een cadeaubon en half met de kaart af, dan staat die bestelling hier in twee stukken. Een kaartbetaling aan de balie en een kaartbetaling online staan in hetzelfde vakje: het is allebei een kaart.

Mislukte, geannuleerde en nog lopende betalingen tellen niet mee.

Herkomst van de omzet

Dezelfde omzet, maar per verkoopkanaal: online, balie, reseller, backoffice. Voor de meeste organisaties is dit op lange termijn het cijfer dat er het meest toe doet — verkoop je vooraf, of staat er elke zaterdag een rij aan de kassa?

De lijsten

De komende dagen

De tijdsloten en events van vandaag tot zeven dagen verder, met hun bezetting, in de volgorde waarin ze starten. Er staan er hoogstens twaalf. Dit vakje volgt de periodekeuze niet.

De bezetting is verkocht gedeeld door capaciteit. De kleur zegt hoe vol het zit: groen onder 75 procent, oranje vanaf 75 procent, rood vanaf 90 procent. Heeft een event geen plafond ingesteld, dan staat er Geen plafond en geen percentage — er valt dan niets te delen.

Laatste bestellingen

De tien laatste bestellingen van de gekozen periode, met hun status. Ook de openstaande en de geannuleerde: dit vakje is er om te zien wat er net gebeurd is ("heeft die mevrouw aan de telefoon nu betaald of niet?"), niet om de boekhouding te doen. Klik op de referentie om de bestelling te openen.

Best verkocht

Dezelfde producten als in de grafiek, maar met de exacte aantallen en de omzet erbij. Dat heb je nodig om een prijs bij te stellen.

Kortingen en bonnen

Twee dingen naast elkaar, omdat ze allebei het antwoord zijn op dezelfde vraag: waarom ligt de omzet lager dan het aantal tickets doet vermoeden?

• Een kortingscode is geld dat nooit binnenkwam. Je ziet per code hoeveel bestellingen ze opleverde en hoeveel korting er samen gegeven is, voor hoogstens acht codes. Het wordt geteld op de bestellingen van deze periode, niet op de teller van de code zelf — die loopt door over de jaren heen.
• Een cadeaubon is geld dat eerder al binnenkwam en nu ingeleverd wordt. Je ziet hoeveel bonnen er in de periode gebruikt zijn en voor welk bedrag.

Openstaande vragen

De supportvragen van je organisatie die nog niet afgesloten zijn — de vijf meest recente. Staat er niets open, dan verdwijnt het vakje: een kader met "geen open vragen" is na een week ruis waar niemand nog naar kijkt.

Vandaag aan de deur

Drie getallen die altijd over vandaag gaan:

• Verwacht — alle tickets die vandaag geldig zijn.
• Al binnen — hoeveel daarvan er al gescand zijn.
• Nog te verwachten — het verschil. Dit getal wordt nooit negatief.

Werk je met tijdsloten, dan staat er een tabel onder met per slot het uur, het aantal verkochte plaatsen tegenover de capaciteit, en hoeveel er van gescand zijn.

Staat er vandaag niets gepland, dan verdwijnt dit vakje van het dashboard van een eigenaar of beheerder. Bij een baliemedewerker en een scanner blijft het staan, met de melding Vandaag staat er niets gepland.

Omzet vandaag

Drie getallen die altijd over vandaag gaan, ook als je bovenaan een andere periode kiest:

• Balie — wat er vandaag aan de balie betaald is, met het aantal bestellingen.
• Online — wat er vandaag online betaald is, met het aantal bestellingen.
• Samen — alles van vandaag samen, ook verkoop via een reseller of vanuit de backoffice. Eronder staat hoeveel kassa's er nu open zijn.

Dit vakje zien de eigenaar, de beheerder en de baliemedewerker.

Externe passen

Dit vakje verschijnt alleen wanneer je UiTPAS of museumPASSmusées aanvaardt. Je zet dat aan bij Instellingen → Externe passen.

• UiTPAS-kansentarief — hoeveel keer er met een kansentarief verkocht is, en vooral: hoeveel korting je daarmee gegeven hebt. Dat bedrag is wat je laat liggen en bij je gemeente terugvordert.
• Museumpasbezoeken — hoeveel bezoeken er geregistreerd zijn. Daar wordt per bezoek voor uitbetaald, dus hier telt het aantal.

Geannuleerde registraties tellen niet mee.

Wie ziet wat

Rol	Wat die op het dashboard ziet
Eigenaar	Alles.
Beheerder	Alles.
Balie	Vandaag aan de deur en Omzet vandaag. Geen periodekeuze, geen grafieken.
Scanner	Alleen Vandaag aan de deur.

Dat is met opzet zo. Wie aan de deur staat, moet weten hoeveel mensen er nog moeten komen; wie achter de kassa staat, moet de lade kennen waar hij zelf op aanslaat. Geen van beiden hoeft de jaaromzet van de organisatie te kennen.

Meer over de rollen staat in Medewerkers en rollen.

Veelgestelde vragen

Mijn omzet klopt niet met mijn bankrekening. Dat kan ook niet. Het dashboard telt wat er verkocht is; je bank ziet wat er uitbetaald is, na de kosten van je betaalprovider en met een paar dagen vertraging. Voor de aansluiting met je boekhouding gebruik je de facturen en de exports, niet dit scherm.

Ik heb net iets verkocht en het staat er nog niet. De cijfers worden tot een minuut onthouden, zodat een dashboard met tien vakjes de databank niet tien keer lastigvalt. Ververs de pagina na een minuutje.

De vakjes laden pas wanneer ik naar beneden scrol. Dat klopt: elk vakje haalt zijn cijfers op wanneer het in beeld komt. Zo is de pagina meteen open in plaats van dat je op alles tegelijk wacht.

Kan ik dit exporteren? Niet vanaf dit scherm. Voor cijfers die je doorgeeft aan je boekhouder gebruik je de exports bij Bestellingen en bij Facturen aan kopers.