Ler o seu painel de controlo

O seu painel de controlo é o primeiro ecrã que vê quando inicia sessão. Não é contabilidade nem um relatório: é um olhar rápido sobre como as coisas estão a correr. Este artigo percorre cada quadro e diz, em cada caso, o que é contado exatamente e — igualmente importante — o que não está incluído.

Se encontrar um termo técnico que não conhece, consulte o glossário.

O que precisa antes de começar

• Uma conta com a função proprietário ou administrador. Só essas duas veem os números. O que um colaborador com a função Bilheteira ou Leitura de bilhetes vê está no fim deste artigo.
• Pelo menos uma venda. Um painel vazio diz simplesmente que ainda não há nada; não há nada avariado.
• Dez minutos.

Primeiro: o período no topo

No topo há um único menu pendente: Período. O que escolher aí aplica-se a quase todo o ecrã ao mesmo tempo. Por predefinição está em Este mês. Tem cinco opções:

Opção	O que é
Hoje	Da meia-noite à meia-noite.
Esta semana	De segunda-feira a domingo, inclusive.
Este mês	O mês civil inteiro, incluindo os dias que ainda faltam.
Este ano	De 1 de janeiro a 31 de dezembro, inclusive.
Personalizado	Escolhe uma data inicial e uma data final.

Se escolher Personalizado, aparecem dois campos de data: De e Até ao dia (inclusive). A data final conta por inteiro: se escolher de 5 de março até 5 de março, vê esse único dia da meia-noite à meia-noite. Aqui não pode escolher uma data no futuro.

A meia-noite é a sua. O dia começa e termina no fuso horário da sua organização, não no dos nossos servidores. Se trabalhar em Sófia ou em Auckland, o seu dia fecha à sua meia-noite. O fuso horário define-se em Configurar a sua organização.

Três quadros ignoram propositadamente o período: Hoje à porta, Volume de vendas hoje e Os próximos dias. Esses dizem respeito ao agora e ao amanhã. Quem em janeiro está a rever os números do ano passado continua a querer ver, entretanto, que sábado está quase cheio.

Dois blocos que só aparecem quando há algo a fazer

• Começar — a lista de verificação para uma organização nova. Consulte Primeiros passos. Desaparece assim que todos os passos estiverem concluídos.
• Um quadro sobre o seu plano — por exemplo, quando o período experimental está quase a terminar ou há uma fatura em aberto. O botão leva-o à página Assinatura.

Os números-chave

No topo há oito números, sob o título Números-chave, com o período escolhido a seguir. Por baixo dos cinco primeiros — Faturação, Encomendas, Bilhetes vendidos, Encomenda média e Reembolsado — aparece a comparação com o período anterior equivalente: para "este mês" é o mês anterior inteiro, para "esta semana" a semana passada, para "hoje" ontem. Se escolher um intervalo próprio, é um bloco de igual duração imediatamente anterior.

Um número sem comparação não diz nada. 4200 euros pode ser um bom mês ou um desastre, e isso depende do que aconteceu no mês anterior.

Faturação

Tudo o que foi pago no período, somado. Com IVA incluído, e incluindo o que foi vendido ao balcão da bilheteira.

Uma encomenda conta no dia em que foi paga, não no dia em que o visitante vem. Se alguém comprar hoje um bilhete para o próximo mês, o dinheiro entra hoje na sua faturação.

O que conta:

• encomendas pagas, tanto online como na bilheteira;
• encomendas parcialmente reembolsadas, pelo valor total — houve de facto uma venda, e o que foi devolvido aparece à parte em Reembolsado;
• vendas através de um revendedor e vendas criadas por si a partir do painel.

O que não conta:

• encomendas iniciadas mas nunca pagas (estão em Encomendas pendentes);
• encomendas totalmente reembolsadas — dessas não sobrou nada. Uma encomenda destas também desaparece, retroativamente, da faturação do período em que foi paga;
• encomendas canceladas e expiradas;
• saldo no cartão comprado juntamente com um bilhete: é dinheiro pago antecipadamente e não uma venda. Passa a faturação quando é gasto no bar.

Não subtraia simplesmente Reembolsado à Faturação. Um reembolso parcial continua na faturação e conta à parte em Reembolsado. Uma encomenda totalmente reembolsada já desapareceu da faturação, e conta também em Reembolsado. Quem subtrai um ao outro desconta, portanto, um reembolso total duas vezes.

Encomendas

Quantas encomendas pagas houve no período. Uma encomenda com quatro bilhetes é uma encomenda.

Bilhetes vendidos

O número de lugares vendidos, não o número de linhas de encomenda. Um bilhete de grupo para dez pessoas são dez lugares.

Os vales-oferta e os passes anuais não contam aqui: não dão origem a um bilhete que seja lido à sua porta. A faturação deles está, sim, incluída, porque entrou dinheiro.

Encomenda média

Faturação dividida por Encomendas, arredondada ao cêntimo. Se não houver encomendas, aparece zero — nunca se divide por zero.

Este número diz algo sobre os seus preços e as suas combinações. Se subir sem que tenha alterado os preços, as pessoas estão a comprar mais bilhetes de cada vez.

Reembolsado

Tudo o que devolveu no período, tanto reembolsos totais como parciais.

Um reembolso conta no dia em que foi executado, não no dia da venda. Vendido em fevereiro, reembolsado em março: a faturação fica em fevereiro e o reembolso em março. Os reembolsos ainda em curso não contam; só os vê quando estiverem concluídos.

Bilhetes lidos

De todos os bilhetes válidos neste período: quantos já foram lidos à sua porta, e que percentagem isso representa.

Atenção à diferença em relação a Bilhetes vendidos:

• Bilhetes vendidos olha para quando foi pago;
• Bilhetes lidos olha para o dia em que o bilhete é válido.

Um bilhete vendido em fevereiro para uma visita em março aparece em fevereiro como vendido e em março como esperado. Os bilhetes sem data (por exemplo, um bilhete aberto) não contam aqui: não há um dia em que alguém seja esperado. Os bilhetes cancelados e reembolsados também não — já ninguém vem por eles.

Não compareceu

A percentagem de visitantes que comprou um bilhete e não apareceu.

O cálculo: de todos os bilhetes que eram válidos num dia que já passou, quantos nunca foram lidos.

Duas coisas que muitas vezes são mal interpretadas:

• Hoje não conta. Quem ainda pode entrar esta tarde não é um no-show. O número só olha para dias que já terminaram completamente.
• Aparece um traço? Então ainda não há, neste período, dias passados com bilhetes. Isso é diferente de zero por cento: zero por cento significa "toda a gente apareceu", um traço significa "ainda não há nada para medir".

Um no-show de dez a vinte por cento é perfeitamente normal para um evento gratuito ou barato. Se se aproximar de metade, normalmente há algo de errado com o e-mail de lembrete ou com a hora dos seus horários.

Encomendas pendentes

Encomendas que foram iniciadas no período mas nunca pagas. Normalmente alguém que mudou de ideias ou cujo pagamento falhou.

Se este número estiver sistematicamente alto, veja em Ligar o seu fornecedor de pagamentos: um método de pagamento que não funciona tem exatamente este aspeto.

Os gráficos

Faturação por dia

Uma barra por dia, em três cores: online, bilheteira e outros. Este último é a venda através de um revendedor ou a venda criada por si.

As três cores juntas correspondem exatamente ao número da faturação no topo. É por isso que existe "outros": um gráfico que não soma o mesmo que o título por cima não está certo.

Se escolher um período de um trimestre ou mais (93 dias ou mais), o agrupamento passa a ser por mês. Um ano em 365 barrinhas já não é um gráfico, é um risco.

Bilhetes por produto

Os seus dez produtos mais vendidos, em lugares, do maior para o menor. Os vales-oferta e os passes anuais não aparecem.

Visitantes por hora

Duas linhas ao longo das horas do dia:

• Previsto — os lugares vendidos em horários que começam neste período, à hora em que esse horário começa.
• Lido — os bilhetes consumidos à sua porta neste período, à hora da leitura.

Se essas duas linhas estiverem desfasadas uma hora, toda a gente chega sistematicamente atrasada. Normalmente é motivo para alargar o seu primeiro horário ou para indicar a hora mais claramente no bilhete.

Se não trabalhar com horários, a linha prevista fica vazia.

Métodos de pagamento

Um gráfico circular com os montantes por método de pagamento: Bancontact, cartão, Bancontact Pay, numerário, vale-oferta, gratuito, revendedor e outros.

Isto vem dos pagamentos e não das encomendas. Se alguém pagar metade com um vale-oferta e metade com cartão, essa encomenda aparece aqui em duas partes. Um pagamento com cartão na bilheteira e um pagamento com cartão online ficam na mesma fatia: em ambos os casos, é um cartão.

Os pagamentos falhados, cancelados e ainda em curso não contam.

Origem do volume de vendas

A mesma faturação, mas por canal de venda: online, bilheteira, revendedor, painel. Para a maioria das organizações, a longo prazo, é este o número que mais importa — vende antecipadamente, ou há todos os sábados uma fila na caixa?

As listas

Os próximos dias

Os horários e eventos de hoje até sete dias depois, com a respetiva ocupação, pela ordem em que começam. Aparecem no máximo doze. Este quadro não segue a escolha do período.

A ocupação é vendidos a dividir pela capacidade. A cor indica quão cheio está: verde abaixo de 75 por cento, laranja a partir de 75 por cento, vermelho a partir de 90 por cento. Se um evento não tiver limite definido, aparece Sem limite e nenhuma percentagem — não há nada por que dividir.

Últimas encomendas

As dez últimas encomendas do período escolhido, com o respetivo estado. Incluindo as em aberto e as canceladas: este quadro serve para ver o que acabou de acontecer ("aquela senhora ao telefone pagou ou não?"), não para fazer a contabilidade. Clique na referência para abrir a encomenda.

Mais vendidos

Os mesmos produtos que no gráfico, mas com as quantidades exatas e a faturação. É disso que precisa para ajustar um preço.

Descontos e vales

Duas coisas lado a lado, porque ambas respondem à mesma pergunta: porque é que a faturação é mais baixa do que o número de bilhetes faria supor?

• Um código de desconto é dinheiro que nunca entrou. Vê, por código, quantas encomendas gerou e quanto desconto foi dado no total, para no máximo oito códigos. É contado sobre as encomendas deste período, não sobre o contador do próprio código — esse continua a somar ao longo dos anos.
• Um vale-oferta é dinheiro que já entrou antes e que agora está a ser utilizado. Vê quantos vales foram usados no período e por que montante.

Pedidos pendentes

As perguntas ao suporte da sua organização que ainda não estão fechadas — as cinco mais recentes. Se não houver nenhuma em aberto, o quadro desaparece: um quadro a dizer "nenhuma pergunta em aberto" é, ao fim de uma semana, ruído para o qual já ninguém olha.

Hoje à porta

Três números que dizem sempre respeito a hoje:

• Esperado — todos os bilhetes válidos hoje.
• Já entraram — quantos desses já foram lidos.
• Ainda por receber — a diferença. Este número nunca é negativo.

Se trabalhar com horários, aparece por baixo uma tabela com, por horário, a hora, o número de lugares vendidos face à capacidade, e quantos desses já foram lidos.

Se hoje não houver nada previsto, este quadro desaparece do painel de um proprietário ou administrador. Para um colaborador com a função Bilheteira ou Leitura de bilhetes continua visível, com a mensagem Não há nada agendado para hoje.

Volume de vendas hoje

Três números que dizem sempre respeito a hoje, mesmo que escolha outro período no topo:

• Bilheteira — o que foi pago hoje na bilheteira, com o número de encomendas.
• Online — o que foi pago hoje online, com o número de encomendas.
• Em conjunto — tudo o que é de hoje, incluindo vendas através de um revendedor ou a partir do painel. Por baixo aparece quantas caixas estão abertas neste momento.

Este quadro é visível para o proprietário, o administrador e o colaborador de bilheteira.

Passes externos

Este quadro só aparece quando aceita UiTPAS ou museumPASSmusées. Ativa-se em UiTPAS e tarifa social na sua bilheteira online e na caixa.

• Tarifa social UiTPAS — quantas vezes se vendeu com tarifa social e, sobretudo, quanto desconto deu com isso. Esse montante é o que deixa de receber e reclama junto do seu município.
• Visitas com passe de museu — quantas visitas foram registadas. O pagamento é feito por visita, por isso aqui conta o número.

Os registos cancelados não contam.

Quem vê o quê

Função	O que vê no painel de controlo
Proprietário	Tudo.
Administrador	Tudo.
Bilheteira	Hoje à porta e Volume de vendas hoje. Sem escolha de período, sem gráficos.
Leitura de bilhetes	Apenas Hoje à porta.

É propositado. Quem está à porta precisa de saber quantas pessoas ainda vão chegar; quem está na caixa precisa de conhecer a gaveta em que regista as vendas. Nenhum dos dois precisa de conhecer a faturação anual da organização.

Mais sobre as funções em Colaboradores e funções.

Perguntas frequentes

A minha faturação não corresponde à minha conta bancária. Nem pode corresponder. O painel conta o que foi vendido; o seu banco vê o que foi transferido, depois dos custos do seu fornecedor de pagamentos e com alguns dias de atraso. Para conciliar com a sua contabilidade, use as faturas e as exportações, não este ecrã.

Acabei de vender algo e ainda não aparece. Os números ficam em memória até um minuto, para que um painel com dez quadros não incomode a base de dados dez vezes. Atualize a página daqui a um minutinho.

Os quadros só carregam quando desço na página. É verdade: cada quadro vai buscar os seus números quando fica visível. Assim a página abre logo, em vez de ter de esperar por tudo ao mesmo tempo.

Posso exportar isto? Não a partir deste ecrã. Para números que entrega ao seu contabilista, use as exportações em Acompanhar encomendas e em Faturas aos seus compradores.