Vales-oferta

Um vale-oferta é um vale que alguém compra e que outra pessoa vem utilizar mais tarde. Este artigo explica o que é um vale destes em termos contabilísticos, como vendê-lo na sua loja online, como emiti-lo manualmente, como resgatá-lo na loja e na bilheteira, e como bloqueá-lo quando se perde. No fim deste artigo, sabe de cada vale para onde foi o seu dinheiro.

O que é, afinal, um vale-oferta

Um vale-oferta é dinheiro pago antecipadamente. Alguém dá-lhe hoje cinquenta euros e recebe em troca um código. Esse código é a prova de que a sua organização ainda lhe tem de fornecer, mais tarde, algo no valor de cinquenta euros: um bilhete, uma visita guiada, um livro da sua loja.

Para um tesoureiro, isso significa algo muito concreto. O dinheiro está na sua conta, mas ainda não foi ganho. Em termos contabilísticos, um vale-oferta emitido é uma dívida no seu balanço: uma obrigação perante o portador do vale. Só no momento em que o vale é resgatado e fornece mesmo alguma coisa é que esse montante passa de "dívida" para "receita". É por isso que a maioria das organizações não cobra IVA na venda do vale em si, mas só no resgate, quando fica claro o que é comprado e a que taxa.

Atenção: a forma exata de contabilizar isto depende do seu estatuto e do tipo de vale. Pergunte uma vez ao seu contabilista e anote a resposta. A Passavo regista os movimentos e fornece-lhe os números; o lançamento em si continua a ser uma escolha sua.

Consequência prática: um vale-oferta que ninguém venha resgatar fica na sua contabilidade até expirar. Um vale sem data de validade ficaria, portanto, eternamente como dívida no seu balanço. Por isso, cada vale na Passavo tem uma data de validade; mais abaixo lê como escolher o prazo.

A diferença em relação a um código de desconto

Os dois são constantemente confundidos, e não são de todo a mesma coisa.

	Código de desconto	Vale-oferta
O que é	Uma regra: menos dez por cento, ou menos cinco euros	Um saldo: dinheiro que alguém já pagou
Quem pagou	Ninguém. A organização dá o desconto	O comprador, antecipadamente
Depois de usar	O código continua a existir e volta a funcionar com o cliente seguinte	O saldo desce. Quando acaba, acabou
Na sua contabilidade	Menos volume de negócios	Primeiro uma dívida, depois receita
Pode ser usado aos bocados	Não	Sim, ao cêntimo

Se quiser fazer uma campanha ("dez por cento em dezembro"), use um código de desconto. Se quiser pôr nas mãos de alguém dinheiro que pode gastar na sua organização, use um vale-oferta.

O que precisa antes de começar

• A função Proprietário ou Administrador: só essas podem gerir produtos e vales-oferta. Se não souber que função tem, consulte Colaboradores e funções.
• Um meio de pagamento a funcionar, se quiser vender o vale online; consulte Ligar o seu fornecedor de pagamentos.
• Uma decisão sobre o montante: um montante fixo, ou deixa o comprador escolher.
• Uma decisão sobre o prazo de validade. Doze meses é o predefinido.
• Cerca de dez minutos para criar; depois disso, não custa mais nada.

Passo 1 — Vender um vale na sua bilheteira online

Esta é a forma habitual: coloca o vale entre os seus bilhetes, e os visitantes compram-no eles próprios com o cartão bancário.

1. No menu à esquerda, vá a Produtos.
2. Clique em Novo produto, no canto superior direito.
3. Em Tipo, escolha Vale-oferta. É isso que distingue um vale-oferta de um bilhete: um bilhete dá acesso, um vale-oferta dá saldo.
4. Dê ao produto um nome que o comprador perceba. "Vale-oferta" chega; "Vale-oferta 25 euros" é mais claro quando tem vários lado a lado.
5. No bloco O vale-oferta, em Valor do vale, escolha:

Opção	O que o comprador escolhe	Quando usar
Montante fixo (o preço deste produto)	Nada; o preço do produto é o saldo	Quer valores fixos, por exemplo 25, 50 e 100 euros como três produtos separados
O comprador escolhe	Ele próprio um montante, dentro dos limites abaixo	Quer que alguém possa oferecer exatamente 37 euros

6. Se escolher O comprador escolhe, pode preencher um Menor montante e um Maior montante. Se os deixar vazios, o comprador escolhe entre 5 e 500 euros. Só pode estreitar esses limites, não alargá-los: um vale abaixo de 5 ou acima de 500 euros não é possível. Os limites são mesmo impostos: quem alterar o formulário no navegador continua a não conseguir um vale de mil euros.
7. Se quiser, defina em Validade em meses um prazo próprio (pelo menos um mês). Se o deixar vazio, o vale é válido durante doze meses.
8. Clique em Criar. A partir desse momento, o vale aparece na loja entre os seus outros produtos.

Noutra moeda, esses limites ficam em montantes redondos da mesma ordem de grandeza: em ienes, por exemplo, entre ¥1.000 e ¥100.000. Leia Vender noutra moeda ou noutro país.

Porquê um máximo? Sem limite superior, um vale-oferta é uma forma fácil de branquear de uma só vez um montante elevado com um cartão bancário roubado: comprar com o cartão roubado, passar o código a outra pessoa, e o saldo fica separado do cartão. Por isso, aplica-se sempre um teto de 500 euros, mesmo que não preencha nada.

O que o comprador recebe

Depois do pagamento, é enviado automaticamente um e-mail ao comprador, com:

• o código em texto legível — para reencaminhar ou copiar;
• um código QR com esse mesmo código;
• a data de validade;
• botões para guardar o vale na Apple Wallet ou na Google Wallet;
• um PDF com a identidade visual da sua organização.

Esse PDF foi feito para imprimir. Abra-o, imprima-o em papel normal ou num papel um pouco mais grosso, dobre-o uma vez e ponha-o dentro de um cartão. O código aparece com tamanho suficiente para ser copiado à mão, e o código QR está lá para quem simplesmente o queira ler. Se não o quiser imprimir, reencaminhe o PDF como anexo de um e-mail; funciona igualmente bem.

Na página de pagamento, o comprador pode preencher, para cada vale, o Nome do destinatário, o Endereço de e-mail do destinatário e uma Mensagem no vale. O nome e a mensagem aparecem no vale; se deixar o nome vazio, aparece o nome dele. Se preencher um endereço de e-mail do destinatário, esse destinatário recebe uma cópia do e-mail. O comprador recebe sempre o vale, para o poder também entregar pessoalmente.

O código tem doze caracteres e não usa o zero, o O maiúsculo, o um, o I nem o L. É de propósito: um vale é copiado à mão, e "isso era um zero ou um O?" é exatamente o telefonema que não quer.

Passo 2 — Emitir um vale manualmente

Às vezes não vende um vale, mas oferece-o. Uma compensação depois de uma visita que correu mal, um prémio num quiz, uma troca com uma organização parceira, ou simplesmente uma venda na bilheteira que não passa pela caixa.

1. No menu, vá a Vales-oferta.
2. Clique em Emitir um vale-oferta.
3. Preencha o Montante, em euros: 25 ou 25,50.
4. Se quiser, preencha o Nome do destinatário e uma Mensagem no vale.
5. Se quiser, preencha um Endereço de e-mail do destinatário. Se o fizer, o vale é enviado de imediato para esse endereço, com o PDF. Se o deixar vazio, o vale existe, mas a Passavo não envia nada; nesse caso, imprime-o com Descarregar vale.
6. Deixe Válido até vazio para o prazo predefinido de doze meses, ou escolha uma data.
7. Escreva em Nota interna porque está a emitir o vale. Essa nota só é vista pela sua equipa, na gestão.
8. Clique em Criar. O vale abre-se logo, com o seu código.

Atenção: um vale emitido manualmente é tanto uma dívida como um vale vendido. Só que não houve dinheiro em contrapartida. Por isso, não ofereça montantes elevados de ânimo leve, e anote em Nota interna porque o deu.

Passo 3 — Resgatar um vale na loja

O visitante faz isto sozinho, online.

1. Põe os bilhetes no cesto e vai para a página de pagamento.
2. Aí há um bloco Código de desconto ou vale-oferta com um único campo Código.
3. Escreve o código e clica em Aplicar.
4. O montante do vale é descontado do total, e a loja diz logo quanto fica ainda no vale. Se ainda houver algo a pagar, paga o resto normalmente com o cartão bancário.

Por encomenda, pode ser usado um vale-oferta. Se o visitante escrever um segundo código de vale, este substitui o primeiro. Um código de desconto e um vale-oferta juntos numa encomenda já é possível.

Ser um campo para os dois é uma escolha consciente. Alguém com um papel na mão nem sempre sabe se tem um código de desconto ou um vale-oferta, e escolher o campo errado dá uma mensagem de erro que ninguém percebe.

Passo 4 — Resgatar um vale na bilheteira

1. Registe os produtos como sempre.
2. No bloco de pagamento, escreva o código do vale no campo Vale.
3. Clique em Resgatar.

Na bilheteira, um vale paga a venda toda ou nada: a caixa não consegue combinar um vale com dinheiro ou cartão na mesma venda. Há, por isso, quatro resultados:

Resultado	O que acontece	O que diz ao cliente
Vale gasto à justa	O saldo era exatamente o montante. O vale fica vazio	"Ficou totalmente pago com o seu vale. O vale está agora vazio."
Sobra saldo	O saldo era superior ao montante. O resto fica no vale	"Ainda ficam 17,50 euros no seu vale. Guarde-o, pode voltar a usá-lo até 3 de maio."
Saldo insuficiente	A caixa recusa e diz quanto ainda há no vale	"O seu vale ainda tem 12 euros. Fazemos o pagamento em duas vezes?"
Expirado, bloqueado ou esgotado	A caixa recusa e diz porquê. Num vale expirado, a data aparece na mensagem	"Este vale expirou a 3 de maio. Vou ver o que podemos fazer."

A segunda conversa é a mais importante. Diga sempre em voz alta quanto fica no vale e até quando. Sem essa frase, o visitante pensa que o resto se evaporou, deita o vale fora, e a organização fica com uma dívida nas contas que ninguém vem reclamar. Isso não é um golpe de sorte, é um visitante insatisfeito.

Se o vale tiver saldo insuficiente, faça o pagamento em duas vendas: primeiro produtos até ao saldo do vale, pagos com o vale, e depois o resto em dinheiro ou com cartão. Se o visitante preferir não dividir nada, pode também usar o vale online: aí paga simplesmente a diferença.

Um vale de cinquenta euros numa conta de dez euros desconta dez euros e não dá quarenta euros de troco; os quarenta euros ficam no vale. Um vale-oferta não é uma nota de banco.

Um vale expira no fim do seu dia de validade. Quem está na bilheteira às dez da manhã desse mesmo dia não deve ouvir que o vale expirou durante a noite.

Além disso, um vale só é debitado quando há pagamento efetivo. Se alguém desistir a meio do pagamento, ou se o cartão falhar, não perde o vale.

Passo 5 — Bloquear um vale

Bloqueia-se um vale quando se perdeu ou foi roubado, ou quando se enganou ao emiti-lo.

1. Vá a Vales-oferta.
2. Procure o vale pelo código ou pelo nome do destinatário. Se o comprador não tiver preenchido um destinatário, aparece aí o nome dele.
3. Abra o vale.
4. Clique em Bloquear, indique eventualmente um motivo e confirme.

O vale deixa logo de funcionar, na loja e na bilheteira. O saldo mantém-se. É de propósito: um vale que estava perdido e aparece mais tarde deve voltar a funcionar, e numa discussão tem de continuar visível quanto tinha. Com Desbloquear retira o bloqueio. Bloquear e desbloquear também é possível diretamente a partir da lista.

Na mesma página há mais algumas ações:

Ação	O que faz
Bloquear	O vale deixa de funcionar. O saldo mantém-se
Desbloquear	O bloqueio é retirado; o vale volta a funcionar
Corrigir saldo	Regista uma diferença, com um motivo obrigatório
Enviar vale por e-mail	Volta a enviá-lo, para um endereço à sua escolha
Descarregar vale	O PDF, para imprimir

Uma correção não substitui o saldo, regista uma diferença. Assim, fica visível no histórico que algo foi corrigido, por quem e porquê.

Por baixo do vale está o histórico: cada movimento como uma linha própria, com a encomenda e o colaborador. É o documento com que resolve uma discussão.

Na lista Vales-oferta pode filtrar por Estado (Utilizável, Esgotado, Expirado, Bloqueado) e por Expira dentro de um mês. Este último filtro é útil para ainda avisar os portadores.

Validade

Por predefinição, um vale é válido durante doze meses, contados a partir do dia em que foi emitido. Se quiser outro prazo, defina no produto um prazo próprio em Validade em meses. Um vale emitido manualmente fica com a data que escolher em Válido até, ou então também doze meses.

A data de validade aparece no PDF e no e-mail.

Erros frequentes

Criar um vale-oferta como código de desconto de cem por cento. Parece funcionar até o segundo cliente usar o mesmo código e entrar duas vezes de graça. Um código de desconto é uma regra, não um saldo.

Não verificar os limites de um montante livre. Se não preencher nada, um comprador pode escolher até 500 euros. Se isso for muito para a sua organização, defina um Maior montante mais baixo: um vale comprado com um cartão roubado acaba numa reclamação de pagamento junto do seu fornecedor de pagamentos.

Não dizer nada num resgate parcial. O visitante deita o vale fora e a organização fica com uma dívida que nunca se resolve. Uma frase na bilheteira resolve isso.

Eliminar o vale porque "já não é preciso". Não é possível, e ainda bem. Bloquear é o que procura.

Não dizer a data de validade em voz alta. Já está no vale e no e-mail, mas diga-a também na bilheteira. Um vale que expira sem que o portador saiba custa-lhe mais boa vontade do que vale o montante.

E se …

… o cliente tiver perdido o código?

Procure o vale pelo nome do destinatário (ou do comprador, se não foi preenchido um destinatário) na vista Vales-oferta. Se o encontrar, abra-o, clique em Enviar vale por e-mail e envie-o para um endereço à sua escolha. Se não o conseguir encontrar e o cliente não tiver qualquer prova, há pouco a fazer: um vale sem código não se distingue de um vale inventado.

… o vale acabou de expirar e o cliente está na bilheteira?

É uma decisão de política, não técnica. Um vale expirado deixa de funcionar, mesmo depois de uma correção do saldo. Se quiser ser tolerante, emita com Emitir um vale-oferta um novo vale com o montante restante, e ponha o antigo a zero com Corrigir saldo. Anote o motivo nos dois, para que fique no histórico e possa ver mais tarde quantas vezes o faz.

… alguém quiser usar o vale para algo mais caro?

É o caso normal. O vale cobre o que cobre, o resto é pago pelo cliente com o cartão bancário ou na bilheteira. Não precisa de fazer nada de especial.

… uma encomenda paga (em parte) com um vale for reembolsada?

Com Reembolsar na encomenda, só devolve a parte paga com dinheiro. O montante do vale não volta automaticamente para o vale. Se quiser isso, abra o vale, clique em Corrigir saldo, indique o montante como positivo e ponha o número da encomenda no motivo. Assim, fica também no histórico. Consulte Cancelar e reembolsar.

… quiser usar dois vales numa encomenda?

Não é possível: por encomenda, conta um vale. Use o segundo numa encomenda seguinte. Se mesmo assim os quiser juntar, retire com Corrigir saldo o saldo de um vale (montante negativo) e ponha-o com uma segunda correção no outro (montante positivo), sempre com o mesmo motivo.

Perguntas frequentes

Um vale pode ser usado aos bocados? Sim. É o caso normal: o que não se gasta fica no vale, ao cêntimo. Pode gastar um vale de cinquenta euros em dez visitas de cinco euros.

Posso anular um vale? Um pagamento com um vale anula-se com Corrigir saldo no vale: indique o montante como positivo, com o número da encomenda como motivo. Um reembolso da encomenda não o faz automaticamente. Vê a correção como uma linha separada no histórico.

Posso eliminar um vale? Não. Um vale emitido é uma dívida, e não uma linha que desaparece. Se o quiser tornar inutilizável, bloqueie-o. Assim, fica também visível que existiu, e é exatamente disso que precisa quando surge uma pergunta mais tarde.

Tenho de cobrar IVA na venda de um vale? Normalmente não no momento da venda, porque nessa altura ainda não está definido o que é comprado e a que taxa. O IVA pertence ao resgate. Fale sobre isto uma vez com o seu contabilista: depende do seu estatuto e do tipo de vale que vende.

Um vale-oferta vendido conta para o meu volume de negócios de hoje? No resumo da sua caixa, vê o dinheiro a entrar, porque está na sua conta. Na sua contabilidade, ainda não é receita, mas uma dívida. Essa diferença é normal; resolve-se sozinha assim que o vale é resgatado.