Rever as sessões de caixa e os relatórios Z

Na bilheteira, alguém abre a caixa de manhã e volta a fechá-la à noite. O que aconteceu entretanto pode ser consultado depois no ecrã Sessões de caixa. Este artigo destina-se a quem faz a verificação: o proprietário, o tesoureiro, o contabilista.

A forma de abrir a caixa, vender e fechá-la está explicada em A caixa da bilheteira.

O que é uma sessão de caixa?

Uma sessão de caixa é um turno numa caixa. Começa quando alguém abre a caixa com um fundo de caixa (os trocos na gaveta) e termina quando essa pessoa conta o dinheiro e fecha a caixa. No fecho fica registado o relatório Z: o volume de vendas desse turno, por taxa de IVA e por forma de pagamento, e a diferença entre o que devia estar na gaveta e o que lá estava.

Se houver duas caixas lado a lado, cada uma tem a sua própria gaveta e, portanto, a sua própria sessão e o seu próprio relatório Z.

O que é preciso de antemão

• A função Proprietário ou Administrador. As outras funções não veem este ecrã.
• Pelo menos uma sessão de caixa. Se a lista estiver vazia, ainda ninguém abriu a caixa.

Passo 1 — Abrir o ecrã

No menu da esquerda, clique em Caixa → Sessões de caixa.

No topo está o bloco Volume de vendas hoje, com três valores:

Campo	O que conta
Bilheteira	O que foi vendido hoje na bilheteira, com o número de encomendas
Online	O que foi vendido hoje na bilheteira online
Total	Tudo o que entrou hoje, incluindo o que veio de um revendedor ou de outra forma. Por baixo aparece quantas caixas estão abertas neste momento

Este bloco olha sempre para hoje e conta as encomendas de hoje. É uma vista do dia enquanto decorre, não um documento contabilístico. O que fica registado é o relatório Z de cada sessão.

Passo 2 — Ler a lista

Por baixo do bloco aparece cada sessão, da mais recente para a mais antiga.

Coluna	O que mostra
Número Z	O número do relatório Z: Z-1, Z-2, … Um traço enquanto a sessão estiver aberta
Aberta em	Quando a caixa foi aberta
Fechada em	Quando foi fechada, ou está aberta
Local	A que local pertencia a caixa
Dispositivo	Em que dispositivo de caixa; nenhum se a venda foi feita sem dispositivo
Esperado	O que, segundo a caixa, deve estar na gaveta
Contado	O que o operador de caixa contou no fecho
Diferença de caixa	Contado menos esperado
Estado	Em aberto ou Fechado

O Esperado é o fundo de caixa, mais o que foi vendido em numerário, menos o que foi devolvido em numerário, mais o que foi depositado na gaveta e menos o que foi retirado. O valor vai sendo atualizado enquanto a sessão está aberta.

A diferença de caixa tem uma cor:

• cinzento: sem diferença, ou a sessão ainda não foi fechada;
• vermelho: uma falta — havia menos na gaveta do que o esperado;
• laranja: uma sobra — havia mais. Também isso é um sinal: normalmente foi vendido algo que não foi registado.

Existe ainda uma coluna Aberto por, que está oculta por predefinição. Ative-a com o botão de colunas no canto superior direito da lista. Com o ícone do funil (Filtros) mostra apenas as sessões abertas ou apenas as fechadas.

Passo 3 — Ver um relatório Z

Numa sessão fechada, clique em Ver relatório Z. Abre-se uma janela com cinco blocos:

Bloco	O que contém
Sessão	Quando foi aberta e fechada, o local, o dispositivo e quem a fechou
Vendas por taxa de IVA	Por taxa, o valor sem IVA (Líquido), o IVA e o valor com IVA (Bruto), com o total em baixo
Por forma de pagamento	Quantas vezes e por que valor se pagou em numerário, com cartão ou de outra forma
Gaveta da caixa	Fundo de caixa, vendas em numerário, devoluções em numerário, depósitos, retiradas e, por baixo, o esperado, o contado e a diferença de caixa
Diário e TSE	Quantas linhas há no diário de caixa, os seus números sequenciais e o último código de controlo, e se há uma TSE associada

O relatório Z é um retrato do momento. É calculado no fecho e nunca mais é alterado depois. É precisamente esse o objetivo: o que o contabilista lê hoje, lê também daqui a um ano.

A TSE diz respeito a clientes na Alemanha. Se não houver nenhuma, o relatório indica-o. Para clientes belgas e neerlandeses não é preciso fazer nada; consulte Caixa na Alemanha: TSE e KassenSichV.

Passo 4 — Exportar o diário de caixa

O contabilista quer os dados em bruto? Clique em Exportar diário, no canto superior direito.

1. Em Dia, escolha o dia pretendido.
2. Em Formato, escolha:
   • CSV (para o contabilista) — abre no Excel;
   • JSON ao estilo DSFinV-K (auditoria alemã) — só é necessário numa inspeção fiscal alemã.
3. Confirme. O ficheiro é transferido.

A exportação contém todos os movimentos de caixa desse dia, de todas as caixas em conjunto. Os códigos de controlo do diário vão incluídos, para que quem recebe o ficheiro possa verificar que nada foi retirado. Porque é que o diário não pode ser alterado está explicado em A caixa da bilheteira.

O que não é possível fazer aqui

• Abrir ou fechar uma sessão. Isso faz-se na própria caixa.
• Alterar ou apagar uma sessão ou um relatório Z. Isso não é possível em lado nenhum: uma caixa da qual as coisas podem desaparecer já não prova nada.

E se …

E se uma sessão estiver há dias "Em aberto"?

Então alguém se esqueceu de a fechar. Abra a caixa nesse dispositivo e feche-a na mesma, com o valor que está agora na gaveta. Consulte A caixa da bilheteira.

E se não aparecer o botão "Ver relatório Z"?

O botão só aparece numa sessão fechada. Uma sessão aberta ainda não tem relatório Z.

E se a diferença de caixa estiver vermelha todos os dias?

Uma falta pontual de alguns euros é um erro de contagem. Se for no mesmo sentido dia após dia, veja quem abriu a caixa (coluna Aberto por) e se toda a gente regista o dinheiro que sai da gaveta. Uma diferença é guardada, não apagada: é precisamente por isso que se consegue ver um padrão destes.

Perguntas frequentes

Porque é que o "Total" é maior do que Bilheteira mais Online? Porque o Total também conta as vendas através de revendedores e de outros canais, que não têm campo próprio.

Porque é que as "Vendas de hoje" diferem do meu relatório Z? As Vendas de hoje contam todas as encomendas de hoje, de todas as caixas em conjunto, com numerário, cartão e online misturados. Um relatório Z conta uma sessão de uma caixa, desde a abertura até ao fecho.

A bilheteira pode ver este ecrã? Não. Apenas o proprietário e o administrador.