Organização e local

Há duas palavras que aparecem constantemente neste manual: organização e local. Se as perceber, o resto encaixa naturalmente. Se não as perceber, faz na primeira semana uma escolha de que se vai arrepender um ano depois. Este artigo explica-as e ajuda-o a escolher.

Não precisa de mexer em nenhuma definição para isso. Leia-o uma vez e fica a saber no que se está a meter.

O que precisa antes de começar

• Dez minutos e nenhum conhecimento prévio.
• Uma ideia de quem é: uma única associação, ou várias.
• Uma ideia de para onde vai o seu visitante: um único sítio, ou vários.
• Se quiser preencher logo, precisa da função proprietário para a organização e da função proprietário ou administrador para os locais. Consulte Colaboradores e funções.

Se encontrar um termo técnico que não conhece, consulte o glossário.

O que é uma organização?

Uma organização é o cliente no sistema. É aquilo a que estão associados os seus produtos, as suas encomendas, os seus bilhetes e o seu dinheiro. Pense em: a associação, o clube, o local de visita, a empresa.

Tudo o que cria está em exatamente uma organização. Um produto da organização A não está à venda na loja da organização B. Uma encomenda de A não aparece nos números de faturação de B. Não se veem uma à outra.

Três exemplos, do mais simples ao menos simples:

• Uma sala de fuga como empresário em nome individual. Uma organização. O gerente é o único proprietário, e todos os bilhetes, encomendas e faturas estão aí.
• Uma associação sem fins lucrativos com duas secções. Um grupo de história local com uma secção "museu" e uma secção "caminhadas". Uma pessoa coletiva, uma conta, uma contabilidade. Portanto: uma organização. As duas secções passam a ser dois locais, ou simplesmente dois grupos de produtos.
• Um município com três museus. Se os três museus emitem as mesmas faturas, usam o mesmo número de IVA e a sua faturação vai para o mesmo bolo, é uma organização com três locais. Se os três museus quiserem cada um os seus próprios números de faturação, os seus próprios colaboradores e a sua própria bilheteira online, passam a ser três organizações.

Quando criar duas, quando criar uma?

Uma pergunta leva-o quase sempre à resposta certa: quem emite a fatura e para que conta vai o dinheiro? Se a resposta for sempre a mesma, é uma organização.

Situação	Quantas organizações	Porquê
Uma associação, duas salas no mesmo município	Uma	Mesma pessoa coletiva, mesma conta. As salas passam a ser locais.
Uma associação, duas secções cada uma com a sua atividade	Uma	Uma contabilidade. Separe com locais ou com produtos, não com organizações.
Duas associações, cada uma com os seus estatutos	Duas	Duas pessoas coletivas, dois números de IVA, duas faturas.
Município com três museus, uma tesouraria municipal	Uma	Um único destinatário do dinheiro. Três locais.
Município com três museus que fazem contas em separado	Três	Cada museu tem a sua própria contabilidade.
Um museu e a respetiva associação de amigos	Duas	São duas entidades jurídicas diferentes.
Uma sala de fuga, duas salas	Uma	Um só negócio. As salas passam a ser produtos, não locais.
Um festival, todos os anos uma nova edição	Uma	A edição é um evento dentro da mesma organização.

Atenção: uma segunda organização não é um extra gratuito. Tem as suas próprias definições, o seu próprio fornecedor de pagamentos, os seus próprios colaboradores, o seu próprio link para a bilheteira online e a sua própria faturação. Tudo o que configurar, configura duas vezes. Crie, portanto, uma segunda apenas quando a contabilidade o exigir.

Se, mesmo assim, pertencer a duas organizações, muda no topo do menu, no nome da sua organização. Com um só início de sessão pode pertencer a várias organizações.

O que é um local?

Um local é o sítio físico aonde o seu visitante se dirige. A sua sala, o seu edifício, o seu recinto, o cais de onde parte o barco, a tenda na praça.

Um local tem um nome tal como o visitante conhece o sítio — esse nome aparece no bilhete. Tem uma morada. Tem um fuso horário, que determina o que significa "hoje" para os horários desse sítio. E tem um horário de abertura.

Exemplos:

• Um clube desportivo com um bar: um local.
• Um museu com um edifício principal e uma reserva que se pode visitar duas vezes por ano: dois locais, porque o visitante tem de ir a outro sítio.
• Uma associação que este ano faz o seu jantar de angariação de fundos no salão paroquial e no próximo ano na escola: dois locais, ou um local que vai ajustando. As duas opções funcionam; dois é mais claro se quiser conservar os bilhetes antigos.
• Um grupo de teatro que atua na mesma sala, mas em três noites: um local, três eventos.

Desative um local quando já não vende nele. Desaparece então das listas de seleção de produtos, dispositivos e disposições de caixa (onde já estava escolhido, mantém-se), mas o que já foi vendido fica intacto.

Horário de abertura e horários

Esta é a parte que corre mal com mais frequência, por isso leia-a com calma.

O horário de abertura de um local é uma lista de blocos por dia da semana. Para cada dia, adiciona zero, um ou vários blocos com uma hora de início e uma hora de fim. Um dia sem blocos está fechado.

• Aberto sem interrupção das 10 às 17 horas? Um bloco: 10:00 – 17:00.
• Pausa para almoço das 12 às 13? Dois blocos: 10:00 – 12:00 e 13:00 – 17:00. Não é uma exceção, são simplesmente dois blocos.
• Fechado à segunda-feira? Nenhum bloco na segunda-feira.
• Fechado a 11 de novembro? Isso é uma exceção: uma data que se sobrepõe ao dia da semana. Uma exceção sem horas significa fechado, mesmo que calhe numa terça-feira normal.

Um horário é um momento com um número máximo de lugares: a visita guiada das 14 horas, a sessão de sauna das 10 às 12. Quando manda criar horários, o gerador usa o horário de abertura do seu local como limite. Uma segunda-feira fechada não gera, portanto, horários à segunda-feira.

Atenção: se o seu local não tiver horário de abertura, não há qualquer limite. O gerador cria então sessões em qualquer momento que indicar, até às 3 da manhã. É por isso que a lista de locais tem uma coluna Horário de abertura com uma marca: vê num relance que local não tem esse limite.

Se vender apenas bilhetes diários sem hora, não precisa de horários. Mesmo assim, preencha o horário de abertura — custa-lhe cinco minutos e salva-o no dia em que começar a trabalhar com horas. Consulte Horários.

Como tudo se relaciona

De cima para baixo, cada nível depende do nível acima:

Organização  (a associação, o clube, o local de visita)
│  nome, morada, número de IVA, código da organização,
│  idiomas, identidade visual
│  uma bilheteira online, um fornecedor de pagamentos, uma lista de colaboradores
│
├── Local  (o sítio aonde o visitante se dirige)
│   │  nome no bilhete, morada, fuso horário,
│   │  horário de abertura
│   │
│   ├── Horário  (um momento com um número máximo de lugares)
│   │       limitado pelo horário de abertura deste local
│   │
│   └── Dispositivo  (o telemóvel ou a caixa que aqui está)
│
├── Produto  (o que vende: bilhete, lugar à mesa, visita guiada)
│   │  associado a um único local, ou a todos os locais
│   │
│   └── Preço  (por canal: online, bilheteira, revendedor)
│          sem preço online, o produto não aparece na sua loja
│
└── Encomenda  (o que um visitante compra)
    │
    └── Bilhete  (um código QR, para uma pessoa, válido uma vez)

Leia-o também de baixo para cima, porque é assim que se descobrem os erros. Um bilhete pertence a uma encomenda, uma encomenda a produtos, um produto a um local (ou a todos os locais), e tudo à sua organização. Se faltar o preço online, o visitante não vê o produto.

Eliminar ou desativar um local

Um local onde nunca funcionou uma caixa pode ser eliminado: abra-o em Definições → Locais e clique em Eliminar.

Se alguma vez funcionou uma caixa no local, isso não é possível. As sessões de caixa, os relatórios Z e o diário de caixa têm de ser conservados durante anos por lei — na Alemanha ao abrigo da KassenSichV, noutros países ao abrigo da legislação contabilística. Em vez de Eliminar aparece então Definir como inativo. Um local inativo desaparece das listas de seleção; as suas sessões de caixa, relatórios Z e encomendas ficam guardados.

Se eliminar vários locais de uma vez na lista, Passavo ignora os locais com sessões de caixa e diz-lhe porquê.

Erros frequentes

• Criar uma segunda organização quando precisava de um segundo local. Este é o erro mais caro desta página. Divide a sua faturação, tem de ligar duas vezes um fornecedor de pagamentos, os seus colaboradores ficam em dois sítios e partilha dois links em vez de um. Pergunte-se primeiro se saem realmente duas faturas para o exterior.
• Deixar o horário de abertura em branco. O seu gerador de horários fica então sem limite. Preencha-o antes de criar sessões, não depois.
• Tentar definir a pausa para almoço como exceção. Uma pausa são dois blocos no dia da semana. As exceções são para datas.
• Eliminar um local no fim da época. Desative-o. Eliminar apaga também todos os horários desse local, e os seus produtos perdem o local — e, com ele, a morada no bilhete.
• Dar ao local o nome que tem internamente. "Sala B" vai aparecer no bilhete do visitante. Escreva o que ele tem de procurar na rua.

E se …

E se já tiver duas organizações e devia ser só uma?

Nesse caso, não mude simplesmente o que já foi vendido. Escolha a organização com que vai continuar, crie aí os locais e produtos em falta, e pare a outra organização desligando a sua loja. Peça-nos ajuda antes de eliminar alguma coisa.

E se o meu evento se realizar todos os anos num sítio diferente?

Crie um local por cada sítio e mantenha o antigo como inativo. Assim, o bilhete do ano passado continua a mostrar a morada certa.

E se não tiver um local fixo?

Crie então um com o nome da sua associação e a morada da sua sede. Um produto sem local é possível, mas nesse caso o bilhete não mostra nenhum sítio nem morada. Além disso, a lista de verificação no seu painel de controlo pede um local ativo, e os horários estão sempre associados a um local.

E se dois locais partilharem a mesma capacidade?

Não é possível. A capacidade está associada a um horário, e um horário está associado a um único local. Se partilhar uma sala entre duas atividades, crie um único local e separe com produtos.

E se precisar de uma segunda organização?

Peça-nos. Uma segunda organização tem as suas próprias definições e a sua própria linha de assinatura; configuramos isso consigo, para que não pague duas vezes o mesmo por engano.

Perguntas frequentes

Posso aceder a duas organizações com um único início de sessão? Sim. Uma conta pode pertencer a várias organizações, com uma função própria em cada uma. Muda de organização no topo do painel.

Duas organizações têm cada uma o seu link para a bilheteira online? Sim, e é precisamente por isso que não se devem criar duas de ânimo leve. Cada organização tem o seu próprio código da organização e, portanto, o seu próprio endereço. Consulte Configurar a sua organização.

Cada local tem de ter a sua própria morada? Não é obrigatório, mas é sensato. A morada do local aparece no bilhete, no e-mail do bilhete e no passe da carteira, e o visitante usa-a para o encontrar.

Um produto pode pertencer a vários locais? A um único local, ou a todos: se deixar o campo Local do produto em branco, aplica-se a todos os locais — mas nesse caso não aparece nenhuma morada no bilhete. Se quiser a morada no bilhete, ou um preço diferente por sítio, crie dois produtos com o mesmo nome, cada um com o seu local.

Porque é que "local" está em Definições e não em Vendas? Porque um local faz parte da configuração da sua organização e não das suas vendas do dia a dia. Cria-o uma vez e depois raramente volta a olhar para ele.