Eventos

Este artigo põe online, de uma só vez, um evento único: um nome, uma data e alguns tipos de bilhete, cada um com o seu preço. Há um assistente para isso, para que não se esqueça de nada. Conte com um quarto de hora, e o seu jantar fica na sua loja.

O que é um evento?

Um evento é um momento único com nome próprio, data própria e número de lugares próprio: o jantar de sábado, 13 de março, o quiz de sexta à noite, a antestreia das 20h, o concerto de Natal.

A diferença em relação a um produto normal está na data. Um evento tem uma e termina a seguir: no dia seguinte, já não aparece na sua loja. Um produto normal — um bilhete diário para o seu museu — continua à venda até o desativar.

Aliás, um evento não é uma coisa diferente de um produto. É um produto com uma data. Nota-se isso quando abre um para o editar: obtém o mesmo formulário que para um produto, com a mesma lista de preços por baixo. O ecrã Eventos apenas os agrupa de outra forma, para que não tenha de pensar em como as coisas funcionam por dentro.

Evento ou produto normal?

Se tiver dúvidas, use esta tabela.

O que vende	Escolha	Porquê
Jantar a 13 de março	Evento	Uma data, termina a seguir
Quiz de sexta à noite	Evento	Idem
Espetáculo em três noites	Três eventos	Cada noite com a sua própria capacidade
Bilhete diário para o seu museu, o ano inteiro	Produto	Sem data de fim
Visita guiada todos os sábados às 14h	Produto com horários	Repete-se, com uma hora
Curso de seis aulas, vendido em conjunto	Série	Uma venda, vários momentos
Mercado de Natal, três dias de entrada livre	Produto por dia ou um só produto	Sem capacidade fixa por momento

Regra prática: se se repete, é um produto. Se acontece uma vez, é um evento. Se o seu visitante tiver de escolher uma hora, precisa de horários nos dois casos; consulte Horários.

O que precisa antes de começar

• Uma conta com a função Proprietário ou Administrador.
• O nome do seu evento, tal como deve aparecer na loja.
• A data.
• Um ou mais locais ativos preenchidos, se o seu evento se realizar num sítio específico.
• Os tipos de bilhete que vende, com o respetivo preço. Se não conhece a sua taxa de IVA, leia primeiro Produtos e preços.
• Um quarto de hora.

Se encontrar uma palavra que não conhece, ela está no glossário.

Organizar um evento

Passo 1 — abrir o assistente

1. No menu à esquerda, clique em Vendas e depois em Eventos.
2. Vê agora a lista dos seus eventos, com a data, os lugares e quantos foram vendidos. Se ainda não houver nada, vê a mensagem de que ainda não existem eventos.
3. Clique em Novo evento, no canto superior direito. Abre-se um assistente com dois passos. No topo vê esses dois passos: O evento e Tipos de bilhete.

Passo 2 — o evento

Preencha:

Campo	O que preenche
Nome do evento	Um campo por cada idioma que a sua loja mostra. O seu idioma predefinido é obrigatório.
Data	Obrigatório. Clique no campo e abre-se um calendário.
Local	Deixe vazio se o seu evento não estiver associado a um único local. Só aparecem os locais ativos.
Lugares no total	Deixe vazio para ilimitado. Leia o aviso abaixo.
Descrição	Aparece na sua loja por baixo do nome. Três linhas de texto.
Conjunto de IVA	As taxas de IVA que se aplicam a este evento. A Passavo propõe o conjunto do país do seu local; consulte IVA na venda de bilhetes: conjuntos de IVA por país.

Atenção: Lugares no total é um só bolo para todos os tipos de bilhete em conjunto. Se indicar 220 num evento com um bilhete de adulto e um de criança, vende no máximo 220 bilhetes no total, em qualquer proporção. É um limite rígido: a sua bilheteira online, a sua caixa e os seus revendedores vendem do mesmo bolo e param automaticamente quando se esgota. Vê o número na lista, na coluna Lugares, e altera-o em cada tipo de bilhete, no bloco Capacidade: é sempre o mesmo bolo, por isso basta alterá-lo uma vez. Um evento que tenha criado antes pode ainda ter um Máximo por dia próprio por tipo de bilhete; isso continua a funcionar como antes.

Depois, clique em Próximo.

Passo 3 — os tipos de bilhete

Um tipo de bilhete é uma categoria de bilhete: Adulto, Criança, Bilhete de apoio.

Vê um bloco. Para cada tipo de bilhete preenche três coisas:

• Nome — por exemplo Adulto. Se o deixar vazio, há apenas um tipo de bilhete e chama-se simplesmente como o seu evento.
• Preço — em euros, ou seja 25 ou 12,50. Pode usar vírgula. Zero também é permitido: nesse caso, é uma inscrição gratuita.
• Taxa de IVA própria — se deixar este campo vazio, o tipo de bilhete recebe a taxa para entradas do conjunto de IVA do passo 2 (vê essa taxa a cinzento no campo). Se indicar uma percentagem, como 6 ou 0, essa taxa aplica-se a este tipo de bilhete.

Clique em Adicionar um tipo de bilhete para cada tipo seguinte. Aparece então mais um bloco.

Em baixo está o interruptor O mesmo preço também na bilheteira. Está ligado, e normalmente é isso que pretende: obtém logo um preço online e um preço de bilheteira com o mesmo montante. Se o desligar, só vende este evento online até acrescentar um preço de bilheteira.

Clique em Criar.

Um exemplo completo: o jantar da filarmónica

A filarmónica organiza no sábado, 13 de março de 2027, uma noite de esparguete no salão paroquial. Os adultos pagam 18 euros, as crianças 10 euros, e quem não pode vir mas quer ajudar compra um bilhete de apoio de 5 euros. Há lugar para cento e cinquenta pessoas. O IVA sobre a refeição é de 6%; o bilhete de apoio é um donativo e fica a 0%.

Passo 1. Vendas → Eventos → Novo evento.

Passo 2 — o evento.

• Nome do evento: Noite do esparguete da filarmónica
• Data: 13/03/2027
• Local: Salão paroquial
• Lugares no total: 150
• Descrição: Esparguete com molho caseiro, servido das 17h às 21h. Opção vegetariana a pedido.
• Conjunto de IVA: deixe o que a Passavo propõe.

Clique em Próximo.

Passo 3 — os tipos de bilhete. Preenche três blocos. Como a refeição e o bilhete de apoio têm cada um a sua própria taxa, indica aqui a taxa de IVA:

Nome	Preço	Taxa de IVA própria
Adulto	18	6
Criança	10	6
Bilhete de apoio	5	0

Deixe O mesmo preço também na bilheteira ligado: à entrada vende os mesmos bilhetes ao mesmo preço.

Clique em Criar.

O que vê agora. Volta à lista de eventos. Há três linhas com a data 13/03/2027:

• Noite do esparguete da filarmónica — Adulto
• Noite do esparguete da filarmónica — Criança
• Noite do esparguete da filarmónica — Bilhete de apoio

Cada linha tem a sua própria coluna Vendido, que está a zero. Não é um erro: cada tipo de bilhete é, por dentro, um produto próprio, e já voltamos a isso.

Na sua loja, o evento aparece com os seus três bilhetes uns por baixo dos outros, cada um com o seu seletor de quantidade:

Um visitante escolhe dois adultos e uma criança, paga e recebe os bilhetes por e-mail. À entrada, os bilhetes são lidos. Consulte App de leitura e equipa de controlo.

Porque é que cada tipo de bilhete é uma linha própria

Isto confunde quase toda a gente na primeira vez, por isso eis a razão.

Um bilhete de criança tem o seu próprio preço, a sua própria taxa de IVA e o seu próprio contador. Três coisas que variam independentemente. Se as metesse num só produto, deixaria de poder dizer quantas crianças vêm, e a sua declaração de IVA deixaria de bater certo quando a comida está a 6% e a bebida a 21%.

O que isso significa para si, na prática:

• na lista de eventos vê-os agrupados por data, com o número vendido em cada linha;
• a edição faz-se por tipo de bilhete: clique na linha e obtém o mesmo formulário que para um produto normal, com os preços por baixo;
• para acrescentar um tipo de bilhete, crie um novo produto com a mesma data; junta-se automaticamente aos restantes;
• para retirar da venda um tipo de bilhete, desative esse produto. Os restantes mantêm-se.

O número em Vendido vem das linhas de encomenda e não dos bilhetes: um bilhete de grupo de dez lugares conta como dez. Conta as encomendas pagas, as que aguardam pagamento e as parcialmente reembolsadas. Uma encomenda cancelada, expirada ou totalmente reembolsada deixa de contar; um bilhete cancelado isoladamente numa encomenda paga continua a contar.

Um evento com vários turnos

A hora de um evento não é indicada à parte. Não é um esquecimento: na maioria dos jantares o serviço é contínuo, e uma hora não tem significado.

Se organizar dois turnos — 12h e 18h, cada um com o seu número de lugares —, tem duas possibilidades.

Abordagem	Quando
Dois eventos	Os turnos são mesmo independentes: capacidade própria, preço próprio, talvez até um nome diferente
Um evento com horários	É a mesma venda, só com uma hora diferente

Para dois eventos, percorra simplesmente o assistente duas vezes, por exemplo com os nomes Noite do esparguete — almoço e Noite do esparguete — jantar.

Para horários, crie o evento como acima e vá depois a Vendas → Horários. Assim que houver horários preparados para um tipo de bilhete, o seu visitante tem obrigatoriamente de escolher um. Se trabalhar com vários tipos de bilhete, corra o gerador para cada um deles: cada um tem os seus próprios horários com os seus próprios lugares. Consulte Horários.

Um horário é também a forma de impor um limite rígido às suas vendas. A capacidade de um horário é controlada online e na bilheteira, e um horário cheio já não pode ser comprado por ninguém. Se quiser isso num evento sem turnos, crie um horário por tipo de bilhete no dia do seu evento: defina De e Até ao dia (inclusive) para esse dia, e Primeiro arranque e Último arranque para a mesma hora.

Inscrições gratuitas

Defina o preço como 0.

O seu visitante passa então pela mesma encomenda, preenche os mesmos dados, recebe o mesmo e-mail de confirmação e o mesmo bilhete para leitura — mas não há pagamento. Não é encaminhado para uma página de pagamento.

É útil para:

• uma assembleia geral em que quer saber quantas cadeiras tem de pôr;
• um dia aberto com um número limitado de lugares;
• uma palestra gratuita para a qual quer mesmo assim uma lista de participantes;
• uma lista de espera, em que entra em contacto mais tarde.

Nesse caso, ligue Nome no bilhete no produto: a encomenda pede então o nome de cada participante, e fica logo com a sua lista. Consulte Produtos e preços.

Atenção: gratuito significa também sem compromisso. Quem não paga nada falta com mais facilidade. Num evento gratuito com lugares limitados, peça à vontade um euro simbólico, ou envie um lembrete na véspera.

Pagar sem rede no bar

Se vende bebidas com um saldo no passe, o seu evento tem o bloco Pagar sem rede. Aí escolhe quanto um dispositivo sem rede pode debitar de um passe: por predefinição 10 euros, e 0 significa nada sem rede. Só o proprietário e o administrador o podem alterar.

Se o definir acima de 25 euros, o ecrã mostra, ao guardar, quanto um passe pode gastar no pior cenário com todos os seus dispositivos em conjunto. Como funciona e como calcular o pior cenário está explicado em Saldo do bar.

Depois do evento

Um evento terminado desaparece automaticamente da sua bilheteira online. Não precisa de fazer nada: no dia seguinte à data, já não aparece.

No painel continua lá, com todas as encomendas, bilhetes e leituras. É a sua lista de participantes do ano passado, e vai querer encontrá-la no ano seguinte — para saber quanto esparguete tem de cozinhar, ou para convidar as pessoas do ano passado.

Por predefinição, a lista de eventos mostra apenas o que está para vir. No topo está o filtro Só o que ainda está para vir; desligue-o e vê também os eventos do ano passado.

O que pode fazer a seguir: no menu Bilhetes, ver cada bilhete vendido, com o nome, o produto, a data e se foi lido — assim vê quantos dos bilhetes vendidos entraram de facto. As encomendas propriamente ditas estão em Encomendas (consulte Acompanhar encomendas). E pode copiar o evento do ano passado em Vendas → Produtos, com o botão Copiar junto de cada tipo de bilhete, e depois ajustar a data e os preços.

O que fica nos passes depois do evento

Se vende bebidas com um saldo no passe, o seu evento tem o bloco Pedir a devolução do saldo restante. O seu visitante pede ele próprio o que sobra, com um botão no seu passe, sem custos. A organização escolhe duas coisas:

• até quando: por predefinição 30 dias após o evento;
• por que via: o mesmo meio de pagamento (predefinição), ou sempre uma transferência bancária.

O que ainda estiver num passe depois disso fica para a organização. Como funciona está explicado em Saldo do bar.

Erros frequentes

Somar os lugares de cada tipo de bilhete. Lugares no total aplica-se a todos os tipos de bilhete em conjunto: 150 lugares são 150 visitantes, adultos e crianças juntos. Indique, portanto, o número de cadeiras na sala, e não o número por tipo de bilhete.

Criar três produtos avulsos em vez de usar o assistente. É permitido, mas acaba por se esquecer do terceiro preço. O assistente guarda o evento e todos os seus tipos de bilhete de uma só vez.

Esquecer a data. Sem data, não é um evento mas um produto normal, e não termina sozinho. O assistente exige a data; se criar o evento como produto, o campo Data do evento passa facilmente despercebido.

Editar o evento do ano passado em vez de o copiar. Perde então a sua lista de participantes: as encomendas do ano passado passam de repente a apontar para um evento deste ano. Copie-o e ajuste a cópia.

Desligar "O mesmo preço também na bilheteira" sem acrescentar um preço de bilheteira. A sua caixa à entrada recusa então o bilhete, porque não há preço para o canal Bilheteira. Acrescente um no tipo de bilhete.

E se …

E se o meu evento não aparecer na loja?

Verifique por esta ordem:

1. A marca Ativo está ligada no tipo de bilhete?
2. A data é hoje ou posterior? Um evento de ontem desaparece sozinho.
3. O tipo de bilhete tem um preço para o canal Online que seja válido hoje?

E se me tiver esquecido de um tipo de bilhete?

Vá a Vendas → Produtos, crie um novo produto do tipo Evento com o mesmo nome e a mesma data, e atribua-lhe um preço. Ou, ainda mais rápido: copie um tipo de bilhete existente do mesmo evento, ajuste o nome e o preço, e ative-o.

E se o evento não se realizar?

Desative todos os tipos de bilhete, para que nada mais seja vendido. Os bilhetes vendidos continuam a existir — é de propósito, porque assim sabe quem tem de avisar. O reembolso e o cancelamento dos bilhetes fazem-se nas encomendas; consulte Cancelar e reembolsar. Se preferir manter o dinheiro na organização, ofereça um vale-oferta em vez de um reembolso; pergunte sempre ao seu visitante, porque o reembolso em dinheiro é um direito dele. Consulte Vales-oferta.

E se eu quiser mais lugares do que os que indiquei?

Abra o tipo de bilhete, expanda o bloco Capacidade e ajuste Máximo por dia. Se trabalhar com horários, ajuste a capacidade do horário com o botão Alterar capacidade em Vendas → Horários.

E se duas pessoas comprarem o último lugar ao mesmo tempo?

Nesse caso, exatamente uma delas fica com esse lugar. Com ou sem horário: o último lugar é verificado e reservado num único movimento, e a sua loja online, a sua caixa e os seus revendedores vendem do mesmo bolo. Quem chega tarde recebe a mensagem de que o evento está esgotado, ou de quantos lugares ainda restam.

Os seus visitantes veem na sua loja quantos lugares ainda estão livres, e Esgotado assim que fica cheio. Na caixa, aparece o mesmo no mosaico do produto. Um lugar retido durante o pagamento volta automaticamente ao fim de dez minutos, se o comprador desistir.

Perguntas frequentes

Posso criar um evento com um único tipo de bilhete? Sim. Deixe vazio o nome do tipo de bilhete. O seu visitante vê então simplesmente o nome do seu evento com um preço por baixo.

Ainda posso alterar o preço de um evento mais tarde? Sim, mas não substitua o preço existente. Defina-lhe uma data de fim e crie uma nova linha. Consulte Produtos e preços.

Porque é que os meus três tipos de bilhete aparecem como três linhas na lista? Porque, por dentro, são três produtos, cada um com o seu preço, IVA e contador. Ainda assim, aparecem juntos na mesma data.

As minhas encomendas desaparecem quando o evento termina? Não. Só da loja. No painel fica tudo: encomendas, bilhetes e leituras.

Posso obter uma lista de participantes com nomes? Sim, se tiver ligado Nome no bilhete no produto. Nesse caso, o nome de cada participante é pedido no momento da encomenda. Esse nome aparece em cada bilhete: na tabela Bilhetes da encomenda e no menu Bilhetes.