Configurar a sua organização

Tudo o que cria está associado à sua organização. É o cliente no sistema: uma associação, um clube, um local de visita. Este artigo percorre cada campo desse ecrã e diz, em cada caso, o que faz, onde o volta a ver e o que acontece se o deixar em branco.

Se trabalhar com várias entidades jurídicas, cria várias organizações e muda entre elas no topo. Se tiver dúvidas sobre se isso é necessário, leia primeiro Organização e local.

O que precisa antes de começar

• A função proprietário. Um administrador não entra aqui, de propósito: quem pode alterar o código da organização pode deixar fora de serviço a app de leitura de uma organização inteira.
• O nome oficial da sua organização, tal como consta dos estatutos.
• A sua morada: rua e número, código postal, localidade.
• O seu número de IVA, se tiver um.
• Um endereço de e-mail para onde podem ir as perguntas dos visitantes.
• Vinte minutos.

Se encontrar um termo técnico que não conhece, consulte o glossário.

Encontra o ecrã em Definições → Organização. No topo há sete separadores: Os dados, Idiomas, Identidade visual, Passes de carteira, A sua loja, Faturas aos compradores e Contacto. No fundo há um único botão Guardar, que guarda todos os separadores de uma vez. Por baixo do formulário há ainda dois blocos que se mantêm visíveis em todos os separadores: Partilhar a sua loja e Domínio próprio.

Separador 1 — Os dados

Campo	O que faz	Se o deixar em branco
Nome da organização	Aparece no bilhete, no e-mail de confirmação e na fatura	Obrigatório; não é possível guardar
Código da organização	Faz parte do endereço do seu painel e do da sua loja, e é o código com que o pessoal de leitura inicia sessão	Obrigatório
País	Determina o conjunto de IVA que lhe propomos, e o IVA nas faturas que recebe de nós	Obrigatório
Número de IVA	Aparece na fatura do visitante	Pode ficar em branco; as associações muitas vezes não têm
Conjunto de IVA	As taxas de IVA que se aplicam sempre que não escolher outra coisa num local ou produto	Ainda não foi escolhido nenhum conjunto; confirme com o seu contabilista
Moeda	A moeda em que vende	Obrigatório
Fuso horário	Determina o que significa "hoje" nas suas listagens	Obrigatório

O nome

Escreva-o como se chama oficialmente, e não como lhe chamam nos corredores. Portanto "Grupo de Estudos Históricos de São Martinho" e não "o grupo". Esse nome aparece em documentos que mais tarde serão vistos por um contabilista, num processo de subsídio ou por um auditor.

Pode alterá-lo depois. Os bilhetes já enviados mantêm o nome que tinham nessa altura — é um e-mail que está com o visitante, não algo que ainda possamos alterar.

O país

O país da sua organização, não do seu visitante. Determina o conjunto de IVA que lhe propomos para os seus produtos e eventos, e o IVA que aparece nas faturas que recebe de nós.

O conjunto de IVA

Um conjunto de IVA é a lista de taxas de IVA de um país. O conjunto que escolher aqui aplica-se em todo o lado onde não definir outra coisa num local ou num produto. Propomos o conjunto do seu país; continua a ser uma proposta, por isso confirme-a uma vez com o seu contabilista. Consulte IVA na venda de bilhetes: conjuntos de IVA por país.

A moeda

A moeda em que vende. Se a alterar mais tarde, nada muda no que já foi vendido: as encomendas antigas mantêm o montante e a moeda dessa altura. O que vender hoje fica na nova moeda.

Toda a sua organização vende nessa única moeda. Se também vender num país com outra moeda — por exemplo, um museu no México além dos seus museus na Bélgica — crie uma segunda organização para isso. Nem todos os fornecedores de pagamentos aceitam todas as moedas; leia Vender noutra moeda ou noutro país.

O fuso horário

Um fuso horário diz que horas são no sítio onde está. Parece desnecessário — não é simplesmente a hora? — mas um computador tem de o saber de forma explícita, porque está numa sala de servidores que pode muito bem ficar noutro país.

O fuso horário determina o que significa "hoje". Se vender um bilhete às 23h40, depende do seu fuso horário se essa venda conta para a faturação de hoje ou de amanhã. Para uma organização em Portugal continental, escolha Europe/Lisbon.

Atenção: um local também tem um fuso horário, e esse determina o que significa "hoje" para os horários desse sítio. Normalmente são iguais. Se tiver um local noutro país, a diferença é útil.

O que é um número de IVA, e se não tiver um?

Um número de IVA é o número pelo qual a autoridade tributária o conhece como empresa que cobra e entrega IVA. Na Bélgica tem o aspeto BE 0123.456.789.

O número de empresa (na Bélgica também chamado número KBO, da Kruispuntbank van Ondernemingen) é o número de identificação que todas as empresas e todas as associações sem fins lucrativos recebem na sua constituição. Tem dez algarismos. Se estiver sujeito a IVA, o seu número de IVA é literalmente o mesmo número com BE à frente.

Três situações:

• Está sujeito a IVA. Preencha o seu número de IVA. Aparece na fatura que o visitante recebe, e é exatamente isso que ele precisa para a lançar na sua contabilidade.
• É uma associação sem fins lucrativos ou uma associação de facto sem obrigação de IVA. Deixe o campo em branco. Pode vender normalmente, enviar bilhetes e receber dinheiro. Não aparece nenhum número de IVA nos seus documentos, porque não tem.
• Não sabe. Pergunte ao seu contabilista ou veja uma fatura que tenha emitido. Mais vale não preencher nada do que preencher algo errado: um número de IVA errado numa fatura é mais incómodo do que um número em falta.

Atenção: este campo não determina se cobra IVA nos seus bilhetes. Isso depende dos seus produtos e da respetiva taxa. Consulte Produtos e preços.

O código da organização

O código (também chamado slug, o nome curto num endereço web) é uma palavra curta sem espaços, em minúsculas, por exemplo hoevefeesten. São permitidos letras, algarismos e hífenes; espaços, pontos e sinais de pontuação, não. Tem no máximo 60 caracteres, e não pode escolher um código que já pertença a outra organização: nesse caso aparece uma mensagem de erro junto ao campo.

Aparece em três sítios:

1. no endereço do seu painel, onde o próprio trabalha;
2. no endereço da sua bilheteira online pública, /{taal}/s/{code};
3. como código da organização com que o pessoal de leitura inicia sessão na app.

Escolha-o, portanto, com cuidado. Três regras práticas: curto o suficiente para o soletrar ao telefone, reconhecível o suficiente para que o visitante o identifique no link, e neutro o suficiente para continuar a fazer sentido daqui a cinco anos. jantar2026 é um mau código. saomartinho é um bom código.

Atenção: se alterar o código depois de o ter partilhado, deixam de funcionar todos os links partilhados, todos os códigos QR impressos e todos os dispositivos configurados com o código antigo. O sistema avisa-o e, depois de guardar, indica qual é o novo código, mas não consegue salvar os links antigos. O seu pessoal de leitura passa a iniciar sessão com o novo código. Os bilhetes vendidos continuam válidos. Escolha-o uma vez e não lhe mexa.

Separador 2 — Idiomas

Aqui escolhe que idiomas a sua bilheteira online mostra e qual deles é o seu idioma predefinido. O idioma predefinido é o que o visitante recebe quando não conhecemos o dele, e é o que aparece nos documentos para os quais não foi feita uma escolha.

Não tem de ativar os oito idiomas. Dois idiomas bem traduzidos são melhores do que oito preenchidos pela metade. Consulte Idiomas.

Separador 3 — A sua identidade visual

Campo	O que faz	Se o deixar em branco
A sua cor	A cor dos botões na sua loja	A loja usa a cor da plataforma — portanto, não fica uma página a preto e branco
Logótipo	Aparece no topo da sua loja e nas faturas aos seus compradores; se o seu passe da carteira não tiver logótipo próprio, é este que aparece	A sua loja mostra as suas iniciais num quadrado branco
Imagem de capa	Uma fotografia larga no topo da sua loja, a toda a largura	No topo aparece uma faixa na sua cor com um padrão suave
Texto de introdução	Aparece por cima dos seus produtos, um campo por idioma	A sua loja começa diretamente nos produtos
Link para os seus termos e condições	As condições da sua própria organização; o visitante vê-as no pagamento	Não aparece nenhum link para termos e condições próprios no pagamento

A sua cor escolhe-se com um seletor de cores. Use a cor do seu logótipo ou da sua associação. Uma cor chega; não há uma segunda cor para combinar.

O seu logótipo é carregado como imagem, até 2 MB. Um logótipo quadrado ou horizontal com fundo transparente ou branco funciona melhor. Aparece no topo da sua loja e nas faturas aos seus compradores, e no seu passe da carteira se esse não tiver logótipo próprio.

Como fazer, com o seu logótipo, uma capa e uma fotografia por evento, uma loja onde as pessoas gostam de comprar, explica-se em Dar bom aspeto à sua loja.

O texto de introdução é o sítio para frases práticas que não são um produto: "Pode estacionar no largo da igreja" ou "As crianças com menos de 6 anos entram gratuitamente, não precisa de encomendar bilhete para elas". Há um campo por cada idioma ativo.

O link para os seus termos e condições aponta para uma página no seu próprio site ou para um documento. Se ainda não tiver condições, consulte Privacidade e condições.

Separador 4 — Passes de carteira

Aqui define o aspeto dos seus bilhetes, passes anuais e vales-oferta no Apple Wallet e na Google Wallet: cores, logótipo, textos e os botões por baixo do passe. Se deixar tudo em branco, o passe segue a sua identidade visual. Consulte Passes para a carteira do telemóvel.

Separador 5 — Colocar a sua loja online

Dois interruptores, e não fazem a mesma coisa. Este é o sítio mais confuso de todo o ecrã, por isso explica-se aqui com calma.

• A venda online está ativa. É a torneira principal. Numa organização nova, está ligada. Se a desligar, a sua loja deixa de estar acessível: quem abrir o seu link recebe a mensagem de que a página não existe. O link em Partilhar a sua loja e o seu domínio próprio também deixam de funcionar. Desligue-a quando a venda tiver terminado ou ainda não puder começar.
• Publicado. Isto diz respeito aos motores de pesquisa. Ligado, coloca a sua loja no sitemap — a lista que os motores de pesquisa usam para saber que páginas o seu site tem. Desligado, o seu link continua a funcionar para quem a conhece; apenas não é ativamente oferecida ao Google. Numa organização nova, está desligado. Só quando está ligado é que o passo Coloque a sua loja online fica concluído na lista de verificação do seu painel de controlo.

Ou seja: se quiser começar discretamente e dar o link só aos seus sócios, ligue a venda online e desligue publicado. Se quiser ser encontrado, ligue as duas.

Por baixo do formulário, no bloco Partilhar a sua loja, está o endereço da sua loja, pronto a copiar e partilhar, com o botão Abrir a loja.

Separador 6 — Faturas aos compradores

Alguns visitantes pedem uma fatura: uma empresa, uma escola, um trabalhador independente. Se ativar As faturas aos compradores estão ativadas, emitimos essa fatura em seu nome, com os seus dados. Tudo o que se configura aqui está em Faturas aos seus compradores.

Separador 7 — Contacto

Campo	O que faz	Se o deixar em branco
E-mail de contacto	Para onde vão as perguntas dos visitantes; aparece como endereço de resposta nos e-mails dos bilhetes	O visitante não consegue responder ao e-mail do bilhete se tiver uma pergunta
Telefone	O seu número de telefone para os visitantes	Não aparece nenhum número
Nome na fatura	O nome nas faturas que recebe de nós pela sua assinatura	É usado o nome da sua organização
Endereço de faturação (e-mail)	Para onde vão essas faturas	Vão para o seu e-mail de contacto
Rua e número, Linha de endereço 2, Código postal, Localidade	A morada nessas faturas	A sua fatura fica sem morada

Os campos em Faturação dizem, portanto, respeito às faturas que recebe de nós, e não às faturas que emite aos seus compradores — essas configuram-se no separador Faturas aos compradores.

Atenção ao e-mail de contacto: é o endereço que um visitante usa quando não encontra o seu bilhete ou tem uma pergunta. Indique um endereço que alguém leia mesmo, e de preferência não o endereço pessoal de um dirigente que no próximo ano talvez já tenha saído.

Um domínio próprio

Se quiser ter a sua loja num endereço seu — tickets.oseudominio.pt em vez do endereço da plataforma — registe esse domínio no bloco Domínio próprio, por baixo do formulário: introduza-o e clique em Adicionar domínio. Recebe um registo TXT que coloca no seu fornecedor de DNS, e depois clica em Verificar.

A explicação completa, incluindo o que é o DNS e onde colocar exatamente esse registo, está em O seu próprio domínio.

IVA em pontos base

Por vezes verá uma taxa de IVA indicada como 2100 em vez de 21%, por exemplo no registo de atividade de um colaborador. Não é um erro: as taxas são guardadas internamente em pontos base, para que 6%, 21% e um dia 6,5% se mantenham todas exatas. Nos formulários, introduz simplesmente a percentagem.

Porque é assim: um computador calcula com números decimais mais ou menos como o leitor faria com 1/3 em decimais — tem de se arredondar algures. Com dinheiro, não se quer isso. Usando números inteiros (21% passa a 2100), o arredondamento desaparece, e o total do IVA continua certo ao cêntimo mesmo depois de mil bilhetes.

Erros frequentes

• Alterar o código da organização depois de o ter partilhado. Todos os links partilhados, todos os códigos QR impressos e todos os dispositivos de leitura configurados deixam de funcionar. Escolha-o uma vez.
• Preencher o nome informal. "O grupo" numa fatura não ajuda nenhum contabilista. Use o nome dos seus estatutos.
• Inventar um número de IVA ou usar o de um dirigente. Mais vale deixar o campo em branco.
• Deixar o e-mail de contacto em branco. O visitante fica sem endereço para responder, e a pergunta chega-lhe por outro caminho ou não chega de todo.
• Pensar que publicado desligado significa que a loja está fechada. Isso é o outro interruptor. Publicado diz respeito apenas aos motores de pesquisa.
• Esquecer-se de guardar depois de mudar de separador. Os sete separadores partilham um único botão Guardar, no fundo. Mude à vontade, mas clique nele antes de sair.

E se …

E se não tiver número de IVA?

Deixe o campo em branco e venda normalmente. Muitas associações funcionam assim. Em caso de dúvida, pergunte ao seu contabilista se está sujeito a IVA; não é uma pergunta a que este ecrã possa responder por si.

E se tiver mesmo de alterar o código da organização?

É possível, mas planeie-o. Altere-o num momento em que não haja vendas a decorrer, depois partilhe de novo o novo link em cada canal onde estava o antigo, e peça ao seu pessoal de leitura que inicie sessão de novo com o novo código. Os códigos QR impressos que apontam para o link antigo já não têm salvação.

E se o meu logótipo parecer desfocado ou cortado?

Carregue uma versão maior — uma largura de cerca de 600 píxeis é mais do que suficiente — e use de preferência um PNG com fundo transparente. Um logótipo com muito espaço em branco à volta parece mais pequeno na loja do que é; corte esse espaço antes de o carregar.

E se quiser fechar temporariamente a minha loja?

Desligue A venda online está ativa. Quem abrir o seu link recebe então a mensagem de que a página não existe; por isso, ponha eventualmente uma frase no seu site ou nas redes sociais. Tudo se mantém; volta a ligá-la mais tarde sem ter de configurar nada de novo.

E se não vir este ecrã?

Então não tem a função proprietário. Peça ao proprietário da sua organização que altere a sua função, ou que faça ele próprio a alteração. Consulte Colaboradores e funções.

Perguntas frequentes

Posso alterar o nome da minha organização mais tarde? Sim. Os novos bilhetes e faturas recebem o novo nome; o que já foi enviado fica como estava.

A minha organização tem dois nomes — um oficial e um que toda a gente usa. Qual preencho? O oficial, porque é esse que deve constar da fatura. O nome familiar pode pô-lo no seu texto de introdução ou no seu logótipo.

Onde encontro o endereço da minha bilheteira online? Por baixo do formulário, no bloco Partilhar a sua loja, pronto a copiar. Tem a forma /{taal}/s/{code}.

Porque é que um administrador não pode mexer aqui? Porque este ecrã contém o código da organização. Quem o puder alterar pode deixar fora de serviço a app de leitura de uma organização inteira. Por isso está reservado ao proprietário.

Muda alguma coisa nas minhas vendas em curso se alterar algo aqui? Só o que é lógico: um novo nome ou uma nova cor vê-se logo na sua loja. Os montantes e as moedas das encomendas existentes ficam como estavam.