Produtos e preços

Este artigo explica o que é um produto, como se cria um e como se lhe associa um preço. No fim terá pelo menos uma coisa à venda na sua bilheteira online. Conte com meia hora para o primeiro produto e com cinco minutos para cada produto seguinte.

O que é um produto?

Um produto é uma única coisa que um visitante pode comprar, com um nome e um preço. Nada mais.

Se vende a entrada no seu museu a 12 euros para adultos e a 6 euros para crianças, então são dois produtos: Adulto e Criança. Não um produto com dois preços. Parece trabalhoso, mas é intencional: cada produto tem o seu próprio contador (quantos foram vendidos), a sua própria taxa de IVA e a sua própria linha na fatura. A partir do momento em que mete essas três coisas num só produto, no fim do ano há algo que deixa de bater certo.

Um produto não tem de ser um bilhete. Tudo isto são produtos:

• um bilhete de entrada para o seu museu;
• um lugar à mesa no jantar solidário;
• uma visita guiada de hora e meia;
• um cartão de apoio de 10 euros para quem não vem mas quer ajudar;
• um vale-oferta.

O que sai no fim, isso sim, varia. A maioria dos produtos gera um bilhete que se pode ler: um código QR no e-mail do seu visitante, que é lido à porta. Um vale-oferta não gera um bilhete, mas sim um saldo, e um passe anual gera um passe que dura uma temporada inteira.

Três tipos que se parecem

Ao criar o produto, escolhe um tipo. O tipo determina o que é pedido a seguir: uma hora, uma data ou um saldo. Há três tipos que se confundem com mais frequência.

Pretende	Escolha	Porquê
Que os visitantes venham quando quiserem, num determinado dia	Bilhete de entrada	Não tem hora associada. A contagem faz-se à porta.
Que os visitantes tenham de escolher uma hora	Bilhete com horário	Cada hora tem o seu próprio número de lugares.
Uma única vez, numa única data, com nome próprio	Evento	Termina sozinho depois dessa data.

Um bilhete de entrada é o caso mais simples: vende o acesso, o visitante vem no dia que consta do bilhete e não precisa de gerir nenhuma agenda. Um bilhete com horário vende-se por momento: a visita guiada das 14h tem vinte lugares, a das 15h também, e são independentes entre si — esses momentos são criados em Horários. Um evento é um momento único com data própria, como o jantar solidário de sábado; passada essa data, desaparece sozinho da sua loja. Consulte Eventos.

Os restantes tipos: Grupo (uma única linha para um grupo inteiro), Visita guiada (uma visita acompanhada com hora de início fixa), Série (um curso ou um ciclo de workshops vendido de uma só vez), Passe anual (consulte Passes anuais) e Vale-oferta (consulte Vales-oferta).

O que precisa antes de começar

• Uma conta com a função Proprietário ou Administrador; só essas duas podem gerir produtos. Consulte Colaboradores e funções.
• A sua organização preenchida, de preferência com o seu local: o país do seu local determina que taxas de IVA são propostas. Consulte Configurar a sua organização.
• Os nomes e os montantes que pretende vender. Anote-os numa folha antes de começar; é mais rápido do que pôr-se a pensar a meio do caminho.
• A taxa de IVA que se aplica aos seus bilhetes. Se não a souber, leia primeiro a secção sobre o IVA mais abaixo.
• Meia hora.

Se encontrar uma palavra que não conhece, ela está no glossário.

Criar um produto

Passo 1 — abrir o formulário

1. No menu à esquerda, clique em Vendas e depois em Produtos.
2. Vê agora uma lista com os seus produtos: nome, tipo, local, preço online e uma marca Ativo. Se ainda não houver nada, vê apenas a mensagem de que ainda não existem produtos. Por predefinição, a lista mostra apenas os seus produtos ativos. Se procura um produto inativo, abra os filtros e coloque Ativo em Não, ou no tracinho para ver tudo.
3. Clique no botão Novo produto, no canto superior direito. O formulário abre-se.

Passo 2 — o bloco "O que vende?"

Este bloco está no topo e determina o resto do formulário.

Campo	O que preenche
Tipo	Consulte a tabela acima. Altera o formulário de imediato.
Local	Deixe vazio se o produto se aplica a todos os locais. Só aparecem os locais ativos.
Código interno	Opcional, para a sua própria contabilidade ou para a etiqueta da caixa.
Ordem	Um número. Quanto mais baixo, mais acima aparece na sua loja.
Ativo	Está ligado. Desligado significa: deixou de estar à venda.
Nome no bilhete	Pede o nome de cada participante no momento da encomenda.

Atenção: ligue Nome no bilhete apenas quando precisar mesmo desses nomes, por exemplo para um curso com lista de participantes. Com dez bilhetes avulsos, o seu visitante escreve dez vezes um nome, e é exatamente nesse momento que alguém desiste da encomenda.

Passo 3 — o bloco "IVA"

Aqui indica que taxa de IVA se aplica a este produto. Há duas maneiras.

• Indicar a taxa manualmente. Deixe Tipo de venda em Nenhum — eu próprio indico uma taxa e escreva em Taxa de IVA uma percentagem: 6 ou 21, não 0,21. Essa taxa mantém-se até a alterar.
• Deixar a taxa vir do seu conjunto de IVA. Em Tipo de venda, escolha o que vende, por exemplo Bilhete de entrada. A taxa vem então do Conjunto de IVA que aparece por baixo; a Passavo propõe o conjunto com base no país do seu local. O campo Taxa de IVA mostra então a taxa do conjunto e não a pode alterar (se o conjunto não fizer nenhuma proposta para esse tipo, preenche-a mesmo assim manualmente). Se o seu contabilista indicar outra coisa precisamente para este produto, ligue Taxa própria neste produto e escreva a taxa.

Como funcionam os conjuntos de IVA, pode ler em IVA na venda de bilhetes: conjuntos de IVA por país. Se tiver dúvidas sobre a taxa de que precisa, leia primeiro a secção sobre o IVA mais abaixo.

Passo 4 — nome e descrição, por idioma

Vê um campo de nome e uma descrição por cada idioma que a sua bilheteira online mostra. Se usa apenas português, há um campo. Se usa também inglês e espanhol, há três pares, uns por baixo dos outros. Só o seu idioma predefinido é obrigatório: se deixar uma tradução vazia, a loja recorre ao seu idioma predefinido para esse visitante em vez de mostrar uma caixa vazia. Consulte Idiomas.

A descrição aparece na sua loja por baixo do nome. Escreva em duas frases o que o visitante recebe: "Acesso à coleção permanente e à exposição temporária. Gratuito para crianças com menos de seis anos."

Passo 5 — capacidade

Este bloco pode ser expandido e pode ficar totalmente vazio. O que deixar vazio não tem limite.

Campo	O que faz
Máximo por encomenda	Quantas unidades alguém pode comprar de uma só vez.
Quantidade mínima	A quantidade mais pequena, por exemplo um mínimo de grupo.
Máximo por dia	Quantos lugares pretende vender num dia. Consulte o aviso abaixo.
Duração em minutos	Quanto tempo dura uma visita. Este número é transmitido aos revendedores, e o gerador em Horários propõe-no automaticamente.

Atenção: Máximo por dia não é um limite rígido na sua própria loja nem na bilheteira. O número aparece nos seus relatórios e aplica-se às vendas através de revendedores, mas a sua bilheteira online e a sua caixa continuam a vender quando é atingido. Se quer que a venda pare mesmo num determinado número de lugares, trabalhe com horários: a capacidade de um horário é controlada em todo o lado.

Se deixar Máximo por encomenda vazio, aplica-se mesmo assim na sua bilheteira online um limite generoso de vinte unidades. Não é paternalismo: um campo em aberto acaba, mais cedo ou mais tarde, por gerar uma encomenda de mil bilhetes que ninguém consegue anular.

Passo 6 — os blocos próprios de cada tipo

Por baixo da capacidade aparecem mais blocos, consoante o tipo que escolheu. Para um Evento ou uma Série é O evento, com a data (consulte Eventos). Para um Passe anual é O passe anual e para um Vale-oferta é O vale-oferta. Na maioria dos tipos há também dois blocos fechados: Imagem e portas, para o passe na carteira do telemóvel (consulte Passes para a carteira do telemóvel), e Revendedores. Pode deixá-los todos vazios.

Passo 7 — guardar

Clique em Criar. Passa logo para o ecrã de edição do seu novo produto, e é aí que começa o verdadeiro trabalho: em baixo está o bloco Preços, e sem preço o seu produto não aparece na sua loja.

IVA

Esta secção é para quem nunca trabalhou com IVA. Se já o conhece, leia apenas o aviso junto da tabela de taxas.

O que é exatamente o IVA?

O IVA (imposto sobre o valor acrescentado) é um imposto incluído no preço de quase tudo. O seu visitante paga 12 euros, e uma parte disso não é sua: pertence ao Estado. A sua organização cobra-o e entrega-o mais tarde.

A taxa varia consoante o tipo de venda. Há normalmente uma taxa normal (na Bélgica, 21%) e uma ou duas taxas reduzidas para coisas que o Estado quer manter baratas: alimentação, livros e, em muitos países, também a cultura.

O montante que indica inclui IVA

Isto é importante. Se indicar 12 euros como preço, o seu visitante paga 12 euros. O IVA está incluído, não é somado por cima. A 21%, isso significa: 9,92 euros para si e 2,08 euros de IVA. É assim que deve ser num bilhete: o visitante vê um único montante e não precisa de fazer contas. Na encomenda e na fatura, o IVA é apresentado à parte.

Tem de cobrar IVA?

Depende da sua organização, não deste software.

• Se está sujeito a IVA (tem um número de contribuinte para efeitos de IVA e entrega declarações periódicas de IVA), cobra a taxa que corresponde à sua atividade.
• Se não está sujeito a IVA — muitas pequenas associações não estão, e as instituições culturais estão muitas vezes isentas para as entradas — deixe Tipo de venda vazio e indique simplesmente 0 na taxa de IVA. Nesse caso, não é cobrado IVA.

O seu número de IVA é indicado uma única vez em Definições → Organização. Se não tiver, deixe o campo vazio. Consulte Configurar a sua organização.

As taxas habituais por país

Esta tabela é um ponto de partida para a conversa com o seu contabilista, não uma resposta. As taxas referem-se a entradas e cultura, e é precisamente aí que estão a maioria das exceções.

País	Normal	Reduzida	Entradas e cultura
Bélgica	21%	6% (e 12%)	Muitas vezes 6%, museus e monumentos muitas vezes isentos
Países Baixos	21%	9%	Museus, teatro e atrações geralmente 9%
Alemanha	19%	7%	Museus e teatro geralmente 7%, por vezes isentos
França	20%	5,5% e 10%	Museus e monumentos muitas vezes 5,5% ou isentos
Itália	22%	10% e 5%	Museus e espetáculos muitas vezes 10%
Espanha	21%	10%	Museus, teatro e cinema geralmente 10%
Bulgária	20%	9%	9% aplica-se sobretudo ao alojamento; entradas muitas vezes 20%
Portugal	23%	6% e 13%	Espetáculos e museus muitas vezes 6%, por vezes isentos

Atenção: estes valores são indicativos e as taxas mudam regularmente. A entrada em espaços culturais está isenta ou tem taxa reduzida em muitos países, e se isso se aplica à sua organização depende da sua forma jurídica, da sua atividade e do seu volume de negócios. Confirme junto do seu contabilista ou da Autoridade Tributária. A Passavo calcula exatamente com a taxa que está no seu produto e não presta aconselhamento fiscal.

Como a taxa é guardada

Escreve uma percentagem. Internamente, ela é guardada em pontos base — um centésimo de ponto percentual, ou seja, 21% passa a 2100 e 6,5% passa a 650. Parece complicado, mas é a razão pela qual 6,5% continua a ser exatamente 6,5% ao fim de mil encomendas, e não 6,4999.

Em cada linha de encomenda, a taxa é copiada. Se mais tarde alterar a taxa de IVA do seu produto, uma encomenda do mês passado continua a mostrar a taxa que estava em vigor nessa altura. É exatamente isso que pretende: caso contrário, a sua declaração de IVA do trimestre passado mudaria com efeitos retroativos.

Preços por canal

Um preço aplica-se sempre a um único canal. Um canal é o sítio onde a venda acontece.

Canal	Onde
Online	A sua bilheteira online pública
Bilheteira	A caixa à porta
Revendedor	Venda através de terceiros, como uma plataforma turística

Assim, o mesmo bilhete pode custar 12 euros online e 14 à porta, sem ter de criar dois produtos. Muitas organizações fazem-no de propósito: quem reserva com antecedência tem desconto, e a organização sabe de antemão quantas pessoas vêm. Sobre o terceiro canal pode ler mais em Vender através da GetYourGuide, Tiqets ou Viator.

Adicionar um preço

1. Abra o seu produto e desça até ao bloco Preços, em baixo.
2. Clique em Adicionar um preço. Abre-se uma janela.
3. Escolha o canal. Comece por Online.
4. Indique o montante em euros: 12 ou 12,50. Pode usar vírgula, como é habitual em Portugal. Zero também é permitido: uma inscrição gratuita também é um preço.
5. Etiqueta é opcional: uma nota para si próprio, por exemplo "desconto de reserva antecipada". Aparece na sua lista de preços; na loja, o seu visitante vê apenas o montante. Válido a partir de vazio significa: a partir de agora; Válido até ao dia vazio significa: sem fim.
6. Clique em Criar.

Vê agora os preços em lista, cada um com o seu canal, o seu montante e a sua validade:

O montante é guardado em cêntimos inteiros: 12,50 euros são 1250 cêntimos. Assim, nunca entra em jogo meio cêntimo, e o total de cem encomendas bate certo ao cêntimo.

Atenção: um produto sem preço online não aparece na sua bilheteira online. Não é um erro, é uma proteção: mostrar um produto sem preço como "gratuito" é um engano caro. Se quiser vender algo apenas na bilheteira, atribua-lhe apenas um preço de bilheteira.

Os preços são descontinuados, não substituídos

Esta é a regra mais importante deste ecrã.

Se quiser aumentar o preço do seu bilhete de 12 para 14 euros, não faz o seguinte: abrir a linha existente e substituir 12 por 14. Faz isto:

1. No preço existente, clique em Editar e defina Válido até ao dia para o último dia em que o preço antigo ainda se aplica, por exemplo 31 de dezembro.
2. Clique em Guardar alterações.
3. Clique em Adicionar um preço e crie uma nova linha para o mesmo canal, com 14 euros e Válido a partir de 1 de janeiro.

Porquê tanto trabalho? Porque o seu histórico de preços tem de continuar a mostrar o que esteve em vigor e quando, e uma venda na bilheteira continua a remeter para a linha de preço com que foi vendida. Quem substitui a linha antiga altera com efeitos retroativos o que consta do seu histórico de preços — e só dá por isso quando o contabilista telefona.

O montante que consta da linha de encomenda é sempre uma cópia. Mesmo que altere o preço mais tarde, uma encomenda antiga continua a mostrar o que o cliente pagou. Além disso, a descontinuação mantém o seu histórico de preços legível: vê o que esteve em vigor e quando.

Se houver dois preços para o mesmo canal válidos ao mesmo tempo, a loja usa o preço com a data mais recente em Válido a partir de. Útil para um preço promocional temporário, mas também o sítio onde uma data de fim esquecida passa despercebida. Por isso, defina sempre uma.

Ordem e cópia

A lista de produtos pode ser reordenada arrastando. Por cima da lista, clique no botão Reordenar registos (o ícone com as setas), agarre uma linha pela pega à esquerda e arraste-a para cima ou para baixo. Depois, clique em Concluir a reordenação de registos. Essa ordem é também a ordem na sua bilheteira online; coloque o seu produto mais vendido no topo.

Um segundo tipo de bilhete difere normalmente apenas no nome e no montante. Nesse caso, não o crie de novo: use Copiar junto do produto na lista ou no topo do ecrã de edição:

• é criada uma cópia, com (cópia) a seguir ao nome;
• os preços são copiados;
• a cópia fica inativa, para que a possa verificar primeiro;
• os horários, as encomendas e o código interno não são copiados.

Quer copie a partir da lista, quer a partir do ecrã de edição, vai parar diretamente ao ecrã de edição da cópia. Na lista não a veria: por predefinição, mostra apenas produtos ativos, e a cópia está inativa.

Voltar a escrever tudo é a forma de, um dia, uma taxa de IVA ficar errada. Copie, ajuste o nome e o montante e, depois, ative a cópia.

Erros frequentes

Indicar a taxa de IVA como número decimal. Escreve 0,21 em vez de 21. O campo pede uma percentagem, e recebe a mensagem: indique uma percentagem, por exemplo 6 ou 21.

Criar um produto e esquecer-se de lhe associar um preço. Na coluna Preço online aparece então sem preço, e o produto não aparece na sua loja. Abra-o e adicione um preço online.

Substituir o preço do ano passado. Defina uma data de fim e crie uma nova linha. Se mesmo assim o fez, as suas encomendas existentes continuam a mostrar o montante correto — o prejuízo limita-se ao seu histórico de preços.

Criar um produto separado para cada preço. Adulto online e Adulto na bilheteira não são dois produtos, mas um produto com dois preços. Dois produtos significam dois contadores, e ao fim do dia não sabe quantos adultos entraram.

Desativar um produto e pensar que os bilhetes vendidos caducam. Inativo significa apenas: deixou de estar à venda. O que já foi vendido continua válido e é lido normalmente à porta.

E se …

E se o meu produto não aparecer na bilheteira online?

Verifique estas quatro coisas, por esta ordem:

1. A marca Ativo está ligada?
2. Tem um preço para o canal Online?
3. Esse preço está dentro da sua validade — Válido a partir de não está no futuro e Válido até ao dia não está no passado?
4. Se for um evento, a data é hoje ou posterior? Um evento cujo dia já passou desaparece sozinho da loja.

Em nove de cada dez casos, é o número dois.

E se eu tiver eliminado um preço por engano?

Crie uma nova linha com o mesmo canal e o mesmo montante. As encomendas já feitas são independentes da linha de preço: têm a sua própria cópia do montante e não mudam.

E se eu vender noutra moeda que não o euro?

A moeda está definida na sua organização, não no produto, e configura-a uma única vez em Definições → Organização, no campo Moeda.

E se eu quiser apagar um produto?

Pode fazê-lo com Eliminar, no topo do ecrã de edição, ou com as caixas de seleção na lista. Só funciona para um produto que nunca vendeu nada, e os horários desse produto desaparecem com ele. Se o produto já tiver vendas, o botão fica desativado e indica porquê; na lista, a eliminação ignora esses produtos e informa quantos ficaram. Para tudo o que alguma vez foi vendido, desligue Ativo. Assim mantém o seu histórico, e as encomendas do ano passado continuam a remeter para um produto que ainda existe.

Perguntas frequentes

Um produto pode ter dois preços ao mesmo tempo? Sim, mas para canais diferentes ou para períodos diferentes. 12 euros online e 14 euros na bilheteira é normal. Dois preços online válidos ao mesmo tempo é um erro que não se vê logo.

Tenho de criar um produto separado para cada tarifa? Para cada público-alvo, sim: adulto, criança, estudante. Para cada canal, não: esses são preços dentro do mesmo produto.

O que acontece com um preço de zero euros? Funciona normalmente. O visitante passa pela mesma encomenda, recebe a mesma confirmação e o mesmo bilhete para leitura, mas não há pagamento. Útil para uma assembleia geral ou um dia aberto.

Porque é que o preço não está simplesmente no próprio produto? Porque um campo de preço no produto daria a ideia de que o pode substituir livremente. Um preço está associado a um canal e a um período, e por isso vive numa lista própria.

Indiquei a taxa de IVA errada e já houve vendas. E agora? Ajuste a taxa no produto para as vendas futuras. As encomendas que já existem mantêm a taxa antiga — é intencional. Fale com o seu contabilista sobre o que fazer com essas encomendas.