Caixa na Alemanha: TSE e KassenSichV

Se vende na Alemanha a partir de uma bilheteira, a sua caixa tem de cumprir a Kassensicherungsverordnung. Em poucas palavras: cada operação de caixa é assinada por uma TSE — uma technische Sicherheitseinrichtung — e em cada talão figura um código QR com o qual um inspetor pode verificar essa assinatura. Este artigo explica porque é que isto é exigido, como o preparar uma única vez e o que ainda lhe cabe fazer depois.

Para isso, Passavo trabalha com a fiskaly, uma Cloud-TSE certificada. Não precisa, portanto, de nenhuma caixinha nem de nenhuma pen USB; basta uma ligação à internet.

Não vende na Alemanha? Então não tem de fazer nada com isto. Esta página só aparece quando a sua organização está registada na Alemanha, e apenas para o proprietário.

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Porque é que a Alemanha exige isto

Durante anos, uma caixa registadora foi uma caixa onde se podia mexer depois. Apagar um talão, baixar a faturação de um dia, alterar uma linha — em muitas caixas mais antigas isso era possível, e acontecia. A administração fiscal alemã não tinha defesa contra isso: quem recebe um ficheiro de caixa do qual podem ter sido retiradas coisas nunca sabe se está a ver o quadro completo.

A Alemanha resolveu o problema tirando a prova da própria caixa. Cada operação tem de ser assinada por um aparelho que a caixa não controla. Assim, deixa de importar se a sua caixa é de confiança: as assinaturas formam uma sequência ininterrupta, e uma falha nessa sequência salta à vista.

É exigente, mas funciona nos dois sentidos. Uma associação que trabalha de forma correta pode demonstrá-lo numa inspeção sem que seja preciso dizer uma única palavra sobre confiança.

O que é uma TSE, em linguagem simples?

Imagine uma máquina de assinaturas selada colocada ao lado da sua caixa.

Sempre que regista alguma coisa, a caixa entrega esse talão à máquina. A máquina põe-lhe uma assinatura, cola-lhe um número de ordem e anota a hora exata. Esse número de ordem vai simplesmente avançando, talão após talão, sem falhas.

Três coisas que convém saber sobre essa máquina:

• Está selada. Ninguém lhe consegue aceder: nem o utilizador, nem nós, nem o fabricante da caixa. É para isso que está certificada.
• Não se esquece de nada. O que foi assinado fica no seu próprio registo — independente da sua caixa.
• No nosso caso não é uma caixinha, mas um serviço. A máquina funciona num centro de dados e a sua caixa comunica com ela pela internet. Poupa-se assim um aparelho que se pode avariar ou perder.

O nome TSE — Technische Sicherheitseinrichtung — significa literalmente «dispositivo técnico de segurança». Uma TSS é o seu próprio exemplar: a máquina de assinaturas que pertence à sua organização.

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O que precisa antes de começar

Uma conta própria na fiskaly	Em nome da sua própria empresa. É aí que cria uma chave de API e um segredo de API; mais abaixo explica-se como.
A função de proprietário	Quem pode configurar a TSE determina que TSE assina a sua faturação. Por isso, essa permissão cabe ao proprietário, tal como acontece com os pagamentos.
O seu Steuernummer e o seu Finanzamt	Fazem parte do relatório que entrega numa inspeção.
Meia hora e um sítio onde guardar o PUK	Ver o passo 2. Só o verá uma vez.

Uma chave de API é uma palavra-passe longa e aleatória com a qual dois programas se reconhecem. Trate-a como trata os seus dados bancários: não a reencaminhe por e-mail nem a coloque num documento partilhado.

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A sua conta fiskaly e as suas chaves

A TSE pertence à sua empresa, não a Passavo. A fiskaly associa cada TSS à empresa que consta da conta: nome, morada e Steuernummer. Numa inspeção, a TSS tem portanto de ser seu. É por isso que trabalha com uma conta fiskaly própria, e é por isso que nunca partilha uma chave com outra empresa — nem sequer com uma empresa do mesmo grupo.

Para obter as suas chaves:

1. Crie uma conta através da página de registo da fiskaly (o ambiente de gestão deles chama-se fiskaly HUB) e preencha os dados da sua empresa. O mesmo link aparece também na página Conformidade da caixa (DE), enquanto ainda não tiver guardado nenhuma chave.
2. No HUB, vá a Settings → API Keys e clique em Create API key.
3. Comece no ambiente de testes (TEST). Uma chave de teste começa por test_. Quando tudo funcionar, crie da mesma forma uma chave no ambiente de produção (LIVE).
4. Copie de imediato a chave e o segredo. A fiskaly só mostra o segredo uma vez.

Quem paga a fiskaly? O cliente, diretamente à fiskaly, segundo a tarifa dela — normalmente um valor mensal fixo pela sua TSS. Nós não acrescentamos nada nem o refaturamos; a assinatura em si está incluída no plano Pro. Pergunte à fiskaly o preço atual antes de começar.

Uma TSS por empresa é suficiente: todas as suas caixas ficam ligadas a ela como caixas separadas, cada uma com o seu próprio número de série.

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Preparar uma única vez

Vá a Definições → Conformidade da caixa (DE).

Se no topo aparecer uma mensagem a vermelho a indicar que a assinatura com uma TSE ainda não está ativada nesta plataforma, pode preparar tudo, mas a sua caixa ainda não assina nada e não cumpre a KassenSichV. Não se trata de uma definição sua: envie uma mensagem ao suporte.

1. Guardar as suas chaves

Cole a sua Chave da API e o seu Segredo da API, escolha se se trata do Ambiente de testes ou de Produção e clique em Guardar as chaves.

Uma chave pertence a um único ambiente. Uma chave de teste em produção só produz mensagens de erro que não apontam para lado nenhum — por isso, mais vale verificar isto uma vez a mais.

O ambiente de testes serve para praticar: pode enviar por ele talões que não contam para nada. Se vende a sério, tem de estar em produção. Uma venda real assinada no ambiente de testes não conta numa inspeção.

2. Criar uma TSS

Clique em Criar uma TSS. Numa só operação acontecem três coisas: a TSS é criada, é-lhe atribuído um PIN de administrador e a TSS entra em funcionamento.

Anote o PUK e o PIN de administrador que aparecem a seguir no ecrã. O ecrã só os mostra uma vez, e a fiskaly nunca volta a fornecer o PUK. A caixa guarda-os encriptados para poder operar a TSE, mas não os volta a mostrar. Sem o PUK, não é possível desbloquear um PIN de administrador bloqueado, e substituir uma TSS não é possível sem quebrar o seu registo de caixa.

Guarde-o, portanto, num local fora deste sistema: num cofre, junto do seu contabilista, no seu gestor de palavras-passe.

Um PUK é um código de emergência, como o PUK de um cartão SIM. Serve para voltar a desbloquear um PIN bloqueado. Talvez nunca venha a precisar dele — e, se precisar, será num dia em que mais nada resolve.

A criação demora por vezes até um minuto, porque a fiskaly tem primeiro de preparar a sua TSS. Se for interrompida — um tempo limite esgotado, uma ligação que cai —, verá o botão Concluir a configuração da TSS. Esse botão continua com a mesma TSS e o mesmo PUK; nunca é criada uma segunda TSS.

3. Registar as suas caixas

Cada caixa é registada separadamente na TSE e recebe um número de série próprio. Esse número passa a figurar em cada talão desse dispositivo e nunca mais muda.

Em cada dispositivo, clique em Registar na TSE. Se se esquecer de algum, o registo é feito automaticamente na primeira venda nesse dispositivo.

4. Os seus dados fiscais de base

Preencha o seu Steuernummer e o seu Finanzamt e clique em Guardar os dados de base. Sem esses dois dados, o relatório que entrega numa inspeção fica incompleto.

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As suas taxas de IVA

As regras alemãs para caixas conhecem exatamente cinco taxas:

Taxa	Para quê
19%	a taxa normal
7%	a taxa reduzida
10,7%	Durchschnittssatz §24(1)Nr.3 UStG
5,5%	Durchschnittssatz §24(1)Nr.1 UStG
0%	não sujeito a IVA

Se um produto tiver outra taxa — por exemplo, os 21% belgas —, a TSE recusa esse talão. Isso aparece de imediato em Avarias da TSE nesta página, com a taxa indicada.

Este rigor é intencional. Uma assinatura sob um valor que numa inspeção não faz sentido nenhum é pior do que uma falha comunicada.

Atenção: este é o erro mais frequente quando se vende em dois países com a mesma lista de produtos. Se vende na Alemanha, verifique antes do seu primeiro dia de vendas se cada produto que possa aparecer na bilheteira alemã tem uma dessas cinco taxas.

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O talão

Assim que a TSE está ativa, aparece em cada talão um código QR com a assinatura, o número da transação, o contador de assinaturas e as horas. Por baixo figuram esses mesmos números de forma legível: numa inspeção, por vezes são simplesmente copiados à mão.

Se enviar o talão por e-mail, o código também lá está.

O que um inspetor faz com isso

Um inspetor alemão pode entrar sem aviso e pedir um talão — por vezes compra ele próprio alguma coisa. O que pode fazer com esse talão:

• Ler o código QR. Lá estão o número da transação, o contador de assinaturas, o número de série da caixa e as horas.
• Verificar a sequência. O contador de assinaturas avança sem falhas. Se faltar um número, é porque desapareceu um talão.
• Comparar o talão com o registo da TSE. Esse registo não vem da sua caixa, mas da própria TSE. Se os dois baterem certo, a história fica fechada.

Nesse momento não tem de fazer nada a não ser entregar o talão e, se lho pedirem, fornecer os relatórios indicados mais abaixo.

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Se a TSE estiver momentaneamente em baixo

A sua caixa continua a funcionar normalmente. Não é só cómodo, é também o que a lei exige: em caso de falha, tem de ser possível continuar a vender, a falha tem de ficar registada e as operações têm de ser assinadas mais tarde.

O que verá nessa altura:

• no talão aparece Avaria da TSE em vez de um código QR;
• nesta página, a falha aparece na lista, com o motivo e a hora;
• assim que a TSE voltar a estar acessível, a assinatura é feita automaticamente a posteriori e passa a constar Assinado posteriormente.

Não tem, portanto, de fazer nada. Se uma falha ficar em aberto durante dias, é porque se passa outra coisa — verifique então as suas chaves e o estado da TSS.

Se um visitante perguntar porque é que o talão dele não tem QR: esse talão é tão válido como todos os outros. Só a assinatura chega um pouco mais tarde.

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Numa inspeção

Precisa de dois relatórios, e eles andam juntos.

1. O relatório DSFinV-K da caixa. Sai do seu diário de caixa e contém os talões, os fechos do dia e as assinaturas. Obtém-no em Caixa → Sessões de caixa → Exportar diário: escolha um dia e o formato JSON ao estilo DSFinV-K (auditoria alemã).
2. O registo da própria TSE, como ficheiro TAR. Obtém-no com o botão Exportar e descarregar este mês nesta página. O ficheiro é descarregado de imediato. Se voltar a precisar dele mais tarde, clique em Descarregar novamente ao lado de Última exportação.

O primeiro diz o que a caixa julga que aconteceu; o segundo prova o que a TSE assinou. Não hesite em pedir os dois ao seu contabilista.

Se precisar de um período diferente do mês em curso, peça-o ao suporte: nós fazemos a exportação por si.

DSFinV-K designa a norma alemã segundo a qual os dados de caixa são entregues. Um ficheiro TAR é um único ficheiro que contém muitos outros juntos, como um zip. Não precisa de o abrir — entregue-o tal como o recebeu.

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O que ainda tem de tratar por si

A ligação à TSE cobre a parte da caixa. Duas coisas continuam a ser da sua responsabilidade:

• a comunicação da sua caixa ao seu Finanzamt (§146a AO);
• a guarda do seu PUK e do seu PIN de administrador.

Essa comunicação, um pouco mais em concreto

A Alemanha quer saber que caixas utiliza e que TSE está associada a elas. Essa comunicação é feita ao seu próprio Finanzamt; é feita por via eletrónica e, na prática, é normalmente o seu Steuerberater que a trata por si.

O que vai querer ter à mão para isso encontra-se nesta página: o número de série de cada caixa registada, os dados da sua TSS e a data em que começou a utilizar a caixa. Também a desativação de uma caixa tem de ser comunicada.

Atenção: os prazos em que isso tem de ser feito e o formulário exato dependem da administração fiscal alemã e mudam de vez em quando. Pergunte ao seu Steuerberater o que se aplica à sua situação. Nós fornecemos os dados e os relatórios; não prestamos aconselhamento fiscal.

O que a integração não faz

• A exportação não é um pacote DSFinV-K oficial. Segue a estrutura e os nomes de campo da DSFinV-K, mas é um único ficheiro JSON e não a série de ficheiros CSV com um índice que a norma descreve. Indica ela própria o que ainda falta (em missing): o tipo de cada linha é deduzido no momento da exportação, e os adiantamentos e as cauções de vasilhame ainda não são tipificados à parte. Entregue-a ao seu Steuerberater, juntamente com o registo da TSE.
• Apenas a Alemanha. Não suportamos a RKSV austríaca. Se vende numa caixa na Áustria, precisa de outro sistema para isso.
• Sem comunicação ao Finanzamt. Essa é feita por si ou pelo seu Steuerberater, como descrito acima.

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Erros frequentes

• Não anotar o PUK. Aparece uma única vez no ecrã, e a fiskaly nunca o volta a fornecer.
• Trabalhar com uma chave de teste em produção. As mensagens de erro que recebe nesse caso não apontam para lado nenhum. Verifique o ambiente antes de começar.
• Vender na bilheteira alemã um produto com uma taxa de IVA belga ou neerlandesa. A TSE recusa esse talão. Atribua aos seus produtos alemães uma das cinco taxas permitidas.
• Esquecer a comunicação ao Finanzamt. A ligação trata das assinaturas, não da sua declaração.
• Deixar de vender quando há uma falha. Não é necessário, e a lei também não o exige. Continue a vender; a assinatura é feita mais tarde.

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E se …

E se a TSE continuar com falhas durante dias?

Então é mais do que um soluço. Verifique nesta página se as suas chaves ainda estão corretas e se a sua TSS está em funcionamento. Se não conseguir resolver, envie-nos o texto da falha tal como aparece na lista — é aí que está o motivo.

E se me esqueci de registar uma caixa na TSE?

Isso resolve-se sozinho: na primeira venda nesse dispositivo, o registo é feito automaticamente. O número de série aparece então a partir desse primeiro talão.

E se perdi o meu PIN de administrador?

Para o trabalho do dia a dia não precisa dele: a caixa usa-o por si. Se o PIN de administrador alguma vez ficar bloqueado, é necessário o PUK para o desbloquear. Vá buscá-lo ao seu cofre, ao seu contabilista ou ao seu gestor de palavras-passe, e contacte o suporte.

E se vendo na Alemanha e também na Bélgica?

A TSE pertence a toda a sua organização. Quando está ativa, assina todas as vendas de bilheteira dessa organização, também num local belga — e recusa uma taxa de IVA belga. Se vende ao balcão nos dois países, fale com o suporte antes de começar sobre a forma de separar as coisas.

E se tiver um inspetor à frente da minha bilheteira?

Entregue o talão que ele pedir e continue a vender. Os relatórios podem ser enviados depois; obtenha-os nesta página e no seu diário de caixa, ou peça ao seu Steuerberater que os solicite.

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Perguntas frequentes

Preciso de algum aparelho? Não. A TSE funciona na nuvem, na fiskaly. Precisa de uma ligação à internet, não de uma caixinha nem de uma pen USB.

Isto tem um custo adicional? Da nossa parte, não: a assinatura está incluída no plano Pro. A fiskaly cobra, sim, um valor próprio pela sua TSS, diretamente ao cliente. Ver A sua conta fiskaly e as suas chaves acima.

Muda alguma coisa para a minha caixa belga ou neerlandesa? Não. Aí não existe obrigação de TSE e os campos de assinatura ficam vazios.

Quem pode configurar isto? Apenas o proprietário. Quem configura a TSE determina que assinatura fica sob a sua faturação — é o mesmo tipo de decisão que ligar o seu fornecedor de pagamentos.

Isto é suficiente para estar em regra? Para a parte da caixa, sim. A comunicação ao seu Finanzamt e a sua declaração continuam a ser da sua responsabilidade. Em caso de dúvida, pergunte ao seu Steuerberater; nós podemos fornecer-lhe os relatórios, mas não aconselhamento fiscal.