Faturas aos seus compradores

Mais cedo ou mais tarde, aparece alguém na sua bilheteira ou na sua caixa de correio com a pergunta: "pode passar-me uma fatura disto?" Uma empresa que reservou uma atividade de team building, uma escola, um trabalhador independente que quer apresentar a visita como despesa. Este artigo explica como tratar disso sem ter de escrever mais nada.

O que é "uma fatura em nome da sua organização"?

Quem vende é a sua organização. Nós não vendemos nada — somos o sistema com que a sua organização vende. Na sua fatura aparecem, portanto, o seu nome, a sua morada e o seu número de IVA, e é a sua organização que a emite.

O que nós fazemos é elaborar o documento em nome e por conta da sua organização. Isso é expressamente permitido: a diretiva europeia do IVA permite que um terceiro elabore a fatura, desde que o vendedor a emita e continue a ser responsável por ela. Por isso, no fundo de cada fatura aparece uma pequena frase a indicar que foi elaborada através da Passavo. Fora isso, o nosso nome não aparece em lado nenhum.

Isso significa também: a responsabilidade pelo que consta da fatura continua a ser sua. Propomos os textos legais que correspondem ao seu país e ao seu estatuto, mas só a sua organização (ou o seu contabilista) sabe em que disposição se baseia exatamente.

Ativar

Vá a Definições → Organização, separador Faturas aos compradores, e ligue As faturas aos compradores estão ativadas. Só a função Proprietário o pode fazer. Depois, preencha quatro coisas e clique em Guardar, em baixo.

1. O seu estatuto de IVA

Esta é a escolha mais importante do ecrã. Há três:

Estatuto	O que aparece na fatura
Sujeito a IVA, com número de IVA	IVA por taxa, tal como o declara na sua declaração periódica.
Isento de IVA (pequena empresa ou associação)	Sem IVA, com o texto legal da sua isenção.
Não sujeito a IVA	Sem IVA e sem número de IVA.

A diferença entre os dois últimos parece pequena, mas não é. Se estiver isento, é sujeito passivo e tem de mencionar a isenção. Se não estiver sujeito a IVA, não o deve fazer — daria a impressão de ter um estatuto de IVA que não tem.

E se a sua associação não tiver número de IVA?

É perfeitamente normal, e pode faturar à vontade. Dois casos:

• A sua associação não tem número de IVA nenhum e não faz nada que esteja sujeito a IVA. Escolha então Não sujeito a IVA. A sua fatura é uma fatura normal, apenas sem IVA e sem número.
• A sua associação tem um número, mas beneficia de uma isenção — na Bélgica, o artigo 44 para atividades culturais e sociais, ou o artigo 56bis se ficar abaixo do limiar de volume de negócios da pequena empresa; em Portugal, por exemplo, o artigo 9.º ou o artigo 53.º do CIVA. Escolha então Isento e, em Em que se baseia a sua isenção?, escolha o fundamento certo. Com o botão Preencher a sugestão, colocamos o texto correspondente no campo Menções legais na sua fatura; o seu contabilista pode ajustá-lo.

Tem dúvidas? Ligue ao seu contabilista antes de sair a primeira fatura, não depois. Uma fatura emitida já não pode ser alterada.

2. A sua série de numeração

Escolhe um Prefixo (por exemplo F ou FT), um número inicial em Começar em, e se a série deve Recomeçar em 1 todos os anos. Com esse interruptor ligado (a predefinição), obtém F2026-0001; sem ele, F-0001, que continua sempre a contar. Por baixo dos campos aparece o número que a sua próxima fatura vai ter.

Há uma regra rígida: a série tem de ser sequencial. Sem lacunas, sem números duplicados. Numa inspeção, um número em falta parece uma fatura que desapareceu. Por isso, somos nós que gerimos o contador, e o número inicial só pode ser alterado enquanto não tiver saído nenhuma fatura. Já fez este ano 249 faturas à mão? Defina então o número inicial como 250.

3. Os seus dados

O nome, a morada, o número de empresa e o número de IVA tal como são oficialmente. Não tem de ser o mesmo nome que o da sua loja: "Associação Amigos do Castelo" na fatura, "Castelo de Almourol" por cima dos seus bilhetes. O seu logótipo e a sua cor vêm do separador Identidade visual, por isso a sua fatura tem o aspeto da sua loja.

Um IBAN é opcional: as suas faturas estão sempre já pagas. Por isso, não há data de vencimento, mas sim "Liquidado por MB WAY em 12/09/2026".

4. Envio e pedidos

Se preencher um endereço em Cópia para o seu contabilista, o seu contabilista recebe automaticamente cada fatura e cada nota de crédito em cópia oculta. Poupa-lhe um e-mail por mês.

Em Pedir posteriormente até ... dias, escolhe durante quanto tempo, depois da visita, um comprador ainda pode pedir uma fatura por si próprio (predefinição 30; veja abaixo).

Como um comprador pede a fatura

Quatro caminhos, todos com o mesmo resultado.

Na loja online. No pagamento aparece uma caixa "Quero uma fatura" com os campos para o nome da empresa, a morada e o número de IVA. Esse número de IVA é opcional: um particular que tem de apresentar a visita como despesa não tem um.

Mais tarde. Quase ninguém pensa na nota de despesas no momento do pagamento; uma semana depois, sim. Por isso, no e-mail de confirmação e na página de confirmação aparece "Precisa de uma fatura? Peça-a aqui." Esse link é pessoal e funciona até um certo número de dias depois da visita — é a organização que define quantos (predefinição 30; 0 significa: sem data de fim). A contagem começa na última data da encomenda: quem compra em março um bilhete para um concerto em agosto ainda pode pedir uma fatura em setembro.

Na bilheteira. Depois de uma venda concluída, aparece no ecrã da caixa um botão Fatura. Copia os dados do cartão de visita ou da nota de encomenda que o cliente traz, e a fatura é enviada logo por e-mail.

Na gestão. Se alguém pedir uma fatura por telefone uma semana depois, vá ao menu Faturas aos compradores e clique em Criar fatura. Escolha a encomenda e preencha os dados do comprador. Isto só é possível para uma encomenda paga que ainda não tenha fatura; caso contrário, o caminho é uma nota de crédito.

O que acontece a seguir

Assim que o pagamento estiver concluído, criamos a fatura: um número da sua série, a data, os seus dados como vendedor, os do comprador, as linhas com o IVA por linha, os totais por taxa de IVA e as menções legais. O PDF é enviado por e-mail ao comprador, com cópia para o seu contabilista, se o tiver configurado.

O IVA decorre automaticamente do seu estatuto e do país do seu cliente:

Situação	O que acontece
Cliente no seu próprio país (ou país desconhecido)	A taxa do produto: 6% numa visita guiada, 21% num copo de vinho.
Empresa de outro país da UE com número de IVA	Autoliquidação, 0%, com a menção correspondente.
Particular de outro país da UE	Simplesmente a sua própria taxa.
Cliente fora da UE	Exportação, 0%.

Na autoliquidação e na exportação, o montante não muda: o comprador pagou na loja o que lá estava, e esse montante aparece na fatura sem IVA. Se estiver isento ou não sujeito a IVA, nunca aparece IVA, seja quem for o comprador.

Vende sobretudo entradas em eventos? Nesse caso, há uma exceção: são tributáveis no local onde o evento se realiza, também para uma empresa estrangeira. Por isso, desligue nas definições Autoliquidação do IVA para um cliente empresarial de outro país da UE. Confirme com o seu contabilista.

Corrigir: notas de crédito

Uma fatura emitida nunca se altera. Se algo não estiver certo, é acrescentada uma nota de crédito que anula (parte de) a fatura, com uma referência ao número original. Sem esse documento, não pode recuperar o IVA que entregou.

Se reembolsar uma encomenda (parcialmente) através do seu fornecedor de pagamentos, isso acontece automaticamente assim que o fornecedor confirma o reembolso: o montante reembolsado é repartido proporcionalmente pelas linhas, para que o IVA por taxa continue a bater certo. Se não houver reembolso através do seu fornecedor de pagamentos — devolveu em dinheiro, ou a fatura está no nome errado —, crie-a manualmente através de Faturas aos compradores → abrir a fatura → Criar nota de crédito. Deixe o montante como está para creditar a fatura toda, ou indique uma parte.

Por predefinição, as notas de crédito seguem a mesma série que as suas faturas. Isso é permitido na Bélgica, desde que o documento indique que é uma nota de crédito e a que fatura se refere. Se o seu contabilista pedir um diário à parte, ative nas definições, em Notas de crédito, uma série própria, com um prefixo próprio.

Deixar o seu contabilista satisfeito

Em Faturas aos compradores, no menu, há no canto superior direito um botão Exportar com três formatos. Escolhe um período com De e Até ao dia (inclusive) — por predefinição o mês em curso; muitas vezes vai querer um mês ou um trimestre — e recebe um ficheiro.

• CSV para a contabilidade, para verificar ou importar: uma linha por documento, com, por taxa de IVA, uma coluna de valor líquido e uma coluna de IVA, mais os totais, o número de IVA do cliente e o meio de pagamento. As notas de crédito aparecem a negativo, porque num diário são deduzidas ao volume de negócios.
• UBL (zip) — importável, para importar. É o formato que o Yuki, o Exact, o Octopus, o Billit e o e-Boekhouden leem diretamente; o seu contabilista não tem de copiar nada.
• PDF (zip), para arquivar.

Como importa o seu contabilista o UBL?

O UBL é um ficheiro XML por fatura, no formato Peppol BIS Billing 3.0 — a mesma norma usada pela rede Peppol. Quase todos os programas de contabilidade têm um botão Importar ou uma pasta onde se largam ficheiros destes:

1. Descarregue o zip do período e descompacte-o.
2. No Yuki: arraste os ficheiros XML para a caixa de correio do dossiê.
3. No Exact Online: Vendas → Documentos recebidos → Importar.
4. No Octopus ou no Billit: use a pasta de importação normal para UBL.

Se o seu programa não reconhecer o ficheiro, envie um ao seu contabilista e pergunte que formato espera — é bem provável que ele esteja simplesmente a pensar noutro botão.

Peppol: faturação eletrónica entre empresas

Desde 1 de janeiro de 2026, os sujeitos passivos de IVA belgas têm de enviar uns aos outros faturas estruturadas em vez de um PDF. Isso aplica-se entre empresas. Se vender um bilhete a um particular, nada muda: recebe o PDF por e-mail como sempre.

Se ativar o Peppol, verificamos em cada fatura a uma empresa se o número de IVA do seu comprador é conhecido na rede. Se for, o ficheiro UBL é enviado diretamente para lá — e o PDF segue também, porque um contabilista quer sempre poder abrir alguma coisa. Se não for, fica-se pelo PDF. Vê, por fatura na lista, na coluna Peppol, o que aconteceu: Não via Peppol, A aguardar envio, Enviado via Peppol ou Falha no envio. Se o envio falhar, abra a fatura e clique em Reenviar via Peppol.

Quanto custa

O envio por Peppol é uma opção paga. Está desligada por predefinição, e só um proprietário a pode ativar.

• Paga 0,60 € por documento efetivamente enviado via Peppol, sem IVA. Uma fatura conta como um documento, uma nota de crédito também.
• Um comprador que não esteja na rede recebe simplesmente o PDF por e-mail: isso não custa nada. Um envio que falha também não custa nada. E se um documento for reenviado, só conta uma vez.
• Contamos por mês civil. No início do mês seguinte, recebe por isso uma fatura separada, além da do seu plano, sempre em euros. Se tivermos um método de pagamento registado (um cartão ou um débito direto), cobramos com ele. Caso contrário, recebe-a por e-mail, com um botão Pagar.
• Na página Assinatura, bloco Envio Peppol, vê o que já foi enviado este mês e quanto custa até agora.
• O PDF por e-mail e a exportação UBL para o seu contabilista continuam gratuitos, quer ative o Peppol, quer não.

Um exemplo: em setembro, envia 12 faturas e 1 nota de crédito via Peppol. No início de outubro, recebe uma fatura de 13 documentos × 0,60 €, mais IVA, se se aplicar ao seu caso.

Se uma fatura de Peppol ficar por pagar, recebe primeiro lembretes. Se, depois do prazo de tolerância, continuar por pagar, o Peppol fica suspenso: os seus compradores recebem simplesmente o PDF. Assim que a fatura for paga, o Peppol volta logo a funcionar. Entretanto, as suas vendas continuam normalmente.

Registar a sua organização

Para poder enviar, precisa de um ponto de acesso: uma entidade ligada à rede Peppol que transmite os seus documentos. A Passavo trabalha com a Recommand, um ponto de acesso belga.

1. Peça ao suporte que registe a sua empresa na rede através da Recommand. Precisa do seu número de empresa.
2. Recebe então um endereço Peppol (para uma empresa belga, 0208: seguido do número de empresa) e um número no ponto de acesso.
3. Em Definições → Organização → Faturas aos compradores, bloco Peppol, ligue o interruptor Enviar faturas via Peppol, preencha O seu endereço Peppol e O seu número no ponto de acesso, e clique em Guardar.

O bloco Peppol só aparece quando o Peppol estiver ativo na Passavo. Se ainda não o vir, tudo funciona normalmente por PDF, e não é cobrado nada. Por baixo do interruptor aparece, assim que estiver ligado, quando e por quem foi ativado.

Perguntas frequentes

Tenho de dar uma fatura a toda a gente? Não. A um particular basta um bilhete ou um talão de caixa. Se um visitante a pedir mesmo assim, emita-a — isso é sempre possível.

Posso alterar uma fatura depois? Não, e isso não é uma limitação da Passavo, mas da lei. Crie uma nota de crédito e uma nova fatura.

E se me enganar no meu estatuto de IVA? Altere-o nas definições. As faturas que já saíram ficam como estavam — é para isso que serve a nota de crédito.

O meu cliente pede um número de nota de encomenda na fatura. É possível: no pedido há um campo A sua referência ou nota de encomenda (opcional). Na bilheteira chama-se Referência (opcional), na gestão Referência do cliente. Aparece no topo da fatura e segue também no UBL.