Pedidos e orçamentos

Uma festa de aniversário, um grupo escolar ou o museu inteiro para uma empresa: isso não se vende com um carrinho. Primeiro quer saber quando, quantos e para quem, e só depois dar um preço. Para isso, coloca um produto mediante pedido.

Na sua loja, esse produto deixa de ter contador e passa a ter um botão Enviar pedido. O visitante preenche um formulário curto. Recebe o pedido no seu painel e envia um orçamento com um link de pagamento. Só quando envia esse link reservamos lugares para ele. Se pagar, é uma encomenda normal com bilhetes.

Colocar um produto mediante pedido

1. No menu à esquerda, clique em Vendas e depois em Produtos.
2. Abra o produto ou crie um novo. Um bilhete de grupo, uma visita guiada ou um evento funcionam melhor.
3. Abra o bloco Venda mediante pedido e ative Mediante pedido em vez de venda direta.
4. Escolha o que o formulário pergunta:
   • Perguntar o momento: um período do dia (manhã, tarde, noite), uma hora ou nada.
   • Participantes mínimos e Participantes máximos: o que o visitante pode indicar. Deixe vazio se não quiser limite.
   • Validade do orçamento: durante quantos dias reservamos os lugares depois de enviar o link de pagamento. Sete dias por predefinição.
5. Em Perguntas próprias, acrescente o que quer saber, por exemplo Idade do aniversariante ou Nome da escola. Escreve a pergunta em cada língua da sua loja e escolhe se é obrigatória.
6. Clique em Guardar.

Não é preciso um preço. Se o produto tiver um preço online, a loja mostra desde com esse valor. Sem preço, aparece Preço sob consulta.

O que o visitante vê

O visitante clica em Enviar pedido e indica:

• a data pretendida e, se quiser, outra data possível;
• o momento (se o perguntar);
• o número de participantes;
• o seu nome, e-mail e telefone;
• as suas perguntas próprias e uma observação.

Recebe de imediato uma confirmação por e-mail na sua língua, com o que pediu e a indicação de que ainda nada foi reservado nem pago. O senhor recebe um e-mail no endereço de contacto da sua organização, com um botão para o pedido.

Acompanhar os pedidos

No menu à esquerda, clique em Pedidos. O número vermelho ao lado do menu mostra quantos pedidos são novos. Um pedido tem sempre um destes estados:

Estado	O que significa
Novo	Acabou de chegar. Ninguém o viu ainda.
Em tratamento	Alguém respondeu ou assumiu o pedido.
Orçamento enviado	O link de pagamento foi enviado. Os lugares estão reservados.
Confirmado e pago	O requerente pagou. Existe uma encomenda com bilhetes.
Recusado	Recusou o pedido.
Expirado	O orçamento não foi pago a tempo. Os lugares estão novamente livres.

Por predefinição, a lista mostra apenas o que ainda está em aberto. Escolha outro valor em Estado para encontrar pedidos mais antigos.

Enviar um orçamento com link de pagamento

1. Abra o pedido.
2. No topo, clique em Enviar orçamento e link de pagamento.
3. Verifique o que já está preenchido: o produto, a data, o número de participantes. Se o produto tiver horários, escolha o horário. Só vê horários com lugares livres suficientes.
4. Em Preço para todo o grupo está a nossa sugestão: a tarifa vezes o número de participantes. Ajuste-a ao que foi combinado, IVA incluído.
5. Escolha durante quantos dias o orçamento fica válido.
6. Escreva uma mensagem, se quiser. Aparece acima do orçamento no e-mail. Escreva-a na língua do requerente; o resto do e-mail já está na língua dele.
7. Clique em Enviar orçamento.

A partir de agora, reservamos os lugares até à data de validade. Um grupo de doze num horário de vinte deixa, portanto, oito lugares para a sua loja. O requerente recebe um e-mail com o preço, a data de validade e um botão Ver e pagar, que abre a sua página de pagamento habitual com os dados já preenchidos. Paga com os métodos de pagamento da sua loja, também por transferência se a oferecer.

O link de pagamento também aparece no pedido, no seu painel. Pode copiá-lo e reencaminhá-lo.

Se mais tarde enviar um novo orçamento para o mesmo pedido, este substitui o anterior. Os lugares do orçamento anterior ficam livres, e quem abrir o link antigo lê que já não é válido.

Com um preço de pacote

Se a tarifa do produto tiver um preço de pacote, por exemplo 290 € até 10 crianças e 25 € por cada criança a mais, o formulário do orçamento calcula-o sozinho. Para doze crianças, são sugeridos 340 €. Na sua loja, o visitante já vê o pacote no produto e no formulário de pedido, e sabe com o que contar.

Depois do pagamento

Assim que o requerente pagar:

• o pedido passa a Confirmado e pago;
• recebe o bilhete por e-mail, como em qualquer encomenda;
• a encomenda aparece em Encomendas, com uma única linha para todo o grupo, por exemplo Anniversaire magique — 12 participants.

Essa única linha tem o preço, o IVA e o número de lugares. Assim, a sua fatura, a sua exportação e o seu diário de caixa ficam corretos sem ter de fazer nada. O grupo recebe um bilhete de grupo que conta tantos lugares quantos os participantes.

Quando o orçamento expira

Se o requerente não pagar antes da data de validade:

• os lugares ficam automaticamente livres para a sua loja;
• o pedido passa a Expirado;
• quem ainda abrir o link de pagamento lê que o orçamento já não é válido e a quem se dirigir.

Se ainda quiser vir, basta enviar um novo orçamento.

Responder ou recusar

• Clique em Responder para fazer uma pergunta ou uma proposta por escrito, sem link de pagamento. O pedido aparece abaixo no e-mail. Se o requerente responder, a resposta chega ao endereço de contacto da sua organização.
• Clique em Assumir se os seus colegas devem ver que é o senhor quem trata do pedido.
• Clique em Recusar se não for possível. Escolhe se o requerente recebe um e-mail. Um orçamento ainda em curso expira de imediato.

Tudo o que aconteceu aparece no fundo do pedido, em Histórico: quem enviou o quê e quando.

Perguntas frequentes

Um visitante pode mesmo assim pôr um produto mediante pedido no carrinho? Não. Um produto mediante pedido só é vendido através de um orçamento.

Ficam lugares reservados assim que chega um pedido? Não. Só quando envia o orçamento. Um pedido nunca atrapalha quem quer simplesmente comprar um bilhete.

Em que língua o requerente recebe os e-mails? Na língua em que fez o pedido. Só a sua mensagem é escrita pelo senhor.

Posso ajustar o preço em cada pedido? Sim. O que indicar em Preço para todo o grupo é o que fica na encomenda.