Demandes et devis

Un anniversaire, un groupe scolaire ou votre musée entier pour une entreprise : cela ne se vend pas avec un panier. Vous voulez d'abord savoir quand, à combien et pour qui, et seulement ensuite donner un prix. Pour cela, vous mettez un produit sur demande.

Dans votre boutique, ce produit n'a alors plus de compteur mais un bouton Faire une demande. Votre visiteur remplit un court formulaire. Vous recevez la demande dans votre espace et envoyez un devis avec un lien de paiement. Ce n'est qu'à l'envoi de ce lien que nous bloquons des places pour lui. S'il paie, c'est une commande normale, avec des billets.

Mettre un produit sur demande

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Vente, puis sur Produits.
2. Ouvrez le produit, ou créez-en un nouveau. Un billet de groupe, une visite guidée ou un événement conviennent le mieux.
3. Ouvrez le bloc Vente sur demande et activez Sur demande plutôt qu'en vente directe.
4. Choisissez ce que demande le formulaire :
   • Demander le moment : une partie de la journée (matin, après-midi, soir), une heure, ou rien.
   • Participants minimum et Participants maximum : ce que votre visiteur peut indiquer. Laissez vide si vous ne voulez pas de limite.
   • Validité du devis : pendant combien de jours nous bloquons les places après l'envoi du lien de paiement. Sept jours par défaut.
5. Sous Questions personnalisées, ajoutez ce que vous voulez savoir, par exemple Âge de l'enfant fêté ou Nom de l'école. Vous saisissez la question dans chaque langue de votre boutique et indiquez si elle est obligatoire.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Un prix n'est pas nécessaire. Si le produit a un prix en ligne, votre boutique affiche à partir de avec ce montant. Sans prix, elle indique Prix sur demande.

Ce que voit votre visiteur

Votre visiteur clique sur Faire une demande et indique :

• la date souhaitée et éventuellement une autre date possible ;
• le moment (si vous le demandez) ;
• le nombre de participants ;
• son nom, son adresse e-mail et son téléphone ;
• vos questions personnalisées et une remarque.

Il reçoit aussitôt une confirmation par e-mail, dans sa langue. Elle reprend sa demande et précise que rien n'est encore réservé ni payé. Vous recevez un e-mail à l'adresse de contact de votre organisation, avec un bouton vers la demande.

Suivre les demandes

Dans le menu de gauche, cliquez sur Demandes. Le chiffre rouge à côté du menu indique combien de demandes sont nouvelles. Une demande a toujours l'un de ces statuts :

Statut	Ce que cela signifie
Nouveau	Vient d'arriver. Personne ne l'a encore regardée.
En cours	Quelqu'un a répondu ou l'a prise en charge.
Devis envoyé	Le lien de paiement est parti. Les places sont bloquées.
Confirmé et payé	Le demandeur a payé. Il y a une commande avec des billets.
Refusé	Vous avez refusé la demande.
Expiré	Le devis n'a pas été payé à temps. Les places sont à nouveau libres.

Par défaut, la liste n'affiche que ce qui est encore ouvert. Choisissez une autre valeur sous Statut pour retrouver des demandes plus anciennes.

Envoyer un devis avec un lien de paiement

1. Ouvrez la demande.
2. En haut, cliquez sur Envoyer un devis et un lien de paiement.
3. Vérifiez ce qui est déjà rempli : le produit, la date, le nombre de participants. Si le produit a des créneaux, choisissez le créneau. Vous ne voyez que les créneaux avec assez de places libres.
4. Sous Prix pour tout le groupe figure notre proposition : le tarif multiplié par le nombre de participants. Adaptez-la à ce que vous avez convenu, TVA comprise.
5. Choisissez pendant combien de jours le devis reste valable.
6. Écrivez éventuellement un message. Il apparaît au-dessus du devis dans l'e-mail. Écrivez-le dans la langue du demandeur ; le reste de l'e-mail est déjà dans sa langue.
7. Cliquez sur Envoyer le devis.

Dès maintenant, nous bloquons les places jusqu'à l'échéance. Un groupe de douze dans un créneau de vingt laisse donc encore huit places à votre boutique. Le demandeur reçoit un e-mail avec le prix, l'échéance et un bouton Consulter et payer. Il ouvre votre page de paiement habituelle, avec ses coordonnées déjà remplies. Il paie avec les moyens de paiement de votre boutique, y compris par virement si vous le proposez.

Le lien de paiement figure aussi dans la demande, dans votre espace. Vous pouvez le copier et le transmettre vous-même.

Si vous envoyez plus tard un nouveau devis pour la même demande, il remplace le précédent. Les places du devis précédent sont libérées, et qui ouvre l'ancien lien lit qu'il n'est plus valable.

Avec un forfait

Si le tarif du produit a un forfait, par exemple 290 € jusqu'à 10 enfants et 25 € par enfant supplémentaire, le formulaire de devis le calcule tout seul. Pour douze enfants, 340 € sont proposés. Dans votre boutique, votre visiteur voit déjà le forfait sur le produit et sur le formulaire de demande : il sait à quoi s'attendre.

Après le paiement

Dès que le demandeur a payé :

• la demande passe à Confirmé et payé ;
• il reçoit son billet par e-mail, comme pour toute commande ;
• la commande figure sous Commandes, avec une seule ligne pour tout le groupe, par exemple Anniversaire magique — 12 participants.

Cette ligne unique porte le prix, la TVA et le nombre de places. Votre facture, votre export et votre journal de caisse sont ainsi justes sans que vous ayez rien à faire. Le groupe reçoit un billet de groupe qui compte autant de places qu'il y a de participants.

Quand le devis expire

Si le demandeur ne paie pas avant l'échéance :

• les places sont automatiquement libérées pour votre boutique ;
• la demande passe à Expiré ;
• qui ouvre encore le lien de paiement lit que le devis n'est plus valable et qui contacter.

S'il souhaite tout de même venir, envoyez simplement un nouveau devis.

Répondre ou refuser

• Cliquez sur Répondre pour poser une question ou faire une proposition par écrit, sans lien de paiement. La demande figure en dessous dans l'e-mail. Si le demandeur répond, sa réponse arrive à l'adresse de contact de votre organisation.
• Cliquez sur Prendre en charge si vos collègues doivent voir que vous vous en occupez.
• Cliquez sur Refuser si ce n'est pas possible. Vous choisissez si le demandeur reçoit un e-mail. Un devis encore en cours expire immédiatement.

Tout ce qui s'est passé figure en bas de la demande, sous Historique : qui a envoyé quoi, et quand.

Questions fréquentes

Un visiteur peut-il quand même mettre un produit sur demande dans son panier ? Non. Un produit sur demande se vend uniquement par devis.

Des places sont-elles bloquées dès qu'une demande arrive ? Non. Seulement quand vous envoyez le devis. Une demande ne gêne personne qui veut simplement acheter un billet.

Dans quelle langue le demandeur reçoit-il ses e-mails ? Dans la langue dans laquelle il a fait sa demande. Seul votre message, vous l'écrivez vous-même.

Puis-je adapter le prix pour chaque demande ? Oui. Ce que vous indiquez sous Prix pour tout le groupe est ce qui figure sur la commande.