Aanvragen en offertes

Een verjaardagsfeest, een schoolgroep of je hele museum voor één bedrijf: dat verkoop je niet met een winkelmandje. Je wil eerst weten wanneer, met hoeveel en voor wie, en dan pas een prijs geven. Daarvoor zet je een product op aanvraag.

In je winkel staat er dan geen teller bij dat product, maar een knop Aanvraag indienen. Je bezoeker vult een kort formulier in. Jij krijgt de aanvraag in je paneel en stuurt een offerte met een betaallink. Pas wanneer je die link verstuurt, houden we plaatsen voor hem vast. Betaalt hij, dan is het een gewone bestelling met tickets.

Een product op aanvraag zetten

1. Klik links in het menu op Verkoop en daarna op Producten.
2. Open het product, of maak een nieuw product. Een groepsticket, een rondleiding of een event werkt het best.
3. Open het blok Verkopen op aanvraag en zet Op aanvraag in plaats van rechtstreeks aan.
4. Kies wat het formulier vraagt:
   • Moment vragen: een dagdeel (voormiddag, namiddag, avond), een uur, of niets.
   • Minimum deelnemers en Maximum deelnemers: wat je bezoeker mag invullen. Laat leeg als je geen grens wil.
   • Offerte geldig: hoeveel dagen we de plaatsen vasthouden nadat je de betaallink verstuurd hebt. Standaard zeven dagen.
5. Voeg onder Eigen vragen toe wat jij wil weten, bijvoorbeeld Leeftijd van het jarige kind of Naam van de school. Je typt de vraag in elke taal van je winkel en kiest of ze verplicht is.
6. Klik op Bewaren.

Een prijs is niet nodig. Heeft het product een onlineprijs, dan toont je winkel vanaf met dat bedrag. Zonder prijs staat er Prijs op aanvraag.

Wat je bezoeker ziet

Je bezoeker klikt op Aanvraag indienen en vult in:

• de gewenste datum en eventueel een andere mogelijke datum;
• het moment (als je dat vraagt);
• het aantal deelnemers;
• zijn naam, e-mailadres en telefoon;
• jouw eigen vragen en een opmerking.

Hij krijgt meteen een bevestiging per mail, in zijn eigen taal. Daarin staat wat hij vroeg en dat er nog niets geboekt of betaald is. Jij krijgt een mail op het contactadres van je organisatie, met een knop naar de aanvraag.

Aanvragen opvolgen

Klik links in het menu op Aanvragen. Het rode getal naast het menu toont hoeveel aanvragen nieuw zijn. Een aanvraag heeft altijd één van deze statussen:

Status	Wat het betekent
Nieuw	Net binnengekomen. Nog niemand heeft ze bekeken.
In behandeling	Iemand heeft geantwoord of ze in behandeling genomen.
Offerte verstuurd	De betaallink is vertrokken. De plaatsen worden vastgehouden.
Bevestigd en betaald	De aanvrager heeft betaald. Er is een bestelling met tickets.
Geweigerd	Je hebt de aanvraag geweigerd.
Verlopen	De offerte is niet op tijd betaald. De plaatsen zijn weer vrij.

Standaard toont de lijst alleen wat nog open staat. Kies bij Status een andere waarde om oudere aanvragen terug te vinden.

Een offerte met betaallink sturen

1. Open de aanvraag.
2. Klik bovenaan op Offerte en betaallink sturen.
3. Kijk na wat er al ingevuld staat: het product, de datum, het aantal deelnemers. Heeft het product tijdsloten, kies dan het tijdslot. Je ziet alleen tijdsloten met genoeg vrije plaatsen.
4. Bij Prijs voor de hele groep staat ons voorstel: het tarief maal het aantal deelnemers. Pas het aan voor wat je afsprak, btw inbegrepen.
5. Kies hoeveel dagen de offerte geldig blijft.
6. Schrijf eventueel een bericht. Het komt boven de offerte in de mail. Schrijf het in de taal van de aanvrager; de rest van de mail staat al in zijn taal.
7. Klik op Offerte versturen.

Vanaf nu houden we de plaatsen vast tot de vervaldatum. Een groep van twaalf in een tijdslot van twintig laat dus nog acht plaatsen over voor je winkel. De aanvrager krijgt een mail met de prijs, de vervaldatum en een knop Bekijken en betalen. Die opent je gewone afrekenpagina, met zijn gegevens al ingevuld. Hij betaalt met de betaalmethodes van je winkel, ook per overschrijving als je dat aanbiedt.

De betaallink staat ook bij de aanvraag in je paneel. Je kan hem kopiëren en zelf doorsturen.

Stuur je later een nieuwe offerte op dezelfde aanvraag, dan vervangt die de vorige. De plaatsen van de vorige offerte komen vrij, en wie de oude link opent, leest dat die niet meer geldig is.

Met een pakketprijs

Geef je het tarief van het product een pakketprijs, bijvoorbeeld 290 € tot 10 kinderen en 25 € per kind extra, dan rekent het offerteformulier die vanzelf uit. Voor twaalf kinderen staat er 340 € klaar. In je winkel ziet je bezoeker het pakket al bij het product en op het aanvraagformulier, zodat hij weet waar hij aan toe is.

Na de betaling

Zodra de aanvrager betaald heeft:

• staat de aanvraag op Bevestigd en betaald;
• krijgt hij zijn ticket per mail, zoals bij elke bestelling;
• staat de bestelling bij Bestellingen, met één regel voor de hele groep, bijvoorbeeld Anniversaire magique — 12 participants.

Die ene regel draagt de prijs, de btw en het aantal plaatsen. Zo kloppen je factuur, je export en je kassajournaal zonder dat je iets hoeft te doen. De groep krijgt één groepsticket dat zoveel plaatsen telt als er deelnemers zijn.

Als de offerte vervalt

Betaalt de aanvrager niet voor de vervaldatum, dan:

• komen de plaatsen automatisch weer vrij voor je winkel;
• staat de aanvraag op Verlopen;
• leest wie de betaallink nog opent, dat de offerte niet meer geldig is en wie hij kan contacteren.

Wil hij toch komen, stuur dan gewoon een nieuwe offerte.

Antwoorden of weigeren

• Klik op Antwoorden om een vraag te stellen of een voorstel in woorden te doen, zonder betaallink. De aanvraag staat eronder in de mail. Antwoordt de aanvrager, dan komt dat op het contactadres van je organisatie.
• Klik op In behandeling nemen als je collega's moeten zien dat jij ermee bezig bent.
• Klik op Weigeren als het niet lukt. Je kiest of de aanvrager een mail krijgt. Een offerte die nog liep, vervalt meteen.

Alles wat er gebeurde, staat onderaan de aanvraag bij Verloop: wie wat stuurde, en wanneer.

Veelgestelde vragen

Kan een bezoeker een product op aanvraag ook gewoon in zijn mandje leggen? Nee. Een product op aanvraag verkoopt alleen via een offerte.

Worden er plaatsen vastgehouden zodra iemand een aanvraag doet? Nee. Pas wanneer jij de offerte verstuurt. Een aanvraag houdt niemand tegen die gewoon een ticket wil kopen.

In welke taal krijgt de aanvrager zijn mails? In de taal waarin hij de aanvraag deed. Alleen je eigen bericht schrijf je zelf.

Kan ik de prijs per aanvraag aanpassen? Ja. Wat je bij Prijs voor de hele groep invult, is wat er op de bestelling komt.