Cadeaubonnen

Een cadeaubon is een bon die iemand koopt en die iemand anders later komt opgebruiken. Dit artikel legt uit wat zo'n bon boekhoudkundig is, hoe je er een verkoopt in je webwinkel, hoe je er met de hand een uitgeeft, hoe je hem inwisselt in de winkel en aan de balie, en hoe je hem blokkeert wanneer hij verloren is. Na dit artikel weet je van elke bon waar zijn geld gebleven is.

Wat is een cadeaubon eigenlijk

Een cadeaubon is vooruitbetaald geld. Iemand geeft je vandaag vijftig euro en krijgt daarvoor een code. Die code is het bewijs dat jij hem later nog voor vijftig euro iets moet leveren: een ticket, een rondleiding, een boek uit je winkel.

Voor een penningmeester betekent dat iets heel concreets. Het geld staat wel op je rekening, maar het is nog niet verdiend. Boekhoudkundig is een uitgegeven cadeaubon een schuld op je balans: een verplichting tegenover de houder van de bon. Pas op het moment dat de bon ingewisseld wordt en je echt iets levert, verhuist dat bedrag van "schuld" naar "opbrengst". Daarom rekenen de meeste organisaties ook geen btw aan bij de verkoop van de bon zelf, maar pas bij de inwisseling, wanneer duidelijk is wát er gekocht wordt en tegen welk tarief.

Let op: hoe je dit precies boekt hangt af van je statuut en van het soort bon. Vraag het één keer aan je boekhouder en noteer het antwoord. Passavo houdt de bewegingen bij en levert je de cijfers; de boeking zelf blijft jouw keuze.

Praktisch gevolg: een cadeaubon die niemand ooit komt inwisselen, blijft in je boekhouding staan tot hij vervalt. Een bon zonder vervaldatum zou dus eeuwig als schuld op je balans blijven staan. Daarom krijgt elke bon in Passavo een vervaldatum; verderop lees je hoe je de termijn kiest.

Het verschil met een kortingscode

Die twee worden voortdurend door elkaar gehaald, en ze zijn echt niet hetzelfde.

	Kortingscode	Cadeaubon
Wat het is	Een regel: tien procent eraf, of vijf euro eraf	Een saldo: geld dat iemand al betaald heeft
Wie betaalde	Niemand. Jij geeft korting	De koper, vooraf
Na gebruik	De code blijft bestaan en werkt bij de volgende klant weer	Het saldo zakt. Op is op
In je boekhouding	Minder omzet	Eerst een schuld, dan omzet
Kan in stukken	Nee	Ja, tot op de cent

Wil je een actie doen ("tien procent in december"), gebruik dan een kortingscode. Wil je iemand geld in handen geven dat hij bij jou mag uitgeven, gebruik dan een cadeaubon.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol Eigenaar of Beheerder: alleen die mogen producten en cadeaubonnen beheren. Weet je niet welke rol je hebt, kijk dan bij Medewerkers en rollen.
• Een werkende betaalmethode als je de bon online wil verkopen, zie Betaalprovider koppelen.
• Een beslissing over het bedrag: één vast bedrag, of laat je de koper kiezen.
• Een beslissing over de geldigheidstermijn. Twaalf maanden is de standaard.
• Ongeveer tien minuten voor het aanmaken; daarna kost het niets meer.

Stap 1 — Een bon verkopen in je ticketshop

Dit is de gewone manier: je zet de bon tussen je tickets, en bezoekers kopen hem zelf met hun bankkaart.

1. Ga in het menu links naar Producten.
2. Klik rechtsboven op Nieuw product.
3. Kies bij Soort het type Cadeaubon. Dat is wat een cadeaubon van een ticket onderscheidt: een ticket geeft toegang, een cadeaubon geeft saldo.
4. Geef het product een naam die de koper begrijpt. "Cadeaubon" volstaat; "Cadeaubon 25 euro" is duidelijker wanneer je er meerdere naast elkaar zet.
5. Kies in het blok De cadeaubon bij Bedrag van de bon:

Keuze	Wat de koper kiest	Wanneer gebruik je dit
Vast bedrag (de prijs van dit product)	Niets; de prijs van het product is het saldo	Je wil vaste coupures, bijvoorbeeld 25, 50 en 100 euro als drie aparte producten
De koper kiest zelf	Zelf een bedrag, binnen de grenzen hieronder	Je wil dat iemand precies 37 euro kan schenken

6. Kies je De koper kiest zelf, dan kan je een Kleinste bedrag en een Grootste bedrag invullen. Laat je ze leeg, dan kiest de koper tussen 5 en 500 euro. Je kan die grenzen alleen verkleinen, niet verruimen: een bon onder 5 of boven 500 euro kan niet. De grenzen worden ook echt afgedwongen: wie het formulier in zijn browser aanpast, krijgt nog steeds geen bon van duizend euro.
7. Zet eventueel bij Geldig in maanden een eigen termijn (minstens één maand). Laat je dit leeg, dan is de bon twaalf maanden geldig.
8. Klik op Aanmaken. Vanaf dat moment staat de bon gewoon tussen je andere producten in de winkel.

Waarom een maximum? Zonder bovengrens is een cadeaubon een makkelijke manier om met een gestolen bankkaart in één keer een groot bedrag wit te wassen: kopen met de gestolen kaart, de code doorgeven, en het saldo staat los van de kaart. Daarom geldt er altijd een plafond van 500 euro, ook als je zelf niets invult.

Wat de koper krijgt

Na de betaling vertrekt er automatisch een mail naar de koper, met daarin:

• de code als leesbare tekst — die stuur je door of typ je over;
• een QR-code met diezelfde code;
• de vervaldatum;
• knoppen om de bon in Apple Wallet of Google Wallet te zetten;
• een pdf in de huisstijl van je organisatie.

Die pdf is gemaakt om af te drukken. Open hem, druk hem af op gewoon papier of op wat dikker papier, vouw hem één keer en steek hem in een kaartje. De code staat er groot genoeg op om met de hand over te typen, en de QR-code staat erop voor wie hem gewoon laat scannen. Wil je hem niet afdrukken, dan stuur je de pdf door als bijlage bij een mail; dat werkt even goed.

Op de kassapagina kan de koper per bon de Naam van de ontvanger, het E-mailadres van de ontvanger en een Boodschap op de bon invullen. De naam en de boodschap komen op de bon te staan; laat hij de naam leeg, dan staat zijn eigen naam erop. Vult hij een e-mailadres van de ontvanger in, dan krijgt die ontvanger een kopie van de mail. De koper krijgt de bon altijd zelf, zodat hij hem ook persoonlijk kan geven.

De code bestaat uit twaalf tekens en gebruikt geen nul, geen hoofdletter O, geen één, geen I en geen L. Dat is met opzet: een bon wordt overgetypt, en "was dat nu een nul of een O?" is precies het telefoontje dat je niet wil.

Stap 2 — Een bon met de hand uitgeven

Soms verkoop je geen bon maar geef je er een. Een goedmaker na een vervelend bezoek, een prijs bij een quiz, een ruil met een collega-organisatie, of gewoon een verkoop aan de balie die niet via de kassa loopt.

1. Ga in het menu naar Cadeaubonnen.
2. Klik op Cadeaubon uitgeven.
3. Vul het Bedrag in, in euro: 25 of 25,50.
4. Vul eventueel de Naam van de ontvanger en een Boodschap op de bon in.
5. Vul eventueel een E-mailadres van de ontvanger in. Doe je dat, dan vertrekt de bon meteen naar dat adres, met de pdf erbij. Laat je het leeg, dan bestaat de bon wel maar stuurt Passavo niets; je drukt hem dan zelf af met Bon downloaden.
6. Laat Geldig tot leeg voor de standaardtermijn van twaalf maanden, of kies zelf een datum.
7. Schrijf bij Interne notitie waarom je de bon uitgeeft. Die notitie zie alleen jij, in het beheer.
8. Klik op Aanmaken. De bon opent meteen, met zijn code.

Let op: een bon die je met de hand uitgeeft, is even hard een schuld als een verkochte bon. Er kwam alleen geen geld tegenover te staan. Geef er daarom niet lichtzinnig grote bedragen van weg, en noteer bij Interne notitie waarom je hem gaf.

Stap 3 — Een bon inwisselen in de winkel

De bezoeker doet dit zelf, online.

1. Hij legt zijn tickets in het winkelmandje en gaat naar de kassapagina.
2. Daar staat een blok Kortingscode of cadeaubon met één veld Code.
3. Hij typt zijn code in en klikt op Toepassen.
4. Het bedrag van de bon gaat van het totaal af, en de winkel zegt meteen hoeveel er nog op de bon blijft staan. Blijft er nog iets te betalen over, dan rekent hij de rest gewoon af met zijn bankkaart.

Per bestelling kan er één cadeaubon gebruikt worden. Typt de bezoeker een tweede boncode in, dan vervangt die de eerste. Een kortingscode en een cadeaubon samen op één bestelling kan wel.

Dat het één veld is voor allebei, is een bewuste keuze. Iemand met een papiertje in de hand weet niet altijd of hij een kortingscode of een cadeaubon vasthoudt, en een verkeerd veld kiezen is een foutmelding die niemand begrijpt.

Stap 4 — Een bon inwisselen aan de balie

1. Sla de producten aan zoals altijd.
2. Typ in het afrekenblok de code van de bon in het veld Waardebon.
3. Klik op Inwisselen.

Aan de balie betaalt een bon de hele verkoop of niets: de kassa kan een bon niet combineren met contant of een kaart in dezelfde verkoop. Er zijn daarom vier uitkomsten:

Uitkomst	Wat er gebeurt	Wat je tegen de klant zegt
Bon precies op	Het saldo was precies het bedrag. De bon is leeg	"Dat is volledig betaald met uw bon. De bon is nu leeg."
Saldo blijft over	Het saldo was groter dan het bedrag. De rest blijft op de bon	"Er blijft nog 17,50 euro op uw bon staan. Bewaar hem, u kan hem opnieuw gebruiken tot 3 mei."
Te weinig saldo	De kassa weigert en zegt hoeveel er nog op de bon staat	"Op uw bon staat nog 12 euro. Zullen we in twee keer afrekenen?"
Vervallen, geblokkeerd of opgebruikt	De kassa weigert en zegt waarom. Bij een vervallen bon staat de datum in de melding	"Deze bon is vervallen op 3 mei. Ik kijk even wat we kunnen doen."

Het tweede gesprek is het belangrijkste. Zeg altijd hardop hoeveel er op de bon blijft staan en tot wanneer. Zonder die zin denkt de bezoeker dat de rest verdampt is, gooit hij de bon weg, en dan heb jij een schuld in je boeken die niemand meer komt opeisen. Dat is geen meevaller maar een ontevreden bezoeker.

Staat er te weinig op de bon, reken dan in twee verkopen af: eerst producten tot het saldo van de bon, betaald met de bon, en daarna de rest contant of met de kaart. Wil de bezoeker liever niets splitsen, dan kan hij de bon ook online gebruiken: daar betaalt hij het verschil gewoon bij.

Een bon van vijftig euro op een rekening van tien euro geeft tien euro af en geen veertig euro wisselgeld; de veertig euro blijven op de bon. Een cadeaubon is geen bankbiljet.

Een bon vervalt aan het einde van zijn vervaldag. Wie op die dag zelf om tien uur 's ochtends aan de balie staat, hoort niet te horen dat zijn bon vannacht verlopen is.

Een bon wordt bovendien pas afgeboekt wanneer er echt betaald is. Haakt iemand halverwege de betaling af, of mislukt zijn kaart, dan is hij zijn bon niet kwijt.

Stap 5 — Een bon blokkeren

Blokkeren doe je wanneer een bon verloren of gestolen is, of wanneer je een vergissing gemaakt hebt bij het uitgeven.

1. Ga naar Cadeaubonnen.
2. Zoek de bon op zijn code of op de naam van de ontvanger. Heeft de koper geen ontvanger ingevuld, dan staat daar zijn eigen naam.
3. Open de bon.
4. Klik op Blokkeren, vul eventueel een reden in en bevestig.

De bon werkt meteen niet meer, in de winkel en aan de balie. Het saldo blijft staan. Dat is met opzet: een bon die verloren was en later terechtkomt, hoort gewoon weer te werken, en bij een discussie moet zichtbaar blijven hoeveel erop stond. Met Vrijgeven zet je de blokkering weer af. Blokkeren en vrijgeven kan ook rechtstreeks vanuit de lijst.

Op dezelfde pagina staan nog een paar acties:

Actie	Wat het doet
Blokkeren	De bon werkt niet meer. Het saldo blijft staan
Vrijgeven	De blokkering gaat eraf; de bon werkt weer
Saldo corrigeren	Boekt een verschil, met een verplichte reden
Bon mailen	Stuurt hem opnieuw, naar een adres dat je zelf kiest
Bon downloaden	De pdf, om af te drukken

Een correctie overschrijft het saldo niet maar boekt een verschil. Zo blijft in de historiek zichtbaar dat er iets rechtgezet is, door wie en waarom.

Onder de bon staat de historiek: elke beweging als een eigen regel, met de bestelling en de medewerker erbij. Dat is het stuk waarmee je een discussie beslecht.

In de lijst Cadeaubonnen kan je filteren op Status (Bruikbaar, Opgebruikt, Vervallen, Geblokkeerd) en op Vervalt binnen een maand. Dat laatste filter is handig om houders nog een seintje te geven.

Geldigheid

Standaard is een bon twaalf maanden geldig, gerekend vanaf de dag dat hij uitgegeven is. Wil je daarvan afwijken, zet dan bij het product een eigen termijn bij Geldig in maanden. Een bon die je met de hand uitgeeft, krijgt de datum die je bij Geldig tot kiest, of anders ook twaalf maanden.

De vervaldatum staat op de pdf en in de mail.

Veelgemaakte fouten

Een cadeaubon maken als kortingscode van honderd procent. Dat lijkt te werken tot de tweede klant dezelfde code gebruikt en je twee keer gratis binnenlaat. Een kortingscode is een regel, geen saldo.

De grenzen van een vrij bedrag niet nakijken. Vul je niets in, dan kan een koper tot 500 euro kiezen. Is dat voor jouw organisatie veel, zet dan een lager Grootste bedrag: een bon die met een gestolen kaart gekocht is, eindigt in een terugvordering van je betaalprovider.

Bij een gedeeltelijke inwisseling niets zeggen. De bezoeker gooit de bon weg en jij houdt een schuld over die nooit opgelost raakt. Eén zin aan de balie lost dat op.

De bon verwijderen omdat hij "niet meer nodig is". Dat kan niet, en dat is maar goed ook. Blokkeren is wat je zoekt.

De vervaldatum niet hardop zeggen. Ze staat al op de bon en in de mail, maar zeg ze ook aan de balie. Een bon die vervalt zonder dat de houder het wist, kost je meer goodwill dan het bedrag waard is.

Wat als …

… de klant zijn code kwijt is?

Zoek de bon op de naam van de ontvanger (of van de koper, als er geen ontvanger ingevuld was) in het overzicht Cadeaubonnen. Vind je hem, dan open je hem, klik je op Bon mailen en stuur je hem naar een adres dat je zelf kiest. Kan je hem niet terugvinden en heeft de klant geen enkel bewijs, dan is er weinig te doen: een bon zonder code is niet van een verzonnen bon te onderscheiden.

… de bon net vervallen is en de klant staat aan de balie?

Dat is een beleidsbeslissing, geen technische. Een vervallen bon werkt niet meer, ook niet na een correctie van het saldo. Wil je coulant zijn, geef dan met Cadeaubon uitgeven een nieuwe bon voor het resterende bedrag, en zet de oude met Saldo corrigeren op nul. Noteer bij allebei de reden, zodat het in de historiek staat en je later kan zien hoe vaak je dat doet.

… iemand de bon wil gebruiken voor iets duurders?

Dat is het normale geval. De bon dekt wat hij dekt, de rest betaalt de klant bij met zijn bankkaart of aan de balie. Je hoeft niets bijzonders te doen.

… een bestelling die (deels) met een bon betaald is, terugbetaald wordt?

Met Terugbetalen bij de bestelling stort je alleen het deel terug dat met geld betaald is. Het bedrag van de bon komt niet vanzelf terug op de bon. Wil je dat, open dan de bon, klik op Saldo corrigeren, vul het bedrag positief in en zet het bestelnummer bij de reden. Zo staat het ook in de historiek. Zie Annuleren en terugbetalen.

… je twee bonnen op één bestelling wil gebruiken?

Dat kan niet: per bestelling telt één bon. Gebruik de tweede bij een volgende bestelling. Wil je ze toch samenvoegen, haal dan met Saldo corrigeren het saldo van de ene bon af (negatief bedrag) en zet het met een tweede correctie op de andere (positief bedrag), telkens met dezelfde reden.

Veelgestelde vragen

Kan een bon in stukken gebruikt worden? Ja. Dat is het normale geval: wat er niet opgaat, blijft erop staan, tot op de cent. Je kan een bon van vijftig euro in tien bezoeken van vijf euro opgebruiken.

Kan ik een bon terugdraaien? Een betaling met een bon zet je terug met Saldo corrigeren op de bon: vul het bedrag positief in, met het bestelnummer als reden. Een terugbetaling van de bestelling doet dat niet vanzelf. Je ziet de correctie als een aparte regel in de historiek.

Kan ik een bon verwijderen? Nee. Een uitgegeven bon is een schuld en geen rij die verdwijnt. Wil je hem onbruikbaar maken, blokkeer hem dan. Dan blijft ook zichtbaar dat hij bestaan heeft, en dat is precies wat je nodig hebt wanneer er achteraf een vraag komt.

Moet ik btw aanrekenen bij de verkoop van een bon? Meestal niet op het moment van de verkoop, omdat dan nog niet vaststaat wát er gekocht wordt en tegen welk tarief. De btw hoort bij de inwisseling. Leg dit één keer voor aan je boekhouder: het hangt af van je statuut en van het soort bon dat je verkoopt.

Telt een verkochte cadeaubon mee in mijn omzet van vandaag? In je kassaoverzicht zie je het geld binnenkomen, want het staat op je rekening. In je boekhouding is het nog geen opbrengst maar een schuld. Dat verschil is normaal; het lost zichzelf op zodra de bon ingewisseld wordt.