Je formule kiezen, wisselen en betalen

Dit artikel gaat over wat jij aan ons betaalt voor Passavo: je formule, hoe je betaalt en waar je je facturen vindt. Alles gebeurt op één scherm: Instellingen → Abonnement in het menu links.

Rechtsboven op dat scherm staat de knop Handleiding: die brengt je naar dit artikel.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol eigenaar. Alleen een eigenaar kiest een formule, stelt de betaalmethode in, past de facturatiegegevens aan of zegt op.
• Een beheerder (bijvoorbeeld je penningmeester) ziet dezelfde pagina, kan facturen downloaden en een openstaande factuur betalen, maar verandert niets aan de formule.
• Voor een betaalde formule: een betaalkaart, of de gegevens van de bankrekening van je organisatie, of een kaart met Bancontact.

Wat je bovenaan ziet

In het blok Je formule staat:

• Formule — bijvoorbeeld Start, Groei of Pro;
• Facturatie — per maand of per jaar;
• Prijs — het bedrag zonder btw, en eronder hetzelfde bedrag met btw;
• Status — bijvoorbeeld Proef, Actief of Achterstallig;
• Volgende aanrekening — de datum en het bedrag van je volgende betaling.

Zit je nog in je proefperiode, dan staat er tot wanneer die loopt. Tijdens je proef betaal je niets.

Een formule kiezen of wisselen

1. Open Instellingen → Abonnement.
2. Klap het blok Formules vergelijken open. Je ziet de vier formules naast elkaar, met dezelfde prijzen als op onze website. Je huidige formule heeft het label Je huidige formule.
3. Klik bij de formule die je wilt op Kies per maand of Kies per jaar. Wil je naar de gratis formule, klik dan op Kies deze formule.
4. Er opent een venster. Onderaan staat in gewone woorden wat de wissel kost en wanneer hij ingaat. Lees dat even na.
5. Klik op Bevestigen.

Je kan hetzelfde venster ook openen met de knop Formule wijzigen onder Je formule. Daar kies je de formule en het ritme zelf in twee lijstjes.

Wanneer gaat de wissel in?

Wat je doet	Wanneer	Wat er met de prijs gebeurt
Naar een duurdere formule	meteen	Je betaalt het verschil voor de dagen die nog over zijn van je lopende periode. Dat komt op je volgende factuur.
Naar een goedkopere betaalde formule	meteen	Wat je te veel betaalde voor de resterende dagen, gaat af van je volgende factuur.
Van per maand naar per jaar (of omgekeerd)	meteen	Er begint vandaag een nieuwe periode. Je betaalt ze meteen, min het deel van je lopende periode dat je nog niet gebruikte.
Naar de gratis formule	op het einde van je periode	Je houdt je betaalde formule tot die datum. Daarna betaal je niets meer. Dat is hetzelfde als opzeggen.

Tijdens je proef verandert er niets aan wat je betaalt: je proef loopt gewoon door, en pas daarna betaal je de nieuwe prijs.

Van gratis naar een betaalde formule krijg je één keer een gratis proef van veertien dagen. Had je al eens een proef, dan betaal je vanaf vandaag.

Het bedrag in het venster is een schatting tot op de cent; het precieze bedrag staat op je factuur.

Per maand of per jaar?

Per jaar betaal je tien maanden in plaats van twaalf: twee maanden gratis. Het venster zegt het er telkens bij.

Wat als ik boven een grens van mijn nieuwe formule zit?

Stap je over naar een kleinere formule terwijl je al meer verkocht of meer locaties, toestellen of medewerkers hebt dan die formule toelaat, dan staat dat in het venster, in het rood, vóór je bevestigt.

Je kan toch bevestigen. Er wordt niets verwijderd en er stopt vandaag niets:

• wat je al hebt, blijft gewoon werken;
• zit je boven het ticketplafond, dan loopt je verkoop nog veertien dagen door. Daarna stopt alleen de verkoop van betaalde tickets, tot je weer een grotere formule kiest. Gratis inschrijvingen blijven altijd werken;
• op de gratis formule kan je een event dat boven de 100 betaalde tickets zit ook los betalen (zie verder).

Je betaalmethode instellen

1. Open Instellingen → Abonnement.
2. Klik in het blok Betaalmethode op Automatische betaling instellen.
3. Je komt op het beveiligde betaalscherm van onze betaaldienst. Kies daar hoe je wilt betalen:
   • een kaart (Visa, Mastercard, …);
   • een domiciliëring van de rekening van je organisatie (SEPA);
   • Bancontact: je eerste betaling doe je met je Bancontact-kaart, en daarna gaat het vanzelf per domiciliëring van dezelfde rekening.
4. Bevestig. Je komt vanzelf terug op de pagina Abonnement.

Daarna staat er Je abonnement wordt automatisch geïnd, met welke kaart of rekening er betaald wordt. Zit je nog in je proef, dan wordt er pas na je proef iets afgeschreven.

Welke betaalmiddelen je te zien krijgt, hangt af van je land. Wij bewaren zelf nooit je kaart- of rekeninggegevens.

Je betaalmethode wijzigen

Klik op Betaalmethode wijzigen. Je komt in het klantenportaal van onze betaaldienst. Voeg daar een nieuwe kaart of rekening toe en maak ze de standaard. Klik daarna op de terugknop in dat portaal.

Een openstaande factuur betalen

Lukt een betaling niet, of liep je proef af zonder betaalmethode, dan staat er bovenaan de pagina een gekleurd blok Volgende stap met twee knoppen:

1. Betalen of Nu betalen — betaal de factuur die openstaat;
2. Automatische betaling instellen of Betaalmethode wijzigen — zodat het de volgende keer vanzelf gaat.

Doe ze allebei. Je betaalt de openstaande periode maar één keer: de automatische betaling begint pas na de periode die je net betaald hebt.

Staat de verkoop stil omdat er niet betaald is, dan blijft deze pagina altijd bereikbaar. Zodra de betaling binnen is, kan je weer verkopen.

Je facturen

Onderaan staat het blok Facturen: nummer, datum, bedrag, btw en status. Bij elke factuur staat:

• Pdf — de factuur om te bewaren of door te sturen;
• UBL — de e-factuur die je boekhouder rechtstreeks inleest;
• Betalen — alleen bij een factuur die nog openstaat.

Je facturatiegegevens aanpassen

1. Klik in het blok Facturatiegegevens op Facturatiegegevens wijzigen.
2. Vul in: de naam op de factuur, het adres, het land, het btw-nummer (als je er een hebt) en Facturen mailen naar.
3. Klik op Bewaren.

Je btw-nummer wordt meteen gecontroleerd bij VIES, de btw-databank van de Europese Commissie. Naast het nummer zie je daarna geldig bij VIES, niet gekend bij VIES of nog niet gecontroleerd.

• Geldig: de btw wordt verlegd en je betaalt de prijs zonder btw.
• Niet gekend: kijk het nummer na, met de landcode ervoor (bijvoorbeeld BE0123456789). Tot het klopt, komt er btw op je factuur.
• Nog niet gecontroleerd: VIES gaf geen antwoord. We proberen het opnieuw bij je volgende factuur.

Een wijziging geldt vanaf je volgende factuur.

Opzeggen

1. Klik in het blok Je formule op Opzeggen.
2. Het venster zegt tot wanneer je alles kan blijven gebruiken. Klik op Opzeggen.

Je houdt je formule tot het einde van je periode — of tot het einde van je proef, als je nog in je proef zit. Daarna ga je verder op de gratis formule. Je shop, je tickets en je gegevens blijven staan; er wordt niets verwijderd.

Toch niet opzeggen?

Klik op Opzegging intrekken, zolang de einddatum nog niet voorbij is. Je abonnement loopt dan gewoon door, met dezelfde betaalmethode.

Kies je voor die datum een andere betaalde formule, dan wordt je opzegging ook vanzelf ingetrokken.

Eén event los betalen

Op de gratis formule verkoopt elk event tot 100 betaalde tickets. Weet je nu al dat een event daarboven gaat?

1. Klik in het blok Je events op Een event vooraf ontgrendelen.
2. Kies het event.
3. Klik op de betaalknop en betaal eenmalig.

Dat event verkoopt daarna onbeperkt betaalde tickets, voor altijd. Er begint geen abonnement en er blijft geen kaart bewaard. Dat kan hoogstens twee keer per kalenderjaar. Zit een event al boven zijn plafond, dan staat de knop Betaal dit event er ook meteen bij.

Veelgemaakte fouten

Je btw-nummer zonder landcode invullen. Typ BE0123456789 en niet 0123.456.789.

Alleen op Betalen klikken. Daarmee betaal je die ene factuur. Klik ook op Automatische betaling instellen, anders krijg je volgende maand opnieuw een factuur om zelf te betalen.

Naar de gratis formule gaan en denken dat het meteen gebeurt. Je houdt wat je betaald hebt tot het einde van je periode.

Veelgestelde vragen

Betaal ik iets per verkocht ticket? Nee. Je betaalt een vast bedrag per maand of per jaar.

Kan mijn penningmeester de facturen zien? Ja. Geef hem de rol beheerder. Hij ziet de facturen, downloadt ze en kan een openstaande factuur betalen. Van formule wisselen of opzeggen kan hij niet.

Waarom staat er 20 % btw op mijn factuur? Omdat je organisatie geen geldig Europees btw-nummer heeft. Met een geldig nummer wordt de btw verlegd. Zie Je facturatiegegevens aanpassen.

Waar staat het pauzeren? Onder Je formule staat Pauzeren voor wie per maand betaalt. Alles daarover staat in Je formule, je facturen en pauzeren.