Btw-sets

Dit artikel legt uit wat een btw-set is, hoe je er eentje kiest, en waarom het altijd een voorstel blijft dat jij met je boekhouder nakijkt. Je hebt daarna één plaats waar je tarieven staan in plaats van veertig. Reken op een kwartier, plus één gesprek met je boekhouder dat je toch al moest voeren.

Ken je het woord btw nog niet, lees dan eerst het stuk over btw in Producten en prijzen.

Waarom dit bestaat

Vroeger typte je op elk product een percentage. Op een product met tickets kwam er 6 te staan, op een pint 21, op frieten 6 of 12 — en je moest dat onthouden. Twee dingen gaan daar mis mee.

Het eerste: je herhaalt jezelf. Een vereniging met veertig producten typt veertig keer een tarief, en bij de eenenveertigste vergist iemand zich. Het tweede: je zit vast aan één land. Verhuist je eetfestijn naar een zaal over de grens, dan moet je veertig producten openen en elk tarief aanpassen.

Een btw-set lost allebei op. Je zegt op een product niet meer "ik ben 21%" maar "ik ben drank met alcohol". Het tarief zoekt het zelf op in de set die bij jouw locatie hoort.

Wat is een btw-set precies?

Een btw-set is een lijst met tarieven, één per soort verkoop, die bij één land hoort. Zo ziet zo'n set eruit:

Soort verkoop	Tarief
Alcoholische drank	21%
Frisdrank	21%
Eten ter plaatse	12%
Eten om mee te nemen	6%
Statiegeld	geen voorstel
Toegangsticket	6%
Overige	21%

De getallen hierboven zijn een voorbeeld, geen antwoord. Wat er in jouw sets staat, zie je in je eigen scherm — daar staan de tarieven van jouw land.

Let op de regel Statiegeld. Daar staat bij de meeste landen niets, en dat is geen vergetelheid. In België, Nederland, Frankrijk en Italië is statiegeld geen verkoop maar een waarborg, en dan is er geen tarief om voor te stellen. Voor Spanje en Bulgarije hebben we het niet met zekerheid kunnen vaststellen. Duitsland is het enige land waar het wél vastligt. Een lege regel betekent: vul dit zelf in na overleg met je boekhouder. We zetten er liever niets dan een getal dat betrouwbaar oogt en het niet is.

Die zeven soorten heten fiscale categorieën. Het zijn er precies zeven en niet meer, want elke categorie erbij is een keuzelijst die langer wordt en een vrijwilliger die achter de toog moet gaan nadenken.

Categorie	Wat je erin zet
Alcoholische drank	Bier, wijn, sterke drank
Frisdrank	Water, cola, koffie, thee
Eten ter plaatse	Het bord dat aan tafel opgegeten wordt
Eten om mee te nemen	Het doosje frieten dat meegaat
Statiegeld	De waarborg op een beker, en het teruggeven ervan
Toegangsticket	Toegang tot je event, je voorstelling, je rondleiding
Overige	Alles wat hier niet in past

Waarom eten ter plaatse en eten om mee te nemen apart staan: precies daar loopt in bijna elk land de grens tussen een verlaagd en een gewoon tarief. Dezelfde portie frieten is fiscaal iets anders wanneer ze op een bord over de toog gaat dan wanneer ze in een doosje mee naar huis gaat. Dat is geen spitsvondigheid van ons; dat staat zo in de wet.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol Eigenaar of Beheerder voor de btw-sets en je producten. De standaardset van je organisatie (stap 1) kan alleen de Eigenaar kiezen. Zie Medewerkers en rollen.
• Minstens één locatie met het juiste land ingevuld. Zie Je organisatie instellen.
• Een kwartier.
• Daarna: vijf minuten van je boekhouder. Lees eerst verder om te weten wat je hem precies moet vragen.

Dit is een voorstel, geen belastingadvies

Dit is het belangrijkste stuk van dit artikel, en het staat met opzet vóór de stappen.

Wij zetten voor elk van de zeven landen waarin dit platform verkoopt een set klaar, met de tarieven die volgens de btw-tarievendatabank van de Europese Commissie in dat land gelden. Bij elke set staat de bron en de datum waarop we die bron geraadpleegd hebben. Je vindt die in het scherm van de set zelf.

En toch blijft het een voorstel. Drie redenen:

1. Wij zijn geen boekhouder en wij kennen jouw organisatie niet. Of een tarief voor jou geldt, hangt af van je rechtsvorm, je activiteit en je omzet. Een vzw met een eetfestijn zit soms in een heel ander regime dan een brouwerij met een bezoekerscentrum.
2. Sommige categorieën liggen niet eenduidig vast. Alcohol bij een maaltijd valt in de meeste landen buiten het verlaagde restauranttarief. Statiegeld is in sommige landen geen belaste verkoop maar een waarborg. Waar wij twijfelen, kiezen we het behoudende tarief — het hoogste — en zetten we er een opmerking bij. Dat is veiliger dan te weinig btw afdragen, maar het is niet per se wat voor jou geldt.
3. Tarieven veranderen. Landen passen ze aan, soms midden in een jaar. Wat wij ooit klaarzetten, blijft staan zoals het stond tot jij het wijzigt.

Wat je je boekhouder vraagt: "Dit zijn de tarieven die in mijn kassa staan voor toegang, drank, eten en statiegeld. Kloppen die voor ons?" Meer is het niet. Print het scherm of maak er een foto van.

De verantwoordelijkheid voor wat er op je aangifte komt, ligt bij jou. Wij rekenen exact met het getal dat in je set staat, en dat is precies het enige wat we beloven.

De set die wij voorstellen

Je hoeft niets aan te maken. De eerste keer dat je Verkoop → Btw-sets opent, staan de sets er al: één per land waarin dit platform verkoopt. Je organisatie krijgt meteen de set van haar eigen land als standaard.

Een set die nog precies staat zoals wij hem klaarzetten, herken je aan het vinkje in de kolom Ons voorstel. Zodra jij er iets aan verandert, verdwijnt dat vinkje. Dat is geen boekhouding om de boekhouding: het is hoe wij weten dat we van jouw werk moeten afblijven.

Een set kiezen

Er zijn drie plaatsen waar een set gekozen wordt. Ze horen in deze volgorde te gebeuren, van algemeen naar bijzonder.

Stap 1 — de standaard van je organisatie

1. Klik links onder Instellingen op Organisatie.
2. Kijk in de tab De gegevens naar het veld Btw-set.
3. Staat daar de set van jouw land? Dan ben je klaar. Zo niet, kies hem.
4. Klik op Bewaren.

Dit is wat er geldt waar je verder niets instelt. Verkoop je alles in één land, dan is dit het enige wat je ooit moet doen.

Stap 2 — een locatie in een ander land

Huur je een zaal over de grens, dan maak je daar een locatie voor aan met het juiste land erin. De btw-set volgt dan vanzelf mee.

1. Klik links onder Instellingen op Locaties en open de locatie, of maak er een nieuwe met Nieuwe locatie.
2. Vul bij Land het land van die zaal in — bijvoorbeeld Nederland.
3. Zodra je dat doet, springt het veld Btw-set eronder op de Nederlandse set. Dat is ons voorstel: je ziet het staan en je kan het wijzigen.
4. Klik op Wijzigingen opslaan (of Aanmaken bij een nieuwe locatie).

Alle producten van die locatie volgen vanaf nu die set. Je hoeft er geen enkel product voor te openen.

Waarom het aan de locatie hangt: een btw-tarief wordt bepaald door de plaats van de verkoop, en de locatie is het enige in dit systeem dat een adres kent. Een event is bij ons een product met een datum en een locatie, dus het adres van je event is het adres van zijn zaal.

Stap 3 — één event dat afwijkt

1. Open je product bij Producten (een event kan ook bij Events).
2. Scroll naar het blok Btw.
3. Kies bij Soort verkoop wat dit product is — bijvoorbeeld Toegangsticket.
4. Het veld Btw-set eronder toont welke set gevolgd wordt. Laat je het leeg, dan volgt het product zijn locatie. Vul je er een in, dan geldt die.
5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Het veld Btw-tarief ernaast toont dan het tarief dat je werkelijk aanrekent. Het staat er grijs bij, want de set vult het in. We verbergen het niet: een tarief dat je niet ziet, is een tarief dat maanden verkeerd kan staan.

Een eigen tarief op één product

Zegt je boekhouder iets anders voor net dat ene product? Dan krijgt hij gelijk, zonder ons te bellen.

1. Open het product en ga naar het blok Btw.
2. Zet Eigen tarief op dit product aan.
3. Het veld Btw-tarief wordt aanpasbaar. Typ het percentage: 12 of 13,5. Niet 0,12.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Dit product luistert vanaf nu niet meer naar de set. Wijzig je later een tarief in de set, dan blijft dit product staan waar het staat. Dat is precies wat je wil: jouw uitzondering blijft jouw uitzondering.

Een tarief wijzigen in een set

Dit is waarvoor je het hele ding wilde.

1. Ga naar Verkoop → Btw-sets en open de set.
2. Pas het tarief aan bij de categorie die verandert.
3. Klik op Wijzigingen opslaan.

Volgen er producten het nieuwe tarief, dan krijg je meteen te zien hoeveel. Die producten zijn: alles wat die categorie draagt en die set volgt. Een product met een eigen tarief beweegt niet mee, en een product van een andere locatie met een andere set ook niet.

Wat er níét verandert: alles wat al verkocht is. Elke bestelregel draagt haar eigen kopie van het tarief zoals het gold op het moment van de verkoop. Een wijziging vandaag hoort je aangifte van vorig kwartaal niet met terugwerkende kracht te veranderen, en dat doet ze ook niet.

Mijn bestaande producten

Die veranderen niet. Punt.

Elk product dat er stond voordat de btw-sets bestonden, draagt geen categorie. Zonder categorie komt er geen set aan te pas en houdt het product het percentage dat jij er ooit hebt ingetypt — ook een eigenzinnig tarief als 13,5%. Het rekent na deze wijziging tot op de cent hetzelfde af als ervoor.

Wil je zo'n product laten meelopen met een set, dan open je het en kies je een Soort verkoop. Vanaf dat moment volgt het de set. Doe dat rustig, één voor één, en begin bij de producten waar het meeste geld doorgaat.

Veelgemaakte fouten

Een categorie kiezen en het bedrag van je prijs vergeten na te kijken. Je prijs is altijd inclusief btw. Gaat een tarief van 6% naar 21%, dan betaalt je bezoeker nog steeds hetzelfde bedrag — maar er blijft minder voor jou over. Kijk je prijzen na wanneer een tarief fors wijzigt.

Het tarief als kommagetal invullen. Je typt 0,21 in plaats van 21. Het veld vraagt een percentage.

Denken dat een lege categorie hetzelfde is als 0%. Dat is het niet. Geen categorie betekent: dit product regelt zijn tarief zelf. Een tarief van 0% betekent: hier wordt geen btw aangerekend. En een leeg tarief in een set betekent: wij doen hier geen voorstel, vul zelf in.

Een tweede set maken voor hetzelfde land om één product af te wijken. Dat kan, maar het is zelden wat je wil. Gebruik Eigen tarief op dit product; dan blijft het bij die ene uitzondering in plaats van bij twee lijsten die uit elkaar gaan lopen.

Een locatie aanmaken zonder het land aan te passen. Het land van een nieuwe locatie staat standaard op België. Zet je dat niet om voor je zaal over de grens, dan krijg je de verkeerde tarieven voorgesteld en klopt er niets van.

Wat als …

Wat als mijn land er niet bij staat?

Dan stellen we niets voor — dat is eerlijker dan je de tarieven van een ander land tonen. Maak zelf een set aan met Nieuwe btw-set, kies het land, en vul de tarieven in die je boekhouder je geeft.

Wat als een tarief in mijn land verandert?

Dan pas je het in je set aan, en alle producten van die categorie volgen. Wij raken je set niet meer aan zodra jij hem hebt aangepast, ook niet bij een update van het platform.

Wat als ik geen btw moet aanrekenen?

Veel kleine verenigingen zijn niet btw-plichtig, en culturele toegang is in veel landen vrijgesteld. Zet dan de tarieven in je set gewoon op 0. Er wordt dan geen btw gerekend. Overleg wel even met je boekhouder of dat ook echt voor jouw organisatie geldt.

Wat als ik statiegeld teruggeef?

Dat is een negatieve regel op de bon, met hetzelfde tarief als het statiegeld zelf. Welk tarief dat is, beslis jij: voor statiegeld doen wij in de meeste landen geen voorstel, dus vul je het op je bekerproduct zelf in. Heb je dat gedaan, dan klopt het daarna vanzelf in beide richtingen — aanrekenen en teruggeven gebruiken hetzelfde getal. Zie Verkopen aan de toog.

Wat als ik een set verwijder die nog gebruikt wordt?

Verwijderen doe je met Verwijderen bovenaan de set. De producten en locaties die eraan hingen, vallen terug op het niveau erboven — een product op zijn locatie, een locatie op je organisatie. Hun tarief blijft staan zoals het stond; er gaat niets stilletjes naar nul.

Veelgestelde vragen

Kan mijn collega-organisatie mijn sets zien? Nee. Een btw-set hoort bij één organisatie. Wij zetten voor iedereen dezelfde voorstellen klaar, maar het zijn aparte lijsten: wat jij wijzigt, ziet niemand anders, en niemand anders kan aan de jouwe komen.

Waarom staat het tarief nog steeds op het product en niet alleen in de set? Omdat een bestelling, een bon, een factuur en een Z-rapport moeten weten wat er werkelijk aangerekend is, ook jaren later. Het tarief op het product is de uitkomst; de set is de reden. Je ziet allebei.

Ik heb een tarief in een set verkeerd gezet en er is al verkocht. Wat nu? Zet het tarief goed voor de verkopen die nog komen. De bestellingen die er al zijn, houden het oude tarief — dat is met opzet. Overleg met je boekhouder wat er met die bestellingen moet gebeuren.

Geven jullie belastingadvies? Nee, en dat mogen we ook niet. Wij doen een voorstel op basis van een officiële bron en wij rekenen exact met wat jij bevestigt. De aangifte is de jouwe.