Events

Dit artikel zet in één keer een eenmalig evenement online: een naam, een datum, en een paar soorten kaarten met elk hun prijs. Er is een wizard voor, zodat je niets vergeet. Reken op een kwartier, en je eetfestijn staat in je winkel.

Wat is een event?

Een event is een eenmalig moment met een eigen naam, een eigen datum en een eigen aantal plaatsen: het eetfestijn van zaterdag 13 maart, de quiz van vrijdagavond, de try-out van 20 uur, het kerstconcert.

Het verschil met een gewoon product zit in de datum. Een event heeft er een en loopt daarna af: de dag nadien staat het niet meer in je winkel. Een gewoon product — een dagticket voor je museum — blijft doorlopen tot je het zelf op inactief zet.

Een event is trouwens geen ander soort ding dan een product. Het is een product met een datum. Dat merk je wanneer je er eentje opent om te bewerken: je krijgt hetzelfde formulier als bij een product, met dezelfde prijzenlijst eronder. Het scherm Events groepeert ze alleen anders, zodat je niet hoeft na te denken over hoe het onder water in elkaar zit.

Event of gewoon product?

Twijfel je, gebruik dan deze tabel.

Wat je verkoopt	Kies	Waarom
Eetfestijn op 13 maart	Event	Eén datum, loopt daarna af
Quiz van vrijdagavond	Event	Idem
Voorstelling op drie avonden	Drie events	Elke avond zijn eigen capaciteit
Dagticket voor je museum, het hele jaar	Product	Geen einddatum
Rondleiding elke zaterdag om 14 uur	Product met tijdsloten	Herhaalt zich, met een uur
Cursus van zes lessen, samen verkocht	Reeks	Eén verkoop, meerdere momenten
Kerstmarkt, drie dagen vrij inlopen	Product per dag of één product	Geen vaste capaciteit per moment

Vuistregel: herhaalt het zich, dan is het een product. Gebeurt het één keer, dan is het een event. Moet je bezoeker een uur kiezen, dan heb je in beide gevallen tijdsloten nodig; zie Tijdsloten.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een account met de rol Eigenaar of Beheerder.
• De naam van je event, zoals hij in de winkel moet staan.
• De datum.
• Eén of meer actieve locaties ingevuld, als je event ergens specifiek doorgaat.
• De soorten kaarten die je verkoopt, met hun prijs. Ken je je btw-tarief niet, lees dan eerst Producten en prijzen.
• Een kwartier.

Kom je een woord tegen dat je niet kent, dan staat het in de woordenlijst.

Een event opzetten

Stap 1 — de wizard openen

1. Klik links in het menu op Verkoop en daarna op Events.
2. Je ziet nu de lijst met je events, met hun datum, hun plaatsen en hoeveel er verkocht zijn. Staat er nog niets, dan zie je de melding dat er nog geen events zijn.
3. Klik rechtsboven op Nieuw event. Er opent een wizard met twee stappen. Bovenaan zie je die twee stappen staan: Het event en Tickettypes.

Stap 2 — het event

Vul in:

Veld	Wat je invult
Naam van het event	Eén veld per taal die je winkel toont. Je standaardtaal is verplicht.
Datum	Verplicht. Klik op het veld, er klapt een kalender open.
Locatie	Laat leeg als je event niet aan één locatie hangt. Alleen actieve locaties staan erin.
Plaatsen in totaal	Laat leeg voor onbeperkt. Lees de waarschuwing hieronder.
Omschrijving	Komt in je winkel onder de naam. Drie regels tekst.
Btw-set	De btw-tarieven die op dit event gelden. Passavo stelt de set van het land van je locatie voor; zie Btw-sets.

Let op: Plaatsen in totaal komt op elk tickettype afzonderlijk te staan (in het blok Capaciteit als Maximum per dag), en je ziet het in de lijst in de kolom Plaatsen. Het is een harde grens: je ticketshop, je kassa en je resellers verkopen uit dezelfde pot en stoppen vanzelf wanneer die op is. Vul je 100 in bij een event met een volwassenen- en een kinderkaart, dan betekent dat wel: hoogstens 100 volwassenen én hoogstens 100 kinderen, geen gezamenlijke pot van 100. Wil je één grens over alle kaarten samen, verkoop dan met één tickettype.

Klik daarna op Volgende.

Stap 3 — de tickettypes

Een tickettype is één soort kaart: Volwassene, Kind, Steunkaart.

Je ziet één blok staan. Per tickettype vul je drie dingen in:

• Naam — bijvoorbeeld Volwassene. Laat je hem leeg, dan is er maar één soort ticket en heet het gewoon zoals je event.
• Prijs — in euro, dus 25 of 12,50. Een komma mag. Nul mag ook: dan is het een gratis inschrijving.
• Eigen btw-tarief — laat je dit leeg, dan krijgt het tickettype het tarief voor toegang uit de btw-set van stap 2 (je ziet dat tarief grijs in het veld staan). Vul je een percentage in, zoals 6 of 0, dan geldt dat tarief voor dit ene tickettype.

Klik op Tickettype toevoegen voor elke volgende soort kaart. Er komt dan een blok bij.

Onderaan staat de schakelaar Dezelfde prijs ook aan de balie. Die staat aan, en dat wil je meestal ook: je krijgt dan meteen een onlineprijs én een balieprijs met hetzelfde bedrag. Zet je hem uit, dan verkoop je dit event alleen online tot je zelf een balieprijs toevoegt.

Klik op Aanmaken.

Een volledig voorbeeld: het eetfestijn van de fanfare

De fanfare organiseert op zaterdag 13 maart 2027 een spaghettiavond in de parochiezaal. Volwassenen betalen 18 euro, kinderen 10 euro, en wie niet kan komen maar wel wil steunen, koopt een steunkaart van 5 euro. Er is plaats voor honderdvijftig mensen. De btw op de maaltijd is 6%; de steunkaart is een gift en krijgt 0%.

Stap 1. Verkoop → Events → Nieuw event.

Stap 2 — het event.

• Naam van het event: Spaghettiavond fanfare
• Datum: 13/03/2027
• Locatie: Parochiezaal
• Plaatsen in totaal: 150
• Omschrijving: Spaghetti met huisgemaakte saus, doorlopend van 17 tot 21 uur. Vegetarisch op aanvraag.
• Btw-set: laat staan wat Passavo voorstelt.

Klik op Volgende.

Stap 3 — de tickettypes. Je vult drie blokken in. Omdat de maaltijd en de steunkaart elk een eigen tarief hebben, vul je het btw-tarief hier zelf in:

Naam	Prijs	Eigen btw-tarief
Volwassene	18	6
Kind	10	6
Steunkaart	5	0

Dezelfde prijs ook aan de balie laat je aan staan: aan de inkom verkoop je dezelfde kaarten aan dezelfde prijs.

Klik op Aanmaken.

Wat je nu ziet. Je komt terug op de lijst met events. Er staan drie rijen met de datum 13/03/2027:

• Spaghettiavond fanfare — Volwassene
• Spaghettiavond fanfare — Kind
• Spaghettiavond fanfare — Steunkaart

Elke rij heeft zijn eigen kolom Verkocht, die op nul staat. Dat is geen fout: elk tickettype is onder water een eigen product, en daar komen we zo op terug.

In je winkel staat het event met zijn drie kaarten onder elkaar, elk met een eigen aantalkiezer:

Een bezoeker kiest twee volwassenen en één kind, rekent af, en krijgt zijn tickets in de mail. Aan de inkom scan je ze. Zie De scan-app.

Waarom elk tickettype een eigen rij is

Dit verwart bijna iedereen de eerste keer, dus hier is de reden.

Een kinderticket heeft zijn eigen prijs, zijn eigen btw-tarief en zijn eigen teller. Drie dingen die los van elkaar bewegen. Zou je ze in één product stoppen, dan kan je niet meer zeggen hoeveel kinderen er komen, en dan klopt je btw-aangifte niet wanneer eten 6% is en drank 21%.

Wat dat voor jou betekent, in de praktijk:

• in de lijst met events zie je ze per datum bij elkaar staan, met per rij hoeveel er verkocht zijn;
• bewerken doe je per tickettype: klik op de rij, en je krijgt hetzelfde formulier als bij een gewoon product, met de prijzen eronder;
• een tickettype toevoegen doe je door een nieuw product met dezelfde datum te maken; het voegt zich vanzelf bij de rest;
• één kaartsoort uit de verkoop halen doe je door dat ene product op inactief te zetten. De rest blijft staan.

Het aantal bij Verkocht komt uit de bestelregels en niet uit de tickets: een groepsticket van tien plaatsen telt als tien. Het telt de bestellingen die betaald zijn, nog op betaling wachten of deels terugbetaald zijn. Een geannuleerde, vervallen of volledig terugbetaalde bestelling telt niet meer mee; een los geannuleerd ticket in een betaalde bestelling wel.

Een event met zittingen

Het uur van een event vul je niet apart in. Dat is geen vergetelheid: bij de meeste eetfestijnen loopt de bediening door en heeft een uur geen betekenis.

Organiseer je twee zittingen — 12 uur en 18 uur, elk met hun eigen aantal plaatsen — dan heb je twee mogelijkheden.

Aanpak	Wanneer
Twee events	De zittingen staan echt los: eigen capaciteit, eigen kaartprijs, misschien zelfs een andere naam
Eén event met tijdsloten	Het is dezelfde verkoop, alleen met een ander uur

Voor twee events doorloop je de wizard gewoon twee keer, bijvoorbeeld met de namen Spaghettiavond — middag en Spaghettiavond — avond.

Voor tijdsloten maak je het event aan zoals hierboven en ga je daarna naar Verkoop → Tijdsloten. Zodra er tijdsloten klaarstaan voor een tickettype, moet je bezoeker er verplicht eentje kiezen. Werk je met meerdere tickettypes, draai de generator dan voor elk van die tickettypes: elk heeft zijn eigen sloten met zijn eigen plaatsen. Zie Tijdsloten.

Een tijdslot is ook de manier om een harde grens op je verkoop te zetten. De capaciteit van een tijdslot wordt online en aan de balie bewaakt, en een vol slot kan niemand nog kopen. Wil je dat bij een event zonder zittingen, maak dan per tickettype één tijdslot op de dag van je event: zet Van en Tot en met op die dag, en Eerste start en Laatste start op hetzelfde uur.

Gratis inschrijvingen

Zet de prijs op 0.

Je bezoeker doorloopt dan dezelfde bestelling, vult dezelfde gegevens in, krijgt dezelfde bevestigingsmail en hetzelfde scanbare ticket — maar er komt geen betaling aan te pas. Hij wordt niet doorgestuurd naar een betaalpagina.

Dat is handig voor:

• een ledenvergadering waar je wil weten hoeveel stoelen je moet zetten;
• een opendeurdag met een beperkt aantal plaatsen;
• een gratis lezing waarvoor je toch een deelnemerslijst wil;
• een wachtlijst, waarbij je later contact opneemt.

Zet in dat geval Naam op het ticket aan bij het product: dan vraagt de bestelling de naam van elke deelnemer, en heb je meteen je lijst. Zie Producten en prijzen.

Let op: gratis betekent ook drempelloos. Wie niets betaalt, komt makkelijker niet opdagen. Vraag bij een gratis event met beperkte plaatsen gerust een symbolische euro, of stuur de dag voordien een herinnering.

Na afloop

Een afgelopen event verdwijnt vanzelf uit je ticketshop. Je hoeft er niets voor te doen: de dag na de datum staat het er niet meer.

In de backoffice blijft het gewoon staan, met al zijn bestellingen, tickets en scans. Dat is je deelnemerslijst van vorig jaar, en die wil je volgend jaar terugvinden — om te weten hoeveel spaghetti je moet koken, of om de mensen van vorig jaar uit te nodigen.

De lijst met events toont standaard alleen wat nog komt. Bovenaan staat het filter Alleen wat nog komt; zet dat uit en je ziet ook de events van vorig jaar.

Wat je daarna kan doen: in het menu Tickets elk verkocht ticket bekijken, met de naam, het product, de datum en of het gescand is — zo zie je hoeveel van je verkochte kaarten echt binnengekomen zijn. De bestellingen zelf vind je bij Bestellingen (zie Bestellingen opvolgen). En je kan het event van vorig jaar kopiëren bij Verkoop → Producten, met de knop Kopiëren bij elk tickettype, en daarna de datum en de prijzen aanpassen.

Veelgemaakte fouten

Denken dat "Plaatsen in totaal" de verkoop stopt. Het getal komt op elk tickettype apart te staan, en je winkel en je kassa verkopen gewoon verder wanneer het bereikt is. Houd de kolom Verkocht in het oog, of werk met een tijdslot per tickettype.

Drie losse producten aanmaken in plaats van de wizard te gebruiken. Dat mag, maar dan vergeet je de derde prijs. De wizard schrijft het event en al zijn tickettypes in één beweging weg.

De datum vergeten. Zonder datum is het geen event maar een gewoon product, en dan loopt het niet vanzelf af. De wizard vraagt de datum verplicht; maak je het event als product aan, dan is het veld Datum van het event makkelijk te missen.

Het event van vorig jaar bewerken in plaats van kopiëren. Je verliest dan je deelnemerslijst: de bestellingen van vorig jaar wijzen ineens naar een event van dit jaar. Kopieer het en pas de kopie aan.

"Dezelfde prijs ook aan de balie" uitzetten zonder balieprijs toe te voegen. Je kassa aan de inkom weigert dan het ticket, want er is geen prijs voor het kanaal Balie. Voeg er eentje toe bij het tickettype.

Wat als …

Wat als mijn event niet in de winkel staat?

Controleer in deze volgorde:

1. Staat het vinkje Actief aan bij het tickettype?
2. Is de datum vandaag of later? Een event van gisteren verdwijnt vanzelf.
3. Heeft het tickettype een prijs voor het kanaal Online, die vandaag geldig is?

Wat als ik een tickettype vergeten ben?

Ga naar Verkoop → Producten, maak een nieuw product van het soort Event met dezelfde naam en dezelfde datum, en geef het een prijs. Of nog sneller: kopieer een bestaand tickettype van hetzelfde event, pas naam en prijs aan, en zet het op actief.

Wat als het event niet doorgaat?

Zet alle tickettypes op inactief, zodat er niets meer verkocht wordt. De verkochte tickets blijven bestaan — dat is met opzet, want zo weet je wie je moet verwittigen. Terugbetalen en de tickets annuleren doe je bij de bestellingen; zie Annuleren en terugbetalen. Wil je het geld liever in huis houden, bied dan een cadeaubon aan in plaats van een terugbetaling; vraag dat altijd aan je bezoeker, want een terugbetaling in geld is zijn recht. Zie Cadeaubonnen.

Wat als ik meer plaatsen wil dan ik heb ingevuld?

Open het tickettype, klap het blok Capaciteit open en pas Maximum per dag aan. Werk je met tijdsloten, dan pas je de capaciteit van het slot aan met de knop Capaciteit wijzigen bij Verkoop → Tijdsloten.

Wat als twee mensen tegelijk de laatste plaats kopen?

Dan krijgt precies één van hen die plaats. Met of zonder tijdslot: de laatste plaats wordt in één beweging gecontroleerd en vastgenomen, en je webshop, je kassa en je resellers verkopen uit dezelfde pot. Wie te laat is, krijgt de melding dat het event uitverkocht is, of hoeveel plaatsen er nog zijn.

Je bezoekers zien in je winkel hoeveel plaatsen er nog vrij zijn, en Uitverkocht zodra het vol is. Aan de kassa staat hetzelfde op de tegel. Een plaats die tijdens het afrekenen vastgehouden wordt, komt na tien minuten vanzelf terug als de koper afhaakt.

Veelgestelde vragen

Kan ik een event met één soort ticket maken? Ja. Laat de naam van het tickettype leeg. Je bezoeker ziet dan gewoon de naam van je event met één prijs eronder.

Kan ik de prijs van een event later nog veranderen? Ja, maar overschrijf de bestaande prijs niet. Zet er een einddatum op en maak een nieuwe rij. Zie Producten en prijzen.

Waarom staan mijn drie tickettypes als drie rijen in de lijst? Omdat het er onder water drie producten zijn, elk met hun eigen prijs, btw en teller. Ze staan wel bij elkaar op dezelfde datum.

Verdwijnen mijn bestellingen wanneer het event afgelopen is? Nee. Alleen uit de winkel. In de backoffice blijft alles staan: bestellingen, tickets en scans.

Kan ik een deelnemerslijst met namen krijgen? Ja, als je bij het product Naam op het ticket aangezet hebt. Dan wordt bij het bestellen de naam van elke deelnemer gevraagd. Die naam staat bij elk ticket: in de tabel Tickets van de bestelling en in het menu Tickets.