Uitbetaling en kosten

Er zijn twee partijen die je iets aanrekenen, en het loont om ze uit elkaar te houden. Dit artikel gaat vooral over de eerste.

Wie	Wat	Waar je het ziet
Je betaalprovider	Een kost per betaling, van je omzet afgehouden	In je provider-dashboard en op je bankafschrift
Passavo	Het vaste bedrag van je formule, en wat je zelf bijkoopt	Op je factuur

1. Je betaalprovider

Mollie, Stripe of Bancontact Pro rekent transactiekosten aan: een vast bedrag per betaling, soms met een percentage erbovenop. Dat loopt rechtstreeks tussen jou en hen. Wij komen er niet in voor, wij zien je uitbetalingen niet, en wij nemen er niets van.

Hoeveel dat per methode is, staat op de tarieflijst van je provider. Die bedragen veranderen geregeld en verschillen per land, dus kijk ze daar na en niet in een oude handleiding. Zie ook Welke betaalprovider kies je?

Wat er dus op je rekening komt

wat je bezoeker betaalt
  − de transactiekost van je provider
  = wat je provider uitbetaalt

Een voorbeeld dat je kan navertellen op je algemene vergadering. Je verkocht 200 tickets van 12 euro, elk in een aparte betaling. Stel dat je provider per betaling 0,30 euro inhoudt — een rond voorbeeldbedrag, niet het tarief van een bepaalde provider:

Verkocht	200 × € 12,00 = € 2 400,00
Transactiekost	200 × € 0,30 = − € 60,00
Op je rekening	€ 2 340,00

Je boekhouding kent dus twee bedragen: je omzet (2 400 euro, wat je bezoekers betaalden) en je kost (60 euro, wat je provider aanrekende). Boek die apart. Alleen de netto 2 340 euro als omzet boeken klopt niet: je hebt dan 60 euro aan kosten laten verdwijnen, en je btw op de ticketverkoop klopt ook niet meer.

Wanneer staat het geld er?

Provider	Uitbetaling
Mollie	Je kiest het ritme zelf in je Mollie-dashboard, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks
Stripe	Je kiest het ritme zelf in je Stripe-dashboard, bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks
Bancontact Pro	Volgens de afspraak met je bank of partner

Twee dingen die mensen verrassen:

• De eerste uitbetaling laat langer op zich wachten. Bij elke provider zit er tussen je eerste verkoop en je eerste storting enkele dagen. Reken daar niet op om je traiteur mee te betalen.
• Eén storting bevat vaak meerdere dagen verkoop. Je bankafschrift toont dan één bedrag dat met geen enkele bestelling overeenkomt. Dat is normaal.

Hoe je een storting terugvindt

Je hebt straks een bankafschrift met "Mollie Payments 2 340,00" en een vraag van je penningmeester welke tickets dat zijn. Zo los je dat op:

1. Ga naar het dashboard van je provider en zoek de uitbetaling met dat bedrag en die datum.
2. Open ze. Je krijgt de lijst van betalingen die erin zitten, met per betaling het bedrag en de ingehouden kost.
3. Elke betaling draagt de referentie van je bestelling. Daarmee vind je ze terug in Bestellingen in Passavo.

Doe dat één keer per maand in plaats van per storting. En download meteen het uitbetalingsoverzicht van je provider: dat is het stuk dat je boekhouder wil.

2. Wat wij aanrekenen

Wij rekenen een vast bedrag aan voor je formule, per maand of per jaar. Welke formules er zijn en wat ze kosten, staat op de prijspagina. Daarnaast kan je zelf iets bijkopen, zoals een event los betalen wanneer je op de gratis formule over het plafond van dat event gaat. Ook dat is een vast bedrag, nooit een bedrag per ticket.

Kies je bij de registratie geen formule, dan begin je op de gratis formule. Die is permanent: gratis events zijn onbeperkt, en elk event verkoopt daarbovenop tot honderd betaalde tickets. Je hebt geen kaartgegevens nodig om te starten en er is niets om achteraf op te zeggen.

Wat er niet is:

• geen bedrag per verkocht ticket;
• geen percentage op je omzet;
• geen kost per gebruiker of per toestel binnen je pakket.

Dat is geen marketingbelofte maar een ontwerpkeuze: er bestaat in het systeem nergens een veld "kost per ticket". Wat de formules begrenzen zijn aantallen locaties, toestellen en gebruikers — en op de lagere formules het aantal betaalde tickets per event of per jaar. Nooit wat jij verdient.

Wat je formule precies omvat, hoe je overschakelt, wat er gebeurt wanneer je over je ticketplafond gaat, hoe je factuur eruitziet en welke btw erop staat: dat staat in Je formule, je facturen en pauzeren en Je formule en je limieten.

Wat je bezoeker betaalt

Je bezoeker betaalt wat er op het ticket staat. Niets meer.

Let op: reken de transactiekost in je ticketprijs, niet als toeslag. Een toeslag bovenop een betaling met een gewone consumentenkaart, met Bancontact of met iDEAL is in de Europese Unie niet toegelaten. Wil je de transactiekost terugverdienen, zet je ticket dan bijvoorbeeld op 12,50 in plaats van 12 euro. Vraag het bij twijfel na bij je boekhouder.

Veelgemaakte fouten

De netto storting als omzet boeken. Zie hierboven: je verliest dan je kosten en je btw klopt niet.

Denken dat wij het verschil inhouden. Dat doet je provider. Wij zien je omzet niet eens.

Schrikken van één storting die met geen enkele bestelling overeenkomt. Eén uitbetaling bevat meestal meerdere betalingen.

Rekenen op het geld van vanavond om morgen de zaal te betalen. Reken op de uitbetalingstermijn van je provider.

Een "administratiekost" bij je ticket zetten. Zie de waarschuwing hierboven.

Wat als …

Wat als er minder op mijn rekening staat dan ik verwacht?

Tel de transactiekosten mee, en kijk of er terugbetalingen tussen zitten. Het uitbetalingsoverzicht van je provider toont beide.

Wat als een terugbetaling me geld kost?

Bij de meeste providers krijg je de transactiekost van de oorspronkelijke betaling niet terug wanneer je terugbetaalt. Een terugbetaald ticket van 12 euro kost je dus die 12 euro plus de kost die al ingehouden was. Houd daar rekening mee wanneer je een cadeaubon aanbiedt in plaats van geld. Zie Terugbetalen en annuleren.

Wat als ik via een reseller verkoop?

Dan int de reseller het geld en rekent hij met jou af volgens jullie contract. Die bestellingen staan in je overzicht als betaald bij de reseller: ze tellen mee in je bezoekers en je btw, maar niet in wat je provider je uitbetaalt. Zie Verkopen via resellers.

Wat als ik cash verkoop aan de balie?

Dan komt er geen provider aan te pas en zit het geld in je kassalade. Zie De balie-kassa.

Veelgestelde vragen

Houden jullie geld in? Nee. Het geld gaat van je bezoeker naar je provider naar jouw rekening. Zie Wat is een betaalprovider?

Kan ik de transactiekosten zien per bestelling? In je provider-dashboard, ja: daar staat per betaling wat er ingehouden is. In Passavo staat het brutobedrag, want dat is wat je bezoeker betaalde.

Wat is de goedkoopste manier om 300 tickets te verkopen? Met een vaste kost per betaling (bij de meeste providers het geval voor Bancontact en iDEAL) betaal je per betaling hetzelfde, ongeacht de prijs. Verkoop je dure tickets, dan is een vaste kost voordeliger dan een percentage. Verkoop je tickets van drie euro, dan weegt diezelfde vaste kost zwaar — overweeg dan om per bestelling te laten kopen in plaats van per ticket.

Krijg ik een factuur van mijn provider? Ja, van hen. Die vind je in hun dashboard. Onze factuur staat los daarvan.

Moet ik btw rekenen op mijn tickets? Dat hangt af van je activiteit en je land. Het platform rekent wat je instelt en geeft geen fiscaal advies. Zie Producten en prijzen.