museumPASSmusées

Wie een museumPASSmusées toont, komt bij een deelnemend museum gratis binnen. Dit artikel legt uit wat die pas is, hoe je museum eraan meedoet, hoe je een bezoek registreert aan de balie en in de winkel, en hoe je er maandelijks een bestand van maakt voor de afrekening.

Wat is museumPASSmusées

Het is een jaarpas voor musea in heel België. De houder betaalt één keer per jaar en mag daarna zo vaak hij wil naar de vaste collectie van elk deelnemend museum, gratis. Tijdelijke tentoonstellingen zijn er vaak gratis of met korting bij.

Een paar feiten die helpen om te snappen waar je aan meedoet:

• De pas geldt één jaar vanaf de aankoop.
• Er doen meer dan 260 musea mee, verspreid over Vlaanderen, Wallonië en Brussel. Dat maakt het een van de weinige culturele projecten die over de gemeenschapsgrenzen heen werkt.
• De pas wordt beheerd door een vennootschap met sociaal oogmerk, opgericht door de Brusselse Museumraad, het Vlaams Museumoverleg, ICOM Belgique en Musées et Société en Wallonie, en publiq vzw.
• De bezoeker toont de pas fysiek of via de museumpas-app. In de app staat een QR-code die als toegangsbewijs dient.
• Er bestaat ook een verlaagd tarief voor wie er recht op heeft, net zoals bij UiTPAS. Voor jou verandert dat niets: je ziet gewoon een geldige pas.

Voor jou als museum is het belangrijkste dat de uitgever je per bezoek een vergoeding betaalt. Een bezoeker met een museumpas is dus geen gratis bezoeker: hij is een bezoeker die elders betaald heeft en waarvoor jij achteraf een vergoeding krijgt, op basis van het aantal bezoeken dat je geregistreerd hebt. Daarom is het tellen zo belangrijk.

Hoe je museum deelneemt

Deelnemen regel je rechtstreeks met de uitgever, buiten Passavo om.

1. Ga naar museumpassmusees.be en zoek de contactweg voor musea.
2. Neem contact op en leg uit welk museum je bent en wat je aanbiedt.
3. Er volgt een gesprek over de voorwaarden: welke delen van je museum onder de pas vallen, wat er met tijdelijke tentoonstellingen gebeurt, en welke vergoeding je per bezoek krijgt.
4. Na de overeenkomst verschijnt je museum in hun lijst en in hun app, en kan je bezoeken beginnen registreren.

De precieze voorwaarden en bedragen vraag je bij de uitgever zelf op; die staan niet volledig op zijn website.

Werkt het? Ja

Zo gaat het, van kaart tot afrekening:

1. de bezoeker toont zijn museumpas; jij typt het nummer in het ene invoerveld aan de balie, of hij typt het zelf in de winkel;
2. Passavo herkent het aan het nummer (10 tot 13 cijfers) en registreert het bezoek als ticket van nul euro, met datum en uur;
3. op het einde van de maand klik je op Afrekening downloaden (CSV) en stuur je dat bestand naar de uitgever, die je per bezoek vergoedt.

Een CSV is een eenvoudig tabelbestand dat in Excel of Numbers opengaat. Meer is het niet.

Wat Passavo niet doet: bij de uitgever navragen of die ene kaart nog geldig is. Daar bestaat geen dienst voor, bij geen enkel ticketsysteem; bij UiTPAS bestaat die wel. Aan de balie kijk je dus zelf even naar de kaart, precies zoals vandaag. Het verschil met vandaag is dat de turflijst niet meer kwijt kan raken.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een lopende overeenkomst met de uitgever van de museumpas.
• De rol Eigenaar: alleen die mag de externe passen instellen.
• Een toegangsproduct met een normale prijs, zodat er iets staat waar het bezoek tegenover gezet kan worden.
• Vijf minuten om het aan te zetten; daarna kost het per bezoek een paar seconden aan de balie.

Stap 1 — Aanzetten

1. Klik links in het menu, onder het kopje Instellingen, op Externe passen.
2. Zet Wij aanvaarden museumPASSmusées aan.
3. Klik op Bewaren.

Meer is er niet. Er zijn geen sleutels, want er is niets om mee te verbinden.

Een museumpasnummer telt 10 tot 13 cijfers; zo herkent Passavo de kaart. Het scherm toont je welke vorm er herkend wordt. Toont iemand een geldige kaart die niet herkend wordt, stuur dan het nummer naar support. Wij passen de herkenning aan; jij hoeft niets te doen.

Let op: aanvaard je ook UiTPAS, dan wordt een nummer van precies dertien cijfers als UiTPAS gelezen. Heeft een museumpas dertien cijfers, meld dat dan aan support.

Stap 2 — Een bezoek registreren aan de balie

1. Sla het gewone toegangsticket aan, alsof de bezoeker gaat betalen.
2. Typ het pasnummer in het veld UiTPAS of museumpas.
3. Klik op Toepassen.
4. De prijs van één ticket gaat naar nul.
5. Reken af met Gratis.

Die eerste stap lijkt overbodig maar is het niet. Door eerst het gewone ticket aan te slaan, weet het systeem welk bezoek dit was en wat het gekost zou hebben. Dat is precies wat er straks in je afrekening moet staan.

Stap 3 — Een bezoek registreren in de winkel

In de webwinkel gebeurt hetzelfde op de kassapagina: de bezoeker legt zijn ticket in het mandje, vult bij Heb je een UiTPAS of een museumpas? zijn Pasnummer in en klikt op Toepassen.

Eén pas telt voor één persoon. Komt er een gezin met drie passen, voeg ze dan één voor één toe; de regel wordt telkens gesplitst.

Waarom nul euro en geen korting

Een museumpasbezoek is geen prijsvermindering maar een abonnement dat elders betaald is. Het bedrag staat daarom echt op nul en niet op "prijs min korting". Anders zou er btw berekend worden over een verkoop die hier niet plaatsvindt.

Om dezelfde reden krijgt zo'n bestelling het kanaal museumPASSmusées en telt ze niet mee in je dagomzet aan de balie. Het is geen omzet; je vergoeding komt van de uitgever, later en in één keer.

Let op: dat betekent ook dat je kassa 's avonds niet klopt met je bezoekersaantal. Dat is normaal. Kijk je bezoekers na in het overzicht en niet in je kassatotaal.

Stap 4 — De maandelijkse afrekening

1. Klik links in het menu, onder het kopje Instellingen, op Externe passen.
2. Kies onderaan het blok museumPASSmusées de maand. Standaard staat de vorige maand al ingevuld.
3. Kijk op het scherm hoeveel bezoeken er deze en vorige maand geregistreerd zijn, zodat je weet wat je mag verwachten.
4. Klik op Afrekening downloaden (CSV).
5. Open het bestand en kijk het na voor je het opstuurt.

Het bestand bevat één regel per bezoek:

Kolom	Wat erin staat
datum, tijdstip	Wanneer het bezoek geregistreerd is
pasnummer	Het nummer zoals het ingetypt of gescand is
product	Welk ticket het geweest zou zijn
bestelling	Het bestelnummer, om terug te vinden
normale_prijs	Wat het zonder de pas gekost had
aangerekend	Wat de bezoeker betaald heeft (nul)
valuta	De munt, meestal EUR

Het bestand opent in Excel zonder vragen: puntkomma's als scheidingsteken en komma's in de bedragen.

Ingetrokken bezoeken staan er niet in. Een teruggedraaid bezoek waarvoor toch afgerekend wordt, is precies het soort fout dat opvalt wanneer de uitgever zelf gaat tellen. Een bezoek wordt alleen ingetrokken bij een terugbetaling via je betaalprovider — en die is er bij een bezoek van nul euro niet. Zie hieronder wat je doet met een bezoek dat per ongeluk geregistreerd is.

Veelgemaakte fouten

Het ticket niet eerst aanslaan. Dan staat er geen product en geen normale prijs bij het bezoek, en is je afrekening onbruikbaar. Sla altijd eerst het gewone ticket aan.

De bezoeker gewoon doorlaten zonder te registreren. Dat is een bezoek waarvoor je geen vergoeding krijgt. Voor jou is elk niet-geregistreerd bezoek verloren geld.

Eén pas gebruiken voor meerdere bezoekers. Eén pas is één persoon. Voeg elke pas apart toe.

De export van de verkeerde maand opsturen. Kijk het jaar-maandveld na voor je downloadt, en vergelijk het aantal regels met het aantal dat op het scherm staat.

Het bezoek als korting van honderd procent boeken. Dan komt er btw op een verkoop die hier niet plaatsvindt, en telt het bezoek mee in je dagomzet. Gebruik het pasveld.

Wat als …

… een geldige kaart niet herkend wordt?

Het nummerformaat is een instelling en nog niet door de uitgever bevestigd. Geef ons het nummer door, dan wordt het patroon aangepast, zonder dat er een nieuwe versie nodig is. Laat de bezoeker intussen niet in de kou staan: reken af als gratis en noteer het nummer met de hand, zodat het alsnog in je afrekening kan.

… iemand een pas toont die vervallen lijkt?

Er is niets om het aan te controleren. Kijk naar de vervaldatum op de kaart of in de app, zoals je dat met een papieren lijst ook zou doen. In twijfel: laat binnen en meld het aan de uitgever.

… een bezoek per ongeluk geregistreerd is?

Annuleer het ticket bij de bestelling, zodat het aan de deur niet meer werkt. In de maandelijkse afrekening blijft het bezoek wel staan: het paneel heeft geen knop om een museumpasbezoek in te trekken. Schrap die regel dus zelf in het CSV-bestand voor je het opstuurt, en noteer het bestelnummer zodat je het later nog kan uitleggen.

… de uitgever een ander bestandsformaat vraagt?

Open de CSV in Excel en maak er wat zij vragen van. De kolommen bevatten alles wat nodig is om een bezoek terug te vinden: datum, uur, pasnummer, product en bestelnummer.

Veelgestelde vragen

Wordt het pasnummer gecontroleerd? Nee, alleen op vorm. Er is geen dienst om het aan voor te leggen. Wie de kaart fysiek toont, heeft hem — dat is ook hoe het aan een balie met een papieren lijst gaat.

Een geldige kaart wordt niet herkend. Wat nu? Het formaat is een instelling. Geef ons het nummer door; dan wordt het patroon aangepast, zonder nieuwe versie.

Kan ik de export automatisch laten lopen? Nee. Download het bestand elke maand zelf met Afrekening downloaden (CSV); dat is één klik.

Krijg ik iets betaald voor een museumpasbezoek? Ja. De uitgever betaalt het museum een vergoeding per bezoek. Hoeveel dat is, staat in je overeenkomst met hen; Passavo kent dat bedrag niet en rekent er dus ook niets mee.

Telt een museumpasbezoek mee in mijn bezoekersaantallen? Ja. Het bezoek bestaat als ticket van nul euro met het kanaal museumPASSmusées. Het telt mee in je bezoekers, maar niet in je omzet.