UiTPAS en kansentarief in je ticketshop en kassa

Met UiTPAS kan iemand met een laag inkomen aan een sterk verlaagde prijs naar jouw activiteit komen, en past de gemeente een stuk bij. Dit artikel legt uit wat UiTPAS is, hoe je organisatie erbij aansluit, hoe je de koppeling in Passavo klaarzet, en wat er precies gebeurt wanneer een bezoeker zijn pasnummer intypt.

Wat is UiTPAS

UiTPAS is een spaar- en voordeelkaart voor vrijetijdsactiviteiten in Vlaamse steden en gemeenten. Ze wordt beheerd door publiq vzw. Een inwoner van een UiTPAS-gemeente kan de kaart gratis of tegen een kleine prijs krijgen en gebruikt ze bij het cultuurhuis, de sportclub, de bibliotheek of het museum.

De kaart doet twee dingen.

1. Punten sparen. Bij elk bezoek spaart de houder punten, die hij kan omruilen voor een voordeel: een drankje, een korting, een gratis ticket.
2. Het kansentarief. Wie in zijn gemeente recht heeft op een verhoogde tegemoetkoming, krijgt discreet een sterk verlaagd tarief op UiTPAS-activiteiten in zijn eigen UiTPAS-regio.

Dat tweede is waar dit artikel over gaat, want daar hangt geld aan vast dat niet van de bezoeker komt.

Hoe het kansentarief betaald wordt

Het uitgangspunt van UiTPAS is dat de bezoeker met kansentarief 20 procent van de ticketprijs betaalt. De overige 80 procent wordt gedeeld: 40 procent voor jou als organisator en 40 procent voor het lokale bestuur. Jij draagt dus een stuk van de korting zelf, en het stuk van de gemeente vraag je terug.

Let op: dat is het algemene uitgangspunt van UiTPAS. Regio's en gemeenten kunnen andere afspraken maken over percentages, terugbetaling en over welke activiteiten meedoen. Ga daarom altijd na wat er voor jouw regio geldt voor je iets instelt.

Wie recht heeft op het kansentarief, beslist de gemeente en niet jij. Aan de balie hoor je er zelfs niet naar te vragen: de pas zegt het zelf, en dat is met opzet zo gemaakt, zodat niemand aan een loket moet uitleggen dat hij het niet breed heeft.

Hoe je organisatie aansluit

Passavo kan pas iets doen wanneer je bij publiq geregistreerd bent als UiTPAS-organisator. Dat regel je buiten dit systeem om.

1. Kijk na of jouw gemeente een UiTPAS-gemeente is. Je vindt de regio's op uitpas.be. Is je gemeente er niet bij, dan kan je nog geen UiTPAS aanbieden; het initiatief ligt dan bij het lokale bestuur, dat kan aansluiten bij een naburige UiTPAS-regio.
2. Neem contact op met de UiTPAS-organisatie van jouw regio. Dat is de weg die publiq zelf aanwijst voor aanbieders in een gemeente die al meedoet. Meestal is dat de dienst vrije tijd of cultuur van je stad of gemeente.
3. Maak de afspraken. Welke activiteiten doen mee, welk tarief geldt, hoe en wanneer wordt het aandeel van de gemeente terugbetaald.
4. Zet je activiteiten in de UiTdatabank. Elke activiteit krijgt daar een eigen event-id, en dat id heb je per product nodig. Je organisatie staat er zelf ook in, met een eigen id: dat is je organizer-id.

Let op: de afspraken met je regio verschillen per gemeente. Sommige regio's werken met een eigen aanvraagformulier, andere met een gesprek en een overeenkomst. Begin daarom altijd bij je eigen gemeente of bij publiq via publiq.be of uitpas.be, en niet bij ons. Wij kunnen je niet als UiTPAS-aanbieder laten erkennen; dat beslist je regio.

Je API-sleutels aanvragen bij publiq

Ben je UiTPAS-aanbieder, dan vraag je zelf bij publiq de sleutels aan waarmee Passavo namens jou met UiTPAS mag praten. Dat is gratis en duurt een kwartier. Je hebt geen testsleutels nodig: je vraagt meteen de echte sleutels aan.

1. Log in op publiq platform. Open platform.publiq.be en log in met je UiTiD, of maak een account aan. De link opent meteen het formulier voor een nieuwe UiTPAS-integratie.

2. Kies als type "UiTPAS API". Die integratie is gratis.

3. Vul het formulier in:

   • Naam: de naam van je organisatie;
   • Website: het adres van je website of ticketshop, met https:// ervoor;
   • Doel: bijvoorbeeld "Onze webshop en balieverkoop via Passavo koppelen aan UiTPAS, zodat het kansentarief automatisch nagekeken en geregistreerd wordt.";
   • Contactpersoon van de organisatie: wie bij jullie verantwoordelijk is voor de ticketverkoop of voor UiTPAS;
   • Technisch contact: Passavo, met het adres [email protected]. Zo kan publiq ons rechtstreeks bereiken met een technische vraag.

   Bewaar het formulier. De integratie is nu aangemaakt.

4. Sla de testsleutels over en klik op "Activatie aanvragen". Publiq toont eerst testsleutels; die heb je niet nodig. In het activatieformulier:

   • vul je als partner (wie de koppeling technisch levert) Passavo in, met de naam en het adres van de onderneming achter Passavo. Die gegevens vind je in ons impressum;
   • som je alle UiTdatabank-organisaties op waarvoor er tickets geregistreerd moeten worden. Verkopen meerdere zalen of vzw's met een eigen organisatie in de UiTdatabank tickets via jou, zet ze er dan allemaal bij.

   Verstuur de aanvraag.

5. Wacht op de mail van publiq. Binnen enkele werkdagen krijg je de live client-id en client secret. Na een week nog niets gehoord? Neem dan contact op met publiq en vermeld dat het om API-sleutels voor een UiTPAS-koppeling via Passavo gaat.

6. Vul de sleutels in Passavo in, zoals beschreven in Stap 1 hieronder.

Goed om weten: Passavo is een nieuwe partner bij publiq. Bij de eerste aanvragen die Passavo als partner noemen, kan de activatie daarom iets langer duren dan gewoonlijk. Hoor je na een week niets, laat het ons dan ook weten via [email protected]: dan volgen we het mee op bij publiq.

Waar je je organizer-id vindt

De mail van publiq bevat de client-id en het secret, maar niet je organizer-id. Die haal je uit de UiTdatabank:

1. Log in op uitdatabank.be met dezelfde UiTiD.
2. Open de pagina van je organisatie, dezelfde die je bij de activatieaanvraag opgesomd hebt.
3. Het organizer-id is de lange code met streepjes in de adresbalk (van de vorm 1a2b3c4d-…). Kopieer die volledig.

Verkopen meerdere organisaties uit je lijst tickets via Passavo, dan krijgt elk haar eigen organisatie in Passavo en vult elk haar eigen organizer-id in. De sleutels uit de mail van publiq gebruik je dan bij elk van hen.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol Eigenaar: alleen die mag de externe passen instellen.
• Je UiTPAS-organizer-id uit de UiTdatabank.
• De live client-id en client secret uit de mail van publiq, na je activatieaanvraag. Testsleutels werken niet.
• Producten van het soort Event of Reeks: alleen daar kan je een UiTPAS-event-id invullen.
• Per product dat meedoet: het UiTPAS-event-id.
• Een kwartier om de sleutels aan te vragen, enkele werkdagen tot publiq ze mailt, en daarna nog een kwartier om alles in Passavo in te vullen.

Twee dingen die anders zijn dan bij een gewone korting

1. De api van publiq beslist over het recht, wij niet. Passavo rekent zelf geen tarief uit en onthoudt niet wie recht heeft. Wie vandaag recht heeft kan morgen anders zijn, en een onthouden "ja" is een gemeente die betaalt voor iemand zonder recht.
2. Een annulering moet ook bij publiq aankomen. Een ticketverkoop die daar blijft staan terwijl het ticket bij ons teruggedraaid is, telt mee in de afrekening — en dat valt pas een jaar later op.

Stap 1 — De koppeling klaarzetten

1. Klik links in het menu, onder het kopje Instellingen, op Externe passen. Zie je dat menupunt niet? Dan heb je de rol Eigenaar niet; vraag het aan wie de organisatie aangemaakt heeft.
2. Zet Wij aanvaarden UiTPAS met kansentarief aan.
3. Vul je UiTPAS-organizer-id in. Dat vind je in de UiTdatabank, bij je organisatie (zie Waar je je organizer-id vindt hierboven).
4. Vul je Client-id en Client secret in: de live sleutels uit de mail van publiq, niet de testsleutels. Zie ze als de gebruikersnaam en het wachtwoord waarmee Passavo namens jou bij publiq mag aankloppen.
5. Klik op Bewaren.
6. Klik daarna op Koppeling testen. De test gebruikt wat er bewaard is; test je vóór je bewaart, dan test je de oude gegevens.

De sleutels worden versleuteld bewaard. Sla je later opnieuw op met een leeg secret-veld, dan blijft de bestaande sleutel staan. Anders wist elke wijziging een sleutel die niemand nog kan terugtypen.

De test vraagt bij publiq op voor welke organisatoren je sleutels gelden, en of je voor jouw organizer-id tarieven mag opvragen en ticketverkopen mag registreren. Lukt dat, dan zie je de naam van je organisator zoals publiq hem kent. Ontbreekt er een recht, dan zegt de melding welk.

Zie je in plaats van de velden de melding "De UiTPAS-koppeling is op dit platform nog niet vrijgegeven"? Dat is geen instelling van jou: Passavo moet de koppeling voor deze installatie één keer aanzetten. Stuur een berichtje naar support en we doen dat voor je.

Stap 2 — Per product het event-id invullen

Vul bij elk product dat aan UiTPAS meedoet het UiTPAS-event-id in. Dat id hoort bij de activiteit zoals ze bij publiq geregistreerd staat. Het veld bestaat alleen bij producten van het soort Event of Reeks; een gewoon toegangsticket of een ticket met tijdslot kan dus geen kansentarief krijgen.

Waar dat veld staat:

1. Klik links in het menu, onder Verkoop, op Events en open het product.
2. Scroll naar het blok Het event. Daar staat het veld UiTPAS-event-id (het veld verschijnt pas als de koppeling op het platform aan staat).
3. Plak er het id in dat het event in de UiTdatabank heeft (de lange code in de adresbalk als je het event daar opent, of het id dat publiq je bezorgde) en klik op Wijzigingen opslaan.

Publiq rekent per event en niet per organisatie. Zonder dat id kan er dus geen tarief berekend worden: de bezoeker krijgt dan Deze pas geeft geen korting op wat er in je mandje zit en betaalt de volle prijs. Loopt er iets mis, is dit het eerste wat je nakijkt.

Stap 3 — Een pas gebruiken, in de winkel en aan de balie

Er is één invoerveld voor alle passen: in de winkel het veld Pasnummer onder Heb je een UiTPAS of een museumpas?, aan de balie het veld UiTPAS of museumpas, telkens met de knop Toepassen. De bezoeker of je baliemedewerker typt het nummer over; aan de vorm van dat nummer ziet Passavo vanzelf of het om een UiTPAS gaat (dertien cijfers) of om een andere pas.

Wat er dan gebeurt:

1. het pasnummer gaat naar publiq;
2. publiq zegt of er recht is op het kansentarief;
3. is er recht, dan wordt de prijs van één ticket verlaagd;
4. vlak vóór de betaling wordt de ticketverkoop bij publiq geregistreerd; lukt de betaling niet, dan wordt die registratie weer ingetrokken.

Aan de balie werkt het op precies dezelfde manier: één veld, één nummer, één toets. Zie Balie en kassa.

Eén pas geldt voor één persoon

Staat er een regel van drie tickets, dan wordt die gesplitst: één ticket aan kansentarief en twee aan de gewone prijs. Wie de hele regel zou verlagen, laat de gemeente drie keer bijpassen voor één kaart.

Komt er een gezin met twee passen, voeg ze dan één voor één toe. Elke pas verlaagt één ticket.

Registratie gebeurt vlak vóór de betaling

Zo schrijft publiq het voor: pas wanneer de ticketverkoop bij publiq geregistreerd is, staat vast dat het kansentarief toegekend mag worden. Daarom registreert Passavo de verkoop op het moment dat de bezoeker op Betalen klikt (of aan de balie op een betaalknop), en nog vóór het geld binnen is.

• Weigert publiq op dat moment toch — omdat het maximum per week intussen aan een andere balie bereikt is, bijvoorbeeld — dan gaat de korting van de bestelling af en ziet de bezoeker de uitleg van publiq. Hij betaalt dan de gewone prijs, of haakt af; niemand betaalt een verlaagd bedrag waarvoor jij nooit terugbetaald wordt.
• Mislukt de betaling of haakt de bezoeker af, dan trekt Passavo de registratie bij publiq weer in. Voor geld dat nooit komt, hoort er geen kansentarief in de afrekening van een gemeente te staan.

Wat een bezoeker te zien krijgt

Melding	Wat er aan de hand is	Wat je doet
Kansentarief toegepast: je betaalt … in plaats van …	Er is recht; de prijs van één ticket is verlaagd	Afrekenen
Deze UiTPAS heeft op dit moment geen recht op het kansentarief	De pas bestaat, maar het kansenstatuut is niet actief	Gewone prijs. Verwijs voor vragen naar de gemeente
Het UiTPAS-nummer dat je invulde konden we niet terugvinden. Kijk je het nummer even na?	Publiq kent dit nummer niet	Laat het nummer nakijken; een cijfer verkeerd is snel gebeurd
Een andere uitleg van publiq, bv. Je kansenstatuut is vervallen…, Oeps, jouw UiTPAS is niet meer geldig… of Je kan maximaal 1 ticket per week kopen aan kansentarief…	Publiq weigert het kansentarief en legt zelf uit waarom. Die tekst tonen we letterlijk, zoals publiq het vraagt	Gewone prijs. Verwijs voor vragen naar de UiTPAS-balie of de gemeente
Deze pas geeft geen korting op wat er in je mandje zit	Er is recht, maar geen van de producten heeft een UiTPAS-event-id (of publiq geeft voor dat event geen tarief)	Kijk het event-id na bij het product
We herkennen dit pasnummer niet	Het nummer heeft niet de vorm van een pas die je aanvaardt	Laat het nummer nakijken
De UiTPAS kon niet gecontroleerd worden	Een storing bij publiq	Probeer straks opnieuw, of reken af aan de gewone prijs

Dat laatste onderscheid is er met opzet: een bezoeker hoort te weten of hij geen recht heeft of dat het systeem even niet meewerkt. Dat zijn twee heel verschillende gesprekken, en het eerste is er een dat mensen liever niet in een volle inkomhal voeren.

Annuleren en terugbetalen

Betaal je een bestelling terug via je betaalprovider, dan trekt Passavo de ticketverkoop bij publiq automatisch in zodra de terugbetaling bevestigd is. Je hoeft daar niets voor te doen. Let op: dat gebeurt voor alle passen van die bestelling, ook bij een gedeeltelijke terugbetaling.

Annuleer je alleen een ticket, zonder terugbetaling, dan blijft de registratie bij publiq staan. Dat is ook zo bij een contante balieverkoop die je uit de lade terugbetaalt. Meld zo'n geval dan zelf aan je UiTPAS-contactpersoon, zodat het niet in de afrekening van je gemeente blijft staan.

Lukt dat niet — publiq ligt eruit, het netwerk hapert — dan blijft de bestelling gewoon geannuleerd. De registratie blijft zichtbaar zodat ze opnieuw aangeboden kan worden. Een mislukt bericht naar publiq mag je eigen annulering nooit tegenhouden: de bezoeker staat voor je en wil zijn geld terug.

Veelgemaakte fouten

Het kansentarief zelf als prijs instellen. Doe dat niet. Het bedrag komt van publiq, per event. Zet je het zelf, dan klopt de afrekening met je gemeente niet meer.

Het event-id vergeten bij een nieuw product. De pas wordt dan wel herkend, maar de bezoeker krijgt Deze pas geeft geen korting op wat er in je mandje zit. Dit is veruit de vaakst gemelde oorzaak.

Eén pas gebruiken voor een heel gezin. Eén pas verlaagt één ticket. Komt een gezin met meerdere passen, voeg ze dan stuk voor stuk toe.

Vragen wie recht heeft op het kansentarief. Niet doen. De pas zegt het zelf, en het tarief hoort discreet te blijven.

Bij een storing "geen recht" zeggen. Lees de melding. "Kon niet gecontroleerd worden" betekent dat publiq even niet bereikbaar is, niet dat de bezoeker geen recht heeft.

Wat als …

… mijn gemeente geen UiTPAS-gemeente is?

Dan kan je nog geen UiTPAS aanbieden. Een gemeente kan aansluiten bij een naburige UiTPAS-regio; dat gesprek voer je met je schepen of met de dienst vrije tijd. Publiq begeleidt gemeenten daarbij.

… de koppeling testen een fout geeft?

Kijk eerst je organizer-id, client-id en secret na — een spatie die meegekopieerd is, is de klassieker. Heb je de testsleutels ingevuld die publiq meteen na het aanmaken van de integratie toont? Die werken niet: Passavo praat met de echte UiTPAS-omgeving. Vul de live sleutels uit de activatiemail in. Blijft het fout, neem dan contact op met publiq of met je regio: mogelijk is de activatie nog niet rond.

… een bezoeker zijn pas niet bij zich heeft?

Dan is er geen nummer en dus geen kansentarief. Je kan het nummer niet opzoeken; Passavo houdt geen lijst van passen bij, en dat is met opzet.

… de prijs niet verandert terwijl de pas herkend wordt?

Bijna altijd ontbreekt het event-id bij dat product, of het is het id van een andere activiteit. Kijk dat eerst na. Is het product geen Event of Reeks, dan kan het geen kansentarief krijgen.

… publiq eruit ligt tijdens een druk moment?

Reken af aan de gewone prijs en verwijs de bezoeker naar de gemeente voor de terugbetaling, of vraag hem later terug te komen. Zet nooit met de hand een lagere prijs: die verkoop komt dan niet in de afrekening bij publiq terecht en je gemeente betaalt er niets voor.

Veelgestelde vragen

Moet ik het kansentarief zelf instellen? Nee. Het bedrag komt van publiq, per event. Zet je het zelf, dan klopt de afrekening met je gemeente niet meer.

Werkt dit ook aan de balie? Ja, op precies dezelfde manier: één veld, één nummer, één toets.

Waar zie ik wat er geregistreerd is? Bij de bestelling staat het toegepaste tarief op de regel. Wat er naar publiq gegaan is, bewaart Passavo per gebruik met de verwijzing die publiq teruggaf; een apart overzicht daarvan heeft het paneel niet.

Kost het kansentarief mij geld? Ja, een deel. Het uitgangspunt van UiTPAS is dat jij als organisator een stuk van de korting draagt en de gemeente een stuk bijpast. Wat er voor jouw regio precies afgesproken is, hoor je bij je gemeente.

Kan ik zien wie recht heeft, zonder dat de bezoeker iets moet doen? Nee, en dat hoort zo. Er is een pasnummer nodig, en het recht wordt op dat moment bij publiq opgevraagd. Er wordt niets onthouden.