Medewerkers en rollen

Je doet dit niet alleen. De penningmeester wil de cijfers zien, de vrijwilliger aan de deur moet kunnen scannen, en je boekhouder wil er één keer per jaar in. Dit artikel legt uit hoe je elk van hen precies geeft wat hij nodig heeft — en niet meer.

Je vindt het scherm onder Instellingen → Medewerkers. Het is alleen zichtbaar voor de eigenaar.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol eigenaar. Alleen zij zien dit scherm; ook een beheerder komt er niet bij, want wie medewerkers kan toevoegen, kan zichzelf rechten geven.
• Het e-mailadres van elke persoon die je wil uitnodigen. Liefst het adres dat hij dagelijks leest.
• Een idee van wat elke persoon moet kunnen doen. De tabel hieronder helpt je kiezen.
• Vijf minuten per medewerker.

Kom je een woord tegen dat je niet kent, kijk dan in de woordenlijst.

Wat is een rol?

Een rol is een naam voor een pakketje rechten. In plaats van per persoon twintig vinkjes te zetten, geef je iemand één rol en dan weet het systeem meteen wat hij mag: bestellingen bekijken, terugbetalen, producten wijzigen, tickets scannen, enzovoort.

Er zijn vier rollen: eigenaar, beheerder, balie en scanner. Een medewerker heeft binnen één organisatie precies één rol. Geef je iemand een andere, dan vervangt die de oude — rollen stapelen niet op elkaar.

Waarom niet iedereen alles mag

Dat klinkt wantrouwig, en dat is het niet. Drie redenen, allemaal praktisch:

1. Een verloren telefoon. Het toestel aan je ingang ligt in een jaszak, bij een vrijwilliger die je die avond voor het eerst ziet. Verdwijnt dat toestel, dan mag er niets mee te doen zijn behalve tickets scannen.
2. Een verkeerde klik. Wie geen knop Terugbetalen ziet, kan er niet per ongeluk op drukken. De helft van alle ongelukken voorkom je door de knop gewoon niet te tonen.
3. Rust voor de medewerker zelf. Een vrijwilliger die alleen moet scannen, wil geen scherm vol omzetcijfers en instellingen. Minder knoppen is minder twijfel.

De vier rollen

Rol	Wat hij ziet en mag	Wat hij niet ziet
Eigenaar	Alles: instellingen, betalingen, medewerkers, producten, bestellingen, terugbetalingen, rapporten, cadeaubonnen, jaarkaarten, externe passen, kassa, scannen	Niets
Beheerder	Producten, prijzen, tijdsloten, events, kortingscodes, locaties, btw-sets, bestellingen, terugbetalingen, facturen aan kopers, rapporten en omzet, cadeaubonnen, jaarkaarten, toestellen, kassa en scannen, en de pagina Abonnement met je facturen (bekijken, downloaden, betalen), en Support	De instellingen van de organisatie, de betaalprovider, de medewerkerslijst, de externe passen, resellers, API-toegang, berichten aan bezoekers, en alles wat het abonnement zelf verandert: van formule wisselen, opzeggen, pauzeren en de automatische betaling instellen
Balie	Verkopen aan de balie, de kassa openen en afsluiten, bestellingen en tickets bekijken, scannen, de tickets van vandaag en de omzet van vandaag op het dashboard	Producten en prijzen wijzigen, terugbetalen, rapporten, cadeaubonnen aanmaken, instellingen, Support
Scanner	Uitsluitend tickets scannen en de tickets van vandaag bekijken	Bedragen, bestellingen, adressen van bezoekers, producten, rapporten, instellingen, Support

Let op één verschil dat mensen verrast: een beheerder mag wél terugbetalen en wél je hele omzet zien, maar niet aan de instellingen. Een balie mag wél verkopen en de kassa afsluiten, maar niet terugbetalen. Dat is met opzet: een terugbetaling is geld dat je organisatie verlaat.

Zo zit ook het abonnement in elkaar. Een beheerder mag de pagina Abonnement openen, je facturen bekijken en downloaden en een openstaande factuur betalen — dat is precies wat een penningmeester of een boekhouder nodig heeft. Wat het abonnement zélf verandert, blijft bij de eigenaar: van formule wisselen, opzeggen, pauzeren en de automatische betaling instellen. Zie Je formule, je facturen en pauzeren.

Welke rol geef je wie?

Wie	Welke rol	Waarom
Jijzelf, als je het systeem opzet	Eigenaar	Je hebt de instellingen en de betaalprovider nodig
Je covoorzitter of tweede bestuurslid	Eigenaar	Er moet iemand anders binnen kunnen wanneer jij ziek bent
De penningmeester	Beheerder	Hij wil de omzet, de bestellingen en de terugbetalingen. De betaalprovider koppelen doet hij niet
Je boekhouder	Beheerder	Hij heeft de rapporten, de bestellingen en je facturen onder Abonnement nodig, niet je instellingen
Wie de producten en prijzen onderhoudt	Beheerder	Producten, prijzen en tijdsloten zitten in die rol
De permanente medewerker aan het onthaal	Balie	Verkopen, kassa openen en afsluiten, scannen
De vrijwilliger van één avond aan de deur	Scanner	Hij scant, meer niet. Ook als de telefoon verdwijnt
De student die tijdens de zomer meehelpt	Balie of scanner	Balie als hij verkoopt, scanner als hij alleen aan de ingang staat

Let op: geef de penningmeester beheerder en niet eigenaar, tenzij hij ook de betaalprovider moet beheren. Twee eigenaars is genoeg, drie is er meestal één te veel.

Maar houd er altijd minstens twee eigenaars op na. Eén eigenaar is één vakantie of één ziekenhuisopname verwijderd van een organisatie waar niemand nog bij de instellingen kan.

Iemand uitnodigen, stap voor stap

Stap 1 — Open het uitnodigingsvenster

Ga naar Instellingen → Medewerkers. Rechtsboven staat de knop Medewerker uitnodigen. Klik erop; er verschijnt een venster met drie velden: E-mailadres, Naam en Rol.

Stap 2 — Vul het e-mailadres in

Dit is het adres waarmee de persoon zal inloggen. Vraag het adres dat hij dagelijks leest, niet een adres van de vereniging dat toevallig op zijn naam staat. Tikfouten hier leveren een uitnodiging op die niemand ooit ziet.

Stap 3 — Vul eventueel een naam in

Optioneel. De naam helpt jou om in de lijst te zien wie wie is. Heeft deze persoon al een account — omdat hij ook voor een andere organisatie werkt — dan blijft zijn eigen naam staan en wordt die van jou genegeerd.

Stap 4 — Kies de rol

Kies uit de vier rollen; standaard staat er Balie. Onder de keuzelijst staat wat een scanner wel en niet mag, en wanneer je beter balie kiest. Wat elke rol precies mag, zie je in één zin onder de rol van elke medewerker in de lijst. Dat is dezelfde zin die de uitgenodigde in zijn mail te lezen krijgt, zodat jullie niet twee verschillende beloftes hebben.

Stap 5 — Verstuur

Klik op Uitnodigen. Je krijgt een bevestiging dat de mail vertrokken is, en de persoon verschijnt meteen in je lijst met de status uitgenodigd.

Wat de uitgenodigde in zijn mailbox ziet

Hij krijgt een mail van jouw organisatie met daarin:

• wie hem uitnodigt — jouw organisatienaam, niet die van het platform;
• welke rol hij krijgt en wat die rol mag, in één zin;
• de knop Stel je wachtwoord in, met de link er nog eens onder;
• waarmee hij in de scan-app inlogt: de organisatiecode, zijn e-mailadres en het wachtwoord dat hij kiest.

De link in die mail blijft 7 dagen geldig. Daarna vraag je een nieuwe aan met Opnieuw uitnodigen.

Wat hij doet: op de link klikken, twee keer een wachtwoord van zijn keuze intikken, bewaren. Daarna zit hij binnen. Hij moet niets installeren en niets betalen. Gaat hij aan de deur scannen, dan installeert hij daarna nog de scan-app en logt hij daar in met de organisatiecode en hetzelfde e-mailadres. Zie Scan-app en scanpersoneel.

Zodra hij zijn wachtwoord ingesteld heeft, springt zijn status in je lijst van uitgenodigd naar actief, en is meteen ook zijn e-mailadres bevestigd.

Heeft dat e-mailadres al een account, dan komt jouw organisatie er gewoon bij; hij wordt actief zodra hij zich de eerste keer aanmeldt. Eén login, meerdere organisaties, met per organisatie een eigen rol. Dezelfde persoon kan bij jou beheerder zijn en bij de club hiernaast scanner.

Is de mail niet aangekomen of is de link verlopen? Gebruik in de lijst de handeling Opnieuw uitnodigen; er vertrekt dan een verse link. Laat de persoon ook in zijn map ongewenste post kijken. Hij kan ook zelf Wachtwoord vergeten? gebruiken op het aanmeldscherm.

Hoelang een uitnodiging geldig is

De link in de uitnodiging is 7 dagen geldig. Is hij verlopen, of kwam de mail nooit aan, gebruik dan in de lijst of op de detailpagina de knop Opnieuw uitnodigen. Er vertrekt een nieuwe link, weer voor 7 dagen, en de vorige werkt dan niet meer.

Een gewone mail om een wachtwoord te herstellen blijft maar een uur geldig. Die is voor iemand die zijn wachtwoord kwijt is en er meteen mee aan de slag gaat, niet voor een uitnodiging die een paar dagen in een mailbox ligt.

Een rol wijzigen

Klik in de lijst bij de juiste persoon op Rol wijzigen, kies de nieuwe rol en bevestig. De oude rol wordt vervangen, niet aangevuld.

Twee dingen om te weten:

• De wijziging is onmiddellijk. Zit de persoon op dat moment ingelogd, dan merkt hij het zodra hij een volgend scherm opent.
• De laatste eigenaar kan zichzelf niet degraderen. Er moet er altijd één overblijven, anders kan niemand nog bij de instellingen, de betalingen en de medewerkers — en dat is alleen met een platformbeheerder terug te draaien. Probeer je het toch, dan krijg je de melding dat er minstens één eigenaar moet overblijven.

De detailpagina van een medewerker

Klik in de lijst op de naam van iemand — of op de handeling Details — en je krijgt zijn eigen pagina. Daar staat alles over die ene persoon bij elkaar: wie hij is, wat hij mag, en wat hij gedaan heeft.

Wat er bovenaan staat

Wat je ziet	Wat het betekent
Naam en e-mailadres	Waarmee hij inlogt. Het adres kan je hier niet wijzigen — dat is zijn account
Rol	Zijn rol bij jou, met eronder in één zin wat die rol mag
Taal	De taal van zijn scherm en van de mails die hij krijgt
Toegang	actief wanneer hij zijn wachtwoord ingesteld heeft (of, met een bestaand account, zich voor het eerst aangemeld heeft), uitgenodigd zolang dat niet gebeurd is
Laatst aangemeld	Wanneer hij hier voor het laatst binnen was
Uitgenodigd op / Geaccepteerd op	Wanneer de uitnodiging vertrok, en wanneer hij ze gebruikte
Toestellen	De toestellen waarop hij gescand of aan de kassa gewerkt heeft
Vandaag, Deze week, Totaal	Hoeveel hij scande, en hoeveel daarvan geweigerd werd

Over die toestellen: een toestel hoort bij je organisatie en niet bij een persoon. De telefoon aan de deur gaat 's avonds van hand tot hand. Wat hier staat is dus geen toewijzing maar een waarneming — hierop heeft hij gewerkt.

Wat je kan wijzigen

Met de knop Bewerken pas je drie dingen aan: de naam, de rol en de taal. Meer niet, en dat is met opzet.

Je kan géén wachtwoord instellen voor iemand anders. Een wachtwoord dat twee mensen kennen is geen wachtwoord: het gaat over de telefoon, het staat in een groepschat, en wanneer er later iets misgaat kan niemand nog zeggen wie het geweest is. In de plaats daarvan staan er twee knoppen:

• Wachtwoordherstel-mail sturen — voor iemand die al binnen was en zijn wachtwoord kwijt is. Hij krijgt een link en kiest zelf een nieuw wachtwoord. Jij ziet dat wachtwoord nooit.
• Opnieuw uitnodigen — voor iemand die zijn uitnodiging nooit gebruikt heeft. Die knop verdwijnt zodra hij binnen is.

Verder staat er de knop Verwijderen, die hetzelfde doet als in de lijst: zijn toegang tot jouw organisatie verdwijnt, zijn account en zijn werk blijven.

Twee grenzen blijven ook hier gelden: je kan jezelf niet verwijderen, en de laatste eigenaar kan niet gedegradeerd of verwijderd worden. Probeer je het toch, dan krijg je de melding dat er minstens één eigenaar moet overblijven.

Mag iedereen deze pagina zien?

Nee. De ledenlijst — met de e-mailadressen van iedereen — blijft voorbehouden aan de eigenaar.

Maar: iedereen mag zijn eigen pagina openen. Een vrijwilliger die wil nakijken hoeveel hij gisteren gescand heeft, hoeft daarvoor niemand te storen. Hij ziet dan zijn eigen gegevens, zijn eigen activiteit en zijn eigen scans — en hij kan er niets wijzigen: de knop Bewerken staat er voor hem niet.

De pagina van een collega krijgt hij niet te zien. En werkt iemand ook voor een andere organisatie, dan blijft alles wat hij daar doet daar: jij ziet uitsluitend wat er bij jou gebeurd is.

Het activiteitenlog: wie heeft wat gewijzigd

Op de detailpagina staat het tabblad Activiteit. Daar staat per regel: wanneer, wat er gebeurde, waarop, en oud → nieuw.

Een voorbeeld van zo'n regel: 14/05/2026 11:02 · Gewijzigd · Prijs · amount_cent: 1200 → 1500. In mensentaal: die dag om twee na elf heeft deze persoon een prijs van 12 naar 15 euro gezet.

Wat het log bijhoudt

• Producten, prijzen, tijdsloten en events: aanmaken, wijzigen, verwijderen.
• Kortingscodes en cadeaubonnen.
• Locaties.
• Btw-sets.
• De instellingen van je organisatie en je instellingen voor facturen aan kopers.
• Het koppelen en ontkoppelen van een betaalprovider.
• API-sleutels: aanmaken en intrekken.
• Berichten aan bezoekers die verstuurd zijn.
• Medewerkers: uitnodigen, een rol wijzigen, iemand verwijderen.
• Terugbetalingen en geannuleerde tickets.
• Kassasessies: openen en afsluiten, met het kasverschil erbij, en wie op welk toestel de kassa in de app opende.

Bij een wijziging staat er altijd de oude én de nieuwe waarde. Dat is precies waarvoor het bestaat: "de prijs is veranderd" helpt niemand, "van 12 naar 15 euro, door Jan, op 14 mei" wel.

Wat het log bewust níét bijhoudt

• Wachtwoorden, api-sleutels, tokens en andere geheimen. Die worden er actief uitgehouden. Een sleutel van je betaalprovider in een logregel zou erger zijn dan geen log: hij zou er in leesbare tekst in staan en een jaar blijven staan.
• Bekijken. Het log zegt wat iemand veranderd heeft, niet welke schermen hij geopend heeft.
• Verkopen aan de balie. Elke aanslag staat al in het kassajournaal, dat een eigen, veel strengere bewaring heeft. Zie De balie-kassa.
• Scans. Die staan op hun eigen tabblad, hieronder.
• Wijzigingen zonder verschil. Bewaar je een scherm zonder iets aan te passen, dan komt er geen regel bij.

Zoeken in het log

Boven de tabel staan vier filters: soort handeling (aangemaakt, gewijzigd, verwijderd, rol gewijzigd, …), soort object (product, prijs, locatie, …), een periode van–tot, en het logboek waarin gewerkt werd.

Regels zijn niet te wijzigen en niet te verwijderen, ook niet door een eigenaar. Een log waarin gegumd kan worden, beantwoordt de vraag niet waarvoor het bestaat. Regels ouder dan een jaar worden automatisch opgeruimd.

De scanhistoriek: wie heeft wat gescand

Het tweede tabblad heet Scans. Voor een medewerker met de rol scanner is dit het belangrijkste deel van de pagina.

Bovenaan de pagina, in het blok Scans, staan drie cijfers: vandaag, deze week en totaal, telkens met het aantal geweigerde scans erachter. Dat laatste getal is het interessante. Veel weigeringen betekent ofwel een ingang waar mensen met de verkeerde dag aankomen, ofwel iemand die de verkeerde code scant. Allebei de moeite om te weten.

Wat er per regel staat

Kolom	Wat het is
Wanneer	Het moment van de scan. Werd er offline gescand, dan staat eronder wanneer het toestel het doorgegeven heeft
Ticket of pas	Welk ticket of welke jaarkaart voor de lezer gehouden werd. Werd er een code gescand die nergens bij hoort, dan staat er onbekende code
Houder	De naam op het ticket of de jaarkaart, als die er is
Resultaat	Toegang, Al gescand, Ongeldig, Verkeerde dag of Geannuleerd
Toestel	Het toestel waarmee gescand werd

Ook de geweigerde scans staan erin. Dat is met opzet: een scan die niets opleverde is precies de regel die je zoekt wanneer iemand achteraf beweert dat hij niet binnen mocht.

Offline gescand? De scan-app werkt door zonder netwerk. Zo'n scan staat op het uur waarop hij gebeurde, met eronder het uur waarop hij doorgegeven werd. Dat verklaart waarom een ticket soms pas 's avonds in het systeem als gebruikt stond.

Filteren kan op resultaat, op alleen vandaag, en op een periode van–tot. De nieuwste scan staat bovenaan.

Scans zijn, net als het activiteitenlog, niet te wijzigen en niet te verwijderen. Een telling aan de deur die achteraf bijgesteld kan worden, is geen telling.

Iemand verwijderen na het seizoen

In de lijst staat per medewerker wanneer hij voor het laatst aangemeld is. Dat is de kolom waarmee je na een seizoen ziet welke vrijwilligers nog toegang hebben en al een jaar niet meer geweest zijn. Staat er nog nooit, dan heeft die persoon zijn uitnodiging nooit gebruikt.

Verwijderen doe je met de handeling Verwijderen bij de juiste persoon. Je krijgt eerst een bevestigingsvraag.

Wat er dan gebeurt:

• zijn toegang tot jouw organisatie verdwijnt, onmiddellijk;
• zijn account blijft bestaan, want dat is van hem, en hij werkt misschien ook nog voor een andere organisatie;
• wat hij aanmaakte blijft staan: een bestelling van vorige maand mag niet verdwijnen omdat een vrijwilliger gestopt is.

Je kan jezelf niet verwijderen, en je kan de laatste eigenaar niet verwijderen.

Maak er een gewoonte van: één keer per jaar, na het seizoen, deze lijst doorlopen en verwijderen wie er niet meer bij hoort. Het duurt vijf minuten en het is de goedkoopste beveiliging die er bestaat.

Wachtwoorden — en waarom wij er geen kiezen

Je kan voor een medewerker géén wachtwoord instellen. Dat is geen ontbrekende knop, dat is de bedoeling.

Een wachtwoord dat twee mensen kennen, is geen wachtwoord. Het gaat over de telefoon, het staat in een groepschat, het blijft op een briefje liggen. En wanneer er later iets misgaat, kan niemand meer zeggen wie het geweest is.

Daarom: jij nodigt een e-mailadres uit, en de persoon achter dat adres kiest zelf zijn wachtwoord via een link in zijn eigen mailbox. Dat is meteen het bewijs dat hij die mailbox echt beheert.

Is iemand zijn wachtwoord vergeten, dan gebruikt hij Wachtwoord vergeten? op het aanmeldscherm. Jij hoeft daar niets voor te doen. Lukt het niet, dan stuur je zijn uitnodiging opnieuw.

Wat als iemand met ruzie vertrekt?

Het gebeurt. Doe dit, in deze volgorde, op de dag zelf:

1. Verwijder de persoon uit Instellingen → Medewerkers. Zijn toegang is dan meteen weg.
2. Was hij eigenaar, controleer dan eerst dat er nog een andere eigenaar is. Kan je hem niet verwijderen, dan is hij de laatste — maak dan eerst iemand anders eigenaar.
3. Wijzig de wachtwoorden van gedeelde toegangen die hij kende: de mailbox van de vereniging, het account bij je betaalprovider, je sociale media. Die staan los van dit systeem en wij kunnen ze niet voor je afsluiten.
4. Stond hij ingelogd op een gedeeld toestel aan de deur of aan de balie, meld dat toestel dan af en opnieuw aan met een andere medewerker.
5. Kijk in Bestellingen en bij je kassasessies na of er die dag nog iets openstaat dat afgesloten moet worden.

Wat je niet hoeft te doen: bestellingen of tickets verwijderen die hij aanmaakte. Die horen bij je boekhouding en blijven staan.

Veelgemaakte fouten

• Één eigenaar hebben. Ga je op reis, dan kan niemand nog bij de instellingen. Maak altijd een tweede.
• Een vrijwilliger de rol beheerder geven "omdat het makkelijker is". Hij ziet dan je volledige omzet en kan terugbetalen. Geef scanner of balie.
• De uitnodiging naar het adres van de vereniging sturen in plaats van naar dat van de persoon. Twee mensen in dezelfde mailbox delen dan één account.
• Na het seizoen niets opruimen. Vrijwilligers van twee jaar geleden hebben dan nog altijd toegang. Gebruik de kolom Laatst aangemeld.
• Denken dat verwijderen iemands werk wist. Dat gebeurt niet, en dat is maar goed ook.

Wat als …

Wat als de uitnodiging niet aankomt?

Controleer eerst het adres op tikfouten. Laat de persoon in zijn map ongewenste post kijken. Helpt dat niet, gebruik dan Uitnodiging opnieuw sturen. Blijft het misgaan bij een adres van een bedrijf of een school, dan houdt hun mailserver de mail waarschijnlijk tegen — gebruik dan een ander adres.

Wat als iemand al een account heeft bij een andere organisatie?

Dan komt jouw organisatie er gewoon bij. Hij logt in met hetzelfde wachtwoord en wisselt bovenaan tussen organisaties. Zijn rol bij jou staat los van zijn rol elders.

Wat als ik de enige eigenaar ben en ik wil ermee stoppen?

Maak eerst iemand anders eigenaar, en laat daarna die persoon jou verwijderen. In die volgorde, want jezelf verwijderen kan niet.

Wat als een medewerker een scherm niet ziet dat ik wél zie?

Dan heeft hij een rol die dat scherm niet mag openen. Kijk in de tabel hierboven en wijzig zijn rol als dat klopt met wat hij moet doen. Verzin geen omweg — de rol is bedoeld als de grens.

Wat als ik per ongeluk iemand verwijderd heb?

Nodig hem opnieuw uit met hetzelfde e-mailadres. Zijn account bestaat nog, dus hij komt er meteen weer bij met de rol die je hem geeft. Hij hoeft geen nieuw wachtwoord te kiezen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel medewerkers mag ik uitnodigen? Zoveel als je nodig hebt. Geef ze wel elk de kleinste rol die volstaat.

Kan iemand twee rollen tegelijk hebben? Niet binnen dezelfde organisatie. Eén persoon, één rol, per organisatie. Wel kan dezelfde persoon in twee organisaties een andere rol hebben.

Ziet mijn scanner hoeveel een ticket gekost heeft? Nee. De scannerrol toont geen bedragen, geen bestellingen en geen adressen van bezoekers. Hij ziet één ding: mag deze persoon binnen, ja of nee.

Kan een beheerder bij mijn facturen van het abonnement? Ja. Hij vindt ze onder Abonnement → Facturen, met de pdf en de UBL erbij, en hij kan een openstaande factuur betalen. Van formule wisselen, opzeggen, pauzeren of de automatische betaling instellen kan hij niet.

Waarom mag een beheerder de medewerkerslijst niet openen? Omdat wie medewerkers kan toevoegen, zichzelf rechten kan geven. Die deur houdt de eigenaar dicht.

Kan ik zien wie wat gedaan heeft? Ja. Klik op een medewerker en je krijgt zijn detailpagina met twee tabbladen: Activiteit (wat hij gewijzigd heeft, met de oude en de nieuwe waarde) en Scans (wat hij aan de deur gescand heeft, ook wat hij weigerde). Elke aanslag aan de kassa staat daarnaast in het kassajournaal; zie De balie-kassa.