Organisatie en locatie

Twee woorden komen in deze handleiding om de haverklap terug: organisatie en locatie. Snap je die twee, dan valt de rest vanzelf op zijn plaats. Snap je ze niet, dan maak je in de eerste week een keuze waar je een jaar later spijt van hebt. Dit artikel legt ze uit en helpt je kiezen.

Je hebt er geen instellingen voor nodig. Lees het één keer, dan weet je waar je aan begint.

Wat je nodig hebt vooraf

• Tien minuten en geen enkele voorkennis.
• Een idee van wie je bent: één vereniging, of meerdere.
• Een idee van waar je bezoeker naartoe komt: één plek, of meerdere.
• Wil je het meteen invullen, dan heb je de rol eigenaar nodig voor de organisatie en de rol eigenaar of beheerder voor de locaties. Zie Medewerkers en rollen.

Kom je een vakwoord tegen dat je niet kent, kijk dan in de woordenlijst.

Wat is een organisatie?

Een organisatie is de klant in het systeem. Het is het ding waar je producten, je bestellingen, je tickets en je geld aan hangen. Denk aan: de vereniging, de club, de bezoekplek, het bedrijf.

Alles wat je aanmaakt zit in precies één organisatie. Een product van organisatie A is niet te koop in de winkel van organisatie B. Een bestelling van A staat niet in de omzetcijfers van B. Ze zien elkaar niet.

Drie voorbeelden, van eenvoudig naar minder eenvoudig:

• Een escape room als eenmanszaak. Eén organisatie. De zaakvoerder is de enige eigenaar, en alle tickets, bestellingen en facturen zitten daar.
• Een vzw met twee afdelingen. Een heemkundige kring met een afdeling "museum" en een afdeling "wandelingen". Eén rechtspersoon, één rekening, één boekhouding. Dus: één organisatie. De twee afdelingen worden twee locaties, of gewoon twee groepen producten.
• Een gemeente met drie musea. Als de drie musea dezelfde facturen sturen, hetzelfde btw-nummer gebruiken en hun omzet in één potje komt, is dat één organisatie met drie locaties. Willen de drie musea elk hun eigen omzetcijfers, hun eigen medewerkers en hun eigen ticketshop, dan worden het drie organisaties.

Wanneer maak je er twee, wanneer één?

Één vraag brengt je bijna altijd bij het juiste antwoord: wie stuurt de factuur en op welke rekening komt het geld? Is dat één keer hetzelfde antwoord, dan is het één organisatie.

Situatie	Hoeveel organisaties	Waarom
Eén vzw, twee zalen in dezelfde gemeente	Eén	Zelfde rechtspersoon, zelfde rekening. De zalen worden locaties.
Eén vzw, twee afdelingen met elk een werking	Eén	Eén boekhouding. Scheid met locaties of met producten, niet met organisaties.
Twee vzw's met elk hun eigen statuten	Twee	Twee rechtspersonen, twee btw-nummers, twee facturen.
Gemeente met drie musea, één stadskas	Eén	Eén ontvanger van het geld. Drie locaties.
Gemeente met drie musea die elk apart afrekenen	Drie	Elk museum voert zijn eigen boekhouding.
Een museum en de vriendenvereniging ervan	Twee	Het zijn twee verschillende juridische entiteiten.
Eén escape room, twee kamers	Eén	Eén zaak. De kamers worden producten, geen locaties.
Eén festival, elk jaar een nieuwe editie	Eén	De editie is een event binnen dezelfde organisatie.

Let op: een tweede organisatie is geen gratis extraatje. Ze heeft haar eigen instellingen, haar eigen betaalprovider, haar eigen medewerkers, haar eigen ticketshop-link en haar eigen facturatie. Alles wat je instelt, stel je twee keer in. Maak er dus alleen een tweede aan wanneer de boekhouding het vraagt.

Hoor je toch bij twee organisaties, dan wissel je bovenaan in het menu, op de naam van je organisatie. Je kan met één login bij meerdere organisaties horen.

Wat is een locatie?

Een locatie is de fysieke plek waar je bezoeker naartoe komt. Je zaal, je gebouw, je terrein, de steiger waar de boot vertrekt, de tent op het plein.

Een locatie heeft een naam zoals je bezoeker de plek kent — die naam komt op het ticket te staan. Ze heeft een adres. Ze heeft een tijdzone, die bepaalt wat "vandaag" betekent voor de tijdsloten van die plek. En ze heeft openingsuren.

Voorbeelden:

• Een sportclub met één kantine: één locatie.
• Een museum met een hoofdgebouw en een depot dat je twee keer per jaar mag bezoeken: twee locaties, want je bezoeker moet ergens anders naartoe.
• Een vereniging die haar eetfestijn dit jaar in de parochiezaal houdt en volgend jaar in de school: twee locaties, of één locatie die je aanpast. Beide werkt; twee is duidelijker als je oude tickets bewaart.
• Een toneelvereniging die in dezelfde zaal speelt maar op drie avonden: één locatie, drie events.

Je zet een locatie op inactief wanneer je er niet meer verkoopt. Ze verdwijnt dan uit de keuzelijsten bij producten, toestellen en kassalayouts (waar ze al gekozen was, blijft ze staan), maar wat er al verkocht is blijft ongemoeid staan.

Openingsuren en tijdsloten

Dit is het stuk dat het vaakst misloopt, dus lees het traag.

De openingsuren van een locatie zijn een lijst blokken per weekdag. Voor elke dag voeg je nul, één of meerdere blokken toe met een beginuur en een einduur. Een dag zonder blokken is gesloten.

• Doorlopend open van 10 tot 17 uur? Eén blok: 10:00 – 17:00.
• Middagpauze van 12 tot 13? Twee blokken: 10:00 – 12:00 en 13:00 – 17:00. Dat is geen uitzondering, dat is gewoon twee blokken.
• Gesloten op maandag? Geen blokken bij maandag.
• Gesloten op 11 november? Dat is een uitzondering: een datum die de weekdag overschrijft. Een uitzondering zonder uren is gesloten, ook al valt ze op een gewone dinsdag.

Een tijdslot is een moment met een maximum aantal plaatsen: de rondleiding van 14 uur, de sauna-sessie van 10 tot 12. Wanneer je tijdsloten laat aanmaken, gebruikt de generator de openingsuren van je locatie als grens. Een gesloten maandag levert dus geen maandagsloten op.

Let op: heeft je locatie géén openingsuren, dan begrenst er niets. De generator maakt dan sloten op elk moment dat je opgeeft, ook om 3 uur 's nachts. Dit is de reden waarom in de lijst met locaties een kolom Openingsuren staat met een vinkje: daaraan zie je in één oogopslag welke locatie die begrenzing mist.

Verkoop je alleen dagtickets zonder uur, dan heb je geen tijdsloten nodig. Vul de openingsuren dan toch in — ze kosten je vijf minuten en ze redden je de dag dat je ooit wél met uren begint. Zie Tijdsloten.

Hoe alles samenhangt

Van boven naar beneden, elk niveau hangt aan het niveau erboven:

Organisatie  (de vereniging, de club, de bezoekplek)
│  naam, adres, btw-nummer, organisatiecode, talen, huisstijl
│  één ticketshop, één betaalprovider, één medewerkerslijst
│
├── Locatie  (de plek waar je bezoeker naartoe komt)
│   │  naam op het ticket, adres, tijdzone, openingsuren
│   │
│   ├── Tijdslot  (een moment met een maximum aantal plaatsen)
│   │       begrensd door de openingsuren van deze locatie
│   │
│   └── Toestel  (de telefoon of kassa die hier staat)
│
├── Product  (wat je verkoopt: ticket, plaats aan tafel, rondleiding)
│   │  hangt aan één locatie, of aan alle locaties
│   │
│   └── Prijs  (per kanaal: online, balie, reseller)
│          zonder onlineprijs staat het product niet in je winkel
│
└── Bestelling  (wat een bezoeker koopt)
    │
    └── Ticket  (één QR-code, voor één persoon, één keer geldig)

Lees het ook eens van onderen naar boven, want zo ontdek je de fouten. Een ticket hoort bij een bestelling, een bestelling bij producten, een product bij een locatie (of bij alle locaties), en alles bij jouw organisatie. Ontbreekt de onlineprijs, dan ziet je bezoeker het product niet.

Een locatie verwijderen of inactief zetten

Een locatie waar nooit een kassa gedraaid heeft, kan je verwijderen: open ze bij Instellingen → Locaties en klik op Verwijderen.

Heeft er op de locatie ooit een kassa gedraaid, dan kan dat niet. Kassasessies, Z-rapporten en het kassajournaal moet je wettelijk jaren bewaren — in Duitsland onder de KassenSichV, elders onder de boekhoudwet. In plaats van Verwijderen staat er dan Inactief zetten. Een inactieve locatie verdwijnt uit de keuzelijsten; haar kassasessies, Z-rapporten en bestellingen blijven bewaard.

Verwijder je in de lijst meerdere locaties tegelijk, dan slaat Passavo de locaties met kassasessies over en zegt het je waarom.

Veelgemaakte fouten

• Een tweede organisatie aanmaken terwijl je een tweede locatie nodig had. Dit is de duurste fout op deze pagina. Je splitst dan je omzet, je moet twee keer een betaalprovider koppelen, je medewerkers staan op twee plaatsen en je deelt twee links in plaats van één. Vraag je eerst af of er echt twee facturen naar buiten gaan.
• De openingsuren leeg laten. Je tijdslotgenerator heeft dan geen grens. Vul ze in vóór je sloten aanmaakt, niet erna.
• De middagpauze als uitzondering proberen te zetten. Een pauze is twee blokken op de weekdag. Uitzonderingen zijn voor datums.
• Een locatie verwijderen na het seizoen. Zet ze op inactief. Verwijderen gooit ook alle tijdsloten van die locatie weg, en haar producten verliezen hun locatie — en daarmee het adres op het ticket.
• De locatie noemen zoals hij intern heet. "Zaal B" staat straks op het ticket van je bezoeker. Schrijf op wat hij op straat moet zoeken.

Wat als …

Wat als ik nu al twee organisaties heb en het had er één moeten zijn?

Dan verplaats je niet zomaar wat er al verkocht is. Kies de organisatie waarin je verdergaat, maak daar de ontbrekende locaties en producten aan, en zet de andere organisatie stil door haar winkel uit te zetten. Vraag ons om hulp voor je iets verwijdert.

Wat als mijn evenement elk jaar op een andere plek doorgaat?

Maak dan per plek een locatie aan en laat de oude staan op inactief. Zo blijft op het ticket van vorig jaar het juiste adres staan.

Wat als ik geen vaste locatie heb?

Maak er dan één met de naam van je vereniging en het adres van je zetel. Een product zonder locatie kan wel, maar dan staat er geen plek en geen adres op het ticket. Bovendien vraagt de checklist op je dashboard één actieve locatie, en tijdsloten hangen altijd aan een locatie.

Wat als twee locaties dezelfde capaciteit delen?

Dat kan niet. Capaciteit hangt aan een tijdslot, en een tijdslot hangt aan één locatie. Deel je één zaal tussen twee activiteiten, maak er dan één locatie van en scheid met producten.

Wat als ik een tweede organisatie nodig heb?

Vraag het ons. Een tweede organisatie krijgt haar eigen instellingen en haar eigen abonnementsregel; dat zetten we samen met jou op, zodat je niet per ongeluk twee keer hetzelfde betaalt.

Veelgestelde vragen

Kan ik met één login bij twee organisaties? Ja. Eén account kan bij meerdere organisaties horen, met per organisatie een eigen rol. Je wisselt bovenaan in het paneel.

Hebben twee organisaties elk hun eigen ticketshop-link? Ja, en dat is precies de reden waarom je er niet lichtzinnig twee maakt. Elke organisatie heeft haar eigen organisatiecode en dus haar eigen adres. Zie Je organisatie instellen.

Moet elke locatie een eigen adres hebben? Niet verplicht, maar wel verstandig. Het adres van de locatie staat op het ticket, in de ticketmail en op de wallet-pas, en je bezoeker gebruikt het om je te vinden.

Kan een product bij meerdere locaties horen? Bij één locatie, of bij allemaal: laat je het veld Locatie van het product leeg, dan geldt het op elke locatie — maar dan staat er geen adres op het ticket. Wil je het adres op het ticket, of per plek een andere prijs, maak dan twee producten met dezelfde naam en elk hun eigen locatie.

Waarom staat "locatie" onder Instellingen en niet onder Verkoop? Omdat een locatie bij de inrichting van je organisatie hoort en niet bij je dagelijkse verkoop. Je maakt ze één keer en kijkt er daarna nog zelden naar.