Consumptiesaldo aan de toog

Op een fuif of een eetfestijn werkt bijna niemand nog met kartonnen jetons. Een bezoeker zet geld op zijn pas, drinkt er de hele avond mee, en aan de toog hoeft niemand nog wisselgeld te tellen. Dit artikel legt uit wat zo'n saldo is, waar dat geld staat, en hoe je achteraf leest wat er gebeurd is.

Reken op tien minuten. Je hoeft niets in te stellen, maar cashless moet wel aanstaan voor je organisatie — anders staat de knop niet op je kassa.

Wil je dat je bezoekers ook zelf online opladen, met de betaalmethodes die je al in je shop aanbiedt? Dat kan met dezelfde betaalprovider als je winkel; zie Zelf online opladen hieronder.

Wat is een consumptiesaldo?

Een consumptiesaldo is een bedrag dat aan één pas hangt. De pas is wat je bezoeker al bij zich heeft: zijn ticket of zijn jaarkaart, op papier of in zijn telefoon. Meer is het niet — geen extra kaartje, geen extra bandje, geen apart systeem.

Drie dingen gebeuren ermee:

• opladen — je bezoeker zet er geld op, aan de ingang of tussendoor;
• uitgeven — aan de toog gaat er een pint of een portie frieten af;
• teruggeven — wat er na afloop overblijft, kan hij terugvragen.

Een saldo is dus vooruitbetaald geld van je bezoeker, en niets anders. Het is geen korting, geen cadeaubon en geen abonnement.

Eén saldo per pas, per event

Dit is het stukje dat mensen het vaakst verrast, dus het staat hier vooraan.

Een saldo hangt aan één pas binnen één event. Niet aan een persoon en niet aan een account. Wie in juni op je zomerfuif was en in december terugkomt, heeft dus twee saldo's: wat er in juni overbleef, is in december geen geld.

Dat is met opzet zo, en er zitten twee redenen achter:

1. Je afrekening blijft per avond kloppen. Een organisator rekent per event af met zijn barploeg, zijn leverancier en zijn boekhouder. Een saldo dat over drie events heen loopt, maakt van elk van die drie gesprekken een raadsel.
2. Je bezoeker weet waar hij aan toe is. "Het geld van je ticket van juni" is duidelijk. "Je tegoed bij ons" is dat niet, en dat is precies het soort belofte waar je jaren later nog vragen over krijgt.

Wil je dat wat overblijft terug naar je bezoekers gaat, zeg dat dan vooraf, op je ticket en aan de ingang. Dat is eerlijker én het scheelt je discussies aan het eind van de avond.

Aan de kassa

Drie handelingen, alle drie op hetzelfde scherm. Je vindt ze achter de knop + Saldo opladen bovenaan de kassa, naast de naam van je locatie. Staat die knop er niet, dan staat cashless uit voor je organisatie.

Opladen

1. Tik op + Saldo opladen.
2. Scan of typ de code van het ticket. Een handscanner typt hem zelf en drukt enter; met de hand overtypen van een papieren ticket werkt ook.
3. De naam en het huidige saldo verschijnen. Klopt het niet, scan dan opnieuw — de code blijft staan, dus je hoeft niet alles opnieuw te tikken.
4. Vul het bedrag in, of tik op € 10, € 20 of € 50.
5. Kies Contant, Kaart (terminal) of Bancontact Pay.

Contant is meteen klaar. Bij kaart en QR wacht de kassa op de terminal, net als bij een gewone verkoop; je kan altijd afbreken.

Tik je twee keer? Dan wordt er één keer opgeladen. De kassa geeft elke opwaardering een sleutel mee en dezelfde sleutel levert één boeking op. Aan een drukke toog is een dubbele tik geen uitzondering.

Afrekenen met de pas

1. Sla de bestelling aan zoals altijd.
2. Onder in het mandje staat Saldo op de pas: scan of typ daar de code.
3. Het saldo verschijnt. Is het minder dan het mandje, dan staat er "Te weinig saldo — laad eerst op" en blijft de knop uit.
4. Tik op Betalen met de pas.

Het bedrag gaat van de pas en de bon wordt gemaakt. Is er onderweg toch te weinig, dan gaat de hele verkoop niet door: geen bon, geen tickets, en het saldo blijft staan zoals het stond. Er bestaat geen halve afrekening.

Teruggeven

Staat er na afloop nog iets op, dan kan je het teruggeven:

1. Tik op + Saldo opladen en zoek de pas.
2. Tik op − Saldo teruggeven en bevestig.
3. Geef het bedrag contant uit de lade.

Het gaat altijd om het hele saldo, en altijd contant.

Waarom het hele saldo: een restje dat blijft staan komt niemand ooit nog halen, en dat is geld van je bezoeker dat op jouw balans blijft hangen. Wil je er toch een deel van teruggeven, geef dan eerst alles terug en laad daarna opnieuw op — dan staan allebei de bewegingen in je grootboek.

Waarom contant: een terugbetaling op de kaart hangt aan een betaling, en het saldo is misschien in drie stukjes opgeladen met drie verschillende betaalwijzen. Er is dus geen enkele betaling om op terug te storten.

Zelf online opladen

Je bezoeker hoeft niet aan te schuiven om geld op zijn pas te zetten. Hij kan het ook zelf doen, op zijn telefoon, en betalen met de betaalmethodes die je al in je shop aanbiedt (bv. Bancontact, kaart, Apple Pay). Het saldo staat op zijn pas zodra de betaling bevestigd is — vaak nog voor hij aan de toog staat.

Waar je bezoeker de link vindt

Op drie plaatsen, en hij hoeft niets te installeren of in te loggen:

• op zijn wallet-pas, achteraan bij Apple Wallet en in de links onderaan bij Google Wallet: Saldo opladen;
• in zijn ticketmail en op zijn ticketpagina, naast de knoppen voor de wallet: Saldo opladen;
• in je winkel, onderaan: Code van je ticket invullen. Daar tikt hij de code in die onder de QR-code op zijn ticket staat, en tikt hij op Verder.

Zo laadt je bezoeker op

1. Hij opent de link. Hij ziet het event en wat er Nu op je pas staat.
2. Hij kiest een bedrag — € 10, € 20 of € 50 — of typt een ander bedrag in Of een ander bedrag.
3. Wil hij een bevestiging, dan vult hij zijn e-mailadres in. Laat hij het leeg, dan gaat de bevestiging naar het adres waarmee het ticket gekocht werd.
4. Hij tikt op Opladen en betalen en betaalt, precies zoals in je winkel. Werk je met Bancontact Pro, dan verschijnt er een QR-code die hij met zijn bankapp scant; op zijn telefoon tikt hij op Open je bankapp.
5. Terug op de pagina ziet hij "Gelukt, je saldo is opgeladen." en zijn nieuwe saldo. Zijn wallet-pas toont het nieuwe bedrag zodra zijn telefoon hem ververst.

Online kan hij minstens € 5 en hoogstens € 250 in één keer opladen.

De link is een sleutel. Wie hem heeft, kan geld op de pas zetten en het saldo zien — meer niet. Er staat geen naam, geen e-mailadres en geen bestelling op die pagina. Met de link kan je ook niet aan de toog betalen: daarvoor is de QR-code op het ticket nodig.

Wat jij moet instellen

1. Koppel een betaalprovider in Instellingen → Betalingen: Mollie, Stripe of Bancontact Pro. Het is dezelfde koppeling als voor je winkel; heb je er al een, dan hoef je niets te doen. Zie Je betaalprovider koppelen.
2. Zet de betaalmethodes aan die je wil aanbieden, bij je provider zelf. Bij Mollie en Stripe doe je dat in hun dashboard (bv. Bancontact, kaart, Apple Pay); je bezoeker ziet precies wat daar aanstaat. Bij Bancontact Pro betaalt hij met zijn bankapp.
3. Zorg dat je consumpties verkoopt. De link verschijnt pas wanneer je minstens één product van het type Consumptie actief hebt staan — anders is er aan de toog niets om het saldo aan uit te geven.

Meer is het niet. Staat een van die drie niet goed, dan verschijnt de link nergens en bestaat de oplaadpagina niet.

Online opladen gebruikt altijd de betaalprovider die in je winkel actief is. Stap je over naar een andere provider, dan verhuist online opladen mee; een betaling die op dat moment al liep, wordt nog afgewerkt bij de provider waar ze begon.

Een wallet-pas die al in een telefoon staat, krijgt de link bij de eerstvolgende wijziging van die pas, bijvoorbeeld wanneer er opgeladen of afgerekend wordt.

Online opwaarderingen terugzien

In Kassa → Consumptiesaldo staat onder Opgeladen hoe dat bedrag binnenkwam:

• Aan de kassa: … — wat je vrijwilligers aan je oplaadpunt oplaadden;
• Zelf online: … — wat bezoekers zelf online oplaadden.

Per event staat er waarvan online bij, zodra er iemand online opgeladen heeft.

Online opgeladen geld komt binnen bij je betaalprovider, op je eigen rekening, en niet in een kassalade. Het staat daarom op geen enkel Z-rapport, en je vindt het ook niet terug wanneer je na de avond je lades telt. Dat is juist: er ging geen cent door een lade.

Op een online opwaardering staat geen btw, net als aan de kassa. De bevestiging die je bezoeker krijgt, is een bon met het bedrag, de pas, het event en de datum — zonder btw-regel.

In de testmodus

Staat je betaalprovider in de testmodus (een Mollie-account dat nog niet goedgekeurd is, Stripe met testsleutels of Bancontact Pro in de testomgeving), dan komt er bij online opladen geen saldo op de pas. Er is immers geen geld ontvangen, en saldo wordt aan de toog uitgegeven als echt geld. De oplaadpagina zegt dat vooraf, en na het betalen ziet je bezoeker Testbetaling: er is geen saldo opgeladen. Zodra je koppeling live is, werkt opladen gewoon.

En een geblokkeerde pas?

• Is de pas al geblokkeerd, dan ziet je bezoeker op de oplaadpagina "Deze pas is geblokkeerd." en kan hij niet betalen. Er wordt niets aangerekend.
• Blokkeer je de pas net nadat hij betaald heeft, dan komt het geld niet op de pas. Het gaat automatisch terug langs dezelfde betaalprovider, naar de kaart of rekening waarmee hij betaalde, en je bezoeker ziet dat op de pagina. In het dashboard van je betaalprovider staat het als terugbetaling bij die betaling, en Passavo legt het vast met het bedrag en de referentie, zodat het verschil tussen dat overzicht en je afrekening altijd te verklaren is.

Wat je Z-rapport erover zegt

Opgeladen saldo staat op je Z-rapport naast je omzet, niet erin. Dat is geen slordigheid maar het enige wat klopt: het geld wordt omzet op het moment dat er een pint mee betaald wordt, niet op het moment dat het opgeladen wordt. Wie die twee optelt, telt hetzelfde geld twee keer.

Contant opgeladen geld telt wél mee in wat er in je lade hoort te liggen. De lade kent dat verschil niet — er ligt geld in.

En de btw?

Op het opladen staat geen btw. Er wordt op dat moment niets geleverd; je bezoeker geeft je geld dat hij later komt opdoen.

Op de pint staat de btw die op die pint hoort, precies zoals bij een contante verkoop. De manier van betalen verandert daar niets aan.

Zo staat de btw één keer op hetzelfde geld. Een systeem dat een opwaardering als verkoop boekt, geeft het dubbele aan — en dat merk je pas bij je aangifte.

Waar staat dat geld?

Bij jou. Van het eerste moment af.

Wanneer een bezoeker vijftig euro op zijn pas zet, komt die vijftig euro binnen via jouw betaalprovider, op jouw rekening. Het passeert Passavo nergens en het blijft nergens bij ons staan.

Wat je hier ziet, is dus geen rekening met geld erop: het is een boekhouding van wat je bezoeker bij jou tegoed heeft voor dat ene event. Het geld zelf staat al bij jou.

Dat onderscheid klinkt technisch, maar het is belangrijk voor jou. Zodra een platform geld van bezoekers vasthoudt en dat later doorbetaalt, komt er een zware reeks Europese regels bij kijken — en die kosten geld dat uiteindelijk op jouw factuur terechtkomt. Door het geld rechtstreeks naar jou te laten gaan, blijft dit gewoon een barverkoop met een tegoed erbij.

Je afrekening lezen

Je vindt ze in de backoffice onder Kassa → Consumptiesaldo. Bovenaan staan vier getallen, en die vier vertellen samen het hele verhaal.

	Wat het betekent
Opgeladen	Wat je bezoekers samen op hun pas gezet hebben
Uitgegeven	Wat er aan de toog van die passen af ging
Teruggegeven	Wat je na afloop aan bezoekers teruggaf
Blijft staan	Wat er nog op passen staat

Ze horen altijd zo op te tellen:

opgeladen − uitgegeven − teruggegeven = blijft staan

Klopt dat niet, dan is er iets grondig mis en hoor je ons dat te laten weten. Bij normaal gebruik kan het niet: alle vier de getallen worden uit dezelfde lijst bewegingen geteld.

Een voorbeeld dat je kan navertellen

Je eetfestijn van zaterdag:

Opgeladen	€ 4 250,00
Uitgegeven aan de toog	− € 3 480,00
Teruggegeven na afloop	− € 310,00
Blijft staan	€ 460,00

Je omzet aan de toog is 3 480 euro. Dat is het getal dat in je boekhouding hoort als barverkoop, met je btw erop.

De 460 euro die blijft staan is iets anders: dat is geld van bezoekers dat nog op hun pas staat. Het staat al op je rekening, maar het is nog niet verkocht. Boek het apart tot je weet wat je ermee doet. Veel verenigingen spreken af dat het na een maand naar de kas of naar een goed doel gaat — wat je ook kiest, zet het vooraf op papier.

Per event

Onder de vier getallen staat dezelfde vier per event, nieuwste bovenaan. Klik op Passen tonen om te zien welke passen er nog geld op hebben staan, van veel naar weinig. Handig wanneer je een teruggave organiseert: de bovenste vijf zijn meestal het grootste deel van het bedrag.

Er staat een vergissing in. Wat nu?

Een verkeerd aangeslagen ronde overkomt iedereen op een drukke avond. Belangrijk om te weten: een boeking verdwijnt nooit.

Een vergissing wordt rechtgezet met een tegenboeking: een nieuwe regel met hetzelfde bedrag in de andere richting. De foute regel blijft staan, de tegenboeking komt erbij, en het saldo klopt weer.

Dat voelt omslachtiger dan "even weghalen", maar het is precies wat je nodig hebt op het moment dat een bezoeker aan je toog staat te zeggen dat hij twee keer betaald heeft. Dan kan je regel voor regel laten zien wat er gebeurd is, met het tijdstip en de reden erbij. Met een getal dat gewoon aangepast wordt, kan dat niet.

In je afrekening merk je er weinig van: een tegenboeking telt mee bij het getal dat ze rechtzet. Een rechtgezette afboeking verlaagt dus gewoon "uitgegeven".

Dubbel afgerekend? Dat kan niet

Een kassa aan een toog hangt aan wifi die het net niet doet. Ze stuurt een boeking, krijgt geen antwoord, en stuurt hem opnieuw. Soms drie keer.

Elke boeking draagt daarom een eigen kenmerk. Komt dezelfde boeking nog eens binnen, dan wordt ze herkend en niet een tweede keer geteld. Je bezoeker betaalt één keer, ook wanneer het netwerk drie keer hetzelfde verstuurt.

Om dezelfde reden kan je toog nooit meer afboeken dan er op een pas staat. Is het bedrag te groot, dan krijgt de barvrijwilliger een duidelijke melding met wat er nog op de pas staat. Er wordt niet stilletjes afgeboekt tot nul: dat zou een bezoeker opleveren die denkt dat hij betaald heeft, en een kas die niet klopt.

Een pas kwijt? Blokkeren

Het saldo hangt aan de code van het ticket, niet aan een persoon. Wie die code heeft — op papier, in een doorgestuurde mail, op een gevonden telefoon — kan ermee betalen. Net als kartonnen jetons: wie ze vindt, kan ze uitgeven.

Komt een bezoeker melden dat hij zijn ticket kwijt is, dan blokkeer je zijn pas. Vanaf dat moment doet ze aan de kassa niets meer. Het geld blijft gewoon staan.

Zo blokkeer je een pas

1. Ga in de backoffice naar Kassa → Pas blokkeren.
2. Typ in het zoekveld iets wat de bezoeker weet: zijn naam, het e-mailadres waarmee hij kocht, de referentie van zijn bestelling of de code van zijn ticket.
3. Zijn pas verschijnt, met het event en wat er nog op staat.
4. Tik op Blokkeren, vul een korte reden in (bijvoorbeeld "ticket verloren, gemeld aan de infostand") en bevestig.

Naast de pas staat nu Geblokkeerd, met het uur en wie het deed.

Wat er dan gebeurt

• Aan de kassa krijgt de kassier bij het scannen meteen "Deze pas is geblokkeerd." Opladen, betalen en teruggeven gaan niet meer. Zo komt ook niemand anders het restant contant ophalen.
• Op de wallet-pas in de telefoon staat bij het saldo Geblokkeerd in plaats van een bedrag.
• Het saldo blijft onaangeroerd staan. In je afrekening telt het gewoon mee bij Blijft staan.

Een vergissing rechtzetten met een tegenboeking kan wel nog. Dat hoort nooit af te hangen van wie de pas vasthoudt.

De eigenaar terugbetalen

Herken je de eigenaar — zijn naam, zijn bestelling of zijn e-mailadres klopt — dan geef je hem zijn geld terug:

1. Zoek de pas op zoals hierboven.
2. Tik op Restant terugbetalen en bevestig.
3. Geef hem het bedrag dat op het scherm verschijnt, contant of met een overschrijving.

Het gaat om het hele saldo, net als aan de kassa. In je afrekening staat het bij Teruggegeven, en in het grootboek staat erbij wie het deed.

Twijfel je of je de eigenaar voor je hebt? Betaal dan nog niet terug. Een geblokkeerde pas kost niemand iets; het geld blijft staan tot je zeker bent.

Toch teruggevonden?

Vindt de bezoeker zijn ticket terug, tik dan op Deblokkeren. De pas werkt meteen weer en het saldo staat er nog. Wie de code heeft, kan er dan ook weer mee betalen — doe het dus alleen wanneer het ticket echt weer bij de eigenaar is.

Wie mag wat?

• Opzoeken en blokkeren mag iedereen die bestellingen mag bekijken, ook iemand met de rol Balie. Blokkeren beschermt alleen; het kan geen geld laten verdwijnen.
• Terugbetalen en deblokkeren mag alleen wie mag terugbetalen: de Eigenaar en de Beheerder. Allebei geven ze geld weer vrij.

Veelgestelde vragen

Moet ik hier iets voor instellen? Nee. Zolang je geen consumpties verkoopt, blijft dit scherm leeg.

Kan een bezoeker zijn saldo meenemen naar een ander event? Nee, en dat is een keuze. Zie "Eén saldo per pas, per event" hierboven.

Kan een saldo onder nul? Bij normaal gebruik niet. Alleen wanneer je kassa het netwerk kwijt is, kan er een beperkte ruimte toegestaan worden zodat de rij aan je toog niet stilvalt. Hoe diep dat mag, ligt dan vooraf vast.

Kan ik de lijst bewegingen exporteren voor mijn boekhouder? Nog niet vanuit dit scherm. Vraag het via support; we halen de lijst er voor je uit.

Verjaart een saldo? Daar beslis jij over, niet wij. Zet je afspraak in je verkoopsvoorwaarden en op je ticket, en houd je eraan.