Je organisatie instellen

Alles wat je aanmaakt hangt aan je organisatie. Dat is de klant in het systeem: één vereniging, één club, één bezoekplek. Dit artikel loopt elk veld van dat scherm af en zegt telkens wat het doet, waar je het terugziet en wat er gebeurt wanneer je het leeg laat.

Werk je met meerdere juridische entiteiten, dan maak je er meerdere aan en wissel je bovenaan. Twijfel je of dat nodig is, lees dan eerst Organisatie en locatie.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol eigenaar. Een beheerder komt hier bewust niet binnen: wie de organisatiecode kan wijzigen, kan de scan-app van een hele organisatie buitenspel zetten.
• De officiële naam van je organisatie, zoals ze in de statuten staat.
• Je adres: straat en nummer, postcode, gemeente.
• Je btw-nummer, als je er een hebt.
• Een e-mailadres waar vragen van bezoekers naartoe mogen.
• Twintig minuten.

Kom je een vakwoord tegen dat je niet kent, kijk dan in de woordenlijst.

Je vindt het scherm onder Instellingen → Organisatie. Bovenaan staan zeven tabbladen: De gegevens, Talen, Huisstijl, Wallet-passen, Je winkel, Facturen aan kopers en Contact. Onderaan staat één knop Bewaren, die alle tabbladen tegelijk bewaart. Onder het formulier staan nog twee blokken die bij elk tabblad zichtbaar blijven: Je winkel delen en Eigen domein.

Tabblad 1 — De gegevens

Veld	Wat het doet	Als je het leeg laat
Naam van de organisatie	Staat op het ticket, in de bevestigingsmail en op de factuur	Verplicht; je kan niet bewaren
Organisatiecode	Zit in het adres van je backoffice, in dat van je winkel, en is de code waarmee scanpersoneel inlogt	Verplicht
Land	Bepaalt welke btw-set we je voorstellen, en de btw op de facturen die je van ons krijgt	Verplicht
Btw-nummer	Komt op de factuur van je bezoeker	Mag leeg; verenigingen hebben er vaak geen
Btw-set	De btw-tarieven die gelden waar je bij een locatie of product niets anders kiest	Er is nog geen set gekozen; kijk het na met je boekhouder
Valuta	De munt waarin je verkoopt	Verplicht
Tijdzone	Bepaalt wat "vandaag" betekent in je overzichten	Verplicht

De naam

Schrijf hem zoals hij officieel heet, niet zoals je hem in de wandelgangen noemt. Dus "Heemkundige Kring Sint-Martinus vzw" en niet "de kring". Die naam verschijnt op documenten waar later een boekhouder, een subsidiedossier of een controleur naar kijkt.

Je kan hem achteraf wijzigen. Tickets die al verstuurd zijn, houden de naam die er toen op stond — dat is een mailtje bij je bezoeker, niet iets wat wij nog kunnen veranderen.

Het land

Het land van je organisatie, niet van je bezoeker. Het bepaalt welke btw-set we je voorstellen bij je producten en events, en welke btw er op de facturen komt die je van ons krijgt.

De btw-set

Een btw-set is het lijstje btw-tarieven van een land. De set die je hier kiest, geldt overal waar je bij een locatie of een product niets anders instelt. Wij stellen de set van je land voor; het blijft een voorstel, dus kijk het één keer na met je boekhouder. Zie Btw-sets.

De valuta

De munt waarin je verkoopt. Wijzig je hem later, dan verandert er niets aan wat er al verkocht is: oude bestellingen houden het bedrag en de munt van toen. Wat je vandaag verkoopt, gaat in de nieuwe munt.

De tijdzone

Een tijdzone zegt hoe laat het bij jou is. Dat klinkt overbodig — het is toch gewoon de tijd? — maar een computer moet het expliciet weten, want hij staat in een serverzaal die net zo goed in een ander land kan staan.

De tijdzone bepaalt wat "vandaag" betekent. Verkoop je om 23.40 uur een ticket, dan hangt het van je tijdzone af of dat in de omzet van vandaag of van morgen belandt. Voor een Belgische organisatie kies je Europe/Brussels.

Let op: een locatie heeft óók een tijdzone, en die bepaalt wat "vandaag" betekent voor de tijdsloten van die plek. Meestal zijn ze gelijk. Heb je een locatie in een ander land, dan is het verschil nuttig.

Wat is een btw-nummer, en wat als ik er geen heb?

Een btw-nummer is het nummer waarmee de belastingdienst je kent als onderneming die btw aanrekent en afdraagt. In België ziet het eruit als BE 0123.456.789.

Het ondernemingsnummer (in België ook het KBO-nummer genoemd, naar de Kruispuntbank van Ondernemingen) is het identificatienummer dat élke onderneming en élke vzw krijgt bij haar oprichting. Het bestaat uit tien cijfers. Ben je btw-plichtig, dan is je btw-nummer letterlijk hetzelfde nummer met BE ervoor.

Drie situaties:

• Je bent btw-plichtig. Vul je btw-nummer in. Het komt op de factuur die je bezoeker krijgt, en dat is precies wat hij nodig heeft om ze zelf in te brengen.
• Je bent een vzw of feitelijke vereniging zonder btw-plicht. Laat het veld leeg. Je kan gewoon verkopen, tickets versturen en geld ontvangen. Er verschijnt geen btw-nummer op je documenten, want je hebt er geen.
• Je weet het niet. Vraag het aan je boekhouder of kijk op een factuur die je zelf ooit verstuurde. Vul liever niets in dan iets verkeerds: een fout btw-nummer op een factuur is vervelender dan een ontbrekend nummer.

Let op: dit veld bepaalt niet of je btw aanrekent op je tickets. Dat hangt aan je producten en hun tarief. Zie Producten en prijzen.

De organisatiecode

De code (ook wel de slug, de korte naam in een webadres) is één kort woord zonder spaties, in kleine letters, bijvoorbeeld hoevefeesten. Letters, cijfers en streepjes mogen; spaties, punten en leestekens niet. Hij is hoogstens 60 tekens lang, en een code die al bij een andere organisatie hoort, kan je niet kiezen: je krijgt dan een foutmelding bij het veld.

Hij komt op drie plaatsen terug:

1. in het adres van je backoffice, waar jij zelf werkt;
2. in het adres van je publieke ticketshop, /{taal}/s/{code};
3. als organisatiecode waarmee scanpersoneel in de app inlogt.

Kies hem dus met zorg. Drie vuistregels: kort genoeg om over de telefoon te spellen, herkenbaar genoeg dat je bezoeker hem in de link herkent, en neutraal genoeg dat hij over vijf jaar nog klopt. eetfestijn2026 is een slechte code. sintmartinus is een goede.

Let op: wijzig je de code nadat je hem gedeeld hebt, dan breekt élke gedeelde link, élke gedrukte QR-code en élk toestel dat met de oude code ingesteld staat. Het systeem waarschuwt je ervoor en meldt na het bewaren wat de nieuwe code is, maar het kan de oude links niet redden. Je scanpersoneel logt voortaan in met de nieuwe code. Verkochte tickets blijven gewoon geldig. Kies hem één keer en laat hem staan.

Tabblad 2 — Talen

Hier kies je welke talen je ticketshop toont, en welke daarvan je standaardtaal is. De standaardtaal krijgt een bezoeker wanneer we zijn eigen taal niet kennen, en ze staat op documenten waarvoor geen keuze gemaakt is.

Je hoeft niet alle zeven talen aan te zetten. Twee goed vertaalde talen zijn beter dan zeven half ingevulde. Zie Talen.

Tabblad 3 — Je huisstijl

Veld	Wat het doet	Als je het leeg laat
Je kleur	De kleur van de knoppen in je winkel	De winkel gebruikt de kleur van het platform — geen zwart-witte bladzijde dus
Logo	Staat bovenaan je winkel en op de facturen aan je kopers; heeft je wallet-pas geen eigen logo, dan komt dit erop	Je winkel toont je naam in tekst
Introtekst	Komt boven je producten te staan, per taal een veld	Je winkel begint meteen bij je producten
Link naar je voorwaarden	De voorwaarden van je eigen organisatie; je bezoeker ziet ze bij het afrekenen	Er staat geen link naar eigen voorwaarden bij het afrekenen

Je kleur kies je met een kleurkiezer. Neem de kleur van je logo of van je vereniging. Eén kleur volstaat; er is geen tweede kleur om mee te matchen.

Je logo laad je op als afbeelding, tot 2 MB. Een vierkant of liggend logo met een doorzichtige of witte achtergrond werkt het best. Het staat bovenaan je winkel en op de facturen aan je kopers, en op je wallet-pas als die geen eigen logo heeft.

De introtekst is de plek voor praktische zinnen die geen product zijn: "Parkeren kan op het kerkplein" of "Kinderen onder de 6 komen gratis binnen, je hoeft voor hen geen ticket te bestellen". Er is één veld per taal die je aanstaat.

De link naar je voorwaarden wijst naar een pagina op je eigen website of naar een document. Heb je nog geen voorwaarden, zie dan Privacy en voorwaarden.

Tabblad 4 — Wallet-passen

Hier stel je in hoe je tickets, jaarkaarten en cadeaubonnen eruitzien in Apple Wallet en Google Wallet: kleuren, logo, teksten en de knoppen onder de pas. Laat je alles leeg, dan volgt de pas je huisstijl. Zie Wallet-passen.

Tabblad 5 — Je winkel online zetten

Twee schakelaars, en ze doen niet hetzelfde. Dit is de meest verwarrende plek van het hele scherm, dus hier staat het traag uitgelegd.

• Online verkoop staat aan. Dit is de grote kraan. Bij een nieuwe organisatie staat hij aan. Zet je hem uit, dan is je winkel niet meer bereikbaar: wie je link opent, krijgt de melding dat de pagina niet bestaat. Ook de link onder Je winkel delen en je eigen domein werken dan niet. Zet hem uit wanneer je verkoop voorbij is of nog niet mag beginnen.
• Gepubliceerd. Dit gaat over zoekmachines. Aan zet je winkel in de sitemap — dat is het lijstje dat zoekmachines gebruiken om te weten welke pagina's je site heeft. Uit blijft je link gewoon werken voor iedereen die hem kent; hij wordt alleen niet actief aangeboden aan Google. Bij een nieuwe organisatie staat hij uit. Pas wanneer hij aanstaat, gaat de stap Zet je winkel online op de checklist van je dashboard af.

Dus: wil je stil starten en alleen je leden de link geven, zet dan online verkoop aan en gepubliceerd uit. Wil je gevonden worden, zet beide aan.

Onder het formulier, in het blok Je winkel delen, staat het adres van je winkel, klaar om te kopiëren en te delen, met de knop Open de winkel.

Tabblad 6 — Facturen aan kopers

Sommige bezoekers vragen een factuur: een bedrijf, een school, een zelfstandige. Zet je Facturen aan kopers staan aan aan, dan maken we die factuur op in jouw naam, met jouw gegevens. Wat je hier allemaal instelt, staat in Facturen aan kopers.

Tabblad 7 — Contact

Veld	Wat het doet	Als je het leeg laat
Contact-e-mail	Waar vragen van bezoekers naartoe gaan; staat als antwoordadres op je ticketmails	Je bezoeker kan niet op zijn ticketmail antwoorden bij een vraag
Telefoon	Je telefoonnummer voor bezoekers	Er staat geen nummer
Naam op de factuur	De naam op de facturen die je van ons krijgt voor je abonnement	De naam van je organisatie wordt gebruikt
Factuuradres (e-mail)	Waar die facturen naartoe gaan	Ze gaan naar je contact-e-mail
Straat en nummer, Adresregel 2, Postcode, Gemeente	Het adres op die facturen	Je factuur mist een adres

De velden onder Facturatie gaan dus over de facturen die jij van ons krijgt, niet over de facturen die je aan je kopers geeft — die stel je in op het tabblad Facturen aan kopers.

Let op de contact-e-mail: dat is het adres dat een bezoeker gebruikt wanneer hij zijn ticket niet terugvindt of een vraag heeft. Zet er een adres dat iemand ook echt leest, en liefst niet het privé-adres van één bestuurslid dat volgend jaar misschien gestopt is.

Een eigen domein

Wil je je winkel op een adres van jezelf — tickets.jouwdomein.be in plaats van het platformadres — dan meld je dat domein aan in het blok Eigen domein onder het formulier: vul het in en klik op Domein toevoegen. Je krijgt een TXT-record dat je bij je dns-provider zet, en daarna klik je op Controleren.

De volledige uitleg, inclusief wat dns is en waar je dat record precies zet, staat in Een eigen domein.

Btw in basispunten

Je zal soms een btw-tarief zien staan als 2100 in plaats van 21%, bijvoorbeeld in het activiteitenlog van een medewerker. Dat is geen fout: tarieven worden intern in basispunten bijgehouden, zodat 6%, 21% en ooit 6,5% allemaal exact blijven. In de formulieren vul je gewoon het percentage in.

Waarom dat zo is: een computer rekent met kommagetallen ongeveer zoals jij met 1/3 in decimalen — je moet ergens afronden. Bij geld wil je dat niet. Door hele getallen te gebruiken (21% wordt 2100) verdwijnt de afronding, en klopt je btw-totaal ook na duizend tickets nog tot op de cent.

Veelgemaakte fouten

• De organisatiecode wijzigen nadat je hem gedeeld hebt. Elke gedeelde link, elke gedrukte QR-code en elk ingesteld scantoestel breekt. Kies hem één keer.
• De informele naam invullen. "De kring" op een factuur helpt geen enkele boekhouder. Neem de naam uit je statuten.
• Een btw-nummer verzinnen of dat van een bestuurslid invullen. Laat het veld liever leeg.
• De contact-e-mail leeg laten. Je bezoeker heeft dan geen adres om op te antwoorden, en jij krijgt zijn vraag via een omweg of helemaal niet.
• Denken dat gepubliceerd uit betekent dat je winkel dicht is. Dat is de andere schakelaar. Gepubliceerd gaat enkel over zoekmachines.
• Vergeten te bewaren na het wisselen van tabblad. De zeven tabbladen delen één knop Bewaren onderaan. Wissel gerust, maar klik hem voor je weggaat.

Wat als …

Wat als ik geen btw-nummer heb?

Laat het veld leeg en verkoop gewoon. Veel verenigingen werken zo. Vraag bij twijfel aan je boekhouder of je btw-plichtig bent; dat is geen vraag die dit scherm voor je kan beantwoorden.

Wat als ik de organisatiecode toch moet wijzigen?

Dan kan het, maar plan het. Wijzig hem op een moment dat er geen verkoop loopt, deel daarna de nieuwe link opnieuw op elk kanaal waar de oude stond, en laat je scanpersoneel opnieuw inloggen met de nieuwe code. Gedrukte QR-codes die naar de oude link wijzen, zijn niet meer te redden.

Wat als mijn logo er wazig of afgesneden uitziet?

Laad een grotere versie op — een breedte van ongeveer 600 pixels is ruim voldoende — en gebruik bij voorkeur een PNG met doorzichtige achtergrond. Een logo met veel witruimte rondom lijkt in de winkel kleiner dan het is; snij die witruimte eruit voor je het oplaadt.

Wat als ik mijn winkel tijdelijk wil sluiten?

Zet Online verkoop staat aan uit. Wie je link dan opent, krijgt de melding dat de pagina niet bestaat; zet dus eventueel een zin op je website of je sociale media. Alles blijft staan; je zet hem later weer aan zonder iets opnieuw in te stellen.

Wat als ik dit scherm niet zie?

Dan heb je niet de rol eigenaar. Vraag aan de eigenaar van je organisatie om je rol te wijzigen, of om de wijziging zelf te doen. Zie Medewerkers en rollen.

Veelgestelde vragen

Kan ik de naam van mijn organisatie later nog wijzigen? Ja. Nieuwe tickets en facturen krijgen de nieuwe naam; wat al verstuurd is blijft zoals het was.

Mijn organisatie heeft twee namen — een officiële en een die iedereen gebruikt. Welke vul ik in? De officiële, want die hoort op de factuur. De vertrouwde naam zet je in je introtekst of in je logo.

Waar vind ik het adres van mijn ticketshop? Onder het formulier, in het blok Je winkel delen, klaar om te kopiëren. Het heeft de vorm /{taal}/s/{code}.

Waarom mag een beheerder hier niet aan? Omdat dit scherm de organisatiecode bevat. Wie die kan wijzigen, kan de scan-app van een hele organisatie buitenspel zetten. Daarom is het voorbehouden aan de eigenaar.

Verandert er iets aan mijn lopende verkoop als ik hier iets aanpas? Alleen wat logisch is: een nieuwe naam of kleur zie je meteen in je winkel. Bedragen en munten van bestaande bestellingen blijven staan zoals ze waren.