Aan de slag

Dit is het eerste artikel dat je leest. Het beschrijft de hele weg van een leeg account naar een ticket in de telefoon van je eerste bezoeker. Je hoeft er niets voor te kunnen: geen boekhouding, geen website, geen technische kennis. Wie een e-mailadres kan aanmaken, kan dit.

Reken op een halve dag. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat je onderweg een paar dingen moet opzoeken — je officiële verenigingsnaam, je rekeningnummer — en omdat je beter één keer rustig nadenkt over je prijzen dan drie keer haastig.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een e-mailadres waar jij bij kan. Liefst een adres van de vereniging (info@jouwvereniging.be) en niet je privé-adres: dit wordt het adres waarmee je inlogt en waar bevestigingen naartoe gaan.
• De officiële naam van je organisatie, exact zoals ze in de statuten of op je facturen staat. Die naam komt op het ticket en op de factuur van je bezoeker.
• Het adres van je organisatie: straat, nummer, postcode, gemeente.
• Eventueel je ondernemingsnummer en je btw-nummer. Heb je die niet, dan is dat geen probleem — veel feitelijke verenigingen hebben er geen. Zie Je organisatie instellen.
• Een bankrekening op naam van de organisatie. Die heb je nodig bij je betaalprovider, niet hier. Een privérekening werkt technisch, maar je penningmeester en je controleur zullen je dankbaar zijn als je het niet doet.
• Een smartphone voor aan de deur, als je tickets wil scannen.
• Ongeveer een halve dag, en het liefst ruim vóór je evenement.

Je account zelf maak je aan met de wizard op /nl/aan-de-slag; hieronder lees je waar je begint.

Wat je erna hebt

Als je klaar bent, heb je drie dingen. Meer is het niet, en meer heb je ook niet nodig.

1. Eén link. Eén webadres dat je overal deelt: op sociale media, in de nieuwsbrief, op een affiche als QR-code, in de groepschat van de club. Wie erop klikt, ziet jouw tickets en kan meteen betalen.
2. Een ticket met QR-code in de mailbox van je bezoeker. Automatisch, binnen enkele seconden na de betaling. Jij hoeft niets te versturen, niets af te drukken, niets bij te houden.
3. Een telefoon aan de deur die ja of nee zegt. Je vrijwilliger richt de camera op de QR-code van de bezoeker. Groen: binnen. Rood: dit ticket is al gebruikt, of het hoort niet bij vanavond.

Wat je níét moet doen

Dit staat hier omdat mensen er vaak van schrikken, in de goede zin.

• Je moet geen software installeren om te verkopen. De backoffice en je ticketshop draaien in een gewone webbrowser, op eender welke computer. Alleen voor het scannen aan de deur zet je een app op een telefoon.
• Je moet geen contract met een bank afsluiten. Je werkt met een betaalprovider — dat is een bedrijf dat de kaartbetaling voor je afhandelt. Aanmelden doe je online, meestal in een half uur. Zie Wat is een betaalprovider.
• Je moet geen website hebben. Je ticketshop is een website. Heb je er toch een, dan kan je de shop erin plaatsen, maar dat hoeft niet.
• Je moet geen ticketpapier, geen printer en geen kassa kopen. Het ticket staat op de telefoon van je bezoeker.
• Je moet niet alles ineens af hebben. De zes stappen hieronder mogen over meerdere dagen gespreid worden. Het systeem onthoudt waar je gebleven was.

Eerst: je account aanmaken

Heb je nog geen account, begin dan daar. Op de knop Aan de slag loopt een wizard van zes korte vragen: wat voor organisatie je bent, wat je organiseert en wat je nodig hebt. Op het einde stelt hij een formule voor, met de reden erbij — en je kiest gerust iets anders. Reken op twee minuten.

Daarna bevestig je je e-mailadres met de link in de bevestigingsmail; pas dan kom je in je backoffice. Wat de wizard precies vraagt en waarom, staat in Je account aanmaken.

Heb je al een account, meld je dan gewoon aan: bovenaan elke pagina van de website staat rechts de link Inloggen, naast de knop Aan de slag. Ze staat ook onderaan, in de voet. Ben je uitgenodigd als medewerker van een organisatie die al bestaat, dan staat die organisatie er na je eerste aanmelding meteen tussen; zie Medewerkers en rollen.

De rest van dit artikel gaat ervan uit dat je aangemeld bent en op je dashboard staat.

De checklist op je dashboard

Meld je aan en je komt op het dashboard. Dat is je startscherm. Bovenaan staat het blok Aan de slag met een teller ("3 van 6 stappen klaar"). Elke stap die nog open staat, is een link die je rechtstreeks naar het juiste scherm brengt. De zes vaste stappen zijn:

1. Voeg je locatie toe
2. Maak wat je verkoopt
3. Zet er een onlineprijs bij
4. Koppel je betaalprovider
5. Nodig je medewerkers uit
6. Zet je winkel online

Vinkte je in de wizard tijdsloten, balieverkoop of je eigen domein aan, dan komt er per keuze een stap bij: Zet je tijdsloten klaar (die brengt je naar Tijdsloten), Meld je kassatoestel aan (naar Toestellen) en Koppel je eigen domein. Het blok zie je als eigenaar of beheerder; een baliemedewerker of een scanner ziet het niet.

Let op: die vinkjes zet je niet zelf. Het systeem kijkt naar je gegevens. Pas wanneer er écht een actieve locatie bestaat, gaat het vinkje bij "locatie" aan. Dat is met opzet: een vinkje dat je zelf kan aanklikken zegt alleen dat iemand geklikt heeft.

Zodra alle stappen af zijn, verdwijnt het blok. Het komt alleen terug als een stap weer openvalt, bijvoorbeeld wanneer je je enige locatie op inactief zet.

Je organisatie invullen staat niet op de checklist, maar het is wel de beste eerste stap. Daarom begint de rest van dit artikel daar.

Stap 1 — Je organisatie invullen

Wat je ziet: links in het menu staat Instellingen → Organisatie. Je komt op een scherm met zeven tabbladen bovenaan: De gegevens, Talen, Huisstijl, Wallet-passen, Je winkel, Facturen aan kopers en Contact.

Wat je doet: vul op het eerste tabblad je naam, je organisatiecode, je land, je valuta en je tijdzone in. Op het tabblad Contact zet je je contact-e-mailadres en je factuuradres. Klik onderaan op Bewaren.

De naam komt op het ticket, in de bevestigingsmail en op de factuur. Schrijf hem dus zoals hij officieel heet, niet zoals je hem in de wandelgangen noemt.

De organisatiecode is één kort woord zonder spaties, bijvoorbeeld hoevefeesten. Die code zit in het adres van je ticketshop én is de code waarmee je scanpersoneel later inlogt. Kies hem één keer goed en laat hem daarna staan.

Dieper: Je organisatie instellen legt elk veld apart uit, ook wat er gebeurt als je iets leeg laat.

Stap 2 — Een locatie toevoegen

Wat is een locatie? De plek waar je bezoeker naartoe komt: je parochiezaal, je museum, de steiger waar de boot vertrekt. Eén organisatie kan er meerdere hebben.

Wat je ziet: Instellingen → Locaties, met rechtsboven de knop Nieuwe locatie.

Wat je doet: vul de naam in zoals je bezoeker de plek kent — die naam komt op het ticket. Vul het adres in. Vul daaronder de openingsuren in: per weekdag voeg je blokken toe met een begin- en een einduur. Een middagpauze is gewoon twee blokken op dezelfde dag. Een sluitingsdag zet je bij de Uitzonderingen: een datum zonder uren betekent gesloten.

Let op: de openingsuren zijn geen decoratie. Ze begrenzen welke tijdsloten je later mag aanmaken. Laat je ze leeg, dan begrenst er niets en maakt de tijdslotgenerator sloten aan op momenten dat je dicht bent.

Dieper: Organisatie en locatie legt uit wanneer je één locatie neemt en wanneer twee.

Stap 3 — Wat je verkoopt

Wat je ziet: Verkoop → Producten, met rechtsboven Nieuw product.

Wat je doet: maak een product per ding dat je verkoopt. Een toegangsticket. Een kinderticket. Een plaats aan tafel met vol menu. Een rondleiding. Geef elk product een naam en een omschrijving.

Aan elk product hangt minstens één prijs, en die prijs hangt aan een kanaal. Zonder prijs voor het kanaal online staat je product niet in je ticketshop — dat is de vaakst gemaakte fout van allemaal.

Heeft je aanbod een vast uur — een rondleiding om 14 uur, een sauna-sessie van twee uur — zet dan tijdsloten aan. Een tijdslot is een moment met een maximum aantal plaatsen. Verkoop je gewone dagtickets, dan heb je ze niet nodig.

Dieper: Producten en prijzen en Tijdsloten.

Stap 4 — Je betaalprovider koppelen

Wat is een betaalprovider? Een bedrijf dat de betaling van je bezoeker afhandelt: Bancontact, kaart, of een andere methode. Het geld van je bezoeker komt daarna op jouw rekening. Je gebruikt je eigen account bij Mollie, Stripe of Bancontact Pro, wij zitten er niet tussen.

Wat je ziet: Instellingen → Betalingen.

Wat je doet: kies je provider en volg de koppeling. Doe daarna één testbetaling met je eigen kaart, en betaal jezelf terug. Dat kost je tien minuten en het is de enige manier om zeker te weten dat het werkt.

Zonder gekoppelde provider blijft je ticketshop gewoon werken voor gratis inschrijvingen. Alleen betaalde tickets zijn dan niet te bestellen.

Dieper: Welke betaalprovider kies je, Betaalprovider koppelen en Een testbetaling doen.

Stap 5 — Je medewerkers uitnodigen

Wat je ziet: Instellingen → Medewerkers, met bovenaan Medewerker uitnodigen.

Wat je doet: vul het e-mailadres in en kies een rol. Wie aan de deur scant, krijgt de rol scanner — die mag uitsluitend scannen en niets anders zien. Wie aan de balie ook nog kaarten verkoopt, krijgt de rol balie.

De uitgenodigde krijgt een mail met een link en kiest zelf een wachtwoord. Jij kiest er dus geen voor hem.

Let op: nodig altijd minstens één tweede persoon uit. Een organisatie waar alleen jij bij kan, staat stil zodra jij ziek wordt of op vakantie gaat.

Dieper: Medewerkers en rollen.

Stap 6 — Je winkel online zetten en je link delen

Wat je ziet: Instellingen → Organisatie → Je winkel, met twee schakelaars.

Wat je doet: laat Online verkoop staat aan aan — zo staat hij al bij een nieuwe organisatie — en zet Gepubliceerd aan wanneer je wil dat zoekmachines je winkel mogen vinden. Pas wanneer Gepubliceerd aanstaat, gaat de stap Zet je winkel online op je checklist af. Onder het formulier, in het blok Je winkel delen, staat het adres van je winkel, klaar om te kopiëren.

Dat adres heeft de vorm /{taal}/s/{jouw-code}. Zet het op je website, op sociale media, of maak er een QR-code van voor op een affiche. Wil je de shop in je eigen site inbouwen of onder je eigen domein laten draaien, zie Je ticketshop inbouwen.

En aan de deur?

Installeer de scan-app op één of meer telefoons. Je scanpersoneel logt in met de organisatiecode en zijn eigen e-mailadres. Die rol mag uitsluitend scannen: geen omzet, geen bestellingen, geen instellingen. Zie Scan-app en scanpersoneel.

Een tijdlijn: het eetfestijn van een vereniging

Een eetfestijn is één avond, met een verkoop die enkele weken duurt.

Wanneer	Wat je doet
Vier weken vooraf	Stap 1 tot 4: organisatie, locatie, producten en prijzen, betaalprovider. Doe je testbetaling nu, niet later.
Drie weken vooraf	Zet je winkel online en deel de link. Zet de QR-code op je affiche en in je nieuwsbrief.
Twee weken vooraf	Kijk dagelijks even naar Bestellingen. Zie je nul verkopen na een drukke deelactie, test dan zelf de link op je telefoon.
Eén week vooraf	Nodig je vrijwilligers uit met de rol scanner. Laat ze de app installeren en één keer inloggen — niet op de avond zelf.
De dag ervoor	Doe een proefscan met een eigen ticket. Laad de telefoons op. Zorg dat er netwerkbereik is aan de deur.
De dag zelf	Scan aan de deur. Wie zonder ticket komt, verkoop je aan de balie.
De dag erna	Kijk naar je omzet en je uitbetaling. Zie Uitbetaling en kosten.

Een tijdlijn: een museum dat het hele jaar verkoopt

Een museum heeft geen datum waar alles naartoe werkt. De opzet is dezelfde, maar het ritme verschilt.

Wanneer	Wat je doet
In de opstartweek	Stap 1 tot 6 in één keer, en vul je openingsuren volledig en correct in. Die uren zijn bij een museum je belangrijkste gegeven.
Voor je opent	Zet tijdsloten aan als je bezoekers een uur laat kiezen. Genereer sloten voor de komende maand, niet voor het hele jaar.
Elke maand	Genereer de sloten van de volgende maand. Draai je de generator nog eens over dezelfde periode, dan komen alleen de ontbrekende sloten erbij.
Bij elke sluitingsdag	Zet de datum bij de Uitzonderingen van je locatie zodra je hem kent. Dus in januari al voor de brugdag in mei.
Elk seizoen	Kijk in Instellingen → Medewerkers naar de kolom Laatst aangemeld en verwijder wie al een jaar niet meer geweest is.

Veelgemaakte fouten

• Een product zonder onlineprijs. Het product bestaat, maar niemand ziet het in je winkel. Voeg een prijs toe met kanaal online.
• Openingsuren leeg laten. De tijdslotgenerator maakt dan sloten aan op momenten dat je gesloten bent. Vul de uren in voordat je sloten genereert.
• De organisatiecode wijzigen nadat je hem gedeeld hebt. Elke gedeelde link en elke gedrukte QR-code werkt dan niet meer. Kies hem één keer.
• Pas op de avond zelf ontdekken dat de scan-app nog geïnstalleerd moet worden. Laat je vrijwilligers een week vooraf één keer inloggen.
• Geen testbetaling doen. Je merkt een verkeerd gekoppelde provider dan pas wanneer een echte bezoeker afhaakt, en die komt niet terug.

Wat als …

Wat als ik geen btw-nummer heb?

Dan laat je het veld leeg. Veel feitelijke verenigingen hebben er geen. Je kan gewoon verkopen. Zie Je organisatie instellen.

Wat als mijn evenement al volgende week is?

Dan doe je stap 1 tot 4 vandaag en stap 5 en 6 morgen. Het kan op één dag. Sla de testbetaling niet over, ook niet met haast.

Wat als ik nog geen betaalprovider heb en toch al wil beginnen?

Zet je producten op gratis en gebruik de shop voorlopig als inschrijvingsformulier. Zodra je provider gekoppeld is, zet je er prijzen op.

Wat als er aan de deur geen internet is?

Test het ter plaatse voordat je evenement begint, en houd een tweede toestel met mobiel bereik achter de hand. Zie Scan-app en scanpersoneel.

Wat als ik iets fout ingevuld heb?

Bijna alles is achteraf te wijzigen. De twee uitzonderingen waar je moet opletten: de organisatiecode (breekt gedeelde links) en de capaciteit van een tijdslot verlagen onder wat er al verkocht is (gaat niet, en terecht).

Veelgestelde vragen

Moet ik betalen voordat ik iets kan proberen? Je kan de hele opzet doorlopen en je winkel bekijken voor je iets verkoopt. Wat je formule precies inhoudt, staat in Je formule en pauzeren.

Waar komt het geld van mijn bezoekers terecht? Op je eigen rekening, via je eigen betaalprovider. Zie Uitbetaling en kosten.

Kan ik ook aan de deur nog kaarten verkopen? Ja. De balie-kassa verkoopt met dezelfde producten en dezelfde capaciteit, dus je kan een zaal niet dubbel vullen. Zie De balie-kassa.

Moet mijn bezoeker zijn ticket afdrukken? Nee. De QR-code op zijn telefoon volstaat. Wil hij toch afdrukken, dan werkt dezelfde QR-code op papier evengoed.

Ik ben de penningmeester en ken de helft van de woorden niet. Waar begin ik? Bij de woordenlijst. Daar staat elk vakwoord uit deze handleiding in één zin uitgelegd.

Vastgelopen?

Schrijf ons. Elke mail komt bij iemand terecht die het systeem gebouwd heeft, en een vraag over je eigen situatie is nooit te klein.

Je taal kiezen

De backoffice bestaat in zeven talen: Nederlands, Frans, Engels, Duits, Italiaans, Bulgaars en Spaans. Wisselen kan op twee plaatsen:

• Rechtsboven, naast het rondje met je initialen, staat een keuzelijst met de taal. Kies een andere taal en het scherm herlaadt meteen in die taal. Ben je aangemeld, dan bewaart Passavo die keuze meteen ook op je profiel. Dat kan ook al op het aanmeldscherm, vóór je inlogt.
• Op je profiel (klik rechtsboven op het rondje met je initialen en dan op Profiel) staat het veld Taal. Wat je daar bewaart, onthoudt Passavo voor de volgende keer, op elk toestel.

Deze keuze gaat alleen over het beheerscherm. Je winkel, je tickets en je mails volgen de taal van je bezoeker, niet die van jou.

Het menu kleiner maken

Linksboven, naast het logo, staat een knop met een pijltje naar links. Klik erop en het menu klapt in tot een smalle kolom icoontjes, zonder tekst. Zo houd je meer ruimte over voor je tabellen, bijvoorbeeld aan de balie of op een kleine laptop. Beweeg met de muis over een icoontje en de naam verschijnt. Klik bovenaan op de knop met het pijltje naar rechts en het menu is weer volledig. Passavo onthoudt je keuze in deze browser. Op een smal scherm, zoals een telefoon, zit het menu achter de knop met drie streepjes.