Scan-app en scanpersoneel

Aan de deur scan je tickets met een telefoon. Dit artikel legt uit wat de scan-app doet, hoe je ze op een Android-toestel of een iPhone krijgt, hoe je iemand scanrechten geeft, en wat je zegt tegen de bezoeker wiens ticket "ongeldig" toont. Na dit artikel staat er een werkend toestel bij je ingang en weet je wie het mag bedienen.

Wat doet de scan-app eigenlijk?

Op elk ticket staat een QR-code: dat blokjespatroon dat je ook op een treinticket of op een pak koffie ziet. In die blokjes zit een lange, unieke code verstopt — een soort serienummer dat maar één keer bestaat.

De scan-app doet daar precies één ding mee. Je houdt de camera van de telefoon voor die QR-code, de app leest de code, en ze zegt je in minder dan een seconde of die persoon binnen mag. Meer niet. Er staan geen prijzen in, geen omzet, geen verkoopcijfers — de mensen aan de deur hoeven dat niet te zien en krijgen het daarom ook niet.

Na een geldige scan is dat ticket gebruikt. Wie hetzelfde ticket een tweede keer aanbiedt — bijvoorbeeld omdat hij het doorstuurde naar een vriend — krijgt een melding dat het al binnen is.

De vakwoorden uit dit artikel staan ook in de woordenlijst.

Wat je nodig hebt vooraf

• Een telefoon of tablet met een camera, Android of iPhone, per ingang één.
• De rol eigenaar in de backoffice, om iemand uit te nodigen als scanner. Alleen een eigenaar kan medewerkers uitnodigen.
• De organisatiecode van je organisatie: een kort kenwoord zonder spaties, zoals demo-bezoekerscentrum. Je vindt hem op drie plaatsen: in de adresbalk van je backoffice, meteen na /app/; onder Instellingen → Organisatie, in het veld Organisatiecode; en bovenaan de pagina Medewerkers. Hij staat ook in elke uitnodigingsmail.
• Het e-mailadres van elke persoon die gaat scannen.
• Een halfuur, de eerste keer. Daarna is een toestel klaarzetten werk van twee minuten.

---

Stap 1 — iemand uitnodigen als scanner

Een scanner is een medewerker met precies één recht: tickets scannen. Hij kan geen producten wijzigen, geen bestellingen zien en geen geld terugbetalen. Dat is met opzet zo krap: aan een ingang staat vaak een vrijwilliger die je één avond helpt.

1. Ga in de backoffice naar Instellingen → Medewerkers.
2. Klik op Medewerker uitnodigen en vul het e-mailadres en de naam in.
3. Kies bij Rol de rol Scanner.
4. De persoon krijgt een e-mail met een link om een wachtwoord te kiezen. Die link blijft 60 minuten geldig. Zodra hij er zijn wachtwoord mee kiest, is hij actief en is zijn e-mailadres meteen bevestigd. Had hij al een account, dan wordt hij actief bij zijn eerste login.

De volledige uitleg over rollen staat in Medewerkers en rollen.

Let op: nodig elke scanner apart uit. Eén gedeeld account met een wachtwoord dat rondgaat op een briefje lijkt handig, maar dan zie je achteraf niet meer wie wat gescand heeft — en je kan één iemand de toegang niet afnemen zonder alle anderen buiten te zetten.

---

Stap 2 — de app op de telefoon zetten

Een app installeren betekent: het programma van een winkel op je telefoon halen. Welke winkel dat is, hangt af van je toestel.

Een iPhone of iPad

De app staat in de App Store, het blauwe icoon met een witte "A" van penseelstreken. Open op het toestel zelf Passavo in de App Store, tik op Download en bevestig met je toestelcode, Face ID of Touch ID. Je kan ook gewoon in de App Store zoeken op Passavo.

Na een halve minuut staat het icoon op je startscherm. Updates krijg je daarna vanzelf, net als bij je andere apps.

Een Android-toestel (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

Android-toestellen halen apps uit de Play Store, het gekleurde driehoekje dat standaard op het toestel staat. Voor Android sturen wij je de link: tik hem aan, de Play Store opent op de juiste pagina, en je tikt op Installeren. Vraag hem gerust op via support@passavo.eu — je krijgt hem dezelfde werkdag.

Via TestFlight, als je een testversie meekrijgt

TestFlight is de testdienst van Apple. Wij gebruiken die om een nieuwe versie eerst aan een kleine groep te geven, voor ze in de App Store komt. Het is dus geen andere app en geen mindere app — het is dezelfde app, langs een andere deur. Heb je geen uitnodiging gekregen, dan hoef je hier niets mee te doen: de gewone App Store volstaat.

Zo gaat dat:

1. Je krijgt van ons een uitnodiging per e-mail op het adres dat je opgegeven hebt.
2. Je installeert eerst TestFlight zelf uit de App Store. Dat is een gratis app van Apple, een oranje icoon met een wit vliegtuigje.
3. Je opent de uitnodigingsmail op de telefoon en tikt op de knop erin.
4. TestFlight opent en toont de app. Je tikt op Installeren.

Let op: een TestFlight-uitnodiging is persoonlijk en hoort bij één e-mailadres. Stuur de mail niet door naar een collega — die kan er niets mee. Vraag ons gerust om een tweede uitnodiging; dat kost niets.

Stap 3 — inloggen

Open de app. Je ziet drie velden.

Veld	Wat je invult
Organisatiecode	Het korte kenwoord van je organisatie. Hoofdletters maken niet uit
E-mailadres	Het adres waarmee de scanner uitgenodigd is
Wachtwoord	Het wachtwoord dat hij zelf gekozen heeft

De organisatiecode zorgt dat de app weet bij wélke organisatie ze moet aankloppen. Op hetzelfde platform staan honderden verenigingen; zonder die code zou een e-mailadres niet genoeg zijn.

Lukt het inloggen, dan verschijnt het toestel in de backoffice onder Kassa → Toestellen, met het merk en het model van de telefoon als naam. Geef het daar een naam die klopt met de werkelijkheid ("Poort 2", "Zijingang"): klik bij het toestel op Bewerken en pas de Naam aan. Bij een probleem is die naam het enige wat je nog helpt.

Let op: lukt het inloggen niet, dan zie je twee verschillende meldingen, en het verschil is belangrijk. "Onjuiste inloggegevens" betekent dat de code, het adres of het wachtwoord niet klopt. Een melding over ontbrekend scanrecht betekent dat het account wel bestaat maar de rol scanner mist — dan moet je terug naar stap 1.

Na vijf mislukte pogingen binnen een minuut wacht de app even. Dat is geen storing; het houdt iemand tegen die wachtwoorden zit te raden.

---

Stap 4 — het manifest ophalen

Bij het inloggen, telkens wanneer je de app opent terwijl er netwerk is, en wanneer je het zelf vraagt, haalt de app een manifest op: de lijst tickets voor vandaag. Denk aan de gastenlijst die een portier in zijn hand houdt. Zelf verversen doe je in de app bij Instellingen → Manifest verversen.

Daarmee kan ze blijven scannen wanneer het netwerk wegvalt, en dat valt weg. In een kelder, in een tent, op een weide met driehonderd mensen die allemaal aan hun telefoon hangen.

De app beslist bij elke scan zelf, op dat manifest, en toont het antwoord meteen. Zodra er verbinding is, stuurt ze haar scans door. Je merkt daar aan de deur niets van.

Het manifest bevat geen ticketcodes maar alleen hun vingerafdruk — een onomkeerbare berekening op de code. Een gestolen toestel met een gedownload manifest levert dus geen enkele bruikbare QR-code op.

Ververs het manifest kort voordat de deuren opengaan. Een ticket dat na het laatste verversen verkocht is, staat niet op het toestel. Hoe de app daarmee omgaat, lees je hieronder.

---

Tickets die na het verversen verkocht zijn

Een ticket dat na het ophalen van het manifest verkocht werd, staat niet op het toestel. Vanaf versie 1.2 van de app gebeurt er dan dit:

• met netwerk vraagt de app zo'n code meteen online na en toont ze het antwoord: geldig, met het product en de naam erbij, of ongeldig. Dat duurt hooguit enkele seconden. Een tweede scan van hetzelfde ticket herkent het toestel daarna ook zonder netwerk;
• zonder netwerk kan dat niet: dan zegt de app ongeldig, en zet ze de scan in de wachtrij. Verkoop je aan de deur terwijl er gescand wordt, zorg dan dat de toestellen online zijn.

Testtickets. Een ticket uit een testbestelling (betaald in de testmodus van je betaalprovider) geeft nooit toegang. De app meldt dan Testticket — geen toegang. Wie zo'n ticket toont, heeft niet echt betaald: verwijs hem naar de balie.

---

Wat je op het scherm ziet

Uitslag	Betekenis
GELDIG	Laat binnen. Het ticket is nu gebruikt.
LET OP	Dit ticket is al gescand; het scherm toont om hoe laat. Bij een jaarkaart: die was vandaag al binnen.
ONGELDIG	Niet binnenlaten zonder na te kijken. De code staat niet op het manifest (onbekend, vervalst, of verkocht na het laatste verversen), het ticket is geannuleerd of terugbetaald, of een jaarkaart is geblokkeerd of niet geldig op deze dag.

Elke uitslag heeft naast een kleur ook een icoon en een woord. Dat is geen overdaad: aan een ingang staan mensen in fel zonlicht of met een kleurenblindheid, en kleur alleen is dan geen signaal.

Bij een geldige scan zie je ook het product en, als die er zijn, het tijdslot en de naam van de bezoeker. Is het ticket via een reseller verkocht, dan staat die naam erbij. Dat lijkt een detail tot iemand met een voucher van een boekingssite voor je staat: dan weet je meteen naar wie je hem doorverwijst.

Wat zeg je bij "let op" of "ongeldig"?

Dit is het moeilijkste stuk van het werk, en het heeft niets met techniek te maken. Een paar zinnen die werken:

• "Dit ticket staat als gebruikt. Bent u misschien al binnen geweest, of heeft iemand anders dezelfde code gekregen?"
• "Ik krijg hier geen groen scherm. Mag ik u even aan de kant vragen, dan zoeken we het samen uit en laat ik de rij doorgaan?"
• "Ik kan u hier niet binnenlaten met deze code, maar mijn collega aan de balie kan uw bestelling opzoeken."

Drie dingen die je niet doet: discussiëren in de rij, iemand een vervalser noemen, of toch maar binnenlaten omdat het druk is. Zet de persoon opzij, laat de rij doorlopen en laat iemand met toegang tot de backoffice de bestelling opzoeken. Zie Bestellingen opvolgen.

---

Hoe je een rij vlot houdt

De app scant snel. De rij staat stil om heel andere redenen.

• Zet de helderheid van de telefoon van de bezoeker hoog. Een donker scherm leest de camera niet. Vraag het gewoon: "Kan uw scherm wat feller?"
• Hoes eraf. Een getinte beschermfolie of een klaphoes over het scherm is de meest voorkomende oorzaak van een scan die niet lukt.
• Laat de bezoeker zijn scherm aanbieden, neem zijn telefoon niet over. Het gaat sneller, en je bent niet verantwoordelijk als er iets valt.
• Zeg vooraf waar ze moeten staan. Tien meter voor de deur een bordje "Ticket klaarhouden" wint meer tijd dan een snellere app.
• Papier scant ook. Een uitgeprint ticket op wit papier, plat gehouden, is vaak de snelste scan van de avond.
• Bij fel zonlicht: ga met je rug naar de zon staan, of houd je eigen lichaam als schaduw boven het scherm van de bezoeker.

---

Meerdere ingangen

Elk toestel scant onafhankelijk. Gebruik er gerust vier aan één deur. Scans worden bijgehouden als losse waarnemingen: wie wanneer wat gescand heeft blijft zichtbaar, ook wanneer twee toestellen hetzelfde ticket kort na elkaar zien.

Let op: een toestel weet niet meteen wat een ander toestel gescand heeft. Het leert dat pas wanneer het zijn manifest ververst. Biedt iemand dezelfde code kort na elkaar aan twee ingangen aan, dan kan het tweede toestel dus nog GELDIG tonen. Achteraf staat die tweede scan wel als Al gescand in de backoffice: bij Instellingen → Medewerkers, bij de medewerker onder Details, in de lijst Scans.

---

Een toestel kwijt

Een telefoon die bij de ingang rondgaat, raakt ooit zoek. Doe dan dit, in deze volgorde:

1. Neem het scanrecht af van de gebruiker die op dat toestel aangemeld was. Ga naar Instellingen → Medewerkers en klik bij die persoon op Verwijderen; zijn toegang tot je organisatie verdwijnt dan. Het scanrecht wordt bij elk verzoek opnieuw gecontroleerd, dus het toestel valt bij de eerstvolgende synchronisatie buiten.
2. Laat die persoon zijn wachtwoord wijzigen, zodat er ook niet opnieuw ingelogd kan worden. Moet hij later weer scannen, nodig hem dan opnieuw uit.
3. Zet het toestel onder Kassa → Toestellen op inactief (open het met Bewerken en zet Actief uit), zodat het niet meer als bruikbaar in je lijst staat.
4. Meld je daarna gewoon aan in de app op het vervangtoestel. Dat verschijnt vanzelf als nieuw toestel in je lijst.

De toestel-identificatie wordt bij ons gehasht bewaard, dus ook een databasekopie levert geen werkend toestel op. En zoals hierboven staat: het manifest op het verdwenen toestel bevat geen bruikbare codes.

---

Checklist: een uur voor de deuren opengaan

• Elk scantoestel is opgeladen of hangt aan een powerbank.
• Elk toestel is ingelogd en toont de juiste organisatienaam.
• Het manifest is ververst op elk toestel.
• De schermhelderheid staat hoog en de automatische vergrendeling staat op minstens twee minuten.
• Je weet wie aan welke ingang staat en wie de backoffice kan openen wanneer er een ticket opgezocht moet worden.
• Er ligt een reservetoestel klaar, of minstens een tweede telefoon met de app erop.
• Je scanners weten wat ze zeggen bij "ongeldig".
• Verkoop je ook aan de deur? Dan heeft elk scantoestel netwerk, zodat je het manifest opnieuw kan verversen na een verkoop.

---

Dezelfde app kan meer dan scannen

De app is niet alleen een scanner. Wie zich aanmeldt met de rol balie, beheerder of eigenaar, krijgt na het aanmelden een startscherm met twee tegels: Scannen en Kassa. Die tweede opent de volledige balie-kassa in de app zelf, op een iPad of een Android-tablet — handig aan een tafel waar je verkoopt én scant. Bovenaan staat een knop om snel te wisselen.

Voor je scanpersoneel verandert er niets. Wie alleen de rol scanner heeft, ziet dat startscherm niet: de app gaat na het aanmelden meteen naar het scanscherm, zoals altijd. Er komen geen prijzen, bedragen of verkoopcijfers bij.

Hoe je de kassa op een tablet opzet, staat in De balie-kassa.

---

Veelgemaakte fouten

• Eén account voor alle scanners. Je kan dan niet zien wie wat gescand heeft en niet één iemand buiten zetten. Nodig iedereen apart uit.
• Het manifest niet verversen. Tickets die vanochtend verkocht zijn, staan dan niet op het toestel en krijgen ONGELDIG. Ververs vlak voor de deuren opengaan.
• Uitloggen met scans die nog wachten. Scans die nog niet verzonden zijn, gaan bij het uitloggen verloren. Kijk eerst bij Instellingen: staat daar "Alles verzonden"? Zo niet, tik dan op Nu verzenden.
• De telefoon op automatisch vergrendelen na dertig seconden. Je scanner staat de hele avond zijn toestel te ontgrendelen. Zet dat langer.
• Een TestFlight-uitnodiging doorsturen. Die hoort bij één e-mailadres. Vraag een tweede uitnodiging aan.
• Discussiëren in de rij bij een ongeldig ticket. Zet de persoon opzij en laat de rij doorgaan.

---

Wat als …

Wat als de camera niets leest?

Controleer drie dingen, in deze volgorde: staat de helderheid van het scherm van de bezoeker hoog, zit er een hoes of folie over, en is de cameralens van je eigen toestel vuil. Een lens die een avond in een broekzak zat, is troebel. Een veeg met je mouw lost meer op dan je zou denken.

Wat als er helemaal geen netwerk is?

Dan blijft de app scannen op het manifest dat ze al heeft. Je merkt er niets van. De scans gaan in een wachtrij op het toestel en worden doorgestuurd zodra er weer verbinding is — dat mag uren later zijn.

Wat dan niet kan: een ticket herkennen dat ná het ophalen van het manifest verkocht is — dat toont de app als ONGELDIG. Verkoop je aan de deur terwijl er gescand wordt, zorg dan voor netwerk bij de ingang en ververs het manifest na zo'n verkoop.

Wat als hetzelfde ticket twee keer gescand wordt?

Op hetzelfde toestel meldt de tweede scan LET OP, met het uur van de eerste scan. Op een ander toestel lukt dat pas nadat dat toestel zijn manifest ververst heeft; zie "Meerdere ingangen" hierboven. De eerste scan blijft de geldige. Komt een oudere scan pas later binnen omdat een toestel offline stond, dan schuift het tijdstip van binnenkomst naar dat vroegste moment: de volgorde waarin mensen echt binnenkwamen weegt zwaarder dan de volgorde waarin het netwerk het doorgaf.

Wat als een bezoeker zijn ticket niet terugvindt?

Zoek de bestelling op in de backoffice en stuur de bevestigingsmail opnieuw. Je kan de bezoeker ook in de app zelf afvinken: zoek hem op het tabblad Vandaag op naam en tik op Inchecken. Dat telt als een gewone scan.

Wat als de telefoon van de scanner leeg is?

Vandaar het reservetoestel in de checklist. Een tweede toestel logt in, haalt het manifest op en werkt meteen. De scans van het lege toestel komen alsnog binnen zodra het weer aangaat en netwerk heeft — dat mag de dag erna zijn, zolang niemand intussen op dat toestel uitlogt.

---

Veelgestelde vragen

Kost de app geld? Nee. De app hoort bij je abonnement. Wat je wel nodig hebt, is een toestel dat ze kan draaien.

Hoeveel toestellen mag ik gebruiken? Zoveel als je ingangen hebt. Elk toestel scant onafhankelijk en houdt zijn eigen wachtrij bij.

Zien mijn scanners hoeveel omzet we gedraaid hebben? Nee. In de scan-app staan geen prijzen, geen bedragen en geen verkoopcijfers. Ze zien alleen wat nodig is om iemand binnen te laten.

Werken jaarkaarten ook in de scan-app? Ja. Een jaarkaart draagt dezelfde soort QR-code en staat in hetzelfde manifest, met het aantal bezoeken dat hij per dag mag opleveren. Zie Jaarkaarten.

Moet elke scanner een eigen toestel hebben? Nee, het toestel hoort bij de ingang en niet bij de persoon. Wisselt er iemand van shift, dan kan hij op hetzelfde toestel verder — maar de scans staan dan op naam van wie er ingelogd is. Wil je dat precies bijhouden, laat de nieuwe ploeg dan opnieuw inloggen. Tik vóór het uitloggen op Instellingen → Nu verzenden, anders gaan de scans die nog wachten verloren.