Jaarkaarten

Een jaarkaart is een pas op naam waarmee dezelfde persoon een heel seizoen lang mag binnenkomen. Dit artikel legt uit waarin dat verschilt van een gewoon ticket, hoe je zo'n kaart verkoopt in je winkel en aan je balie, wat de houder krijgt, wat je scanpersoneel aan de deur ziet, en wanneer je verlengt in plaats van opnieuw verkoopt.

Ticket, jaarkaart of abonnement: wat is wat

Die drie woorden worden door elkaar gebruikt. In Passavo betekenen ze dit.

	Ticket	Jaarkaart
Geldt voor	Eén dag, of één tijdslot	Een periode, meestal twaalf maanden
Gaat op na	Eén scan	Niets. Ze wordt bij elk bezoek opnieuw gescand
Staat op naam	Niet noodzakelijk	Altijd
Wat je meet	Verkochte kaarten	Verkochte kaarten en bezoeken
Productsoort	Toegangsticket	Jaarkaart

Jaarkaart is in dit scherm dus gewoon de naam van het producttype. De kaart die eruit komt noem je naar buiten toe zoals je wil: abonnement, vriendenkaart, seizoenkaart.

Drie voorbeelden van hetzelfde ding onder een andere naam:

• De vriendenkaart van een museum. Vijftig euro per jaar, zo vaak binnen als je wil, en een uitnodiging voor de opening van elke tentoonstelling.
• De seizoenkaart van een zwembad. Loopt van september tot juni, en het zwembad wil dat dezelfde persoon meerdere keren per dag mag binnenkomen — 's ochtends baantjes trekken en 's avonds met de kinderen.
• De steunkaart van een heemkundige kring. Eigenlijk een gift met een voordeel eraan vast: de houder krijgt gratis toegang tot de vaste tentoonstelling en het jaarboek.

In alle drie de gevallen maak je één product van het type Jaarkaart.

Waarom een jaarkaart altijd op naam staat

Aan de ingang is een naamloze kaart niet te controleren. Wie hem in handen heeft, mag binnen. Eén vriendenkaart in een gezin van vijf wordt dan vijf vriendenkaarten, en na een jaar wordt het er een hele straat.

Daarom staat elke jaarkaart op naam: aan de balie vraagt de kassa erom, en in de webwinkel vult de koper de naam in (zie stap 1). Die naam staat op de kaart. Je personeel kan dan de naam naast de bezoeker leggen. Dat je die naam bijhoudt, is ook meteen een verwerking van persoonsgegevens; wat je daarover moet vertellen staat bij Privacy en voorwaarden.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol Eigenaar of Beheerder: alleen die mogen producten en jaarkaarten beheren.
• Een beslissing over de looptijd: twaalf maanden vanaf de verkoop, of een ander aantal maanden.
• Een beslissing over het aantal bezoeken per dag: één, een ander getal, of onbeperkt.
• Een werkende betaalmethode als je de kaart online wil verkopen, zie Betaalprovider koppelen.
• Een scan-app aan de ingang, zie Scan-app en scanpersoneel.
• Ongeveer een kwartier.

Stap 1 — Het product aanmaken

1. Ga in het menu links naar Producten.
2. Klik rechtsboven op Nieuw product.
3. Kies bij Soort het type Jaarkaart.
4. Geef het de naam die je bezoekers kennen: Vriendenkaart, Seizoenkaart, Jaarkaart volwassene.
5. Zet de prijs. Verkoop je verschillende tarieven (volwassene, kind, gezin), maak daar dan aparte producten van. Elk product heeft zijn eigen prijs en zijn eigen naam op de kaart.
6. Vul in het blok De jaarkaart de twee instellingen in die eigen zijn aan dit type:

Instelling	Wat het doet
Geldig in maanden	Hoe lang de kaart loopt, minstens één maand. Leeg = twaalf maanden
Bezoeken per dag	Hoeveel keer dezelfde kaart op één dag binnenlaat. Leeg = één keer; nul = onbeperkt

7. Zet Naam op het ticket aan. Zonder die schakelaar kan een koper in de webwinkel geen naam per kaart invullen, en komt de naam van de koper op elke kaart te staan.
8. Klik op Aanmaken.

Let op: bij bezoeken per dag betekent nul onbeperkt en niet nul. Wil je één bezoek per dag, laat het veld dan leeg.

Hoe de looptijd geteld wordt

De geldigheid loopt vanaf de verkoop en niet tot het einde van het kalenderjaar. Wie in november koopt, hoort geen kaart van zes weken te krijgen.

Een kaart die op 1 maart verkocht wordt, loopt tot en met 28 februari van het jaar daarna. De laatste dag zit er één keer in, niet twee. Zou de nieuwe kaart op 1 maart beginnen én de oude op 1 maart eindigen, dan schoof er bij elke verlenging een dag op, en na tien jaar zou dat opvallen.

Werk je toch per seizoen — van 1 april tot 31 oktober, bijvoorbeeld — zet dan bij het product een kortere geldigheid in maanden, of geef de kaarten met de hand uit met vaste datums (zie Wat als … verderop). De datums van een kaart die al verkocht is, kan je achteraf niet meer wijzigen.

Eén bezoek per dag is de veilige standaard. Een jaarkaart die dezelfde ochtend twee keer binnenlaat, is een jaarkaart die aan de deur doorgegeven wordt: één iemand gaat binnen, komt buiten, geeft de telefoon door. Voor een zwembad of een brouwerij zet je het gerust hoger, of op nul voor onbeperkt.

Stap 2 — Verkopen in de ticketshop

Er is niets bijzonders te doen. De kaart staat tussen je tickets en wordt gekocht zoals al de rest. Eén verschil: op de kassapagina vult de koper per kaart de naam van de houder in. Koopt hij er drie voor zijn gezin, dan vult hij drie namen in en krijgt hij drie kaarten.

Die naam komt op de pas te staan en is achteraf aanpasbaar, zie verderop.

Stap 3 — Verkopen aan de balie

Sla de jaarkaart aan zoals elk ander product. De kassa vraagt eerst om de naam van de bezoeker en rekent pas daarna af.

Die volgorde is bewust. Op een kaart die al afgedrukt of al gemaild is, valt geen naam meer bij te schrijven. Vraag de naam dus terwijl de bezoeker nog voor je staat, en typ hem meteen goed — zie de veelgemaakte fouten hieronder.

Wat de houder krijgt

Na de betaling staat de kaart op de bevestigingspagina en in de mail, met:

• een QR-code die aan de ingang gescand wordt;
• knoppen om de kaart in Apple Wallet of Google Wallet te zetten.

Apple Wallet en Google Wallet zijn de apps die standaard op zowat elke telefoon staan en waarin mensen hun bankkaarten en instapkaarten bewaren. Eén tik op de knop en de jaarkaart zit erin; de bezoeker hoeft dan geen mail meer terug te zoeken. Meer daarover staat bij Wallet-passen.

De wallet-versie van een jaarkaart is een generieke pas en geen evenementkaart. Dat is met opzet: een evenementkaart schuift in Apple Wallet naar achteren zodra zijn datum voorbij is, en een jaarkaart hoort een heel seizoen vooraan te blijven staan.

Aan de ingang

De scan-app hoeft niets nieuws te leren: een jaarkaart draagt dezelfde soort code als een ticket. Wat de app toont verschilt wel.

Melding	Wat er aan de hand is	Wat je doet
Toegang	Binnen. Het bezoek is geteld	Laat de bezoeker door
Al gescand	Het dagtegoed van deze kaart is op. Bij één per dag: deze persoon was vandaag al binnen	Vraag of iemand anders de kaart al gebruikt heeft
Verkeerde dag	Een echte kaart, maar buiten haar periode: nog niet begonnen of verlopen	Kijk de datums na in het beheerscherm
Geannuleerd	De kaart is opgezegd of tegengehouden	Verwijs naar de balie
Ongeldig	Deze code kent Passavo niet	Vraag naar de bevestigingsmail

Een opgezegde kaart staat nog in het dagmanifest, de lijst die de scan-app 's ochtends ophaalt. Zonder die regel zou de app "onbekende code" zeggen tegen iemand die gewoon een ingetrokken kaart heeft, en dat is aan de deur een veel langer gesprek dan "deze kaart is opgezegd, gaat u even naar de balie".

De bezoekteller

Bij elke geslaagde scan gaat de teller van die kaart met één omhoog en wordt het tijdstip genoteerd. Dat levert je drie dingen op:

1. Controle aan de deur. De app weet hoeveel bezoeken er vandaag al op deze kaart staan, en vergelijkt dat met de instelling bezoeken per dag.
2. Een gesprek met een houder. "U bent dit jaar elf keer geweest" is een veel beter argument voor een verlenging dan een algemene mail.
3. Een beslissing voor volgend seizoen. Verkoop je honderd kaarten die samen honderdvijftig keer gebruikt worden, dan is je jaarkaart te duur of je aanbod te dun. Dat cijfer zie je nergens anders.

De teller telt alleen scans die Toegang opleverden. Staat de kaart op één bezoek per dag, dan telt een tweede scan dezelfde dag niet mee: die geeft Al gescand. Staat ze op onbeperkt (nul), dan telt elke geslaagde scan als een bezoek.

Beheer

Onder Jaarkaarten zoek je op de naam van de houder of op e-mailadres. Er staan filters klaar op Status, Vandaag geldig en Verloopt binnenkort (binnen dertig dagen). Dat laatste filter is je verlengingslijst.

Open een kaart en je ziet de periode, de status, het aantal bezoeken en het laatste bezoek. Daaronder staat elk bezoek als een eigen regel, met het toestel erbij waarop gescand is.

Actie	Wat het doet
Verlengen	Maakt een nieuwe kaart die aansluit op de oude
Naam wijzigen	Zet de kaart op een andere naam (en eventueel een ander e-mailadres); de QR blijft dezelfde
Opzeggen	De kaart geeft geen toegang meer. De bezoeken blijven bewaard
Opnieuw activeren	Draait een opzegging terug

Verder is een kaart niet te bewerken: de datums en de bezoeken liggen vast.

Verlengen tegenover opnieuw verkopen

Dit is het stuk waar de meeste vragen over komen, dus hier staat het apart.

Verlengen gebruik je voor iemand die zijn kaart wil houden. Je opent de bestaande kaart, klikt op Verlengen, en er komt een nieuwe kaart die aansluit op de oude. De oude blijft staan met haar bezoeken en haar eigen code.

In het venster van Verlengen kan je twee datums kiezen. Laat Nieuwe kaart geldig vanaf leeg, dan begint de nieuwe kaart de dag na het einde van de oude — of vandaag, als de oude al verlopen is. Laat Geldig tot en met leeg voor de standaardtermijn van het product.

Verlengen maakt geen verkoop aan: reken de verlenging af zoals je dat met de bezoeker afspreekt, bijvoorbeeld aan de balie.

Waarom een nieuwe kaart en niet gewoon de einddatum opschuiven? Twee redenen. Ten eerste zou de bezoekteller van vorig jaar meetellen in dit jaar, en dan weet je nooit meer hoeveel bezoeken een seizoen opbracht. Ten tweede zou een QR-code van vorig seizoen ineens weer werken, ook die van de kaart die iemand verloor en waarvan je dacht dat ze dood was.

Opnieuw verkopen gebruik je voor iemand die een tijd weg was, voor een nieuwe houder, of wanneer de verlengingsknop niet past bij wat de bezoeker wil (een ander tarief, een andere kaartsoort). Je slaat dan gewoon het product opnieuw aan, aan de balie of in de winkel.

Situatie	Wat je doet
Houder wil doorgaan, zelfde tarief	Verlengen
Houder komt na twee jaar terug	Opnieuw verkopen
Houder gaat van volwassene naar senior	Opnieuw verkopen, met het andere product
Naam stond verkeerd gespeld	Naam wijzigen, niet opnieuw verkopen
Kaart is gestolen	Opzeggen, en een nieuwe kaart uitgeven

Naam wijzigen laat de code staan. Een kaart die al in een telefoon zit, blijft dus werken. Dat is wat je wil bij een verbetering ("Lies" moest "Elisabeth" zijn) of bij een overdracht binnen een gezin. Wil je juist dat de oude code stopt, zeg de kaart dan op en geef een nieuwe uit.

Veelgemaakte fouten

Een jaarkaart als ticket met een lange geldigheid maken. Dan gaat de kaart na de eerste scan op en staat je bezoeker de tweede keer buiten. Kies het producttype Jaarkaart.

Naam op het ticket vergeten aan te zetten. De koper kan dan online geen naam invullen, en je zit met kaarten waar de naam van de koper op staat in plaats van die van de houder. Vooral vervelend bij gezinnen.

Bezoeken per dag op nul zetten omdat "nul wel één zal betekenen". Nul betekent onbeperkt. Laat het veld leeg als je één bezoek per dag wil.

Een kaart verwijderen in plaats van opzeggen. Verwijderen kan niet, en met reden: de bezoekcijfers zouden meeverdwijnen. Zeg de kaart op.

De oude kaart verlengen door de einddatum op te schuiven. Gebruik de knop Verlengen. Anders telt de teller van vorig seizoen mee en werkt een oude QR-code opnieuw.

Wat als …

… de houder zijn kaart kwijt is?

Zoek hem op naam of e-mailadres in het overzicht Jaarkaarten. De kaart staat er nog. Werd ze online of aan de balie verkocht, open dan de bestelling bij Bestellingen en klik op Ticketmail opnieuw sturen: de kaart zit in die mail. Vermoed je misbruik, zeg de kaart dan op en geef een nieuwe uit.

… twee mensen dezelfde kaart gebruiken?

Daarvoor is de instelling bezoeken per dag. Staat ze op één en probeert de tweede persoon dezelfde dag binnen te komen, dan ziet de scan-app Al gescand. Blijft het gebeuren, dan zeg je de kaart op en geef je eventueel tegen betaling een tweede kaart uit.

… de kaart verlopen is en de houder staat aan de deur?

De scan wijst hem af met Verkeerde dag. De kaart blijft wel in zijn telefoon staan als herinnering. Aan de balie verleng je de kaart; dat maakt een nieuwe kaart met een nieuwe code, die hij meteen opnieuw in zijn wallet kan zetten.

… je een kaart met de hand wil uitgeven, zonder verkoop?

Ga naar Jaarkaarten → Jaarkaart uitgeven. Kies de jaarkaart (het product), vul de Naam van de houder in en eventueel een e-mailadres, en kies zelf Geldig vanaf en Geldig tot en met — leeg is de standaardtermijn van het product. Klik op Aanmaken. Handig voor een ereburger, een ruil met een collega-organisatie, een gewonnen kaart of een medewerker.

… je een seizoen wil dat niet twaalf maanden duurt?

Zet bij het product Geldig in maanden op het aantal dat klopt (zeven maanden voor een seizoen van april tot oktober). Die maanden tellen vanaf de dag van de verkoop. Wil je voor iedereen dezelfde einddatum, geef de kaarten dan met de hand uit met vaste datums; wie laat koopt, krijgt dan minder, dus overweeg een lagere prijs voor late kopers.

Veelgestelde vragen

Kan ik een kaart met de hand uitgeven? Ja, via Jaarkaarten → Jaarkaart uitgeven. De kaart bestaat dan zonder dat er een bestelling tegenover staat.

Kan ik een kaart verwijderen? Nee. Dan verdwijnen de bezoekcijfers mee, en dat is precies het cijfer waarop je beslist of je volgend seizoen opnieuw jaarkaarten verkoopt. Zeg de kaart op: ze geeft dan geen toegang meer en de bezoeken blijven bewaard.

Wat gebeurt er als een kaart verlopen is? Ze blijft in de telefoon van de houder staan als herinnering, maar de scan wijst haar af met Verkeerde dag. Verlengen maakt een nieuwe kaart.

Kan een jaarkaart ook toegang geven tot een tijdslot? Nee. Een jaarkaart geeft toegang aan de deur en telt niet mee in de capaciteit van een tijdslot. Is je capaciteit beperkt, laat houders dan een gratis ticket voor een tijdslot reserveren, zodat je weet hoeveel volk er komt.

Hoeveel bezoeken heeft een kaart gehad? Dat staat op de kaart zelf, bovenaan bij de teller, met daaronder elk bezoek als een eigen regel met datum, uur en toestel. In de lijst Jaarkaarten zie je het in de kolom Bezoeken.