Je formule, je facturen en pauzeren

Dit artikel gaat over wat jij aan ons betaalt. Wat je bezoekers aan jou betalen en wat je betaalprovider daarvan inhoudt, staat in Uitbetaling en kosten.

Wat de gekleurde balk bovenaan je scherm betekent en wat je ermee doet, staat in Je formule en je limieten.

Je hele abonnement staat op één scherm: Abonnement in het menu links. Daar zie je welke formule loopt, wat ze kost, hoe ver je staat tegenover je limieten, en je facturen.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol eigenaar om iets te wijzigen: van formule wisselen, opzeggen, pauzeren of je automatische betaling instellen.
• De rol beheerder volstaat om deze pagina te openen, je facturen te bekijken en te downloaden, en een openstaande factuur te betalen. Handig voor je penningmeester of je boekhouder.
• Voor een betaalde formule: een betaalmiddel. Je geeft dat in op het beveiligde scherm van onze betaaldienst; welke methodes daar staan, hangt af van je land.
• Het btw-nummer van je organisatie, als je er een hebt. Vul het in bij Instellingen → Organisatie vóór je een betaalde formule kiest; het bepaalt welke btw op je factuur komt. Zie Je facturen en de btw hieronder.
• Je factuuradres, eveneens bij je organisatiegegevens.

Van formule wisselen

Klik op Formule wijzigen, kies een formule en of je per maand of per jaar wilt betalen. De nieuwe prijs geldt vanaf je volgende factuur; er wordt niets verrekend over de lopende periode.

Upgraden en downgraden zitten in dezelfde knop, want het is hetzelfde ding. Ga je terug naar de gratis formule, dan stopt de facturatie meteen.

Betaal je per jaar, dan betaal je tien maanden in plaats van twaalf.

Je betaalmethode

Je abonnement wordt automatisch geïnd. Wil je van kaart veranderen, klik dan op Betaalmethode wijzigen onder Betaalmethode. Je komt op het beveiligde scherm van onze betaaldienst; wij bewaren zelf nooit je kaartgegevens.

Lukt een betaling niet, dan proberen we het opnieuw en krijg je een herinnering. Blijft ze openstaan, dan blijft je shop online maar stopt de verkoop tijdelijk — er wordt nooit iets verwijderd, en zodra je betaalt staat alles weer aan.

Je facturen en de btw

Onderaan de pagina Abonnement staan al je facturen: nummer, datum, bedrag, btw-behandeling en status. Bij elke factuur staat een knop Pdf, en een knop UBL voor je boekhouder — dat is de e-factuur die hij rechtstreeks in zijn boekhoudpakket kan inlezen.

Je factuur komt van Fades Management EOOD, een Bulgaars bedrijf. Daar hangt de btw aan vast.

Alle prijzen op onze site zijn exclusief btw

Wat er bij komt, hangt af van je land en je btw-nummer. Op een formule van € 29 per maand:

Jouw situatie	Btw	Je betaalt
Je hebt een geldig Europees btw-nummer	0 % — btw verlegd	€ 29,00
Je hebt geen btw-nummer (de meeste vzw's en feitelijke verenigingen)	20 % Bulgaarse btw	€ 34,80
Je organisatie zit in Bulgarije	20 %	€ 34,80
Je organisatie zit buiten de EU	0 % — uitvoer van diensten	€ 29,00

Heb je geen btw-nummer, dan komt er dus 20 % bij. Dat is geen extra kost die wij aanrekenen; het is btw die wij moeten afdragen. Een vzw of een feitelijke vereniging heeft meestal geen btw-nummer, en die betaalt dus € 34,80 waar een bvba met een geldig nummer € 29,00 betaalt.

Je btw-nummer opgeven of wijzigen

Bij je registratie kan je het invullen; later kan het bij Organisatie → Instellingen. We controleren het bij VIES, de btw-databank van de Europese Commissie. Alleen een nummer dat VIES kent, geeft een verlegging — een verkeerd overgetypt nummer telt niet, ook niet als het er goed uitziet.

We controleren het opnieuw wanneer de vorige controle meer dan een maand oud is. Krijg je plots btw op je factuur terwijl je een nummer hebt opgegeven, dan is dat het eerste om na te kijken.

Ligt VIES eruit op het moment dat je je nummer opgeeft, dan verandert er niets aan wat er al stond en loopt je registratie gewoon door.

Pauzeren in je stille maanden

Organiseer je een eetfestijn in maart en een quiz in oktober, en zit je daartussen stil? Dan hoef je die maanden niet te betalen. Klik op Pauzeren.

Wat er tijdens een pauze gebeurt:

• je krijgt geen facturen meer. Er komt niets bij zolang je gepauzeerd bent;
• je gegevens blijven allemaal staan — je producten, je prijzen, je verkochte tickets, je shop en je medewerkers;
• je werkt verder op de gratis formule. Dat betekent: geen balie-kassa, geen poster-ticket in de wallet, en het ticketplafond van de gratis formule. Wie even niet verkoopt, merkt daar niets van; wie toch wil verkopen, hervat gewoon.

Hervatten is één klik en gaat meteen in: al je functies staan weer aan, en je eerstvolgende factuur dekt de maand die dan begint.

Wat je erover moet weten

• Per kalenderjaar worden er minstens drie maanden gefactureerd. Je kan dus tot negen maanden per jaar pauzeren. Zijn die op, dan loopt je abonnement vanzelf weer.
• Een jaarabonnement kan niet pauzeren: dat is al vooruitbetaald, en je hebt er al twee maanden korting op gekregen.
• Op de pagina Abonnement zie je altijd hoeveel pauzemaanden je dit jaar nog over hebt.

Je ticketplafond: per event

Op de gratis formule verkoopt elk event tot 100 betaalde tickets. Niet honderd per jaar, maar honderd per event — je mag er dus zoveel organiseren als je wilt. Drie eetfestijnen van tachtig couverts kosten je niets.

Gratis events tellen nooit mee, hoeveel inschrijvingen je ook krijgt. Het plafond gaat alleen over tickets waar je geld voor vraagt.

Eén event is één product: een eenmalig event met een datum, of een reeks met tijdsloten. Elk event heeft zijn eigen teller, en die begint niet opnieuw op 1 januari.

Wat als een event over de 100 gaat?

Je verkoop loopt gewoon door. We leggen geen eetfestijn stil dat vanavond doorgaat. Je krijgt een mail en een melding bovenaan je scherm:

Dit event is boven de 100 betaalde tickets: betaal € 19 om verder te verkopen.

Je hebt dan twee weken om te kiezen. Doe je niets, dan stopt daarna alleen de verkoop van betaalde tickets voor dát ene event — je andere events lopen gewoon door, gratis inschrijvingen blijven werken, en er wordt nooit iets verwijderd.

Eén event los betalen: € 19

Op de pagina Abonnement, onder Je events, staat een knop Betaal dit event. Voor € 19 eenmalig verkoopt dat event onbeperkt betaalde tickets.

• geen abonnement. Er begint niets te lopen en er blijft geen kaart bewaard; je betaalt één keer en dat is het;
• je krijgt er een gewone factuur voor, net als voor een abonnement, met dezelfde btw-regel;
• betaald blijft betaald, ook volgend jaar. Een event dat je ontgrendeld hebt, hoef je nooit opnieuw te betalen.

Onder Betaalde events op diezelfde pagina zie je welke events je betaald hebt, wanneer, en met welk factuurnummer.

Maximaal twee losse events per jaar

Let op: je kan hoogstens twee events per kalenderjaar los betalen. Vanaf je derde grote event in hetzelfde jaar hoort er een formule bij.

Waarom die grens er is, in gewone taal: de knop van € 19 is bedoeld voor de pannenkoekenslag en het benefiet — de vereniging die één of twee keer per jaar boven de honderd tickets uitkomt. Wie zes grote events per jaar organiseert, is geen gelegenheidsverkoper meer, en dan hoort daar een formule bij in plaats van zes keer negentien euro.

Je ziet het aankomen: bij je tweede los betaalde event verschijnt de melding één keer dat je je maximum bereikt hebt, met het voorstel om over te stappen. Er gebeurt op dat moment niets met je verkoop.

Wat er met je twee betaalde events gebeurt wanneer je overstapt: niets. Ze blijven betaald, ook volgend jaar, en je krijgt er niets voor terug — je hebt ze immers gebruikt.

Op 1 januari begint de teller van twee opnieuw.

Wanneer is een formule goedkoper?

Vanaf je derde grote event in hetzelfde jaar, en dat is dan ook het moment waarop er een formule bij hoort. Met Start (€ 9 per maand of € 90 per jaar) vervalt het plafond per event helemaal en verkoop je tot 3.000 betaalde tickets per jaar. Het paneel zegt dat één keer zelf, wanneer het zover is.

Reken het na voor jezelf: twee losse events kosten je € 10 per jaar, en dat is goedkoper dan eender welke formule. Vanaf het derde niet meer.

Staat er een vermelding van ons op mijn shop?

Ja, een kleine, onderaan de ticketshop, op je tickets en in je mails. Ze verdwijnt bij je betaalde events zodra je op Pro zit.

Op Start en Groei blijft ze staan. Je krijgt daar wel je eigen kleur en je eigen logo — de shop is dus helemaal van jou, met een kleine regel onderaan.

Bij gratis events blijft de vermelding altijd staan, ook op Pro. Vraag je niets aan je bezoekers, dan betaal je ons ook niets voor dat event; dan mag erbij staan waar de inschrijving vandaan komt.

Opzeggen

Je zit nergens aan vast. Klik op Opzeggen onder Betaalmethode. Je blijft alles kunnen gebruiken tot het einde van je lopende periode; daarna val je terug op de gratis formule.

Je shop, je tickets en je gegevens blijven staan — er wordt niets verwijderd, en je kan ze exporteren. Van gedacht veranderd? Laat het ons weten voor die datum, dan draaien we het terug.

Veelgemaakte fouten

Je btw-nummer pas invullen na je eerste factuur. Dan staat er btw op die er niet op hoefde te staan, en achteraf rechtzetten is omslachtig.

De kaart van een vertrekkende penningmeester laten staan. Vervang het betaalmiddel met Betaalmethode wijzigen zodra iemand het bestuur verlaat.

Pauzeren en dan toch willen verkopen. Tijdens een pauze werk je op de gratis formule: geen balie-kassa, en het plafond van honderd betaalde tickets per event.

Denken dat een jaarabonnement kan pauzeren. Dat kan niet; je hebt er al twee maanden korting op gekregen.

Een grotere formule nemen voor één druk event. Betaal dat ene event voor € 19. Dat kan twee keer per kalenderjaar: je betaalt één keer, er blijft niets lopen en er valt achteraf niets op te zeggen.

Rekenen op een derde los betaald event. Dat gaat niet: er zijn er twee per kalenderjaar. Zie je een derde groot event aankomen, neem dan tijdig een formule in plaats van op de avond zelf te ontdekken dat het niet kan.

Wat als …

Wat als mijn kaart geweigerd wordt?

Je krijgt daar bericht van, en wij proberen het opnieuw. Zet intussen met Betaalmethode wijzigen een ander betaalmiddel klaar. Je verkoop stopt niet op het moment van één mislukte afhouding.

Wat als ik midden in de maand wissel?

De nieuwe prijs geldt vanaf je volgende factuur. Er wordt niets verrekend over de lopende periode — in beide richtingen niet.

Wat als mijn vereniging geen kaart op naam van één bestuurder wil?

Kijk welke methodes er op het betaalscherm staan: in veel landen kan je ook een afhouding van de rekening van de vereniging zelf instellen. Staat die er niet bij, schrijf ons dan — we kijken wat er voor jouw land kan.

Wat als ik een derde groot event heb dit jaar?

Dan neem je een formule. Losse events zijn beperkt tot twee per kalenderjaar, en vanaf het derde is Start sowieso goedkoper dan wat je aan losse events zou uitgeven. Je twee al betaalde events blijven betaald.

Wat als ik een factuur op een ander adres nodig heb?

Werk je factuuradres bij bij je organisatiegegevens. De wijziging geldt voor je volgende factuur.

Veelgestelde vragen

Betaal ik iets per verkocht ticket? Nee. Er bestaat geen bedrag per ticket en geen percentage op je omzet.

Kost de gratis formule ooit iets? Nee. Ze is permanent en er staat geen kaart tegenover.

Krijg ik een factuur op de gratis formule? Nee. Alleen een betaalde formule of een los betaald event levert een factuur op.

Waarom staat er Bulgaarse btw op mijn factuur? Omdat het bedrijf achter het platform in Bulgarije gevestigd is en je geen geldig btw-nummer opgegeven hebt. Met een btw-nummer wordt de btw verlegd en staat er 0 % op.

Hoeveel events kan ik los betalen? Twee per kalenderjaar. Vanaf je derde grote event in hetzelfde jaar neem je een formule; Start is vanaf dat punt ook goedkoper dan losse events.

Kan mijn boekhouder bij mijn facturen? Ja: geef hem de rol beheerder en hij vindt ze onder Abonnement → Facturen, of stuur ze zelf door. Bij elke factuur staat een pdf en een UBL-bestand — dat laatste leest hij rechtstreeks in zijn boekhoudpakket in. Een factuur die nog openstaat, kan hij ook betalen. Van formule wisselen, opzeggen, pauzeren of je automatische betaling instellen kan hij niet: daar staat voor hem één zin die zegt dat alleen een eigenaar dat doet.