Cashless aanzetten voor een event

Met cashless zetten je bezoekers geld op hun ticket en betalen ze daarmee aan de toog. Hoe dat aan de kassa werkt, lees je in Consumptiesaldo aan de toog. Dit artikel gaat over iets anders: wanneer cashless aan staat, wat het kost en hoe je betaalt.

Reken op vijf minuten.

In het kort

• Zit je op de formule Pro, dan zit cashless erin. Je hoeft niets te doen.
• Zit je op een andere formule, dan zet je cashless per event aan. Je betaalt één keer voor dat ene event.
• Wat het kost, hangt af van het aantal betaalde tickets van dat event.
• Wordt je event groter dan gepland, dan blijft cashless gewoon werken. Je betaalt achteraf alleen het verschil.

Wat kost het?

Betaalde tickets van het event	Prijs, exclusief btw
tot 250	€ 49
tot 1000	€ 99
meer dan 1000	€ 149

Je betaalt één keer per event, niet per maand en niet per bezoeker. Er gaat ook geen percentage af van wat je bezoekers opladen: dat geld is van jou.

Gratis tickets tellen niet mee. Alleen tickets waar je geld voor vraagt, komen in de teller.

Doe je veel events met cashless? Dan is de formule Pro vaak voordeliger: daar zit cashless in voor al je events. Je kiest je formule onder Abonnement.

Cashless aanzetten

1. Ga in de backoffice naar Verkoop → Events en open je event.
2. Bovenaan zie je waar cashless staat, bijvoorbeeld "Cashless voor dit event: niet aan."
3. Klik op Cashless aanzetten voor dit event — € 49,00. Het bedrag in de knop hangt af van het aantal betaalde tickets dat je nu al verkocht hebt.
4. Kies bij Trede hoe groot je event wordt. Standaard staat de trede die past bij wat je nu verkocht hebt. Verwacht je er meer, kies dan meteen een grotere.
5. Klik op Naar de betaling en betaal met je kaart.

Zodra de betaling binnen is, staat cashless aan voor dit event en krijg je de factuur per mail. Bovenaan het event staat dan "Cashless voor dit event: aan".

Zie je de knop niet? Dan mag je account geen aankopen doen voor je organisatie. Vraag het aan de eigenaar of een beheerder met toegang tot de instellingen.

Heb je al op de knop gedrukt maar niet betaald? Dan staat er een factuur klaar. Klik opnieuw op de knop: je gaat verder met diezelfde factuur, je krijgt er geen tweede bij.

Welke trede kies je?

Kies de trede die past bij het aantal betaalde tickets dat je verwacht, niet bij het aantal bezoekers. Een voorbeeld: je eetfestijn verkoopt 180 betaalde kaarten en je laat kinderen gratis binnen. Dan kies je tot 250.

Twijfel je? Kies de trede van nu. Wordt het drukker, dan betaal je later alleen het verschil. Je betaalt dus nooit twee keer de volle prijs.

Mijn event wordt groter dan gepland

Dat is goed nieuws, en het verandert niets aan je toog.

1. Cashless blijft gewoon werken. Opladen, betalen met de pas en het saldo in de wallet lopen door. We sluiten nooit een kassa af midden in een event.
2. Je krijgt één mail met de melding dat je event gegroeid is.
3. Er staat een factuur klaar voor het verschil tussen wat je al betaalde en de nieuwe trede.

Een voorbeeld: je betaalde € 49 voor de trede tot 250. Je event komt uit op 300 betaalde tickets. Dan betaal je € 50 bij voor de trede tot 1000, niet opnieuw € 99.

Je betaalt het verschil op de pagina van je event, met de knop Verschil betalen — € 50,00.

Het hoogste aantal betaalde tickets telt. Worden er daarna tickets terugbetaald, dan storten we niets terug.

Wat zie je als cashless niet aan staat?

• Aan de kassa staat er geen knop + Saldo opladen. In de plaats staat "Saldo opladen: cashless staat nog niet aan", met een link naar dit artikel.
• Scan je aan de kassa een ticket van een event zonder cashless, dan zie je "Cashless staat niet aan voor dit event." met de link Cashless aanzetten. Er is dan geen bedrag in te vullen en geen knop om met de pas te betalen.
• Op de wallet-pas van je bezoekers staat geen saldo.

Stond er toch al saldo op een pas, dan kan je dat aan de kassa altijd nog contant teruggeven. Dat geld is van je bezoeker.

Veelgestelde vragen

Moet ik cashless voor elk event opnieuw kopen? Ja, als je niet op Pro zit. Cashless hangt aan één event. Een event dat je volgend jaar opnieuw organiseert, is een nieuw event.

Mijn event heeft een ticket voor volwassenen en een voor kinderen. In de backoffice is elk tickettype een eigen event met dezelfde datum. Zet cashless aan op het tickettype waarmee je bezoekers aan de toog betalen. Twijfel je, mail ons dan even; we zoeken het samen uit.

Krijg ik een factuur? Ja, een gewone factuur met btw, zoals voor je abonnement. Je vindt ze ook onder Abonnement.

Wat als ik later naar Pro overstap? Dan zit cashless in je formule voor al je events. Wat je al betaalde, blijft betaald. Een bijbetaling komt er dan niet meer bij.

Kost het opladen zelf iets? Nee. Wat je bezoekers opladen, komt rechtstreeks op jouw rekening bij je eigen betaalprovider. Passavo houdt er niets van af.