Kassasessies en Z-rapporten nakijken

Aan de balie opent iemand 's ochtends de kassa en sluit ze 's avonds weer af. Wat daartussen gebeurde, lees je achteraf in het scherm Kassasessies. Dit artikel is voor wie nakijkt: de eigenaar, de penningmeester, de boekhouder.

Hoe je de kassa zelf opent, verkoopt en afsluit, staat in De balie-kassa.

Wat is een kassasessie?

Een kassasessie is één dienst aan één kassa. Ze begint wanneer iemand de kassa opent met een beginkas (het wisselgeld in de lade), en ze eindigt wanneer die persoon het geld telt en de kassa afsluit. Bij dat afsluiten ligt het Z-rapport vast: de omzet van die dienst, per btw-tarief en per betaalwijze, en het verschil tussen wat er in de lade hoort en wat er in zat.

Staan er twee kassa's naast elkaar, dan heeft elk haar eigen lade en dus haar eigen sessie en haar eigen Z-rapport.

Wat je nodig hebt vooraf

• De rol Eigenaar of Beheerder. Andere rollen zien dit scherm niet.
• Minstens één kassasessie. Is de lijst leeg, dan heeft nog niemand de kassa geopend.

Stap 1 — Het scherm openen

Klik in het linkermenu op Kassa → Kassasessies.

Bovenaan staat het blok Omzet vandaag met drie cijfers:

Vakje	Wat het telt
Balie	Wat er vandaag aan de balie verkocht werd, met het aantal bestellingen
Online	Wat er vandaag in je ticketshop verkocht werd
Samen	Alles van vandaag samen, ook wat via een reseller of op een andere manier binnenkwam. Eronder staat hoeveel kassa's er nu open staan

Dit blok kijkt altijd naar vandaag en telt de bestellingen van vandaag. Het is een blik op de dag terwijl hij loopt, geen boekhoudstuk. Wat vastligt, is het Z-rapport van elke sessie.

Stap 2 — De lijst lezen

Onder het blok staat elke sessie, de nieuwste bovenaan.

Kolom	Wat er staat
Z-nummer	Het nummer van het Z-rapport: Z-1, Z-2, … Een streepje zolang de sessie open is
Geopend op	Wanneer de kassa geopend werd
Afgesloten op	Wanneer ze afgesloten werd, of staat open
Locatie	Bij welke locatie de kassa hoorde
Toestel	Op welk kassatoestel; geen als er zonder toestel verkocht werd
Verwacht	Wat er volgens de kassa in de lade hoort te zitten
Geteld	Wat de kassier bij het afsluiten telde
Kasverschil	Geteld min verwacht
Status	Open of Afgesloten

Verwacht is de beginkas, plus wat er contant verkocht werd, min wat er contant teruggegeven werd, plus wat er in de lade gestort werd en min wat eruit gehaald werd. Het bedrag loopt mee terwijl de sessie open is.

Het kasverschil krijgt een kleur:

• grijs: geen verschil, of de sessie is nog niet afgesloten;
• rood: een tekort — er zat minder in de lade dan verwacht;
• oranje: een overschot — er zat meer in. Ook dat is een signaal: meestal is er iets verkocht dat niet aangeslagen werd.

Er is nog een kolom Geopend door, die standaard verborgen staat. Zet ze aan met de kolommenknop rechtsboven de lijst. Met het trechtericoon (Filters) toon je alleen de open of alleen de afgesloten sessies.

Stap 3 — Een Z-rapport bekijken

Klik bij een afgesloten sessie op Z-rapport bekijken. Er opent een venster met vijf blokken:

Blok	Wat erin staat
Sessie	Wanneer geopend en afgesloten, de locatie, het toestel en wie afsloot
Omzet per btw-tarief	Per tarief het bedrag zonder btw (Netto), de btw en het bedrag met btw (Bruto), met onderaan het totaal
Per betaalwijze	Hoeveel keer en voor hoeveel er contant, met de kaart of anders betaald werd
Kassalade	Beginkas, contante verkopen, contante teruggaves, gestort, afgeroomd, en daaronder verwacht, geteld en het kasverschil
Journaal en TSE	Hoeveel regels er in het kassajournaal staan, hun volgnummers en de laatste controlecode, en of er een TSE gekoppeld is

Het Z-rapport is een momentopname. Het wordt bij het afsluiten berekend en daarna nooit meer aangepast. Dat is net de bedoeling: wat je boekhouder vandaag leest, leest hij volgend jaar ook nog.

De TSE is iets voor klanten in Duitsland. Staat er geen, dan zegt het rapport dat erbij. Voor Belgische en Nederlandse klanten hoeft er niets te gebeuren; zie Kassa-compliance in Duitsland (TSE).

Stap 4 — Het kassajournaal exporteren

Je boekhouder wil de ruwe gegevens? Klik rechtsboven op Journaal exporteren.

1. Kies bij Dag de dag die je wil.
2. Kies bij Formaat:
   • CSV (voor de boekhouder) — opent in Excel;
   • DSFinV-K-achtige JSON (Duitse controle) — alleen nodig bij een Duitse belastingcontrole.
3. Bevestig. Het bestand wordt gedownload.

De export bevat alle kassagebeurtenissen van die ene dag, van al je kassa's samen. De controlecodes van het journaal gaan mee, zodat wie het bestand krijgt kan nagaan dat er niets tussenuit gehaald is. Waarom het journaal niet te wijzigen is, lees je in De balie-kassa.

Wat je hier niet kan

• Een sessie openen of afsluiten. Dat gebeurt aan de kassa zelf.
• Een sessie of een Z-rapport wijzigen of verwijderen. Dat kan nergens: een kassa waaruit dingen kunnen verdwijnen, bewijst niets meer.

Wat als …

Wat als een sessie al dagen op "Open" staat?

Dan is iemand vergeten af te sluiten. Open de kassa op dat toestel en sluit ze alsnog af, met het bedrag dat nu in de lade zit. Zie De balie-kassa.

Wat als ik de knop "Z-rapport bekijken" niet zie?

De knop verschijnt pas bij een afgesloten sessie. Een open sessie heeft nog geen Z-rapport.

Wat als het kasverschil elke dag rood is?

Eén tekort van een paar euro is een telfout. Gaat het dag na dag dezelfde kant op, kijk dan wie de kassa opende (kolom Geopend door) en of iedereen geld dat uit de lade gaat ook boekt. Een verschil wordt bewaard, niet weggewerkt: juist daardoor zie je zo'n patroon.

Veelgestelde vragen

Waarom is "Samen" meer dan Balie plus Online? Omdat Samen ook de verkoop via resellers en andere kanalen meetelt, die geen eigen vakje hebben.

Waarom verschilt "Omzet vandaag" van mijn Z-rapport? Omzet vandaag telt alle bestellingen van vandaag, van alle kassa's samen en ook contant, kaart en online door elkaar. Een Z-rapport telt één sessie van één kassa, van het openen tot het afsluiten.

Kan de balie dit scherm zien? Nee. Alleen de eigenaar en de beheerder.