Je gegevens exporteren

Je gegevens zijn van jou. Op het scherm Gegevens exporteren haal je ze op als een bestand dat je opent in Excel, Numbers of LibreOffice. Dat kan op elke formule, ook op de gratis formule, en ook nog een tijd nadat je opgezegd hebt.

Waar vind je het?

In het menu links: Instellingen → Gegevens exporteren.

Alleen de eigenaar en de beheerder zien dit scherm. Een export is je hele klantenlijst in één bestand; wie aan de balie of aan de deur staat, heeft die niet nodig.

Een lijst exporteren

Kies eerst wat je wil:

Keuze	Wat erin staat
Bestellingen	één rij per bestelling: referentie, datum, koper, wat er gekocht is, bedragen, btw en of de koper de nieuwsbrief wil
Deelnemers en tickets	één rij per ticket: het event, het tijdslot, de naam op het ticket, of het al gescand is, en wie het kocht
Klanten	één rij per koper (herkend aan het e-mailadres): naam, telefoon, hoeveel bestellingen, hoeveel betaald, en of hij de nieuwsbrief wil

Daarna kan je de lijst kleiner maken. Alles is optioneel:

• Event of product: alleen de bestellingen en tickets van dat ene event;
• Besteld vanaf en Besteld tot en met: alleen wat in die periode besteld is;
• Alleen deze koper: vul een e-mailadres in, en je krijgt alleen de gegevens van die ene persoon.

Klik op Exporteren.

• Is de lijst klein, dan krijg je het bestand meteen.
• Is ze groot, dan maken we ze op de achtergrond klaar. Je krijgt een mail met een downloadlink, meestal binnen een paar minuten.

Alles exporteren

Onder Alles exporteren klik je op Alles exporteren als zip. Je krijgt één zip met een CSV-bestand per soort gegevens: je instellingen, je locaties, je producten en prijzen, bestellingen, tickets, scans, cadeaubonnen, jaarkaarten, facturen, het kassajournaal, je medewerkers en hun rol, en nog wat meer. In de zip staat een bestand LEESMIJ.txt dat uitlegt hoe je de kolommen leest.

Dit loopt altijd op de achtergrond en komt altijd per mail.

Gebruik dit wanneer:

• iemand je vraagt welke gegevens je bijhoudt (de privacywet geeft hem dat recht);
• je naar een ander systeem overstapt en alles wil meenemen;
• je gewoon een kopie wil bijhouden.

De mail met de downloadlink

• De link werkt 7 dagen. Daarna ruimen we het bestand op. Je kan altijd een nieuwe export maken.
• Je moet ingelogd zijn om te downloaden, met een account dat mag exporteren. Een doorgestuurde mail geeft dus niemand anders toegang.
• Het bestand zit niet als bijlage in de mail. Een bijlage blijft jarenlang in een mailbox staan, met de gegevens van je kopers erin.

Onderaan het scherm zie je de exports van de voorbije weken: wanneer, wat, door wie, en zolang het bestand er nog is, een knop om het opnieuw te downloaden.

Het bestand openen

Het bestand is een CSV met een puntkomma tussen de kolommen. Dubbelklik erop, en Excel of Numbers opent het meteen in kolommen, met de accenten juist.

• Bedragen staan als 12.50.
• Datums staan als 2026-09-24 19:30, in de tijdzone van je organisatie.

Veelgemaakte fouten

Een export mailen naar een vrijwilliger. In een export staan namen en e-mailadressen van je kopers. Deel alleen wat nodig is: maak een lijst van één event, en geef die door in plaats van de volledige klantenlijst.

Uit de klantenlijst mailen naar iedereen. Mail alleen reclame naar wie in de kolom Nieuwsbrief "ja" heeft staan. Wie zich uitschreef, staat daar op "nee".

De link na een week nog proberen. Dan is het bestand opgeruimd. Maak een nieuwe export; dat is zo gedaan.

Wat als …

Wat als ik de knop niet zie?

Dan heb je de rol balie of scanner. Vraag de eigenaar om de rol beheerder; zie Medewerkers en rollen.

Wat als een koper vraagt welke gegevens we van hem hebben?

Kies Klanten, Bestellingen of Deelnemers en tickets, vul zijn e-mailadres in bij Alleen deze koper, en stuur hem wat eruit komt.

Wil hij dat je ze wist? Zie Een koper vraagt zijn gegevens op of wil ze gewist zien.

Wat als ik mijn abonnement opzeg?

Je kan je gegevens nog 30 dagen na het einde van je abonnement exporteren. Daarna verwijderen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.

Veelgestelde vragen

Kost exporteren iets? Nee. Het zit op elke formule, ook de gratis.

Staan de QR-codes van de tickets in de export? Nee, met opzet niet. Met een QR-code kan je een ticket namaken. Wel staat elk ticket erin met zijn nummer, zodat je het terugvindt.

Kan ik een export automatisch laten maken? Niet vanuit dit scherm. Wie dat nodig heeft, kan op Pro de API gebruiken; zie API-sleutel aanmaken.