Facturen aan je kopers

Vroeg of laat staat er iemand aan je balie of in je mailbox met de vraag: "kan ik daar een factuur van krijgen?" Een bedrijf dat een teambuilding boekte, een school, een zelfstandige die zijn bezoek wil inbrengen. Dit artikel legt uit hoe je dat regelt zonder dat je er zelf nog iets voor hoeft te typen.

Wat is "een factuur in jouw naam"?

Je verkoopt zelf. Wij verkopen niets — wij zijn het systeem waarmee jij verkoopt. Op je factuur staan dus jouw naam, jouw adres en jouw btw-nummer, en jij bent degene die ze uitreikt.

Wat wij doen, is het document opmaken in jouw naam en voor jouw rekening. Dat mag uitdrukkelijk: de Europese btw-richtlijn laat toe dat een derde de factuur opstelt, zolang de verkoper ze uitreikt en er verantwoordelijk voor blijft. Onderaan elke factuur staat daarom één klein zinnetje dat ze via Passavo opgemaakt is. Verder komt onze naam er nergens op voor.

Dat betekent ook: jij blijft verantwoordelijk voor wat erop staat. Wij stellen de wettelijke teksten voor die bij jouw land en je statuut horen, maar alleen jij (of je boekhouder) weet op welke bepaling je precies steunt.

Aanzetten

Ga naar Instellingen → Organisatie, tab Facturen aan kopers, en zet Facturen aan kopers staan aan aan. Dat mag alleen de rol Eigenaar. Daarna vul je vier dingen in en klik je onderaan op Bewaren.

1. Je btw-statuut

Dit is de belangrijkste keuze van het scherm. Er zijn er drie:

Statuut	Wat er op de factuur komt
Btw-plichtig, met btw-nummer	Btw per tarief, zoals je die op je aangifte aangeeft.
Vrijgesteld van btw (kleine onderneming of vereniging)	Geen btw, met de wettelijke tekst van je vrijstelling erbij.
Niet btw-plichtig	Geen btw en geen btw-nummer.

Het verschil tussen de laatste twee lijkt klein maar is het niet. Ben je vrijgesteld, dan bén je belastingplichtig en móét je de vrijstelling vermelden. Ben je niet btw-plichtig, dan mag je dat net niet doen — je zou de indruk wekken dat je een btw-status hebt die je niet hebt.

Wat als je vzw geen btw-nummer heeft?

Dat is doodgewoon, en je kan gerust factureren. Twee gevallen:

• Je vereniging heeft helemaal geen btw-nummer en doet niets wat onder de btw valt. Kies dan Niet btw-plichtig. Je factuur is gewoon een factuur, alleen zonder btw en zonder nummer.
• Je vereniging heeft een nummer maar valt onder een vrijstelling — in België artikel 44 voor culturele en sociale activiteiten, of artikel 56bis als je onder de omzetdrempel van de kleine onderneming blijft. Kies dan Vrijgesteld, en kies bij Waarop steunt je vrijstelling? de juiste grond. Met de knop Voorstel invullen zetten wij de bijhorende tekst in het veld Wettelijke vermeldingen op je factuur; je boekhouder kan ze aanpassen.

Twijfel je? Bel je boekhouder vóór je eerste factuur vertrekt, niet erna. Een uitgereikte factuur kan je niet meer wijzigen.

2. Je nummerreeks

Je kiest een Voorvoegsel (bijvoorbeeld F of FACT), een startnummer bij Beginnen bij, en of de reeks Elk jaar opnieuw beginnen bij 1 moet. Met die schakelaar aan (de standaard) krijg je F2026-0001, zonder F-0001 dat gewoon doorloopt. Onder de velden staat welk nummer je volgende factuur krijgt.

Eén regel is hard: de reeks moet doorlopend zijn. Geen gaten, geen dubbele nummers. Bij een controle ziet een ontbrekend nummer eruit als een factuur die verdwenen is. Wij houden de teller daarom zelf bij, en het startnummer kan je alleen wijzigen zolang er nog geen enkele factuur uit is. Maakte je dit jaar al 249 facturen met de hand? Zet het startnummer dan op 250.

3. Je gegevens

De naam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer zoals ze officieel zijn. Dit hoeft niet dezelfde naam te zijn als die van je winkel: "vzw Vrienden van het Kasteel" op de factuur, "Kasteel van Laarne" boven je tickets. Je logo en je kleur komen van het tabblad Huisstijl, dus je factuur ziet eruit zoals je shop.

Een IBAN mag, maar hoeft niet: je facturen zijn altijd al betaald. Er staat dus geen vervaldag op, wel "Voldaan via Bancontact op 12/09/2026".

4. Bezorgen en aanvragen

Vul je bij Kopie naar je boekhouder een adres in, dan krijgt je boekhouder elke factuur en elke creditnota automatisch in blinde kopie. Scheelt hem een mailtje per maand.

Bij Achteraf aanvragen tot ... dagen kies je hoe lang een koper na zijn bezoek nog zelf een factuur kan vragen (standaard 30; zie hieronder).

Hoe een koper zijn factuur vraagt

Vier wegen, alle vier met hetzelfde resultaat.

In de webshop. Bij het afrekenen verschijnt een vinkje "Ik wil een factuur" met de velden voor bedrijfsnaam, adres en btw-nummer. Dat btw-nummer is optioneel: een particulier die zijn bezoek moet inbrengen heeft er geen.

Achteraf. Bijna niemand denkt bij het afrekenen aan zijn onkostennota; een week later wel. In de bevestigingsmail en op de bevestigingspagina staat daarom "Factuur nodig? Vraag ze hier aan." Die link is persoonlijk en werkt tot een aantal dagen na het bezoek — je stelt zelf in hoeveel (standaard 30; 0 betekent: zonder einddatum). De teller loopt vanaf de laatste datum op de bestelling: wie in maart een ticket koopt voor een concert in augustus, kan in september nog een factuur vragen.

Aan de balie. Na een afgeronde verkoop staat er op het kassascherm een knop Factuur. Je typt de gegevens over van het visitekaartje of de bestelbon die de klant meebrengt, en de factuur vertrekt meteen per mail.

In het beheer. Vraagt iemand een week later telefonisch een factuur, ga dan in het menu naar Facturen aan kopers en klik op Factuur maken. Kies de bestelling en vul de gegevens van de koper in. Dat kan alleen voor een betaalde bestelling waar nog geen factuur van bestaat; anders is een creditnota de weg.

Wat er dan gebeurt

Zodra de betaling rond is, maken we de factuur: een nummer uit je reeks, de datum, jouw gegevens als verkoper, die van de koper, de regels met de btw per regel, de totalen per btw-voet en de wettelijke vermeldingen. De pdf gaat per mail naar de koper, met een kopie aan je boekhouder als je die instelde.

De btw volgt vanzelf uit je statuut en het land van je klant:

Situatie	Wat er gebeurt
Klant in je eigen land (of land onbekend)	Het tarief van het product: 6% op een rondleiding, 21% op een glas wijn.
Bedrijf uit een ander EU-land met een btw-nummer	Btw verlegd, 0%, met de vermelding erbij.
Particulier uit een ander EU-land	Gewoon je eigen tarief.
Klant buiten de EU	Uitvoer, 0%.

Bij verlegging en uitvoer verandert het bedrag niet: de koper betaalde in de winkel wat er stond, en dat bedrag komt zonder btw op de factuur. Ben je vrijgesteld of niet btw-plichtig, dan staat er nooit btw op, wie de koper ook is.

Verkoop je vooral toegang tot een evenement? Dan is er een uitzondering: die is belastbaar waar het evenement plaatsvindt, ook voor een buitenlands bedrijf. Zet daarom in de instellingen Btw verleggen bij een zakelijke klant uit een ander EU-land uit. Vraag het na bij je boekhouder.

Corrigeren: creditnota's

Een uitgereikte factuur wijzig je nooit. Klopt er iets niet, dan komt er een creditnota bij die (een deel van) de factuur terugneemt, met een verwijzing naar het oorspronkelijke nummer. Zonder zo'n stuk kan je de btw die je afdroeg niet terugvragen.

Betaal je een bestelling (gedeeltelijk) terug via je betaalprovider, dan gebeurt dat vanzelf zodra de provider de terugbetaling bevestigt: het terugbetaalde bedrag wordt evenredig over de regels verdeeld, zodat de btw per voet blijft kloppen. Is er geen terugbetaling via je betaalprovider — je gaf contant terug, of de factuur staat op de verkeerde naam — dan maak je er zelf een via Facturen aan kopers → de factuur openen → Creditnota maken. Laat het bedrag staan om de hele factuur te crediteren, of vul een deel in.

Creditnota's lopen standaard mee in dezelfde reeks als je facturen. Dat mag in België, zolang op het document staat dat het een creditnota is en naar welke factuur ze verwijst. Vraagt je boekhouder een apart dagboek, dan zet je in de instellingen bij Creditnota's een eigen reeks aan, met een eigen voorvoegsel.

Je boekhouder blij maken

Onder Facturen aan kopers in het menu staat rechtsboven een knop Exporteren met drie vormen. Je kiest een periode met Van en Tot en met — standaard de lopende maand, vaak wil je een maand of een kwartaal — en krijgt een bestand.

• CSV voor de boekhouding om na te kijken of in te lezen: één regel per document, met per btw-voet een kolom netto en een kolom btw, plus de totalen, het btw-nummer van de klant en de betaalwijze. Creditnota's staan er negatief in, want in een dagboek gaan ze van de omzet af.
• UBL (zip) — importeerbaar om te importeren. Dit is het formaat dat Yuki, Exact, Octopus, Billit en e-Boekhouden rechtstreeks inlezen; je boekhouder hoeft niets over te typen.
• Pdf (zip) om te archiveren.

Hoe importeert je boekhouder de UBL?

UBL is een xml-bestand per factuur, in het formaat Peppol BIS Billing 3.0 — dezelfde standaard die ook het Peppol-netwerk gebruikt. Bijna elk boekhoudpakket heeft een knop Importeren of een map waar je zulke bestanden in dropt:

1. Download de zip voor de periode en pak hem uit.
2. In Yuki: sleep de xml-bestanden naar de postbus van het dossier.
3. In Exact Online: Verkoop → Inkomende documenten → Importeren.
4. In Octopus of Billit: gebruik de gewone importmap voor UBL.

Herkent je pakket het bestand niet, stuur er dan één naar je boekhouder met de vraag welk formaat hij verwacht — de kans is groot dat hij gewoon een andere knop bedoelt.

Peppol: e-facturatie tussen bedrijven

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtigen elkaar gestructureerde facturen sturen in plaats van een pdf. Dat geldt tussen ondernemingen. Verkoop je een ticket aan een particulier, dan verandert er niets: die krijgt zijn pdf per mail zoals altijd.

Zet je Peppol aan, dan kijken we bij elke zakelijke factuur of het btw-nummer van je koper op het netwerk bekend is. Staat hij erop, dan gaat het UBL-bestand er rechtstreeks naartoe — en de pdf gaat er gewoon naast, want een boekhouder wil nog altijd iets kunnen openen. Staat hij er niet op, dan blijft het bij de pdf. Je ziet per factuur in de lijst, in de kolom Peppol, wat er gebeurd is: Niet via Peppol, Wacht op verzending, Verstuurd via Peppol of Verzending mislukt. Is de verzending mislukt, open dan de factuur en klik op Opnieuw via Peppol.

Je organisatie registreren

Om te kunnen versturen heb je een toegangspunt nodig: een partij die op het Peppol-netwerk aangesloten is en jouw documenten doorgeeft. Passavo werkt met Recommand, een Belgisch toegangspunt.

1. Vraag support om je onderneming bij Recommand op het netwerk te laten registreren. Je hebt je ondernemingsnummer nodig.
2. Je krijgt dan een Peppol-adres (voor een Belgische onderneming 0208: gevolgd door je ondernemingsnummer) en een nummer bij het toegangspunt.
3. Zet bij Instellingen → Organisatie → Facturen aan kopers, blok Peppol, de schakelaar Facturen via Peppol versturen aan, vul Je Peppol-adres en Je nummer bij het toegangspunt in, en klik op Bewaren.

Is Peppol op het platform nog niet aangesloten, dan werkt alles gewoon verder via pdf, ook als je de schakelaar aanzet. Er gaat niets stuk en er verschijnt geen foutmelding.

Veelgestelde vragen

Moet ik iedereen een factuur geven? Nee. Aan een particulier volstaat een ticket of een kasticket. Vraagt een bezoeker er toch om, dan geef je ze — dat mag altijd.

Kan ik een factuur achteraf aanpassen? Nee, en dat is geen beperking van Passavo maar van de wet. Maak een creditnota en een nieuwe factuur.

Wat als ik me vergis in mijn btw-statuut? Wijzig het in de instellingen. Facturen die al uit zijn, blijven staan zoals ze waren — daar is de creditnota voor.

Mijn klant vraagt een bestelbonnummer op de factuur. Dat kan: bij het aanvragen is er een veld Je referentie of bestelbon (optioneel). Aan de balie heet het Referentie (optioneel), in het beheer Referentie van de klant. Het komt bovenaan de factuur te staan en gaat ook mee in de UBL.