Producten en prijzen

Dit artikel legt uit wat een product is, hoe je er eentje aanmaakt, en hoe je er een prijs aan hangt. Je hebt daarna minstens één ding te koop staan in je ticketshop. Reken op een halfuur voor je eerste product, en op vijf minuten voor elk volgend product.

Wat is een product?

Een product is één ding dat een bezoeker kan kopen, met één naam en één prijs. Meer is het niet.

Verkoop je toegang tot je museum aan volwassenen voor 12 euro en aan kinderen voor 6 euro, dan zijn dat twee producten: Volwassene en Kind. Niet één product met twee prijzen. Dat voelt omslachtig, maar het is met opzet zo: elk product heeft zijn eigen teller (hoeveel er verkocht zijn), zijn eigen btw-tarief en zijn eigen regel op de factuur. Zodra je die drie dingen in één product propt, klopt er op het einde van het jaar iets niet meer.

Een product hoeft geen ticket te zijn. Dit zijn allemaal producten:

• een toegangsticket voor je museum;
• een plaats aan tafel op het eetfestijn;
• een rondleiding van anderhalf uur;
• een steunkaart van 10 euro voor wie niet komt maar wel wil helpen;
• een cadeaubon.

Wat er aan het einde uitkomt, verschilt wel. De meeste producten leveren een scanbaar ticket op: een QR-code in de mail van je bezoeker, die je aan de deur scant. Een cadeaubon levert geen ticket op maar een saldo, en een jaarkaart levert een pas op die een heel seizoen meegaat.

Drie soorten die op elkaar lijken

Bij het aanmaken kies je een soort. Het soort bepaalt wat er verder gevraagd wordt: een uur, een datum of een saldo. Drie soorten worden het vaakst door elkaar gehaald.

Je wil	Kies	Waarom
Bezoekers komen wanneer ze willen, op één dag	Toegangsticket	Er hoort geen uur bij. Je telt aan de deur.
Bezoekers moeten een uur kiezen	Ticket met tijdslot	Elk uur heeft zijn eigen aantal plaatsen.
Eén keer, op één datum, met een eigen naam	Event	Loopt na die datum vanzelf af.

Een toegangsticket is het eenvoudigste geval: je verkoopt toegang, de bezoeker komt op de dag die op het ticket staat, en jij houdt geen agenda bij. Een ticket met tijdslot verkoopt per moment: de rondleiding van 14 uur heeft twintig plaatsen, die van 15 uur ook, en ze staan los van elkaar — die momenten maak je aan bij Tijdsloten. Een event is een eenmalig moment met een eigen datum, zoals het eetfestijn van zaterdag; na die datum verdwijnt het vanzelf uit je winkel. Zie Events.

De overige soorten: Groep (één lijn voor een heel gezelschap), Rondleiding (een begeleid bezoek op een vast startmoment), Reeks (een cursus of workshopreeks die je in één keer verkoopt), Jaarkaart (zie Jaarkaarten) en Cadeaubon (zie Cadeaubonnen).

Wat je nodig hebt vooraf

• Een account met de rol Eigenaar of Beheerder; alleen die twee mogen producten beheren. Zie Medewerkers en rollen.
• Je organisatie ingevuld, liefst met je locatie erbij: het land van je locatie bepaalt welke btw-tarieven er voorgesteld worden. Zie Je organisatie instellen.
• De namen en de bedragen die je wil verkopen. Schrijf ze op een blad voor je begint; dat gaat sneller dan halverwege gaan nadenken.
• Het btw-tarief dat op jouw tickets van toepassing is. Weet je dat niet, lees dan eerst het stuk over btw hieronder.
• Een halfuur.

Kom je een woord tegen dat je niet kent, dan staat het in de woordenlijst.

Een product aanmaken

Stap 1 — het formulier openen

1. Klik links in het menu op Verkoop en daarna op Producten.
2. Je ziet nu een lijst met je producten: naam, soort, locatie, onlineprijs en een vinkje Actief. Staat er nog niets, dan zie je alleen de melding dat er nog geen producten zijn. De lijst toont standaard alleen je actieve producten. Zoek je een inactief product, open dan de filters en zet Actief op Nee, of op het streepje om alles te zien.
3. Klik rechtsboven op de knop Nieuw product. Het formulier opent.

Stap 2 — het blok "Wat verkoop je?"

Dit blok staat bovenaan en bepaalt de rest van het formulier.

Veld	Wat je invult
Soort	Zie de tabel hierboven. Verandert het formulier meteen.
Locatie	Laat leeg als het product op elke locatie geldt. Alleen actieve locaties staan erin.
Interne code	Optioneel, voor je eigen boekhouding of kassa-etiket.
Volgorde	Een getal. Lager staat hoger in je winkel.
Actief	Staat aan. Uit betekent: niet meer te koop.
Naam op het ticket	Vraagt bij het bestellen de naam van elke deelnemer.

Let op: zet Naam op het ticket alleen aan wanneer je die namen echt nodig hebt, bijvoorbeeld voor een cursus met een deelnemerslijst. Bij tien losse tickets typt je bezoeker dan tien keer een naam, en dat is precies het moment waarop iemand de bestelling afbreekt.

Stap 3 — het blok "Btw"

Hier zeg je welk btw-tarief er op dit product staat. Er zijn twee manieren.

• Zelf een tarief invullen. Laat Soort verkoop op Geen — ik vul zelf een tarief in staan en typ bij Btw-tarief een percentage: 6 of 21, niet 0,21. Dat tarief blijft staan tot je het zelf verandert.
• Het tarief uit je btw-set laten komen. Kies bij Soort verkoop wat je verkoopt, bijvoorbeeld Toegangsticket. Het tarief komt dan uit de Btw-set die eronder verschijnt; Passavo stelt de set voor op basis van het land van je locatie. Het veld Btw-tarief toont dan het tarief uit de set en kan je niet wijzigen (doet de set voor die soort geen voorstel, dan vul je het toch zelf in). Zegt je boekhouder voor net dit product iets anders, zet dan Eigen tarief op dit product aan en typ het tarief zelf.

Hoe btw-sets werken, lees je in Btw-sets. Twijfel je welk tarief je nodig hebt, lees dan eerst het stuk over btw hieronder.

Stap 4 — naam en omschrijving, per taal

Je ziet één naamveld en één omschrijving per taal die je ticketshop toont. Voer je enkel Nederlands, dan is er één veld. Voer je ook Frans en Engels, dan staan er drie paren onder elkaar. Alleen je standaardtaal is verplicht: laat je een vertaling leeg, dan valt de winkel voor die bezoeker terug op je standaardtaal in plaats van een leeg vak te tonen. Zie Talen.

De omschrijving komt in je winkel onder de naam te staan. Zet er in twee zinnen in wat de bezoeker krijgt: "Toegang tot de vaste collectie en de tijdelijke tentoonstelling. Kinderen onder de zes gratis."

Stap 5 — capaciteit

Dit blok is uitklapbaar en mag helemaal leeg blijven. Wat je leeg laat, wordt niet begrensd.

Veld	Wat het doet
Maximum per bestelling	Hoeveel stuks iemand in één keer mag kopen.
Minimum aantal	Het kleinste aantal, bijvoorbeeld een groepsminimum.
Maximum per dag	Hoeveel plaatsen je op één dag wil verkopen. Zie de waarschuwing hieronder.
Duur in minuten	Hoe lang een bezoek duurt. Dit getal gaat mee naar resellers, en de generator bij Tijdsloten stelt het vanzelf voor.

Let op: Maximum per dag is geen harde grens in je eigen winkel en aan de balie. Het getal staat in je overzichten en geldt voor verkoop via resellers, maar je ticketshop en je kassa verkopen gewoon verder wanneer het bereikt is. Wil je dat de verkoop echt stopt bij een aantal plaatsen, werk dan met tijdsloten: de capaciteit van een tijdslot wordt wél overal bewaakt.

Laat je Maximum per bestelling leeg, dan geldt er in je ticketshop toch een ruime bovengrens van twintig stuks. Dat is geen betutteling: een open veld levert vroeg of laat een bestelling van duizend tickets op die niemand meer terugdraait.

Stap 6 — de blokken die bij een soort horen

Onder de capaciteit verschijnen nog blokken, afhankelijk van het soort dat je koos. Bij een Event of een Reeks is dat Het event, met de datum (zie Events). Bij een Jaarkaart is dat De jaarkaart en bij een Cadeaubon De cadeaubon. Bij de meeste soorten staan er ook twee dichtgeklapte blokken: Beeld en deuren voor de wallet-pas (zie Wallet-passen) en Resellers. Je mag ze allemaal leeg laten.

Stap 7 — bewaren

Klik op Aanmaken. Je komt meteen op het bewerkscherm van je nieuwe product, en daar begint het eigenlijke werk: onderaan staat het blok Prijzen, en zonder prijs staat je product niet in je winkel.

Btw

Dit stuk is voor wie nog nooit met btw gewerkt heeft. Ken je het al, lees dan alleen de waarschuwing bij de tarieventabel.

Wat is btw precies?

Btw (belasting over de toegevoegde waarde) is een belasting die in de prijs van bijna alles zit. Je bezoeker betaalt 12 euro, en een deel daarvan is niet van jou: dat hoort de overheid toe. Jij int het en draagt het later af.

Het tarief verschilt per soort verkoop. Er is meestal één standaardtarief (in België 21%) en één of twee verlaagde tarieven voor dingen die de overheid goedkoop wil houden: voeding, boeken, en in veel landen ook cultuur.

Het bedrag dat je invult is inclusief btw

Dit is belangrijk. Vul je 12 euro in als prijs, dan betaalt je bezoeker 12 euro. De btw zit daar in, ze komt er niet bovenop. Bij 21% betekent dat: 9,92 euro voor jou en 2,08 euro btw. Zo hoort het ook op een ticket: de bezoeker ziet één bedrag en hoeft niet te rekenen. Op de bestelling en op de factuur wordt de btw apart getoond.

Moet jij btw aanrekenen?

Dat hangt van je organisatie af, niet van deze software.

• Ben je btw-plichtig (je hebt een btw-nummer en je dient btw-aangiftes in), dan reken je het tarief aan dat bij jouw activiteit hoort.
• Ben je niet btw-plichtig — veel kleine verenigingen zijn dat niet, en culturele instellingen zijn voor toegang vaak vrijgesteld — dan laat je Soort verkoop leeg en vul je bij het btw-tarief gewoon 0 in. Er wordt dan geen btw gerekend.

Je btw-nummer vul je één keer in bij Instellingen → Organisatie. Heb je er geen, laat het veld leeg. Zie Je organisatie instellen.

De gangbare tarieven per land

Deze tabel is een vertrekpunt voor het gesprek met je boekhouder, geen antwoord. De tarieven gelden voor toegang en cultuur, en juist daar zitten de meeste uitzonderingen.

Land	Standaard	Verlaagd	Toegang en cultuur
België	21%	6% (en 12%)	Vaak 6%, musea en monumenten vaak vrijgesteld
Nederland	21%	9%	Musea, theater en attracties meestal 9%
Duitsland	19%	7%	Musea en theater meestal 7%, soms vrijgesteld
Frankrijk	20%	5,5% en 10%	Musea en monumenten vaak 5,5% of vrijgesteld
Italië	22%	10% en 5%	Musea en voorstellingen vaak 10%
Spanje	21%	10%	Musea, theater en bioscoop meestal 10%
Bulgarije	20%	9%	9% geldt vooral voor logies; toegang vaak 20%

Let op: dit is indicatief en de tarieven veranderen regelmatig. Culturele toegang is in veel landen vrijgesteld of verlaagd, en of dat voor jouw organisatie geldt hangt af van je rechtsvorm, je activiteit en je omzet. Controleer het bij je boekhouder of bij je belastingdienst. Passavo rekent exact met het tarief dat op je product staat en geeft geen fiscaal advies.

Hoe het tarief bewaard wordt

Je typt een percentage. Intern wordt dat als basispunten bewaard — een honderdste van een procent, dus 21% wordt 2100 en 6,5% wordt 650. Dat klinkt omslachtig, maar het is de reden dat 6,5% ook na duizend bestellingen nog exact 6,5% is en geen 6,4999.

Op elke bestelregel wordt het tarief mee gekopieerd. Verander je later het btw-tarief van je product, dan blijft een bestelling van vorige maand het tarief tonen dat toen gold. Dat is precies wat je wil: anders zou je btw-aangifte van vorig kwartaal met terugwerkende kracht veranderen.

Prijzen per kanaal

Een prijs geldt altijd voor één kanaal. Een kanaal is de plek waar de verkoop gebeurt.

Kanaal	Waar
Online	Je publieke ticketshop
Balie	De kassa aan de deur
Reseller	Verkoop via een derde partij, zoals een toeristisch platform

Zo kan hetzelfde ticket online 12 euro kosten en aan de deur 14, zonder dat je twee producten hoeft te maken. Veel organisaties doen dat met opzet: wie vooraf boekt, krijgt korting, en jij weet op voorhand hoeveel volk er komt. Over het derde kanaal lees je meer bij Resellers.

Een prijs toevoegen

1. Open je product en scroll naar het blok Prijzen onderaan.
2. Klik op Prijs toevoegen. Er verschijnt een venster.
3. Kies het kanaal. Begin met Online.
4. Vul het bedrag in euro in: 12 of 12,50. Een komma mag — op een Belgisch toetsenbord typt iedereen er een. Nul mag ook: een gratis inschrijving is ook een prijs.
5. Label is optioneel: een geheugensteun voor jezelf, bijvoorbeeld "vroegboekkorting". Het staat in je prijzenlijst; in de winkel ziet je bezoeker alleen het bedrag. Geldig vanaf leeg betekent: vanaf nu; Geldig tot en met leeg betekent: geen einde.
6. Klik op Aanmaken.

Je ziet de prijzen nu als lijst, elk met hun kanaal, hun bedrag en hun geldigheid:

Het bedrag wordt bewaard in hele centen: 12,50 euro is 1250 centen. Zo komt er nergens een halve cent in het spel, en klopt het totaal van honderd bestellingen tot op de cent.

Let op: een product zonder onlineprijs staat niet in je ticketshop. Dat is geen fout maar een beveiliging: een product zonder prijs als "gratis" tonen is een dure vergissing. Wil je iets alleen aan de balie verkopen, geef het dan enkel een balieprijs.

Prijzen worden uitgefaseerd, niet overschreven

Dit is de belangrijkste regel van dit scherm.

Wil je de prijs van je ticket verhogen van 12 naar 14 euro, dan doe je niet het volgende: de bestaande rij openen en 12 vervangen door 14. Je doet dit:

1. Klik bij de bestaande prijs op Bewerken en zet Geldig tot en met op de laatste dag dat de oude prijs nog geldt, bijvoorbeeld 31 december.
2. Klik op Wijzigingen opslaan.
3. Klik op Prijs toevoegen en maak een nieuwe rij voor hetzelfde kanaal, met 14 euro en Geldig vanaf 1 januari.

Waarom zo omslachtig? Omdat je prijshistoriek moet blijven tonen wat wanneer gegolden heeft, en een verkoop aan de balie blijft verwijzen naar de prijsrij waaraan hij verkocht is. Wie de oude rij overschrijft, verandert met terugwerkende kracht wat er in zijn prijshistoriek staat — en dat merk je pas wanneer de boekhouder belt.

Het bedrag dat op de bestelregel staat is sowieso een kopie. Zelfs als je de prijs later verandert, blijft een oude bestelling tonen wat de klant betaald heeft. De uitfasering houdt daarnaast ook je prijshistoriek leesbaar: je ziet wat wanneer gegolden heeft.

Staan er twee prijzen voor hetzelfde kanaal die tegelijk geldig zijn, dan neemt de winkel de prijs met de meest recente Geldig vanaf. Handig voor een tijdelijke actieprijs, maar ook de plek waar een vergeten einddatum onopgemerkt blijft. Zet er dus altijd een.

Volgorde en kopiëren

De lijst met producten is versleepbaar. Klik boven de lijst op de knop Records herordenen (het icoontje met de pijltjes), pak een rij vast aan het handvat links en sleep hem omhoog of omlaag. Klik daarna op Herordenen van records voltooien. Die volgorde is ook de volgorde in je ticketshop; zet je best verkochte product bovenaan.

Een tweede tickettype verschilt meestal alleen in naam en bedrag. Maak het dan niet opnieuw, maar gebruik Kopiëren bij het product in de lijst of bovenaan het bewerkscherm:

• er komt een kopie bij, met (kopie) achter de naam;
• de prijzen gaan mee;
• de kopie staat op inactief, zodat je hem eerst kan nakijken;
• tijdsloten, bestellingen en de interne code gaan niet mee.

Of je nu vanuit de lijst of vanuit het bewerkscherm kopieert, je komt meteen op het bewerkscherm van de kopie terecht. In de lijst zou je ze niet zien: die toont standaard alleen actieve producten, en de kopie staat op inactief.

Alles opnieuw intypen is de manier waarop een btw-tarief een keer verkeerd komt te staan. Kopieer, pas de naam en het bedrag aan, en zet de kopie daarna op actief.

Veelgemaakte fouten

Het btw-tarief als kommagetal invullen. Je typt 0,21 in plaats van 21. Het veld vraagt een percentage, en je krijgt de melding: vul een percentage in, bijvoorbeeld 6 of 21.

Een product maken en vergeten er een prijs aan te hangen. In de kolom Onlineprijs staat dan geen prijs, en het product staat niet in je winkel. Open het en voeg een onlineprijs toe.

De prijs van vorig jaar overschrijven. Zet een einddatum en maak een nieuwe rij. Heb je het toch gedaan, dan blijven je bestaande bestellingen het juiste bedrag tonen — de schade blijft beperkt tot je prijshistoriek.

Voor elke prijs een apart product maken. Volwassene online en Volwassene aan de balie zijn geen twee producten maar één product met twee prijzen. Twee producten betekent twee tellers, en dan weet je aan het einde van de dag niet hoeveel volwassenen er binnen waren.

Een product op inactief zetten en denken dat de verkochte tickets vervallen. Inactief betekent alleen: niet meer te koop. Wat al verkocht is, blijft geldig en wordt aan de deur gewoon gescand.

Wat als …

Wat als mijn product niet in de ticketshop staat?

Loop deze vier dingen af, in deze volgorde:

1. Staat het vinkje Actief aan?
2. Heeft het een prijs voor het kanaal Online?
3. Ligt die prijs binnen haar geldigheid — is Geldig vanaf niet in de toekomst en Geldig tot en met niet in het verleden?
4. Is het een event, is de datum dan vandaag of later? Een event waarvan de dag voorbij is, verdwijnt vanzelf uit de winkel.

In negen van de tien gevallen is het nummer twee.

Wat als ik een prijs per ongeluk verwijderd heb?

Maak een nieuwe rij met hetzelfde kanaal en hetzelfde bedrag. Bestellingen die al gemaakt zijn, staan los van de prijsrij: ze dragen hun eigen kopie van het bedrag en veranderen niet mee.

Wat als ik in een andere munt dan euro verkoop?

De munt staat op je organisatie, niet op het product, en je stelt hem één keer in bij Instellingen → Organisatie, in het veld Valuta.

Wat als ik een product wil weggooien?

Dat kan met Verwijderen bovenaan het bewerkscherm, of met de selectievakjes in de lijst. Het lukt alleen bij een product waarvoor nog nooit iets verkocht is, en de tijdsloten van dat product verdwijnen mee. Heeft het product al verkopen, dan is de knop uitgeschakeld en zegt hij waarom; in de lijst slaat het verwijderen zulke producten over en meldt het hoeveel er bleven staan. Voor alles wat ooit verkocht is, zet je Actief uit. Je houdt dan je geschiedenis, en de bestellingen van vorig jaar blijven verwijzen naar een product dat nog bestaat.

Veelgestelde vragen

Kan één product twee prijzen tegelijk hebben? Ja, maar voor verschillende kanalen of verschillende periodes. Online 12 euro en aan de balie 14 euro is normaal. Twee onlineprijzen die tegelijk geldig zijn, is een fout die je niet meteen ziet.

Moet ik voor elk tarief een apart product maken? Voor elke doelgroep wel: volwassene, kind, student. Voor elk kanaal niet: dat zijn prijzen binnen hetzelfde product.

Wat gebeurt er met een prijs van nul euro? Die werkt gewoon. De bezoeker doorloopt dezelfde bestelling, krijgt dezelfde bevestiging en hetzelfde scanbare ticket, maar er komt geen betaling aan te pas. Handig voor een ledenvergadering of een opendeurdag.

Waarom staat de prijs niet gewoon op het product zelf? Omdat een prijsveld op het product de indruk zou wekken dat je hem zomaar mag overschrijven. Een prijs hangt aan een kanaal en aan een periode, en daarom leeft hij in een eigen lijst.

Ik heb mijn btw-tarief verkeerd ingevuld en er is al verkocht. Wat nu? Pas het tarief op het product aan voor de verkopen die nog komen. De bestellingen die er al zijn, houden het oude tarief — dat is met opzet. Overleg met je boekhouder wat er met die bestellingen moet gebeuren.