Een koper vraagt zijn gegevens op of wil ze gewist zien

Iedereen die bij jou een ticket kocht, mag je vragen welke gegevens je van hem hebt, en mag vragen om ze te wissen. Dat staat in de privacywet (de AVG). Jij beslist erover, want jij bent de verkoper; wij geven je de knoppen om het in twee minuten te doen.

Alleen de eigenaar en de beheerder zien die knoppen.

Waar vind je de knoppen?

Op twee plaatsen:

• bij een bestelling: open de bestelling via Bestellingen. Bovenaan staan Gegevens van deze koper exporteren en Gegevens van deze koper wissen. Het e-mailadres van de bestelling wordt gebruikt;
• op het scherm Instellingen → Gegevens exporteren: bovenaan staan Gegevens van één koper exporteren en Gegevens van één koper wissen. Je typt het e-mailadres zelf. Handig wanneer iemand mailt zonder bestelnummer.

Een koper is voor ons zijn e-mailadres. Alles met dat adres telt mee: zijn bestellingen, de tickets daarop, jaarkaarten op zijn naam en cadeaubonnen die naar hem gestuurd zijn. Hoofdletters maken niet uit.

"Welke gegevens hebben jullie van mij?"

1. Klik op Gegevens van deze koper exporteren.
2. Je krijgt een bestand (JSON) met alles wat je organisatie van dat adres heeft: bestellingen, tickets, jaarkaarten, bonnen, factuuraanvragen, facturen en of hij zich voor de nieuwsbrief afmeldde.
3. Stuur dat bestand naar de koper.

Je moet binnen een maand antwoorden. Het is netjes om het meteen te doen.

"Wis mijn gegevens"

1. Klik op Gegevens van deze koper wissen.
2. Vul een reden in, bijvoorbeeld "vraag van de koper per mail van 24/9".
3. Klik op Definitief wissen.

Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Wat verdwijnt

• naam, e-mailadres en telefoonnummer op zijn bestellingen;
• de namen op zijn tickets;
• naam en e-mailadres op zijn jaarkaarten;
• naam, e-mailadres en boodschap op cadeaubonnen voor hem;
• het e-mailadres bij een online opwaardering van saldo op zijn pas;
• contactpersoon en e-mailadres op een factuuraanvraag; had je nog geen factuur gemaakt, dan ook het bedrijf en het adres;
• zijn toestemming voor de nieuwsbrief.

Wat blijft staan, en waarom

• de bestelling zelf, met haar bedragen en btw. Dat is je boekhouding, en die moet je jaren bewaren. Zonder naam is ze niet meer naar hem te herleiden;
• een factuur die je al uitreikte, met naam en adres. Een factuur zonder koper is geen factuur, en de wet vraagt ze te bewaren. Alleen het e-mailadres gaat eraf;
• het kassajournaal. Dat is beveiligd tegen wijzigingen en er staan geen contactgegevens in;
• een afmelding voor de nieuwsbrief, zodat hij nooit per ongeluk opnieuw reclame krijgt;
• een UiTPAS- of museumPASS-nummer bij een verkoop: daarmee betaalt de gemeente of de uitgever je het verschil terug.

Zijn tickets blijven werken

Een ticket of jaarkaart die nog geldig is, blijft geldig. De QR-code verandert niet. Staat hij volgende week aan je deur, dan scan je hem gewoon; je ziet alleen geen naam meer.

Wat er in het activiteitenlog komt

Wie wiste, wanneer, de reden en de bestelnummers. Niet het e-mailadres: een wisverzoek dat het adres in het log laat staan, is geen wisverzoek.

Veelgemaakte fouten

Een koper wissen die een openstaande terugbetaling heeft. Betaal eerst terug, en wis daarna. Na het wissen weet je niet meer naar wie.

Het verkeerde adres intypen. Controleer het adres eerst met Gegevens van één koper exporteren: dan zie je precies wat er zal verdwijnen.

Veelgestelde vragen

Moet ik altijd wissen als iemand erom vraagt? Bijna altijd. Wat je wettelijk moet bewaren, zoals facturen, blijft staan; dat regelt de knop voor je.

Wist dit ook de gegevens bij een andere organisatie? Nee. Heeft dezelfde persoon ook bij een andere organisatie gekocht, dan is dat hun zaak.

Meer over exporteren staat in Je gegevens exporteren.