Wat is een betaalprovider, en waarom?

Dit artikel legt uit wat er gebeurt wanneer iemand op je ticketshop op Betalen klikt. Je hoeft er niets voor te installeren en niets voor te kunnen. Na dit artikel weet je wie het geld int, waar het terechtkomt, en waarom je daarvoor een account bij een derde partij nodig hebt.

Heb je haast? De korte versie: je bezoeker betaalt aan een betaalprovider, die provider stort het door op jouw bankrekening, en Passavo ziet alleen of de betaling gelukt is.

Het probleem waar dit over gaat

Stel: je organiseert een eetfestijn. Je wil dat mensen thuis op hun bank klikken, betalen, en meteen een ticket in hun mailbox krijgen.

Dat kan op twee manieren.

Met een overschrijving. Je zet je rekeningnummer op Facebook en je wacht. Twee dagen later kijk je in je bankafschriften, je zoekt wie er betaald heeft, je vinkt het af in een Excel-bestand en je stuurt met de hand een mailtje. Bij dertig inschrijvingen is dat een avond werk. Bij driehonderd is het een week. En je weet nooit meteen of iemand betaald heeft.

Met een betaalprovider. Je bezoeker klikt op Betalen, kiest Bancontact, opent zijn bankapp, bevestigt met zijn code, en een halve seconde later weet het systeem dat het geld er is. Het ticket vertrekt vanzelf. Jij moet niets afvinken.

Een betaalprovider is met andere woorden de kassier die dat allemaal voor je doet. Je huurt hem in, hij int het geld, en hij stort het door.

Wie is wie

Vijf partijen, en mensen halen ze door elkaar. Daarom eerst dit:

• De betaalmethode is de manier van betalen: Bancontact, iDEAL, Visa, Mastercard, PayPal. Dat is de knop waar je bezoeker op drukt.
• De betaalprovider is het bedrijf dat die betaling afhandelt: Mollie, Stripe, Bancontact Pro. Eén provider biedt meestal verschillende methodes aan. Zie Welke betaalprovider kies je?
• Jouw bank is waar het geld uiteindelijk belandt. Dat is gewoon de rekening van je vereniging of je zaak. Je hoeft daarvoor niet van bank te veranderen.
• Jouw organisatie is de verkoper. De bezoeker koopt bij jou, niet bij ons en niet bij Mollie.
• Passavo is het ticketsysteem. Het houdt bij wat je verkoopt, maakt het ticket met de QR-code aan en stuurt de bevestigingsmail.

Waar het geld langsgaat

Lees de tekening van links naar rechts:

1. Je bezoeker betaalt 12,00 euro met zijn bankapp of zijn kaart.
2. Zijn bank geeft dat geld aan jouw betaalprovider.
3. Die provider houdt zijn transactiekost in — hoeveel dat is, staat op zijn eigen tarieflijst — en stort de rest op jouw bankrekening. Hoe vaak dat gebeurt, stel je bij de provider zelf in.

En Passavo? Dat staat onderaan de tekening, met een stippellijn. Wij horen van de provider één ding: gelukt of niet gelukt. Daarna maken we het ticket aan en versturen we de mail.

Passavo ontvangt je geld nooit en houdt het nooit aan. Er is geen tussenrekening, geen wachttijd van dertig dagen, en geen bedrag dat wij van je omzet afhouden. Je koppelt je eigen account bij de provider, en de provider betaalt rechtstreeks aan jou uit.

Dat is niet alleen prettig, het is ook veiliger voor jou. Gaat er bij ons iets mis, dan staat jouw kasgeld daar buiten. Je ticketverkoop van vorige week staat al lang op je eigen rekening.

Wat wij dan wél doen met betalingen

Om eerlijk te zijn over wat er hier gebeurt:

Wat	Wie doet het
Het bedrag uitrekenen (prijs, korting, btw)	Passavo
De bezoeker naar de betaalpagina sturen	Passavo
Het kaartnummer of de bankcode ontvangen	De provider. Wij zien dat nooit.
Het geld innen en bewaren	De provider
Het geld naar je rekening storten	De provider
Het ticket en de bevestigingsmail maken	Passavo
Weten of een betaling gelukt is	Passavo, via een bericht van de provider
Een terugbetaling starten	Jij, in Passavo — het geld komt van jouw provider

Kaartnummers en rekeningnummers van je bezoekers komen dus nooit bij ons binnen. Zie ook Privacy en voorwaarden.

Wat je nodig hebt vooraf

Voordat je aan een account bij een provider begint:

• Een ondernemingsnummer. In België is dat je KBO-nummer, in Nederland je KvK-nummer. Ook een vzw heeft dat. Let op: een feitelijke vereniging zonder ondernemingsnummer kan bij de meeste providers geen account openen — lees verder bij Wat als ik geen ondernemingsnummer heb?
• Een bankrekening op naam van je organisatie. Niet de privérekening van de penningmeester. Providers controleren dat.
• Een identiteitsbewijs van de persoon die het account opent, en meestal ook van de andere bestuurders.
• De juiste persoon. Wie het account opent, moet de organisatie mogen vertegenwoordigen. Bij een vzw is dat een bestuurder.
• Tijd. Reken op één tot vijf werkdagen voor de controle. Zie de tijdlijn hieronder.
• In Passavo: de rol Eigenaar. Alleen die mag bij Instellingen → Betalingen. Zie Medewerkers en rollen.

Hoe lang duurt dat allemaal?

Het stuk waar je zelf niets aan kan versnellen, is de controle in het midden. Een provider is wettelijk verplicht om na te gaan wie je bent voordat hij geld voor je mag innen. Dat heet KYC, know your customer. Zie de woordenlijst.

Begin daar minstens twee weken voor je voorverkoop aan. De meest gemaakte fout in dit hele hoofdstuk is een vereniging die op maandag haar affiches laat drukken en op dinsdag ontdekt dat haar betaalaccount nog niet goedgekeurd is.

De weg die je aflegt

1. Kies een provider. Zie Welke betaalprovider kies je? Daar staat welke methodes elk van hen biedt, in welke landen welke methode werkt, en voor wie ze bedoeld zijn.
2. Maak daar een account aan. Per provider staat er een apart artikel met elk scherm: Mollie, Stripe of Bancontact Pro.
3. Koppel dat account aan Passavo. Bij Mollie en Stripe is dat één knop, bij Bancontact Pro plak je een sleutel. Zie Je betaalprovider koppelen.
4. Test de hele keten. Zie Testen met een betaling van 1 cent.
5. Verkoop.

Veelgemaakte fouten

Te laat beginnen. Zie hierboven. De controle duurt dagen, niet minuten.

Een privérekening opgeven. De rekening moet op naam van de organisatie staan die je opgeeft. Een provider die een naamverschil ziet, blokkeert de uitbetaling — en dan staat je geld ergens vast terwijl je eetfestijn morgen is.

Denken dat je bij ons een rekening hebt. Je saldo staat bij je provider, niet bij ons. Wil je weten wanneer je uitbetaald wordt, kijk dan in het dashboard van je provider.

Alleen aan Bancontact denken. Bancontact bestaat alleen in België. Komt er een Nederlander op je site, dan wil die iDEAL. Komt er een Duitser, dan wil die zijn kaart. Zie de landentabel in Welke betaalprovider kies je?

Een provider kiezen op basis van één cent verschil. De verschillen in tarief zijn klein. Het verschil in welke methodes je bezoekers kennen is groot.

Wat als …

Wat als ik geen ondernemingsnummer heb?

Een feitelijke vereniging — een groep mensen zonder juridische vorm, zoals veel buurtcomités en kaartclubs — heeft geen ondernemingsnummer, en kan bij de meeste betaalproviders geen handelaarsaccount openen.

Drie uitwegen, in volgorde van hoe vaak ze werken:

1. Verkoop onder de koepel die je al hebt. Veel feitelijke verenigingen hangen aan een vzw: de ouderraad aan de school, de kaartclub aan het buurthuis, de fanfare aan haar koepelvereniging. Vraag of je onder hun ondernemingsnummer mag verkopen, en spreek af hoe het geld doorgestort wordt. Zet die afspraak op papier, ook onder vrienden.
2. Richt een vzw op. Dat is in België een zaak van een statuut, een publicatie en enkele honderden euro's. De moeite als je elk jaar verkoopt; overdreven voor één eetfestijn.
3. Verkoop gratis inschrijvingen en int het geld apart. Je ticketshop blijft werken zonder betaalprovider, zolang je er alleen producten van nul euro in zet. Je laat dus inschrijvingen op nul euro lopen en rekent ter plaatse cash af, of met een overschrijving vooraf. Je verliest de automatische bevestiging van de betaling, niet de ticketverkoop.

Let op: een provider die je organisatie niet kan thuisbrengen, zal je account vroeg of laat blokkeren. Doe dit dus niet op de rekening van een privépersoon "om het even snel te regelen". Dan is het jouw privérekening die bevroren wordt.

Wat als ik al een betaalterminal van mijn bank heb?

Dat is een ander toestel voor een andere situatie: de terminal is voor betalingen aan de deur, een betaalprovider is voor betalingen online. Je kan er allebei hebben. Zie De balie-kassa.

Wat als ik geen enkele provider wil koppelen?

Dan blijft je ticketshop werken voor gratis inschrijvingen: dezelfde bestelling, dezelfde bevestigingsmail, hetzelfde scanbare ticket, alleen zonder betaling. Voor een ledenvergadering of een opendeurdag is dat vaak precies genoeg.

Let op: zet dan geen betaalde producten online. Je winkel toont ze wel, maar een bezoeker die er een kiest, krijgt pas bij het betalen de melding Betalen kan op dit moment niet — na het invullen van zijn hele bestelling.

Wat als mijn organisatie in een ander land staat?

Dan hangt het ervan af welke provider daar actief is en welke methodes je bezoekers gewend zijn. In de landentabel van Welke betaalprovider kies je? staat per land wat werkt.

Veelgestelde vragen

Krijgen jullie een deel van elk ticket? Nee. Er bestaat in dit systeem geen bedrag per verkocht ticket en geen percentage op je omzet. Wat je bij ons betaalt, is het vaste bedrag van je formule (niets op de gratis formule) en eventueel een aankoop die je zelf doet, zoals een event los betalen. Zie Uitbetaling en kosten.

Zien jullie hoeveel ik verdien? Wij zien de bedragen van je bestellingen, want die berekenen we zelf — dat is wat er in je eigen overzichten staat. Wat er op je bankrekening staat en wat je provider je uitbetaalt, zien we niet.

Kan ik er meer dan één koppelen? Ja, je kan er meerdere koppelen. Eén ervan is telkens de actieve provider voor je ticketshop; je duidt hem aan met de knop Gebruik deze provider.

Moet mijn bezoeker ergens een account maken? Nee. Hij betaalt met zijn eigen bankapp of zijn eigen kaart, zoals in een webwinkel. Er is voor hem niets te installeren.

Wat gebeurt er als iemand halverwege stopt met betalen? Dan blijft zijn bestelling openstaan en komt er geen ticket. Hij kan het gewoon opnieuw proberen. Er wordt niets afgeschreven.