Je formule en je limieten

Soms staat er bovenaan je scherm een gekleurde balk met één zin en één knop. Dit artikel legt uit wat daar staat en wat je ermee doet. Meer is het niet: één boodschap tegelijk, en altijd iets wat je in twee minuten kan regelen.

Wat de formules kosten en hoe je er een kiest, staat in Je formule, je facturen en pauzeren.

Waar je die balk ziet

• bovenaan elk scherm van je backoffice, zodat je ze ook ziet wanneer je op donderdagavond tickets zit te verkopen en nooit bij Abonnement komt;
• op je dashboard, als tegel Je formule, met de cijfers erbij;
• bovenaan de pagina Abonnement, onder Volgende stap, met de knop die het werk doet.

Het is drie keer dezelfde boodschap. Je hoeft er dus maar één te lezen.

Alleen de eigenaar en de beheerder zien ze. Een vrijwilliger die aan de deur scant en een medewerker aan de balie krijgen niets te zien — zij kunnen er niets mee, en het zou alleen in de weg staan tijdens het werk.

Ben je beheerder, dan zie je de balk wél: een openstaande factuur is jouw werk, en betalen kan je. Gaat het om iets wat de formule zelf verandert — wisselen, opzeggen, pauzeren, de automatische betaling instellen — dan staat er op de pagina Abonnement één zin die zegt dat alleen een eigenaar dat doet.

De balk wegklikken

Rechts van de knop staat een kruisje. Klik je dat aan, dan is de balk een dag weg op dit toestel. Daarna komt ze terug zolang er iets te doen is.

Drie dingen kan je niet wegklikken, en dat is met opzet:

• een respijtperiode die loopt;
• een vervallen factuur;
• een plafond dat bereikt is.

Dat zijn de drie waarbij je verkoop echt gaat stilvallen. Zoiets hoort niet achter een kruisje te verdwijnen.

Wat er kan staan

"Nog X dagen proefperiode"

Je probeert een betaalde formule en er staat nog geen betaalmethode klaar. Klik op Betaalmethode instellen: je komt op het beveiligde scherm van onze betaaldienst, je vult je gegevens in, en dat is het.

Je betaalt pas na de proefperiode. Nu instellen kost je dus niets en zorgt ervoor dat je verkoop naadloos doorloopt.

Drie dagen voor het einde krijg je hier ook één mail over. Eén, niet drie.

"Je proefperiode is afgelopen"

Je proef is voorbij en er is nog altijd geen betaalmethode. De balk zegt hoeveel dagen je nog hebt voor de verkoop van betaalde tickets stopt.

Je shop blijft online, gratis inschrijvingen blijven werken, en er wordt nooit iets verwijderd. Zet je betaalmethode klaar en alles loopt meteen weer.

"Er staat een factuur open" of "Je factuur is vervallen"

Klik op Betaal je factuur. Je kan ook betalen via de link in de factuurmail, of overschrijven met het factuurnummer als mededeling.

"Je abonnement staat op pauze"

Je hebt zelf gepauzeerd. Zolang de pauze loopt werk je op de gratis formule: geen balie-kassa, en het plafond per event. Hervatten is één klik en gaat meteen in.

"Je zit op X % van …"

Je loopt tegen een limiet van je formule aan. Welke limiet dat is, staat er gewoon bij:

Wat er geteld wordt	Op welke formule
betaalde tickets van je drukste event	de gratis formule (100 per event)
betaalde tickets van dit jaar	Start (3.000 per jaar)
los betaalde events van dit jaar	de gratis formule (2 per jaar)

Er wordt altijd de volste teller getoond: die loopt als eerste vol, en dus is dat de enige waar je iets aan hebt.

Gratis events tellen nooit mee. Hoeveel inschrijvingen je ook krijgt voor een wandeling of een quiz waar je niets voor vraagt — dat komt in geen enkele teller terecht.

De balk wordt in drie stappen dringender:

• vanaf 60 % een vriendelijke melding: je zit op zoveel procent, en met een grotere formule verdwijnt dat plafond;
• vanaf 80 % van een ticketplafond wordt ze geel: bijna vol. Bij de teller van de los betaalde events gebeurt dat pas vanaf 90 %;
• bij 100 % begint er een respijtperiode van veertien dagen. Je verkoop loopt in die twee weken gewoon door — we leggen geen eetfestijn stil dat vanavond doorgaat.

Op 80 % en op 100 % krijg je hier ook een mail over, telkens één keer.

"De verkoop van betaalde tickets staat stil"

De respijtperiode is voorbij en er is niets veranderd. Alleen de verkoop van betaalde tickets ligt stil; je shop blijft online, gratis inschrijvingen blijven werken, en er is niets verwijderd.

Twee uitwegen, allebei meteen actief:

• één event los betalen (€ 19, eenmalig, tot twee keer per kalenderjaar);
• een grotere formule nemen.

Een functie die niet in je formule zit

Sommige functies horen bij een grotere formule. Welke precies:

Functie	Vanaf
Balie-kassa	Start
Je eigen huisstijl: je kleur en je logo	Start
Je eigen domein	Groei
Jaarkaarten	Groei
Cadeaubonnen	Groei
UiTPAS en museumPASSmusées	Groei
Resellers en touroperators	Groei
Meerdere locaties	Pro
Duitse kassabeveiliging (TSE)	Pro
API-toegang en webhooks	Pro

Zit een functie niet in je formule, dan krijg je geen foutmelding. Op de plek van de knop staat dan bijvoorbeeld Beschikbaar vanaf Groei — upgraden. Klik je erop, dan kom je op de pagina Abonnement, waar je van formule wisselt. Het werkt meteen: er is niets te herstarten.

Ben je geen eigenaar of beheerder, dan kan je die pagina niet openen. Je leest dan dezelfde uitleg, met de vraag om het aan de eigenaar te vragen.

Wat je al hebt, blijft werken

Stap je over naar een kleinere formule, of zet je je abonnement op pauze, dan verdwijnt er niets en wordt er niets stilgelegd voor wie al kocht:

• verkochte jaarkaarten blijven geldig tot hun einddatum en blijven gewoon scannen aan de ingang;
• uitgegeven cadeaubonnen blijven inwisselbaar, in je winkel en aan de kassa — een bon is een belofte aan wie hem kocht;
• een eigen domein dat al werkt, blijft werken, zodat links in je nieuwsbrieven en op je affiches niet breken;
• je kleur en je logo blijven in je winkel staan; je kan ze alleen niet meer wijzigen;
• een TSE die al ondertekent, blijft ondertekenen en blijft beheerbaar. De Duitse wet vraagt dat elke kassabon ondertekend wordt, en dat hangt niet af van je formule;
• een tweede locatie, je toestellen en je medewerkers blijven staan en blijven werken.

Wat niet meer lukt, is iets nieuws maken of verkopen:

• een nieuwe jaarkaart uitgeven of een jaarkaart verlengen;
• een nieuwe cadeaubon uitgeven. Producten van het soort jaarkaart of cadeaubon verdwijnen uit je winkel en van je kassa;
• een nieuw domein toevoegen;
• UiTPAS of museumPASSmusées aanzetten. Het kansentarief wordt in je winkel en aan de kassa dan ook niet meer opgevraagd; je tellers en de maandafrekening van museumPASSmusées blijven wel leesbaar;
• een nieuwe TSE opzetten;
• de balie-kassa gebruiken. Je kassasessies en Z-rapporten van vroeger blijf je gewoon terugvinden.

Stap je later weer over naar een grotere formule, dan kan alles meteen weer.

Locaties, toestellen en gebruikers

Naast de functies begrenst elke formule drie aantallen:

	Gratis	Start	Groei	Pro
Locaties	1	1	1	onbeperkt
Toestellen	2	5	onbeperkt	onbeperkt
Gebruikers	5	15	onbeperkt	onbeperkt

Zit je aan het maximum, dan staat er bij Nieuwe locatie, Nieuw toestel of Medewerker uitnodigen een knop naar de formule waarmee het wel kan. Wat er al staat, blijft: ook na een overstap naar een kleinere formule verdwijnt er geen locatie, geen toestel en geen medewerker.

Een paar dingen die goed zijn om te weten over toestellen:

• alleen actieve toestellen tellen mee. Zet een oude tablet op inactief bij Kassa → Toestellen, en er is plaats voor een nieuwe;
• een tablet die scant én kassa draait, telt als één toestel;
• logt een nieuw toestel in de scan-app in terwijl je formule vol zit, dan leest het waarom het niet lukt. Toestellen die al aangemeld zijn, blijven gewoon scannen.

Een medewerker een andere rol geven telt niet als een extra gebruiker.

Het plafond geldt ook aan de kassa

Het jaarplafond van Start (3.000 betaalde tickets per kalenderjaar) telt alle betaalde tickets: die van je winkel en die van de balie-kassa samen. Ook aan de kassa lopen dezelfde stappen: eerst een melding, dan veertien dagen respijt, en pas daarna stopt de verkoop van betaalde tickets.

Gratis tickets en cadeaubonnen tellen nooit mee. Een bon telt pas wanneer hij ingewisseld wordt voor tickets.

Een gratis periode of een testaccount

Kreeg je van ons een gratis periode, of is je organisatie een testaccount? Dan verandert dat de prijs, niet wat je formule kan. Je krijgt de functies en de aantallen van de formule die op je abonnement staat.

Wat moet ik nu doen?

Wat er staat	Wat je doet
Nog X dagen proefperiode	Betaalmethode instellen
Proefperiode afgelopen	Betaalmethode instellen
Factuur open of vervallen	Factuur betalen
Abonnement op pauze	Hervatten, of laten staan tot je weer verkoopt
X % van je plafond	Niets, of een grotere formule nemen
Verkoop staat stil	Event los betalen, of upgraden

Veelgemaakte fouten

De balk wegklikken en het vergeten. Wegklikken duurt één dag. Wat je verkoop stillegt, kan je trouwens niet wegklikken.

Denken dat je verkoop meteen stopt bij 100 %. Dat gebeurt niet. Je krijgt eerst veertien dagen. Een event dat vanavond doorgaat wordt nooit stilgelegd.

De proefperiode laten aflopen zonder betaalmethode. Je merkt het dan op de avond dat het druk is, en dat is de slechtst mogelijke avond om het te ontdekken. Twee minuten vooraf is genoeg.

De teller van iemand anders lezen. Elk event heeft zijn eigen teller op de gratis formule. De balk toont het drukste; je andere events staan er los van.

Wat als …

Wat als ik de balk niet zie maar mijn collega wel?

Dan heb jij de rol Balie of Scanner; die zien het abonnement niet. Heb je de facturen nodig, vraag de eigenaar dan om de rol beheerder; zie Medewerkers en rollen.

Wat als ik geen mail gekregen heb?

De mails gaan naar het facturatieadres van je organisatie, en anders naar je contactadres. Staat daar een adres dat niemand leest, pas het dan aan bij Instellingen → Organisatie.

Wat als ik op de gratis formule wil blijven?

Dat mag, en het blijft gratis. Je blijft dan onder de 100 betaalde tickets per event, of je betaalt dat ene drukke event los. Betaal je dat event los, dan telt het niet meer mee en verdwijnt de balk. Heb je daarmee je twee losse events van dit jaar opgebruikt, dan blijft ze wel staan — als herinnering dat een volgend groot event een formule vraagt. Op 1 januari beginnen de tellers opnieuw.

Wat als ik net geüpgraded heb?

Dan is de balk meteen weg. Ze leest bij elke pagina opnieuw hoe je ervoor staat; er is niets dat je moet verversen of wegklikken.

Veelgestelde vragen

Kost dat wegklikken me iets? Nee. Er verandert niets aan je formule of je verkoop; de balk is alleen even niet te zien.

Krijg ik een mail voor elke melding? Nee. Alleen op 80 % en 100 % van een limiet, en één keer drie dagen voor het einde van je proef. Telkens één keer.

Zien mijn bezoekers hier iets van? Nee. De balk staat alleen in je backoffice. Aan je ticketshop verandert er niets.

Waarom staat er een bedrag in de balk? Omdat je anders zelf moet gaan zoeken wat de volgende stap kost. Het bedrag komt rechtstreeks uit de formules en is altijd exclusief btw.