Primeiros passos

Este é o primeiro artigo que vai ler. Descreve todo o caminho, desde uma conta vazia até um bilhete no telemóvel do seu primeiro visitante. Não precisa de saber nada de especial: nem contabilidade, nem sites, nem conhecimentos técnicos. Quem sabe criar um endereço de e-mail, consegue fazer isto.

Conte com meio dia. Não porque seja difícil, mas porque pelo caminho tem de procurar algumas coisas — o nome oficial da associação, o número de conta — e porque é melhor pensar uma vez com calma nos seus preços do que três vezes à pressa.

O que precisa antes de começar

• Um endereço de e-mail a que tenha acesso. De preferência um endereço da associação (info@asuaassociacao.pt) e não o seu endereço pessoal: será o endereço com que inicia sessão e para onde vão as confirmações.
• O nome oficial da sua organização, exatamente como consta dos estatutos ou das suas faturas. Esse nome aparece no bilhete e na fatura do visitante.
• A morada da sua organização: rua, número, código postal, localidade.
• Eventualmente o seu número de empresa e o seu número de IVA. Se não os tiver, não há problema — muitas associações de facto não os têm. Consulte Configurar a sua organização.
• Uma conta bancária em nome da organização. Precisa dela no seu fornecedor de pagamentos, não aqui. Uma conta pessoal funciona tecnicamente, mas o seu tesoureiro e o seu revisor de contas vão agradecer-lhe se não o fizer.
• Um smartphone para a porta, se quiser ler bilhetes.
• Cerca de meio dia, e de preferência bem antes do seu evento.

A conta em si cria-a com o assistente em /pt/comecar; abaixo explica-se por onde começar.

O que tem no fim

Quando terminar, tem três coisas. Não é mais do que isso, e também não precisa de mais.

1. Um link. Um endereço web que partilha em todo o lado: nas redes sociais, na newsletter, num cartaz como código QR, no chat de grupo do clube. Quem clicar vê os seus bilhetes e pode pagar de imediato.
2. Um bilhete com código QR na caixa de correio do visitante. Automaticamente, poucos segundos depois do pagamento. Não tem de enviar nada, imprimir nada, registar nada.
3. Um telemóvel à porta que diz sim ou não. O seu voluntário aponta a câmara para o código QR do visitante. Verde: entra. Vermelho: este bilhete já foi usado, ou não é para esta noite.

O que não tem de fazer

Isto está aqui porque as pessoas costumam ficar surpreendidas, pela positiva.

• Não tem de instalar software para vender. O painel e a sua bilheteira online funcionam num navegador normal, em qualquer computador. Só para ler bilhetes à porta é que instala uma app num telemóvel.
• Não tem de fazer nenhum contrato com um banco. Trabalha com um fornecedor de pagamentos — uma empresa que trata do pagamento com cartão por si. A adesão faz-se online, normalmente em meia hora. Consulte O que é um fornecedor de pagamentos, e para que serve?.
• Não precisa de ter um site. A sua bilheteira online é um site. Se mesmo assim tiver um, pode integrar a loja nele, mas não é obrigatório.
• Não tem de comprar papel de bilhetes, impressora nem caixa registadora. O bilhete está no telemóvel do visitante.
• Não tem de ter tudo pronto de uma vez. Os seis passos abaixo podem ser distribuídos por vários dias. O sistema lembra-se de onde ficou.

Primeiro: criar a sua conta

Se ainda não tem conta, comece por aí. O botão Começar abre um assistente de seis perguntas curtas: que tipo de organização é, o que organiza e de que precisa. No fim propõe um plano, com a justificação — e pode perfeitamente escolher outro. Conte com dois minutos.

Depois confirma o seu endereço de e-mail com o link no e-mail de confirmação; só então entra no seu painel. O que o assistente pergunta exatamente, e porquê, está em Criar a sua conta.

Se já tem conta, basta iniciar sessão: no topo de cada página do site, à direita, está o link Iniciar sessão, ao lado do botão Começar. Também está no fundo, no rodapé. Se foi convidado como colaborador de uma organização que já existe, essa organização aparece logo depois do seu primeiro início de sessão; consulte Colaboradores e funções.

O resto deste artigo parte do princípio de que tem sessão iniciada e está no seu painel de controlo.

A lista de verificação no seu painel de controlo

Inicie sessão e chega ao painel de controlo. É o seu ecrã inicial. No topo está o bloco Começar com um contador ("3 de 6 passos concluídos"). Cada passo ainda em aberto é um link que o leva diretamente ao ecrã certo. Os seis passos fixos são:

1. Adicione o seu local
2. Crie o que vende
3. Adicione um preço online
4. Ligue o seu fornecedor de pagamentos
5. Convide os seus colaboradores
6. Coloque a sua loja online

Se no assistente assinalou horários, venda na bilheteira ou o seu próprio domínio, junta-se um passo por cada escolha: Prepare os seus horários (leva-o a Horários), Registe o seu dispositivo de caixa (a Dispositivos) e Ligue o seu próprio domínio. O bloco é visível para o proprietário ou o administrador; um colaborador de bilheteira ou de leitura de bilhetes não o vê.

Atenção: estas marcas não são assinaladas por si. O sistema olha para os seus dados. Só quando existe mesmo um local ativo é que a marca de "local" fica assinalada. É propositado: uma marca que se pode assinalar à mão só diz que alguém clicou.

Assim que todos os passos estiverem concluídos, o bloco desaparece. Só volta se um passo ficar novamente em aberto, por exemplo quando desativa o seu único local.

Preencher os dados da organização não está na lista de verificação, mas é o melhor primeiro passo. Por isso, o resto deste artigo começa por aí.

Passo 1 — Preencher os dados da organização

O que vê: no menu à esquerda está Definições → Organização. Chega a um ecrã com sete separadores no topo: Os dados, Idiomas, Identidade visual, Passes de carteira, A sua loja, Faturas aos compradores e Contacto.

O que faz: no primeiro separador, preencha o nome, o código da organização, o país, a moeda e o fuso horário. No separador Contacto indica o e-mail de contacto e a morada de faturação. Clique em Guardar, no fundo.

O nome aparece no bilhete, no e-mail de confirmação e na fatura. Escreva-o, portanto, como se chama oficialmente, e não como lhe chamam nos corredores.

O código da organização é uma palavra curta sem espaços, por exemplo hoevefeesten. Esse código faz parte do endereço da sua bilheteira online e é também o código com que o seu pessoal de leitura inicia sessão mais tarde. Escolha-o bem uma vez e depois não lhe mexa.

Mais a fundo: Configurar a sua organização explica cada campo em separado, incluindo o que acontece se deixar algum em branco.

Passo 2 — Adicionar um local

O que é um local? O sítio aonde o visitante se dirige: o salão paroquial, o seu museu, o cais de onde parte o barco. Uma organização pode ter vários.

O que vê: Definições → Locais, com o botão Novo local no canto superior direito.

O que faz: preencha o nome tal como o visitante conhece o sítio — esse nome aparece no bilhete. Preencha a morada. Por baixo, preencha o horário de funcionamento: para cada dia da semana adiciona blocos com uma hora de início e uma hora de fim. Uma pausa para almoço são simplesmente dois blocos no mesmo dia. Um dia de encerramento define-se nas Exceções: uma data sem horas significa fechado.

Atenção: o horário de abertura não é decoração. Limita os horários que pode criar mais tarde. Se o deixar em branco, não há qualquer limite e o gerador de horários cria sessões em momentos em que está fechado.

Mais a fundo: Organização e local explica quando usar um local e quando usar dois.

Passo 3 — O que vende

O que vê: Vendas → Produtos, com Novo produto no canto superior direito.

O que faz: crie um produto por cada coisa que vende. Um bilhete de entrada. Um bilhete de criança. Um lugar à mesa com menu completo. Uma visita guiada. Dê a cada produto um nome e uma descrição.

Cada produto tem pelo menos um preço, e esse preço está associado a um canal. Sem preço para o canal online, o produto não aparece na sua bilheteira online — é o erro mais frequente de todos.

Se a sua oferta tiver uma hora fixa — uma visita guiada às 14 horas, uma sessão de sauna de duas horas — ative os horários. Um horário é um momento com um número máximo de lugares. Se vender bilhetes diários normais, não precisa deles.

Mais a fundo: Produtos e preços e Horários.

Passo 4 — Ligar o seu fornecedor de pagamentos

O que é um fornecedor de pagamentos? Uma empresa que trata do pagamento do seu visitante: Bancontact, cartão ou outro método. O dinheiro do visitante chega depois à sua conta. Usa a sua própria conta na Mollie, na Stripe ou no Bancontact Pro; nós não ficamos pelo meio.

O que vê: Definições → Pagamentos.

O que faz: escolha o seu fornecedor e siga os passos da ligação. Depois faça um pagamento de teste com o seu próprio cartão e reembolse-se a si próprio. Demora dez minutos e é a única forma de ter a certeza de que funciona.

Sem fornecedor ligado, a sua bilheteira online continua a funcionar normalmente para inscrições gratuitas. Só os bilhetes pagos não podem ser encomendados.

Mais a fundo: Que fornecedor de pagamentos escolher?, Ligar o seu fornecedor de pagamentos e Testar com um pagamento de 1 cêntimo.

Passo 5 — Convidar os seus colaboradores

O que vê: Definições → Colaboradores, com Convidar um colaborador no topo.

O que faz: introduza o endereço de e-mail e escolha uma função. Quem lê bilhetes à porta recebe a função Leitura de bilhetes — pode exclusivamente ler bilhetes e não vê mais nada. Quem, na bilheteira, também vende bilhetes recebe a função bilheteira.

A pessoa convidada recebe um e-mail com um link e escolhe ela própria uma palavra-passe. Não é, portanto, o administrador que a escolhe por ela.

Atenção: convide sempre pelo menos uma segunda pessoa. Uma organização a que só uma pessoa tem acesso fica parada assim que essa pessoa adoece ou vai de férias.

Mais a fundo: Colaboradores e funções.

Passo 6 — Colocar a loja online e partilhar o link

O que vê: Definições → Organização → A sua loja, com dois interruptores.

O que faz: deixe A venda online está ativa ligado — numa organização nova já está assim — e ative Publicado quando quiser que os motores de pesquisa possam encontrar a sua loja. Só quando Publicado está ativo é que o passo Coloque a sua loja online fica concluído na lista de verificação. Por baixo do formulário, no bloco Partilhar a sua loja, está o endereço da sua loja, pronto a copiar.

Esse endereço tem a forma /{taal}/s/{jouw-code}. Coloque-o no seu site, nas redes sociais, ou faça dele um código QR para um cartaz. Se quiser integrar a loja no seu próprio site ou pô-la a funcionar no seu próprio domínio, consulte Partilhar e incorporar a sua bilheteira online.

E à porta?

Instale a app de leitura num ou mais telemóveis. O seu pessoal de leitura inicia sessão com o código da organização e o seu próprio endereço de e-mail. Essa função pode exclusivamente ler bilhetes: sem faturação, sem encomendas, sem definições. Consulte App de leitura e equipa de controlo.

Uma cronologia: o jantar de angariação de fundos de uma associação

Um jantar de angariação de fundos é uma única noite, com uma venda que dura algumas semanas.

Quando	O que faz
Quatro semanas antes	Passos 1 a 4: organização, local, produtos e preços, fornecedor de pagamentos. Faça agora o pagamento de teste, não mais tarde.
Três semanas antes	Coloque a loja online e partilhe o link. Ponha o código QR no seu cartaz e na sua newsletter.
Duas semanas antes	Veja todos os dias, por um momento, as Encomendas. Se vir zero vendas depois de uma grande ação de partilha, teste o link no seu próprio telemóvel.
Uma semana antes	Convide os seus voluntários com a função Leitura de bilhetes. Peça-lhes que instalem a app e iniciem sessão uma vez — não na própria noite.
Na véspera	Faça uma leitura de teste com um bilhete seu. Carregue os telemóveis. Garanta que há rede à porta.
No próprio dia	Leia os bilhetes à porta. A quem chegar sem bilhete, venda na bilheteira.
No dia seguinte	Veja a sua faturação e a sua transferência. Consulte Transferências e custos.

Uma cronologia: um museu que vende o ano inteiro

Um museu não tem uma data para a qual tudo converge. A configuração é a mesma, mas o ritmo é diferente.

Quando	O que faz
Na semana de arranque	Passos 1 a 6 de uma vez, e preencha o horário de abertura de forma completa e correta. Num museu, esse horário é o dado mais importante.
Antes de abrir	Ative os horários se os visitantes escolherem uma hora. Gere as sessões para o mês seguinte, não para o ano inteiro.
Todos os meses	Gere as sessões do mês seguinte. Se voltar a executar o gerador sobre o mesmo período, só são acrescentadas as sessões em falta.
Em cada dia de encerramento	Defina a data nas Exceções do seu local assim que a souber. Ou seja, já em janeiro para a ponte de maio.
Em cada estação	Em Definições → Colaboradores, veja a coluna Último início de sessão e remova quem não aparece há um ano.

Erros frequentes

• Um produto sem preço online. O produto existe, mas ninguém o vê na sua loja. Adicione um preço com o canal online.
• Deixar o horário de abertura em branco. O gerador de horários cria então sessões em momentos em que está fechado. Preencha o horário antes de gerar sessões.
• Alterar o código da organização depois de o ter partilhado. Todos os links partilhados e todos os códigos QR impressos deixam de funcionar. Escolha-o uma vez.
• Descobrir só na própria noite que a app de leitura ainda tem de ser instalada. Peça aos seus voluntários que iniciem sessão uma vez, uma semana antes.
• Não fazer um pagamento de teste. Só dá por um fornecedor mal ligado quando um visitante real desiste, e esse não volta.

E se …

E se não tiver número de IVA?

Deixe o campo em branco. Muitas associações de facto não têm. Pode vender normalmente. Consulte Configurar a sua organização.

E se o meu evento for já na próxima semana?

Faça hoje os passos 1 a 4 e amanhã os passos 5 e 6. É possível num só dia. Não salte o pagamento de teste, nem mesmo com pressa.

E se ainda não tiver fornecedor de pagamentos e quiser começar já?

Defina os seus produtos como gratuitos e use para já a loja como formulário de inscrição. Assim que o fornecedor estiver ligado, acrescente os preços.

E se não houver internet à porta?

Teste no local antes de o evento começar, e tenha à mão um segundo dispositivo com rede móvel. Consulte App de leitura e equipa de controlo.

E se tiver preenchido algo mal?

Quase tudo pode ser alterado depois. As duas exceções a que deve estar atento: o código da organização (estraga os links partilhados) e baixar a capacidade de um horário abaixo do que já foi vendido (não é possível, e com razão).

Perguntas frequentes

Tenho de pagar antes de poder experimentar alguma coisa? Pode percorrer toda a configuração e ver a sua loja antes de vender alguma coisa. O que o seu plano inclui exatamente está em O seu plano, as suas faturas e pausar.

Para onde vai o dinheiro dos meus visitantes? Para a sua própria conta, através do seu próprio fornecedor de pagamentos. Consulte Transferências e custos.

Também posso vender bilhetes à porta? Sim. A caixa da bilheteira vende com os mesmos produtos e a mesma capacidade, por isso não é possível encher uma sala duas vezes. Consulte A caixa da bilheteira.

O meu visitante tem de imprimir o bilhete? Não. O código QR no telemóvel chega. Se mesmo assim quiser imprimir, o mesmo código QR funciona igualmente bem em papel.

Sou o tesoureiro e não conheço metade das palavras. Por onde começo? Pelo glossário. Aí está cada termo técnico deste manual explicado numa frase.

Ficou bloqueado?

Escreva-nos. Cada e-mail chega a alguém que construiu o sistema, e nenhuma pergunta sobre a sua situação é pequena demais.

Escolher o seu idioma

O painel existe em oito idiomas: neerlandês, francês, inglês, alemão, italiano, búlgaro, espanhol e português. Pode mudar em dois sítios:

• No canto superior direito, ao lado do círculo com as suas iniciais, há uma lista de seleção com o idioma. Escolha outro idioma e o ecrã recarrega logo nesse idioma. Se tiver sessão iniciada, Passavo guarda também essa escolha no seu perfil. Isto já é possível no ecrã de início de sessão, antes de entrar.
• No seu perfil (clique, no canto superior direito, no círculo com as suas iniciais e depois em Perfil) está o campo Idioma. O que guardar aí, Passavo memoriza para a próxima vez, em qualquer dispositivo.

Esta escolha diz respeito apenas ao painel. A sua loja, os seus bilhetes e os seus e-mails seguem o idioma do visitante, não o seu.

Reduzir o menu

No canto superior esquerdo, ao lado do logótipo, há um botão com uma seta para a esquerda. Clique nele e o menu recolhe-se numa coluna estreita de ícones, sem texto. Assim fica com mais espaço para as suas tabelas, por exemplo na bilheteira ou num portátil pequeno. Passe o rato por cima de um ícone e o nome aparece. Clique no botão com a seta para a direita, no topo, e o menu volta a ficar completo. Passavo memoriza a sua escolha neste navegador. Num ecrã estreito, como o de um telemóvel, o menu está atrás do botão com três riscas.