Colaboradores e funções

Não faz isto sozinho. O tesoureiro quer ver os números, o voluntário à porta tem de conseguir ler bilhetes, e o seu contabilista quer entrar uma vez por ano. Este artigo explica como dar a cada um exatamente aquilo de que precisa — e nada mais.

Encontra o ecrã em Definições → Colaboradores. Só é visível para o proprietário.

O que precisa antes de começar

• A função proprietário. Só o proprietário vê este ecrã; nem um administrador lhe tem acesso, porque quem pode adicionar colaboradores pode dar permissões a si próprio.
• O endereço de e-mail de cada pessoa que quer convidar. De preferência o endereço que ela lê todos os dias.
• Uma ideia do que cada pessoa tem de poder fazer. A tabela abaixo ajuda-o a escolher.
• Cinco minutos por colaborador.

Se encontrar uma palavra que não conhece, consulte o glossário.

O que é uma função?

Uma função é um nome para um pacote de permissões. Em vez de assinalar vinte caixas por pessoa, dá a alguém uma função e o sistema sabe logo o que essa pessoa pode fazer: consultar encomendas, reembolsar, alterar produtos, ler bilhetes, e assim por diante.

Há quatro funções: proprietário, administrador, bilheteira e Leitura de bilhetes. Dentro de uma organização, um colaborador tem exatamente uma função. Se lhe der outra, essa substitui a anterior — as funções não se acumulam.

Porque é que nem toda a gente pode fazer tudo

Parece desconfiança, mas não é. Três razões, todas práticas:

1. Um telemóvel perdido. O dispositivo à sua entrada está num bolso de casaco, com um voluntário que vê nessa noite pela primeira vez. Se esse dispositivo desaparecer, não deve ser possível fazer nada com ele além de ler bilhetes.
2. Um clique errado. Quem não vê o botão Reembolsar não pode carregar nele por engano. Metade dos acidentes evita-se simplesmente não mostrando o botão.
3. Tranquilidade para o próprio colaborador. Um voluntário que só tem de ler bilhetes não quer um ecrã cheio de números de faturação e definições. Menos botões, menos dúvidas.

As quatro funções

Função	O que vê e pode fazer	O que não vê
Proprietário	Tudo: definições, pagamentos, colaboradores, produtos, encomendas, reembolsos, relatórios, vales-oferta, passes anuais, passes externos, caixa, leitura de bilhetes	Nada
Administrador	Produtos, preços, horários, eventos, códigos de desconto, locais, conjuntos de IVA, encomendas, reembolsos, faturas aos compradores, relatórios e faturação, vales-oferta, passes anuais, dispositivos, caixa e leitura de bilhetes, a página Assinatura com as suas faturas (consultar, descarregar, pagar), e o Suporte	As definições da organização, o fornecedor de pagamentos, a lista de colaboradores, os passes externos, os revendedores, o acesso à API, as mensagens aos visitantes, e tudo o que altera a própria assinatura: mudar de plano, cancelar, pausar e configurar o pagamento automático
Bilheteira	Vender na bilheteira, abrir e fechar a caixa, consultar encomendas e bilhetes, ler bilhetes, os bilhetes do dia e a faturação do dia no painel de controlo	Alterar produtos e preços, reembolsar, relatórios, criar vales-oferta, definições, Suporte
Leitura de bilhetes	Exclusivamente ler bilhetes e ver os bilhetes do dia	Montantes, encomendas, moradas dos visitantes, produtos, relatórios, definições, Suporte

Atenção a uma diferença que surpreende muita gente: um administrador pode reembolsar e pode ver toda a sua faturação, mas não mexe nas definições. A bilheteira pode vender e fechar a caixa, mas não pode reembolsar. É propositado: um reembolso é dinheiro que sai da sua organização.

A assinatura funciona da mesma forma. Um administrador pode abrir a página Assinatura, consultar e descarregar as suas faturas e pagar uma fatura em aberto — é exatamente o que um tesoureiro ou um contabilista precisa. O que altera a própria assinatura fica com o proprietário: mudar de plano, cancelar, pausar e configurar o pagamento automático. Consulte O seu plano, as suas faturas e pausar.

Que função dar a quem?

Quem	Que função	Porquê
O próprio, se for quem configura o sistema	Proprietário	Precisa das definições e do fornecedor de pagamentos
O seu copresidente ou segundo dirigente	Proprietário	Tem de haver mais alguém que consiga entrar quando estiver doente
O tesoureiro	Administrador	Quer a faturação, as encomendas e os reembolsos. Não é ele que liga o fornecedor de pagamentos
O seu contabilista	Administrador	Precisa dos relatórios, das encomendas e das suas faturas em Assinatura, não das suas definições
Quem mantém os produtos e os preços	Administrador	Produtos, preços e horários fazem parte dessa função
O colaborador permanente da receção	Bilheteira	Vender, abrir e fechar a caixa, ler bilhetes
O voluntário de uma noite à porta	Leitura de bilhetes	Lê bilhetes, mais nada. Mesmo que o telemóvel desapareça
O estudante que ajuda durante o verão	Bilheteira ou Leitura de bilhetes	Bilheteira se vender, Leitura de bilhetes se estiver apenas à entrada

Atenção: dê ao tesoureiro a função administrador e não proprietário, a menos que ele também tenha de gerir o fornecedor de pagamentos. Dois proprietários chegam; três é normalmente um a mais.

Mas mantenha sempre pelo menos dois proprietários. Com um só proprietário, basta umas férias ou um internamento hospitalar para que ninguém consiga aceder às definições da organização.

Convidar alguém, passo a passo

Passo 1 — Abrir a janela de convite

Vá a Definições → Colaboradores. No canto superior direito está o botão Convidar um colaborador. Clique nele; aparece uma janela com três campos: Endereço de e-mail, Nome e Função.

Passo 2 — Preencher o endereço de e-mail

É o endereço com que a pessoa vai iniciar sessão. Peça o endereço que ela lê todos os dias, não um endereço da associação que por acaso esteja em nome dela. Um erro de digitação aqui resulta num convite que ninguém nunca vê.

Passo 3 — Preencher, se quiser, um nome

Opcional. O nome ajuda-o a perceber na lista quem é quem. Se esta pessoa já tiver conta — porque também trabalha para outra organização — mantém-se o nome dela e o seu é ignorado.

Passo 4 — Escolher a função

Escolha uma das quatro funções; por predefinição aparece Bilheteira. Por baixo da lista de seleção está o que a função Leitura de bilhetes pode e não pode fazer, e quando é melhor escolher Bilheteira. O que cada função pode fazer exatamente vê-se numa frase por baixo da função de cada colaborador na lista. É a mesma frase que a pessoa convidada lê no e-mail, para que não haja duas promessas diferentes.

Passo 5 — Enviar

Clique em Convidar. Recebe uma confirmação de que o e-mail foi enviado, e a pessoa aparece logo na sua lista com o estado convidado.

O que a pessoa convidada vê na caixa de correio

Recebe um e-mail da sua organização com:

• quem a convida — o nome da sua organização, não o da plataforma;
• que função recebe e o que essa função pode fazer, numa frase;
• o botão Defina a sua palavra-passe, com o link repetido por baixo;
• com que dados inicia sessão na app de leitura: o código da organização, o seu endereço de e-mail e a palavra-passe que escolher.

O link desse e-mail é válido durante 7 dias. Depois disso, pede-se uma nova com Convidar novamente.

O que a pessoa faz: clicar no link, escrever duas vezes uma palavra-passe à sua escolha, guardar. A partir daí, tem acesso. Não tem de instalar nada nem de pagar nada. Se for ler bilhetes à porta, instala depois a app de leitura e inicia aí sessão com o código da organização e o mesmo endereço de e-mail. Consulte App de leitura e equipa de controlo.

Assim que definir a palavra-passe, o estado na sua lista passa de convidado para ativo, e o endereço de e-mail fica também confirmado.

Se esse endereço de e-mail já tiver conta, a sua organização é simplesmente acrescentada; a pessoa fica ativa assim que iniciar sessão pela primeira vez. Um início de sessão, várias organizações, com uma função própria em cada uma. A mesma pessoa pode ser administradora na sua organização e ter a função Leitura de bilhetes no clube do lado.

O e-mail não chegou ou o link expirou? Use na lista a ação Convidar novamente; é enviado um link novo. Peça também à pessoa que veja na pasta de spam. Ela própria pode também usar Esqueceu-se da palavra-passe? no ecrã de início de sessão.

Durante quanto tempo um convite é válido

O link do convite é válido durante 7 dias. Se tiver expirado, ou se o e-mail nunca tiver chegado, use na lista ou na página de detalhe o botão Convidar novamente. É enviado um novo link, de novo válido durante 7 dias, e o anterior deixa de funcionar.

Um e-mail normal de recuperação de palavra-passe só é válido durante uma hora. Destina-se a quem perdeu a palavra-passe e a vai usar de imediato, não a um convite que fica uns dias numa caixa de correio.

Alterar uma função

Na lista, junto à pessoa certa, clique em Alterar função, escolha a nova função e confirme. A função anterior é substituída, não complementada.

Duas coisas a saber:

• A alteração é imediata. Se a pessoa tiver sessão iniciada nesse momento, nota-o assim que abrir o ecrã seguinte.
• O último proprietário não pode retirar a si próprio essa função. Tem de restar sempre um, caso contrário ninguém consegue aceder às definições, aos pagamentos e aos colaboradores — e isso só um administrador da plataforma consegue reverter. Se mesmo assim tentar, recebe a mensagem de que tem de restar pelo menos um proprietário.

A página de detalhe de um colaborador

Clique na lista no nome de alguém — ou na ação Detalhes — e chega à página dessa pessoa. Aí está reunido tudo sobre ela: quem é, o que pode fazer e o que fez.

O que aparece no topo

O que vê	O que significa
Nome e endereço de e-mail	Com que dados inicia sessão. Não pode alterar o endereço aqui — é a conta da pessoa
Função	A função dela na sua organização, com uma frase por baixo sobre o que essa função pode fazer
Idioma	O idioma do ecrã dela e dos e-mails que recebe
Acesso	ativo quando definiu a palavra-passe (ou, com uma conta existente, iniciou sessão pela primeira vez), convidado enquanto isso não acontecer
Último início de sessão	Quando entrou aqui pela última vez
Convidado em / Aceite em	Quando o convite foi enviado, e quando o usou
Dispositivos	Os dispositivos em que leu bilhetes ou trabalhou na caixa
Hoje, Esta semana, Total	Quantos bilhetes leu, e quantas dessas leituras foram recusadas

Sobre esses dispositivos: um dispositivo pertence à sua organização e não a uma pessoa. O telemóvel à porta passa de mão em mão ao longo da noite. O que aqui aparece não é, portanto, uma atribuição, mas uma observação — foi neste que trabalhou.

O que pode alterar

Com o botão Editar altera três coisas: o nome, a função e o idioma. Mais nada, e é propositado.

Não pode definir uma palavra-passe por outra pessoa. Uma palavra-passe que duas pessoas conhecem não é uma palavra-passe: é dita ao telefone, fica num chat de grupo, e quando mais tarde algo corre mal ninguém consegue dizer quem foi. Em vez disso, há dois botões:

• Enviar e-mail de recuperação da palavra-passe — para quem já tinha acesso e perdeu a palavra-passe. Recebe um link e escolhe ela própria uma nova palavra-passe. Nunca vê essa palavra-passe.
• Convidar novamente — para quem nunca usou o convite. Este botão desaparece assim que a pessoa entrar.

Há ainda o botão Eliminar, que faz o mesmo que na lista: o acesso da pessoa à sua organização desaparece, a conta e o trabalho dela ficam.

Também aqui se mantêm dois limites: não pode eliminar-se a si próprio, e o último proprietário não pode perder essa função nem ser eliminado. Se mesmo assim tentar, recebe a mensagem de que tem de restar pelo menos um proprietário.

Anular vendas na caixa

Anular uma venda já paga na caixa é permitido ao proprietário e a um administrador. Um colaborador com a função Bilheteira não o pode fazer — a menos que lhe dê essa permissão à parte. É útil quando um caixa fixo também corrige os erros do dia, sem que por isso tenha de ser administrador e possa mexer nos seus produtos e preços.

1. Abra o colaborador.
2. Clique em Pode anular vendas na caixa e confirme.

A partir daí, vê na caixa o botão Anular. Revoga-se com o mesmo botão, que passa a chamar-se Retirar o direito de anular vendas. O botão só existe para a função Bilheteira: um proprietário e um administrador já têm essa permissão pela sua função. Quem deu ou revogou a permissão fica no registo de atividade. Consulte A caixa da bilheteira.

Toda a gente pode ver esta página?

Não. A lista de colaboradores — com os endereços de e-mail de todos — continua reservada ao proprietário.

Mas: cada pessoa pode abrir a sua própria página. Um voluntário que quer ver quantos bilhetes leu ontem não precisa de incomodar ninguém. Vê então os seus próprios dados, a sua própria atividade e as suas próprias leituras — e não pode alterar nada: o botão Editar não aparece para ele.

A página de um colega não lhe é mostrada. E se alguém também trabalhar para outra organização, tudo o que faz lá fica lá: só vê o que aconteceu na sua organização.

O registo de atividade: quem alterou o quê

Na página de detalhe está o separador Atividade. Aí aparece, por linha: quando, o que aconteceu, em quê, e antigo → novo.

Um exemplo de uma linha destas: 14/05/2026 11:02 · Alterado · Preço · amount_cent: 1200 → 1500. Em linguagem corrente: nesse dia, às onze e dois, esta pessoa alterou um preço de 12 para 15 euros.

O que o registo guarda

• Produtos, preços, horários e eventos: criar, alterar, eliminar.
• Códigos de desconto e vales-oferta.
• Locais.
• Conjuntos de IVA.
• As definições da sua organização e as suas definições de faturas aos compradores.
• Ligar e desligar um fornecedor de pagamentos.
• Chaves de API: criar e revogar.
• Mensagens aos visitantes que foram enviadas.
• Colaboradores: convidar, alterar uma função, eliminar alguém.
• Reembolsos e bilhetes cancelados.
• Sessões de caixa: abrir e fechar, com a diferença de caixa, e quem abriu a caixa na app e em que dispositivo.
• A caixa: vendas anuladas (com o motivo), cópias de talões, e quem recebeu a permissão para anular vendas.

Numa alteração aparece sempre o valor antigo e o novo. É precisamente para isso que existe: "o preço mudou" não ajuda ninguém, "de 12 para 15 euros, pelo João, a 14 de maio" ajuda.

O que o registo propositadamente não guarda

• Palavras-passe, chaves de API, tokens e outros segredos. São ativamente excluídos. Uma chave do seu fornecedor de pagamentos numa linha de registo seria pior do que não ter registo: ficaria lá em texto legível durante um ano.
• Consultas. O registo diz o que alguém alterou, não que ecrãs abriu.
• Vendas na bilheteira. Cada registo de venda já está no diário de caixa, que tem uma conservação própria, muito mais rigorosa. Consulte A caixa da bilheteira.
• Leituras. Estão no seu próprio separador, mais abaixo.
• Alterações sem diferença. Se guardar um ecrã sem alterar nada, não é acrescentada nenhuma linha.

Pesquisar no registo

Por cima da tabela há quatro filtros: tipo de ação (criado, alterado, eliminado, função alterada, …), tipo de objeto (produto, preço, local, …), um período de–até, e o registo em que se trabalhou.

As linhas não podem ser alteradas nem eliminadas, nem mesmo por um proprietário. Um registo em que se pode apagar não responde à pergunta para a qual existe. As linhas com mais de um ano são eliminadas automaticamente.

O histórico de leituras: quem leu o quê

O segundo separador chama-se Leituras. Para um colaborador com a função Leitura de bilhetes, é a parte mais importante da página.

No topo da página, no bloco Leituras, há três números: hoje, esta semana e total, cada um com o número de leituras recusadas a seguir. Este último número é o interessante. Muitas recusas significam ou uma entrada onde as pessoas aparecem no dia errado, ou alguém que lê o código errado. Em ambos os casos, vale a pena saber.

O que aparece em cada linha

Coluna	O que é
Quando	O momento da leitura. Se foi lida offline, aparece por baixo quando o dispositivo a transmitiu
Bilhete ou passe	Que bilhete ou passe anual foi apresentado ao leitor. Se foi lido um código que não corresponde a nada, aparece código desconhecido
Titular	O nome no bilhete ou no passe anual, se existir
Resultado	Entrada, Já lido, Inválido, Dia errado ou Cancelado
Dispositivo	O dispositivo com que foi feita a leitura

As leituras recusadas também aparecem. É propositado: uma leitura que não deu entrada é exatamente a linha que procura quando alguém afirma mais tarde que não o deixaram entrar.

Lido offline? A app de leitura continua a funcionar sem rede. Uma leitura destas aparece à hora em que aconteceu, com a hora em que foi transmitida por baixo. Isso explica porque é que um bilhete às vezes só aparece como usado no sistema à noite.

Pode filtrar por resultado, por apenas hoje e por um período de–até. A leitura mais recente aparece no topo.

Tal como o registo de atividade, as leituras não podem ser alteradas nem eliminadas. Uma contagem à porta que pode ser ajustada depois não é uma contagem.

Eliminar alguém depois da época

Na lista aparece, para cada colaborador, quando iniciou sessão pela última vez. É a coluna com que, no fim de uma época, vê que voluntários ainda têm acesso e já não aparecem há um ano. Se aparecer nunca até agora, essa pessoa nunca usou o convite.

Elimina-se com a ação Eliminar, junto à pessoa certa. Primeiro aparece um pedido de confirmação.

O que acontece então:

• o acesso da pessoa à sua organização desaparece, de imediato;
• a conta dela continua a existir, porque é dela, e talvez ainda trabalhe para outra organização;
• o que ela criou mantém-se: uma encomenda do mês passado não pode desaparecer porque um voluntário deixou de colaborar.

Não pode eliminar-se a si próprio, nem pode eliminar o último proprietário.

Faça disto um hábito: uma vez por ano, depois da época, percorra esta lista e elimine quem já não faz parte. Demora cinco minutos e é a segurança mais barata que existe.

Palavras-passe — e porque não as escolhemos nós

Não pode definir uma palavra-passe para um colaborador. Não é um botão em falta, é a intenção.

Uma palavra-passe que duas pessoas conhecem não é uma palavra-passe. É dita ao telefone, fica num chat de grupo, fica esquecida num papel. E quando mais tarde algo corre mal, ninguém consegue dizer quem foi.

Por isso: convida um endereço de e-mail, e a pessoa por trás desse endereço escolhe ela própria a palavra-passe através de um link na sua própria caixa de correio. Isso é logo a prova de que gere realmente essa caixa de correio.

Se alguém se esquecer da palavra-passe, usa Esqueceu-se da palavra-passe? no ecrã de início de sessão. Não precisa de fazer nada. Se não resultar, reenvie-lhe o convite.

E se alguém sair em conflito?

Acontece. Faça isto, por esta ordem, no próprio dia:

1. Elimine a pessoa em Definições → Colaboradores. O acesso dela desaparece de imediato.
2. Se era proprietária, verifique primeiro se há outro proprietário. Se não a conseguir eliminar, é porque é a última — nesse caso, torne primeiro outra pessoa proprietária.
3. Altere as palavras-passe dos acessos partilhados que ela conhecia: a caixa de correio da associação, a conta no seu fornecedor de pagamentos, as suas redes sociais. Estão fora deste sistema e não as podemos fechar por si.
4. Se tinha sessão iniciada num dispositivo partilhado à porta ou na bilheteira, termine a sessão nesse dispositivo e volte a iniciá-la com outro colaborador.
5. Veja em Encomendas e nas suas sessões de caixa se ainda há algo desse dia em aberto que tenha de ser fechado.

O que não precisa de fazer: eliminar encomendas ou bilhetes que ela criou. Fazem parte da sua contabilidade e mantêm-se.

Erros frequentes

• Ter um só proprietário. Se for de viagem, ninguém consegue aceder às definições. Crie sempre um segundo.
• Dar a um voluntário a função administrador "porque é mais fácil". Passa a ver toda a sua faturação e pode reembolsar. Dê Leitura de bilhetes ou Bilheteira.
• Enviar o convite para o endereço da associação em vez do da pessoa. Duas pessoas na mesma caixa de correio partilham então uma única conta.
• Não arrumar nada depois da época. Os voluntários de há dois anos continuam a ter acesso. Use a coluna Último início de sessão.
• Pensar que eliminar alguém apaga o seu trabalho. Isso não acontece, e ainda bem.

E se …

E se o convite não chegar?

Verifique primeiro se o endereço tem erros de digitação. Peça à pessoa que veja na pasta de spam. Se não resultar, use Convidar novamente. Se continuar a falhar com um endereço de uma empresa ou de uma escola, é provável que o servidor de correio deles esteja a bloquear o e-mail — use então outro endereço.

E se alguém já tiver conta noutra organização?

Nesse caso, a sua organização é simplesmente acrescentada. A pessoa inicia sessão com a mesma palavra-passe e muda de organização no topo. A função dela na sua organização é independente da função noutras.

E se eu for o único proprietário e quiser sair?

Torne primeiro outra pessoa proprietária, e depois peça a essa pessoa que o elimine. Por esta ordem, porque não se pode eliminar a si próprio.

E se um colaborador não vir um ecrã que eu vejo?

Então tem uma função que não pode abrir esse ecrã. Veja a tabela acima e altere a função dele se isso corresponder ao que tem de fazer. Não invente atalhos — a função existe precisamente para ser o limite.

E se eliminar alguém por engano?

Convide-o novamente com o mesmo endereço de e-mail. A conta dele ainda existe, por isso volta logo a ter acesso com a função que lhe der. Não precisa de escolher uma nova palavra-passe.

Perguntas frequentes

Quantos colaboradores posso convidar? Tantos quantos precisar. Dê, no entanto, a cada um a função mais restrita que for suficiente.

Alguém pode ter duas funções ao mesmo tempo? Não dentro da mesma organização. Uma pessoa, uma função, por organização. Mas a mesma pessoa pode ter uma função diferente em duas organizações.

Quem tem a função Leitura de bilhetes vê quanto custou um bilhete? Não. A função Leitura de bilhetes não mostra montantes, encomendas nem moradas dos visitantes. Vê uma única coisa: esta pessoa pode entrar, sim ou não.

Um administrador tem acesso às faturas da minha assinatura? Sim. Encontra-as em Assinatura → Faturas, com o PDF e o UBL, e pode pagar uma fatura em aberto. Não pode mudar de plano, cancelar, pausar nem configurar o pagamento automático.

Porque é que um administrador não pode abrir a lista de colaboradores? Porque quem pode adicionar colaboradores pode dar permissões a si próprio. Essa porta fica fechada pelo proprietário.

Posso ver quem fez o quê? Sim. Clique num colaborador e chega à página de detalhe com dois separadores: Atividade (o que alterou, com o valor antigo e o novo) e Leituras (o que leu à porta, incluindo o que recusou). Além disso, cada registo de venda na caixa está no diário de caixa; consulte A caixa da bilheteira.