Solicitudes y presupuestos

Un cumpleaños, un grupo escolar o todo su museo para una empresa: eso no se vende con una cesta. Primero quiere saber cuándo, cuántos y para quién, y solo después dar un precio. Para ello, pone un producto bajo solicitud.

En su tienda, ese producto ya no tiene contador sino un botón Enviar una solicitud. El visitante rellena un breve formulario. Usted recibe la solicitud en su panel y envía un presupuesto con un enlace de pago. Solo cuando envía ese enlace reservamos plazas para él. Si paga, es un pedido normal con entradas.

Poner un producto bajo solicitud

1. En el menú de la izquierda, haga clic en Ventas y luego en Productos.
2. Abra el producto o cree uno nuevo. Una entrada de grupo, una visita guiada o un evento funcionan mejor.
3. Abra el bloque Venta bajo solicitud y active Bajo solicitud en lugar de venta directa.
4. Elija qué pregunta el formulario:
   • Preguntar el momento: una franja del día (mañana, tarde, noche), una hora o nada.
   • Participantes mínimos y Participantes máximos: lo que el visitante puede indicar. Déjelo vacío si no quiere límite.
   • Validez del presupuesto: cuántos días reservamos las plazas después de enviar el enlace de pago. Siete días por defecto.
5. En Preguntas propias, añada lo que quiere saber, por ejemplo Edad del niño que cumple años o Nombre del colegio. Escribe la pregunta en cada idioma de su tienda y elige si es obligatoria.
6. Haga clic en Guardar.

No hace falta un precio. Si el producto tiene un precio online, su tienda muestra desde con ese importe. Sin precio, aparece Precio a consultar.

Lo que ve el visitante

El visitante hace clic en Enviar una solicitud e indica:

• la fecha deseada y, si quiere, otra fecha posible;
• el momento (si usted lo pregunta);
• el número de participantes;
• su nombre, correo electrónico y teléfono;
• sus preguntas propias y unas observaciones.

Recibe al instante una confirmación por correo en su idioma, con lo que ha solicitado y la indicación de que todavía no se ha reservado ni pagado nada. Usted recibe un correo en la dirección de contacto de su organización, con un botón a la solicitud.

Gestionar las solicitudes

En el menú de la izquierda, haga clic en Solicitudes. El número rojo junto al menú indica cuántas solicitudes son nuevas. Una solicitud siempre tiene uno de estos estados:

Estado	Qué significa
Nuevas	Acaba de llegar. Nadie la ha mirado todavía.
En curso	Alguien ha respondido o se ha hecho cargo.
Presupuesto enviado	El enlace de pago ha salido. Las plazas están reservadas.
Confirmado y pagado	El solicitante ha pagado. Hay un pedido con entradas.
Rechazado	Usted ha rechazado la solicitud.
Caducado	El presupuesto no se pagó a tiempo. Las plazas vuelven a estar libres.

Por defecto, la lista solo muestra lo que sigue abierto. Elija otro valor en Estado para encontrar solicitudes anteriores.

Enviar un presupuesto con enlace de pago

1. Abra la solicitud.
2. Arriba, haga clic en Enviar presupuesto y enlace de pago.
3. Revise lo que ya está rellenado: el producto, la fecha, el número de participantes. Si el producto tiene franjas horarias, elija la franja horaria. Solo ve las franjas con plazas libres suficientes.
4. En Precio para todo el grupo aparece nuestra propuesta: la tarifa por el número de participantes. Ajústela a lo acordado, IVA incluido.
5. Elija cuántos días el presupuesto sigue siendo válido.
6. Escriba un mensaje si quiere. Aparece encima del presupuesto en el correo. Escríbalo en el idioma del solicitante; el resto del correo ya está en su idioma.
7. Haga clic en Enviar presupuesto.

A partir de ahora reservamos las plazas hasta la fecha de caducidad. Un grupo de doce en una franja de veinte deja, por tanto, ocho plazas para su tienda. El solicitante recibe un correo con el precio, la fecha de caducidad y un botón Ver y pagar, que abre su página de pago habitual con sus datos ya rellenados. Paga con los métodos de pago de su tienda, también por transferencia si la ofrece.

El enlace de pago también aparece en la solicitud, en su panel. Puede copiarlo y reenviarlo usted mismo.

Si más adelante envía un nuevo presupuesto para la misma solicitud, sustituye al anterior. Las plazas del presupuesto anterior quedan libres, y quien abra el enlace antiguo leerá que ya no es válido.

Con un precio de paquete

Si la tarifa del producto tiene un precio de paquete, por ejemplo 290 € hasta 10 niños y 25 € por cada niño adicional, el formulario del presupuesto lo calcula solo. Para doce niños se proponen 340 €. En su tienda, el visitante ya ve el paquete en el producto y en el formulario de solicitud, así sabe a qué atenerse.

Después del pago

En cuanto el solicitante ha pagado:

• la solicitud pasa a Confirmado y pagado;
• recibe su entrada por correo, como en cualquier pedido;
• el pedido aparece en Pedidos, con una sola línea para todo el grupo, por ejemplo Anniversaire magique — 12 participants.

Esa única línea lleva el precio, el IVA y el número de plazas. Así su factura, su exportación y su diario de caja son correctos sin que tenga que hacer nada. El grupo recibe una entrada de grupo que cuenta tantas plazas como participantes.

Cuando el presupuesto caduca

Si el solicitante no paga antes de la fecha de caducidad:

• las plazas quedan libres automáticamente para su tienda;
• la solicitud pasa a Caducado;
• quien todavía abra el enlace de pago leerá que el presupuesto ya no es válido y con quién ponerse en contacto.

Si aún quiere venir, envíe simplemente un nuevo presupuesto.

Responder o rechazar

• Haga clic en Responder para hacer una pregunta o una propuesta por escrito, sin enlace de pago. La solicitud aparece debajo en el correo. Si el solicitante responde, llega a la dirección de contacto de su organización.
• Haga clic en Hacerse cargo si sus compañeros deben ver que usted se ocupa.
• Haga clic en Rechazar si no es posible. Usted elige si el solicitante recibe un correo. Un presupuesto que seguía en curso caduca de inmediato.

Todo lo ocurrido figura al final de la solicitud, en Historial: quién envió qué y cuándo.

Preguntas frecuentes

¿Puede un visitante poner igualmente un producto bajo solicitud en su cesta? No. Un producto bajo solicitud solo se vende mediante presupuesto.

¿Se reservan plazas en cuanto llega una solicitud? No. Solo cuando usted envía el presupuesto. Una solicitud no estorba a quien simplemente quiere comprar una entrada.

¿En qué idioma recibe el solicitante sus correos? En el idioma en el que hizo la solicitud. Solo su propio mensaje lo escribe usted.

¿Puedo ajustar el precio de cada solicitud? Sí. Lo que indique en Precio para todo el grupo es lo que figura en el pedido.