Kaartverkoop voor je fuif: voorverkoop online en aan de deur

Een fuif leeft van twee soorten bezoekers. De ene helft koopt weken op voorhand een kaart, de andere helft beslist om elf uur 's avonds op de stoep. Wie dat met een online ticketshop én een geldkist aan de deur oplost, zit met twee tellingen die niet van elkaar weten: niemand kan zeggen hoeveel mensen er nog binnen mogen. Dit artikel toont hoe je de voorverkoop online en de verkoop van tickets aan de deur uit één pot laat lopen, met een lagere prijs voor wie vooraf koopt.

Eén pot plaatsen voor online en de deur

Bij Passavo is een fuif een event: één datum, een aantal plaatsen en een of meer tickettypes. Het veld Plaatsen in totaal is één pot voor alles samen. Je ticketshop en je kassa aan de deur verkopen uit die pot, en de laatste plaats wordt precies één keer verkocht, ook als iemand online afrekent terwijl jij aan de deur een kaart aanslaat.

Je bezoekers zien in de shop hoeveel plaatsen er nog vrij zijn, en Uitverkocht zodra de zaal vol is. Aan de kassa staat hetzelfde op de tegel. Zo verkoop je nooit meer kaarten dan de brandweer toelaat.

Voorverkoop goedkoper dan aan de deur

Een prijs hoort bij één kanaal: Online voor je ticketshop, Balie voor de kassa aan de deur. Hetzelfde ticket kan dus online 8 euro kosten en aan de deur 10 euro, zonder dat je twee producten maakt. Dat prijsverschil is de beste reclame voor je voorverkoop, en hoe meer er vooraf verkocht is, hoe beter je weet hoeveel bier je moet bestellen.

Een voorbeeld. De jeugdbeweging geeft een fuif in de parochiezaal, met plaats voor vierhonderd mensen. Voorverkoop kost 8 euro, aan de deur 10 euro.

1. Ga in de backoffice naar Verkoop → Events en klik op Nieuw event.
2. Vul de naam en de datum in, en zet Plaatsen in totaal op 400.
3. Maak één tickettype met de prijs 8. Zet de schakelaar Dezelfde prijs ook aan de balie uit.
4. Klik op Aanmaken.
5. Open het tickettype in de lijst, klik in het blok Prijzen op Prijs toevoegen, kies het kanaal Balie en vul 10 in.

Vergeet die laatste stap niet: zonder balieprijs weigert de kassa het ticket. Hoe prijzen per kanaal werken, staat in Producten en prijzen; de wizard zelf in Events.

Aan de deur: één tafel om te scannen, één om te verkopen

Zet op de avond zelf twee dingen klaar.

De scan-app voor de voorverkoop. Een vrijwilliger scant de QR-code van elk online ticket met een telefoon, op papier of in Apple Wallet of Google Wallet. De app werkt ook zonder netwerk en weigert een ticket dat al binnen is. Hoe je scanpersoneel toevoegt, lees je in Scan-app en scanpersoneel.

De kassa voor wie aan de deur koopt. De kassa draait op een tablet of een laptop, of in dezelfde app op een tablet. Je bezoeker betaalt contant, met zijn kaart op een betaalterminal, of met Bancontact Pay via een QR-code op het scherm. Hij krijgt zijn ticket meteen op het scherm, per mail of op een bon. Aan het eind van de avond tel je de lade en sluit je af met een Z-rapport, met de omzet per betaalwijze erin. Alles staat in De balie-kassa.

Twee dingen om te weten voor je de deur opendoet:

• De kassa heeft internet nodig, de scan-app niet. Zet een telefoon met mobiele hotspot klaar: in een zaal vol mensen is de wifi vaak het eerste wat het opgeeft.
• De scan-app kent een ticket van aan de kassa pas nadat ze haar lijst ververst heeft. Laat wie net aan de kassa betaalde dus gewoon door, of ververs de lijst op het scantoestel.

Maak er ook twee rijen van: een snelle voor wie al een ticket heeft, een tweede voor wie nog moet betalen. Wie in voorverkoop kocht, staat dan niet achter iemand die zijn portefeuille zoekt.

Zonder kassa: kopen op de gsm aan de deur

Heb je geen kassa, dan kan je bezoeker ook aan de deur gewoon online kopen. Je ticketshop blijft open op de dag van je fuif. Hang een affiche met een QR-code naar je shop aan de ingang: je bezoeker scant, betaalt op zijn gsm en laat zijn ticket meteen scannen. Het kost je geen toestel, maar wel wat tijd per bezoeker, en hij betaalt dan de onlineprijs.

Wat kost het?

Op de gratis formule verkoopt elk event tot 100 betaalde tickets, met de ticketshop, de scan-app en wallet-passen erbij. Voor een fuif van vierhonderd mensen is dat te krap, en je verkoop stopt niet op het moment zelf: wie het plafond bereikt, krijgt eerst een respijtperiode van 14 dagen.

• Dat ene event los betalen: € 19,00, eenmalig, tot 2 keer per kalenderjaar.
• De formule Start voor € 9,00 per maand: tot 3.000 betaalde tickets per jaar zonder plafond per event, met de balie-kassa erbij. Wil je aan de deur met de kassa verkopen, dan heb je deze formule nodig. In de stille maanden pauzeer je ze.

Er gaat geen bedrag per ticket en geen percentage naar ons; je betaalprovider rekent wel een kost per betaling aan. Alle bedragen staan op de prijzenpagina, exclusief btw.

Drie tips voor de avond zelf

Zet het prijsverschil op de affiche. "8 euro in voorverkoop, 10 euro aan de deur" doet meer dan "koop je ticket online".

Leg genoeg wisselgeld in de lade. Met een deurprijs van 10 euro heb je vooral briefjes van 5 en 10 nodig. Typ de startkas in bij het openen van de kassa, anders zegt het kasverschil achteraf niets.

Stop met verkopen als de zaal vol is. Dat hoeft niemand te tellen: de kassa en de shop tonen Uitverkocht zodra de pot leeg is.

Verkoop je aan de toog ook drank, lees dan hoe cashless met saldo op de pas werkt, of bekijk wat Passavo voor verenigingen doet.