Party-Tickets: Vorverkauf online und an der Abendkasse

Eine Party lebt von zwei Arten von Gästen. Die eine Hälfte kauft ihr Ticket Wochen im Voraus, die andere entscheidet sich um elf Uhr abends auf dem Gehweg. Wer das mit einem Online-Ticketshop und einer Geldkassette an der Tür löst, hat zwei Zählungen, die nichts voneinander wissen: Niemand kann sagen, wie viele Leute noch hineindürfen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Online-Vorverkauf und den Verkauf an der Abendkasse aus einem Platzkontingent laufen lassen, mit einem günstigeren Preis für alle, die vorab kaufen.

Ein Kontingent für online und die Abendkasse

In Passavo ist eine Party eine Veranstaltung: ein Datum, eine Anzahl Plätze und ein oder mehrere Tickettypen. Das Feld Plätze insgesamt ist ein gemeinsames Kontingent für alles zusammen. Ihr Ticketshop und Ihre Kasse an der Tür verkaufen aus diesem Kontingent, und der letzte Platz wird genau einmal verkauft, auch wenn jemand online bezahlt, während Sie an der Tür ein Ticket bonieren.

Ihre Gäste sehen im Shop, wie viele Plätze noch frei sind, und Ausverkauft, sobald der Saal voll ist. Auf der Kachel an der Kasse steht dasselbe. So verkaufen Sie nie mehr Tickets, als die Feuerwehr erlaubt.

Vorverkauf günstiger als an der Abendkasse

Ein Preis gehört zu einem Kanal: Online für Ihren Ticketshop, Theke für die Kasse an der Tür. Dasselbe Ticket kann also online 8 Euro und an der Abendkasse 10 Euro kosten, ohne dass Sie zwei Produkte anlegen. Dieser Preisunterschied ist die beste Werbung für Ihren Vorverkauf, und je mehr vorab verkauft ist, desto besser wissen Sie, wie viel Bier Sie bestellen müssen.

Ein Beispiel. Die Jugendgruppe veranstaltet eine Party im Pfarrsaal, mit Platz für vierhundert Personen. Der Vorverkauf kostet 8 Euro, die Abendkasse 10 Euro.

1. Gehen Sie im Backoffice zu Verkauf → Veranstaltungen und klicken Sie auf Neue Veranstaltung.
2. Geben Sie Namen und Datum ein und setzen Sie Plätze insgesamt auf 400.
3. Legen Sie einen Tickettyp mit dem Preis 8 an. Schalten Sie Derselbe Preis auch an der Theke aus.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Öffnen Sie den Tickettyp in der Liste, klicken Sie im Block Preise auf Preis hinzufügen, wählen Sie den Kanal Theke und geben Sie 10 ein.

Vergessen Sie diesen letzten Schritt nicht: Ohne Thekenpreis lehnt die Kasse das Ticket ab. Wie Preise pro Kanal funktionieren, steht in Produkte und Preise; der Assistent selbst in Veranstaltungen.

An der Tür: ein Tisch zum Scannen, einer zum Verkaufen

Am Abend selbst stellen Sie zwei Dinge bereit.

Die Scan-App für den Vorverkauf. Eine Helferin oder ein Helfer scannt den QR-Code jedes Online-Tickets mit einem Telefon, ob auf Papier oder in Apple Wallet oder Google Wallet. Die App funktioniert auch ohne Netz und weist ein Ticket ab, das schon eingelassen wurde. Wie Sie Scanpersonal hinzufügen, lesen Sie in Die Scan-App.

Die Kasse für alle, die an der Abendkasse kaufen. Die Kasse läuft auf einem Tablet oder Laptop, oder in derselben App auf einem Tablet. Ihr Gast zahlt bar, mit Karte an einem Zahlungsterminal oder mit Bancontact Pay über einen QR-Code auf dem Bildschirm. Er bekommt sein Ticket sofort auf dem Bildschirm, per E-Mail oder auf einem Bon. Am Ende des Abends zählen Sie die Lade und schließen mit einem Z-Bericht ab, der den Umsatz pro Zahlungsart enthält. Alles steht in Die Thekenkasse.

Zwei Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie die Tür öffnen:

• Die Kasse braucht Internet, die Scan-App nicht. Halten Sie ein Telefon mit mobilem Hotspot bereit: In einem vollen Saal gibt das WLAN oft als Erstes auf.
• Die Scan-App kennt ein an der Kasse verkauftes Ticket erst, nachdem sie ihre Liste aktualisiert hat. Lassen Sie also einfach durch, wer gerade an der Kasse bezahlt hat, oder aktualisieren Sie die Liste auf dem Scangerät.

Bilden Sie außerdem zwei Schlangen: eine schnelle für alle mit Ticket und eine zweite für alle, die noch bezahlen müssen. Wer im Vorverkauf gekauft hat, wartet dann nicht hinter jemandem, der sein Portemonnaie sucht.

Ohne Kasse: an der Tür auf dem Handy kaufen

Haben Sie keine Kasse, kann Ihr Gast auch an der Tür einfach online kaufen. Ihr Ticketshop bleibt am Tag Ihrer Party geöffnet. Hängen Sie am Eingang ein Plakat mit einem QR-Code zu Ihrem Shop auf: Ihr Gast scannt, zahlt auf dem Handy und lässt sein Ticket gleich scannen. Das kostet Sie kein Gerät, aber etwas Zeit pro Gast, und er zahlt dann den Online-Preis.

Was kostet das?

Im kostenlosen Tarif verkauft jede Veranstaltung bis zu 100 bezahlte Tickets, mit Ticketshop, Scan-App und Wallet-Pässen. Für eine Party mit vierhundert Personen ist das zu knapp, und Ihr Verkauf stoppt nicht sofort: Wer die Obergrenze erreicht, erhält zuerst eine Kulanzfrist von 14 Tagen.

• Nur diese eine Veranstaltung bezahlen: 19,00 €, einmalig, bis zu 2 Mal pro Kalenderjahr.
• Der Tarif Start für 9,00 € pro Monat: bis zu 3.000 bezahlte Tickets pro Jahr ohne Obergrenze je Veranstaltung, mit der Thekenkasse. Wenn Sie an der Abendkasse mit der Kasse verkaufen möchten, brauchen Sie diesen Tarif. In ruhigen Monaten pausieren Sie ihn.

An uns geht kein Betrag pro Ticket und kein Prozentsatz; Ihr Zahlungsanbieter berechnet allerdings eine Gebühr pro Zahlung. Alle Beträge stehen auf der Preisseite, zuzüglich MwSt.

Drei Tipps für den Abend selbst

Schreiben Sie den Preisunterschied auf das Plakat. „8 Euro im Vorverkauf, 10 Euro an der Abendkasse" wirkt stärker als „Kaufen Sie Ihr Ticket online".

Legen Sie genug Wechselgeld in die Lade. Bei einem Abendkassenpreis von 10 Euro brauchen Sie vor allem 5- und 10-Euro-Scheine. Geben Sie beim Öffnen der Kasse den Anfangsbestand ein, sonst sagt die Kassendifferenz hinterher nichts.

Hören Sie auf zu verkaufen, wenn der Saal voll ist. Zählen muss dafür niemand: Kasse und Shop zeigen Ausverkauft, sobald das Kontingent leer ist.

Verkaufen Sie an der Theke auch Getränke, dann lesen Sie, wie bargeldlos mit Guthaben auf dem Pass funktioniert, oder sehen Sie, was Passavo für Vereine tut.