Bargeldlos am Tresen: Guthaben auf dem Wallet-Pass

Wertmarken aus Pappe, eine Geldkassette hinter dem Tresen und ein Kassenwart, der um zwei Uhr nachts Münzen zählt: Bei einer Party oder einem Vereinsessen gehört das dazu. Es geht auch ohne. Bargeldlos lädt Ihr Besucher Geld auf den Pass, den er ohnehin dabeihat — sein Ticket — und bezahlt damit den ganzen Abend.

So funktioniert es

Das Guthaben hängt am Ticket Ihres Besuchers, auf Papier oder in Apple Wallet oder Google Wallet. Es kommt keine zusätzliche Karte und kein Armband dazu. Drei Vorgänge, alle an der Kasse:

• Aufladen an einer Aufladestelle, die Sie besetzen. Ihr Helfer scannt das Ticket, tippt einen Betrag oder wählt eine Schnelltaste für 10, 20 oder 50 Euro und kassiert: bar, am Kartenterminal oder mit Bancontact Pay.
• Bezahlen am Tresen. Die Bestellung wird wie immer eingetippt; unten im Warenkorb scannen Sie den Pass und tippen auf Mit dem Pass bezahlen.
• Auszahlen am Ende. Was übrig bleibt, zahlen Sie auf einmal bar zurück.

Wer sein Ticket in der Wallet hat, sieht dort auch, was noch darauf ist — ohne App und ohne Anmeldung.

Was es bringt

Kürzere Schlangen. Bezahlen dauert so lange wie ein Scan. Den Unterschied merken Sie nicht beim ersten Gast, sondern beim hundertsten, wenn alle gleichzeitig Durst bekommen.

Kein Bargeld hinter dem Tresen. Kein Wechselgeld beim Kassenwart holen, kein Betrag, der am Ende des Abends nicht stimmt.

Eine Abrechnung. Im Backoffice unter Kasse → Verzehrguthaben stehen vier Zahlen: aufgeladen, ausgegeben, ausgezahlt und was noch auf den Pässen steht. Sie gehen immer auf: aufgeladen minus ausgegeben minus ausgezahlt ergibt den Rest.

Wo das Geld liegt

Bei Ihnen, vom ersten Moment an. Wer fünfzig Euro auflädt, zahlt sie über Ihren Zahlungsanbieter auf Ihr Konto; es läuft nirgends über Passavo. Was Sie im Backoffice sehen, ist eine Buchführung darüber, was Ihre Besucher bei Ihnen gut haben — kein Konto mit Geld darauf.

Für Ihre Buchhaltung heißt das: Auf das Aufladen fällt keine Mehrwertsteuer an, denn es wird noch nichts geliefert. Auf das Bier fällt die Mehrwertsteuer an, die dafür gilt, genau wie bei einem Barverkauf. Aufgeladenes Guthaben steht deshalb auf Ihrem Z-Bericht neben Ihrem Umsatz und nicht darin. So wird dasselbe Geld nie doppelt gezählt.

Wenn etwas schiefgeht

Doppelt getippt? Jede Aufladung und jede Abbuchung trägt ein eigenes Kennzeichen. Schickt eine Kasse über ein wackliges WLAN dieselbe Buchung dreimal, zählt sie einmal.

Zu wenig Guthaben? Dann geht der Verkauf nicht durch, und Ihr Helfer sieht, was noch auf dem Pass ist. Es wird nicht heimlich bis auf null abgebucht.

Ein Irrtum? Den korrigieren Sie mit einer Gegenbuchung. Die falsche Zeile bleibt stehen, damit Sie am Tresen Zeile für Zeile zeigen können, was passiert ist.

Ticket verloren? Sperren Sie den Pass im Backoffice unter Kasse → Pass sperren. Ab dann kann niemand mehr damit bezahlen. Erkennen Sie den Eigentümer, zahlen Sie ihm das Restguthaben aus.

Ein Guthaben pro Veranstaltung

Ein Guthaben hängt an einem Pass innerhalb einer Veranstaltung. Wer im Juni auf Ihrem Sommerfest war und im Dezember wiederkommt, hat zwei Guthaben. So bleibt Ihre Abrechnung Abend für Abend stimmig. Legen Sie vorab fest, was mit dem Rest geschieht — Auszahlung am Ausgang oder nach einem Monat in die Vereinskasse — und schreiben Sie es auf das Ticket und an den Eingang. Das ist fairer und erspart Diskussionen am Ende des Abends.

Was es kostet

Vom Guthaben, das Ihre Besucher aufladen, geht kein Prozentsatz ab: Das Geld Ihres Besuchers ist nicht unser Umsatz. In der Formel Pro ist bargeldloses Bezahlen enthalten. In den anderen Formeln mit Kasse buchen Sie es pro Veranstaltung dazu, abhängig von der Zahl der bezahlten Tickets dieser Veranstaltung:

Die Beträge verstehen sich ohne Mehrwertsteuer; kostenlose Anmeldungen zählen nicht mit. Die Kasse selbst ist ab der Formel Start in Ihrem Abonnement enthalten. Alles steht auf der Seite bargeldlos bezahlen.

Wo Sie anfangen

Legen Sie zuerst Ihre Getränke und Speisen als Produkte an und wählen Sie pro Gerät, was darauf erscheint: siehe Verkauf am Tresen. Lesen Sie danach im Handbuch, wie das Verzehrguthaben funktioniert, Schritt für Schritt, mit einer Beispielabrechnung, die Sie auf Ihrer Mitgliederversammlung vorstellen können.