Cashless au bar : un solde sur le pass wallet

Des jetons en carton, une caisse d'argent derrière le bar et un trésorier qui compte la monnaie à deux heures du matin : dans une soirée ou un repas associatif, cela fait partie du travail. On peut aussi s'en passer. Avec le cashless, votre visiteur charge de l'argent sur le pass qu'il a déjà sur lui — son billet — et paie avec toute la soirée.

Comment ça marche

Le solde est lié au billet de votre visiteur, sur papier ou dans Apple Wallet ou Google Wallet. Pas de carte supplémentaire ni de bracelet. Trois opérations, toutes sur la caisse :

• Recharger à un point de recharge tenu par vous. Votre bénévole scanne le billet, saisit un montant ou choisit un bouton rapide de 10, 20 ou 50 euros, et encaisse : en espèces, sur le terminal de paiement ou avec Bancontact Pay.
• Payer au bar. La commande est saisie comme d'habitude ; en bas du panier, vous scannez le pass et vous touchez Payer avec le pass.
• Rembourser à la fin. Ce qui reste est rendu en une fois, en espèces.

Le visiteur qui a son billet dans son wallet y voit aussi ce qu'il lui reste — sans application et sans se connecter.

Ce que cela apporte

Des files plus courtes. Payer prend le temps d'un scan. La différence ne se voit pas au premier client, mais au centième, au moment où tout le monde a soif en même temps.

Pas d'argent liquide derrière le bar. Pas de monnaie à aller chercher chez le trésorier, pas de montant qui ne tombe pas juste en fin de soirée.

Un seul décompte. Dans le back-office, sous Caisse → Solde consommations, quatre chiffres : rechargé, dépensé, remboursé et ce qui reste sur les pass. Ils s'additionnent toujours : rechargé moins dépensé moins remboursé égale ce qui reste.

Où se trouve l'argent

Chez vous, dès le premier instant. Celui qui charge cinquante euros les paie via votre prestataire de paiement, sur votre compte ; l'argent ne passe jamais par Passavo. Ce que vous voyez dans le back-office est une comptabilité de ce que vos visiteurs ont en crédit chez vous — pas un compte avec de l'argent dessus.

Pour votre comptabilité, cela signifie : la recharge ne porte pas de TVA, car rien n'est encore livré. La bière porte la TVA qui lui revient, exactement comme pour une vente en espèces. Le solde rechargé figure donc sur votre rapport Z à côté de votre chiffre d'affaires et non dedans. Le même argent n'est ainsi jamais compté deux fois.

Si quelque chose tourne mal

Touché deux fois ? Chaque recharge et chaque débit porte son propre identifiant. Si une caisse sur un wifi capricieux envoie trois fois la même opération, elle ne compte qu'une fois.

Solde insuffisant ? La vente ne passe pas et votre bénévole voit ce qu'il reste sur le pass. Rien n'est débité en douce jusqu'à zéro.

Une erreur ? Vous la corrigez avec une contre-écriture. La ligne erronée reste, pour que vous puissiez montrer au bar, ligne par ligne, ce qui s'est passé.

Billet perdu ? Bloquez le pass dans le back-office sous Caisse → Bloquer un pass. À partir de là, plus personne ne peut payer avec. Si vous reconnaissez le propriétaire, vous lui remboursez le solde restant.

Un solde par événement

Un solde est lié à un pass au sein d'un seul événement. Celui qui était à votre soirée d'été en juin et revient en décembre a deux soldes. Votre décompte reste ainsi juste soirée par soirée. Décidez à l'avance de ce que vous faites de ce qui reste — le rendre à la sortie, ou le verser après un mois à la caisse du club — et indiquez-le sur le billet et à l'entrée. C'est plus honnête, et cela évite des discussions en fin de soirée.

Ce que cela coûte

Aucun pourcentage n'est prélevé sur le solde que vos visiteurs rechargent : l'argent de votre visiteur n'est pas notre chiffre d'affaires. Avec la formule Pro, le cashless est inclus. Sur les autres formules avec caisse, vous l'achetez par événement, selon le nombre de billets payants de cet événement :

Les montants s'entendent hors TVA ; les inscriptions gratuites ne comptent pas. La caisse elle-même est incluse dans votre abonnement à partir de la formule Départ. Tout est sur la page paiement sans espèces.

Par où commencer

Préparez d'abord vos boissons et vos plats comme produits et choisissez, par appareil, ce qui y figure : voir la vente au comptoir. Lisez ensuite dans le manuel comment fonctionne le solde consommations, étape par étape, avec un exemple de décompte que vous pourrez présenter à votre assemblée générale.