Cashless aan de toog: saldo op de wallet-pas

Kartonnen jetons, een geldkoffer achter de toog en een penningmeester die om twee uur 's nachts muntjes telt: op een fuif of een eetfestijn hoort dat bij het werk. Het kan ook zonder. Met cashless zet je bezoeker geld op de pas die hij al bij zich heeft — zijn ticket — en rekent hij daar de hele avond mee af.

Hoe het werkt

Het saldo hangt aan het ticket van je bezoeker, op papier of in Apple Wallet of Google Wallet. Er komt geen extra kaartje of polsbandje bij. Drie handelingen, allemaal op de kassa:

• Opladen aan een oplaadpunt dat jij bemant. Je vrijwilliger scant het ticket, tikt een bedrag of kiest een snelknop van 10, 20 of 50 euro, en rekent af: contant, met de betaalterminal of met Bancontact Pay.
• Afrekenen aan de toog. De bestelling wordt aangeslagen zoals altijd; onder in het mandje scan je de pas en tik je op Betalen met de pas.
• Teruggeven na afloop. Wat er overblijft, geef je in één keer contant terug.

Wie zijn ticket in zijn wallet heeft staan, ziet daar ook wat er nog op staat — zonder app en zonder in te loggen.

Wat het oplevert

Kortere rijen. Afrekenen duurt zolang als een scan. Het verschil merk je niet bij de eerste klant, maar bij de honderdste, op het moment dat iedereen tegelijk dorst krijgt.

Geen kasgeld achter de toog. Geen wisselgeld halen bij de penningmeester en geen bedrag dat aan het eind van de avond niet klopt.

Eén afrekening. In de backoffice, onder Kassa → Consumptiesaldo, staan vier getallen: opgeladen, uitgegeven, teruggegeven en wat er nog op passen blijft staan. Ze tellen altijd op: opgeladen min uitgegeven min teruggegeven is wat blijft staan.

Waar het geld staat

Bij jou, van het eerste moment af. Wie vijftig euro oplaadt, betaalt die via jouw betaalprovider op jouw rekening; het passeert Passavo nergens. Wat je in de backoffice ziet, is een boekhouding van wat je bezoekers bij jou tegoed hebben — geen rekening met geld erop.

Voor je boekhouding betekent dat: op het opladen staat geen btw, want er wordt nog niets geleverd. Op de pint staat de btw die op die pint hoort, precies zoals bij een contante verkoop. Opgeladen saldo staat daarom op je Z-rapport naast je omzet en niet erin. Zo wordt hetzelfde geld nooit twee keer geteld.

Als er iets misgaat

Dubbel getikt? Elke opwaardering en elke afboeking draagt een eigen kenmerk. Stuurt een kassa op een haperende wifi dezelfde boeking drie keer, dan telt ze één keer.

Te weinig saldo? Dan gaat de verkoop niet door en ziet je vrijwilliger wat er nog op de pas staat. Er wordt niet stilletjes afgeboekt tot nul.

Een vergissing? Die zet je recht met een tegenboeking. De foute regel blijft staan, zodat je aan de toog regel voor regel kan tonen wat er gebeurd is.

Ticket kwijt? Blokkeer de pas in de backoffice onder Kassa → Pas blokkeren. Vanaf dan kan er niet meer mee betaald worden. Herken je de eigenaar, dan betaal je hem het restant terug.

Eén saldo per event

Een saldo hangt aan één pas binnen één event. Wie in juni op je zomerfuif was en in december terugkomt, heeft twee saldo's. Zo blijft je afrekening per avond kloppen. Spreek vooraf af wat je doet met wat er na afloop blijft staan — teruggeven aan de uitgang, of na een maand naar de clubkas — en zet het op je ticket en aan de ingang. Dat is eerlijker, en het scheelt discussies aan het eind van de avond.

Wat het kost

Er gaat geen percentage af van het saldo dat je bezoekers opladen: het geld van je bezoeker is onze omzet niet. Bij de formule Pro zit cashless inbegrepen. Op de andere formules met een kassa koop je het per event bij, volgens het aantal betaalde tickets van dat event:

De bedragen zijn exclusief btw; gratis inschrijvingen tellen niet mee. De kassa zelf zit in je abonnement vanaf de formule Start. Alles staat op de pagina cashless betalen.

Waar je begint

Zet eerst je drank en je eten klaar als producten en kies per toestel wat erop staat: zie verkopen aan de toog. Lees daarna in de handleiding hoe het consumptiesaldo werkt, stap voor stap, met een voorbeeldafrekening die je op je algemene vergadering kan navertellen.