Betaalterminal voor verenigingen: kaart op je clubfeest

Zondag, het jeugdtoernooi van de voetbalclub. Aan de poort vraagt een vrijwilliger inkom, in de kantine verkoopt een ander bonnetjes voor de spaghetti. Er is één betaalterminal van de bank, en die gaat van hand tot hand. Wie hem heeft, typt het bedrag in, en wie hem niet heeft, zegt "sorry, alleen cash". 's Avonds legt de penningmeester een stapel strookjes naast het geldkistje en probeert hij te begrijpen welke betaling bij welke verkoop hoorde.

Een betaalterminal voor je vereniging hoeft geen gedoe te zijn. Dit artikel legt uit welke terminal past, hoe hij buiten op een weide werkt, en wat je doet met het toestel dat de club al heeft.

Heeft een vereniging echt een betaalterminal nodig?

Steeds minder bezoekers hebben cash op zak. Wie aan de poort geen kaart kan gebruiken, rijdt soms naar de bankautomaat, of komt niet binnen. Een terminal haalt die drempel weg.

Je hebt er wel geen tien nodig. Kijk naar de plekken waar geld binnenkomt: de inkom, de kassa voor eten- en drankbonnetjes, misschien een stand met clubkledij. Elke plek waar tegelijk iemand moet kunnen betalen, krijgt zijn eigen kassa en zijn eigen terminal. Wie vooraf online een ticket kocht, heeft aan de poort helemaal geen terminal meer nodig.

Welke terminal past bij de kassa?

Met de balie-kassa van Passavo, in de browser van een gewone tablet of laptop, kies je bij het afrekenen Kaart. Het bedrag verschijnt vanzelf op de terminal naast de kassa, en de kassa maakt de tickets pas aan als de betaling gelukt is. Ze praat rechtstreeks met drie soorten terminals:

• de terminals van Mollie;
• de Stripe-readers S700, S710 en BBPOS WisePOS E;
• de Android-terminals van Worldline met de app Terminal API.

Meestal kies je de terminal van de betaalprovider die je al gebruikt voor je online ticketshop. Twijfel je nog over die provider, lees dan eerst welke betaalprovider kies je? Wat een betaalterminal precies doet, staat in Wat is een betaalterminal?.

Een mobiele terminal op een weide

Een clubfeest staat zelden naast de router. Twee dingen hebben internet nodig: de tablet met de kassa en de terminal.

• De terminal. Een Stripe Reader S710 heeft een simkaart en werkt op 4G. Ook de terminals van Mollie kunnen op 4G werken. Op een sportterrein of in een tent is dat vaak betrouwbaarder dan de wifi van de kantine.
• De tablet. De kassa draait in de browser en heeft verbinding nodig terwijl je verkoopt. Zet een telefoon met een mobiele hotspot klaar als tweede verbinding.
• Test op de plek zelf. Zet de tafel de dag ervoor waar ze echt komt, en doe een proefverkoop.

Koop geen Bluetooth-lezer. Die werkt alleen met een eigen app, niet met de kassa.

En de terminal die de club al heeft?

Veel verenigingen hebben al een terminal van hun bank. Die hoef je niet op te zeggen of te vervangen. Kan hij niet gekoppeld worden, dan gebruik je hem als Kaart (los toestel):

1. De eigenaar zet die knop aan bij Instellingen → Betalingen.
2. Aan de kassa tik je op Kaart (los toestel), en de kassa toont het bedrag groot.
3. Je typt het bedrag in op de terminal van de bank.
4. Toont die "goedgekeurd", dan tik je op De terminal toont goedgekeurd. Pas dan maakt de kassa de tickets aan.

Het overtypen blijft, maar elke kaartbetaling staat op de juiste kassa en in het Z-rapport op een eigen regel. Zo werkt de kassa met elke betaalterminal.

Een voorbeeld: het jeugdtoernooi

De club verwacht vierhonderd bezoekers. Inkom kost 5 euro, een bord spaghetti 12 euro. De helft van de bezoekers kocht vooraf online.

1. Aan de poort staat een tablet met de kassa en een Stripe Reader S710 op 4G. Wie geen ticket heeft, koopt er een; de rest wordt gescand.
2. In de kantine staat een tweede tablet. Daar hangt de oude terminal van de bank, als los toestel.
3. Na het toernooi sluit elke vrijwilliger zijn kassasessie af. Het Z-rapport van elke kassa zet contant, kaart via de reader en kaart via het losse toestel apart.

De penningmeester legt de kaartbedragen naast de afschriften, en het contante geld naast wat er volgens de kassa in de lade hoort. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in Kassa afsluiten na je event.

Wil je naast de kaart ook betalen met de bankapp? Dan toont de kassa een QR-code van Bancontact Pay, met het juiste bedrag erin. Alle betaalwijzen naast elkaar staan in Betaalsystemen voor verenigingen.

Wat kost een betaalterminal voor een vereniging?

De terminal koop of huur je bij je betaalprovider of je bank, niet bij ons. De kost per kaartbetaling rekent die provider aan, volgens zijn eigen tarieven.

Passavo rekent er niets bovenop: geen bedrag per ticket en geen percentage op je omzet. De balie-kassa, met de koppeling van je terminal, zit in elke betalende formule vanaf Start, voor € 9,00 per maand. Organiseert je club maar een paar keer per jaar iets, dan pauzeer je je abonnement in de stille maanden. Alles op een rij staat op de pagina prijzen.

Zo begin je

1. Maak een balietoestel aan bij Kassa → Toestellen, één per plek waar je verkoopt.
2. Klik bij elk toestel op Terminal koppelen en kies je provider.
3. Doe een proefverkoop op de plek waar je kassa komt te staan.

Het volledige stappenplan staat in Een betaalterminal koppelen. Meer over verkopen aan de deur lees je op de pagina over de kassa.